Élaborer la politique idéale du télétravail

Directives clés pour les Managers

Lors de la mise en place d’une équipe de télétravail, la technologie n’est pas le seul obstacle qu’un manager doit surmonter. Pour être sûr d’avoir tous les membres de votre équipe fidèles au poste, vous aurez également besoin d’une solide politique de travail à domicile.

Cela vous semble difficile ? Il peut être difficile de régler les petits détails, mais heureusement, il est assez simple d’établir les grandes lignes de votre accord. Il vous suffit de vous concentrer sur les principes suivants pour élaborer une politique transparente et totalement conforme.

Définir des attentes claires

Vous savez déjà qu’il est important que les employés comprennent les tâches qu’ils doivent accomplir. C’est particulièrement vrai dans le cas du travail à domicile, où la communication et la surveillance seront nécessairement moins fréquentes.

Pour commencer votre politique de travail à distance, déterminez d’abord les fonctions que les employés de chaque poste devront remplir. Si c’est aussi simple que de répéter ce qui figure déjà dans leur description de poste, alors parfait ! Il suffit de copier cela et vous pourrez y aller. Sinon, rédigez les nouvelles fonctions ou les fonctions modifiées selon les besoins.

Il est également judicieux d’étayer cette partie de l’accord par un moyen de suivre le travail de vos employés. Comme vous ne serez pas là pour gérer directement les télétravailleurs, le fait de leur donner un objectif quotidien, une série de jalons ou un tableau des tâches les aidera à rester concentrés sur leur travail.

Obtenir le droit à une indemnisation

La rémunération dans un contexte à distance est assez simple puisqu’il fonctionne presque exactement de la même manière que sur le lieu de travail.

Pour les employés exemptés, cela signifie qu’il faut les rémuner conformément à votre dernier accord applicable. Pour les employés non exemptés, vous devrez recueillir un relevé complet de leurs heures d’arrivée, de départ et de pause repas pour chaque jour. (Une sorte de logiciel de feuille de pointage sera probablement votre meilleur atout à cet égard).

N’oubliez pas, cependant, que si la feuille de temps d’un employé non exempté montre qu’il a travaillé plus de 40 heures pendant une semaine, vous devez lui payer ces heures supplémentaires – oui, même si ces heures n’ont pas été spécifiquement demandées par vous. Pour éviter tout conflit sur ce point, envisagez de compléter votre politique par des lignes directrices qui établissent clairement les circonstances dans lesquelles les heures supplémentaires sont autorisées et ce qui se passera en cas de violation de ces règles.

Confirmez ce qui est pris en charge

Il faut également indiquer si vous indemniserez les employés à distance pour leurs services et équipements. Allez-vous leur fournir un ordinateur ? Un téléphone ? Devront-ils utiliser leurs propres appareils personnels ? Seront-ils remboursés pour l’utilisation de l’internet et de l’électricité à leur domicile ?

Cela peut sembler trop détaillé, mais il est vraiment essentiel de déterminer ce qui sera versé à vos employés à distance et à quelles fins. Assurez-vous donc qu’une partie de votre accord indique exactement quels outils et/ou ressources (le cas échéant) seront achetés avec les fonds de l’entreprise.

Établir l’environnement de travail

Oui, cette politique s’appelle « travail à domicile » – mais est-ce le seul endroit où les employés peuvent travailler ?

Supposons qu’ils souhaitent travailler dans un café, chez un ami ou dans une piscine équipée du WiFi. Ces lieux sont-ils également appropriés ?

Que la réponse soit « oui » ou « non », votre politique de travail à distance doit être clair. Ne laissez aucune place à la confusion quant aux lieux de travail acceptables, même si votre politique est aussi flexible que « l’endroit le plus confortable trouvé ».

Priorité à la sécurité

La sécurité des données est une préoccupation courante lorsqu’il s’agit de laisser les employés travailler en dehors du bureau. Compte tenu de l’ampleur des fuites de données dans la presse que les entreprises subissent toujours, il est facile de comprendre pourquoi.

Heureusement, il est possible pour les travailleurs de garder leurs données protégées lorsqu’ils travaillent en dehors de leur bureau sécurisé, principalement grâce à la technologie. Bien que les VPN soient fréquemment cités comme une solution, la réalité est que ces solutions sont en fait assez faciles à pénétrer par des pirates informatiques (comme nous l’avons évoqué dans un précédent article). Une solution beaucoup plus fiable est une plate-forme de communication qui utilise le WebRTC pour établir une connexion directe d’utilisateur à utilisateur, puisqu’une liaison directe ne laisse aucune place à des tiers pour intercepter les données cryptées échangées.

Quelle que soit l’option que vous choisissez pour maximiser la sécurité, assurez-vous que votre politique exige que les communications de l’entreprise se fassent uniquement par le biais de cette plateforme sécurisée. Vous devriez également envisager de donner aux employés une formation supplémentaire en matière de sécurité, par exemple des instructions pour ne pas laisser les appareils de l’entreprise seuls dans les lieux publics ou des conseils sur la manière d’éviter les tentatives de phishing.

Rester en contact

Même si les télétravailleurs seront nécessairement moins présents que ceux du bureau, ce n’est pas une excuse pour les ignorer ou leur donner moins d’information et de formation. (En fait, les lois sur la non-discrimination peuvent vous exposer à des poursuites si vous accordez aux employés à distance une attention inégale d’une manière qui est considérée comme discriminatoire).

N’oubliez pas que les employés travaillant à domicile auront encore besoin de conseils de temps en temps, à la fois pour qu’ils sachent dans quelle direction orienter leur travail et pour que vous connaissiez leur valeur pour votre entreprise. À cette fin, intégrez dans votre politique de travail à distance des entretiens individuels réguliers et des réunions d’avancement, idéalement ceux que vous menez par appels vidéo pour une présence accrue et une connexion plus personnelle.

Laisser de la place aux loisirs

Et en parlant de relations personnelles, qu’est-ce qu’un environnement de travail sans un peu de légèreté de temps en temps ?

Malgré tous les avantages du télétravail, l’un des principaux inconvénients est que les employés peuvent se sentir isolés. Il n’est pas difficile de comprendre pourquoi ; le fait de ne pas être physiquement présent avec ses collègues peut créer un sentiment de distance par rapport à eux. Non seulement c’est mauvais pour la constitution d’une équipe, mais cela peut aussi nuire à la santé mentale des employés.

Pour contrer cela, il est crucial que votre plan de travail à distance permette à votre équipe d’avoir des conversations amicales en plus des conversations professionnelles. Il existe de nombreuses façons de réaliser cela, de la création d’un chat de groupe « libre » séparé sur votre plateforme de communication à la programmation d’happy hours virtuels par vidéoconférence. Mais quelle que soit la solution qui vous convient, il est essentiel que votre politique de travail à domicile ne se limite pas au travail – vous aurez des employés bien plus heureux s’ils ont aussi périodiquement l’occasion de plaisanter, de jouer et de se socialiser.

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