El diseño de las videoconferencias: claves de su efectividad

Qué Tener en Cuenta en una Solución de Vídeo

Las videoconferencias destacan especialmente como recurso estrella entre todos los que contribuyen al enorme crecimiento de las herramientas UCC.

Cualquiera que esté al día en el mundo del teletrabajo podrá corroborar que el vídeo está llamado a dominar el mercado de las Comunicaciones Unificadas. Las estadísticas apoyan esta afirmación: según Gartner, las reuniones presenciales se han reducido a un mero 25% de todas las reuniones, mientras que las plataformas virtuales están cubriendo mayoritariamente esta necesidad.

Fuente: Gartner

Gartner también destaca que el vídeo en UCC crecerá a un ritmo anual del 4,2% durante 2022, por lo que podemos afirmar sin miedo a equivocarnos que la mayoría de las reuniones virtuales no serán solo de voz.

Sin embargo, aunque estos números revelan un enorme crecimiento, tal vez deberíamos preguntarnos por qué no estamos ante un aumento todavía mayor.

Porque, pese a todos los beneficios que nos aportan las videollamadas (la sensación de conexión y presencia real), también hay algunos inconvenientes que lastran las soluciones de videoconferencias.

Configurar una videoconferencia normalmente implica tener que bucear entre inicios de sesión y menús interminables o, si se trata de una solución física, lidiar con marañas de cables. En muchas ocasiones, los usuarios tienen que esperar a que se instale una actualización antes de poder comenzar su reunión. Todo el proceso puede ser tan farragoso que a veces incluso es necesario llamar a un técnico para que eche una mano.

A esto hay que sumarle las interfaces poco intuitivas, procedimientos muy complicados para invitar a usuarios externos y falta de opciones para colaborar en tiempo real (por no hablar de las cuestiones de seguridad…). A veces nos preguntamos cómo están creciendo tanto las videoconferencias pese a todas estas desventajas.

Por todo eso, nos planteamos la siguiente pregunta: ¿cómo sería una solución de videoconferencias realmente práctica, intuitiva y pensada para ofrecer la mejor experiencia al usuario?

La respuesta, en nuestra opinión, reside en varios aspectos clave del diseño y la tecnología en el marco de una filosofía de diseño extraordinaria.

Vamos a revisarlos.

Tres Principios Fundamentales

Desde la perspectiva de la usabilidad, una herramienta de videoconferencia ideal debe cumplir a la perfección con estos tres requisitos: sencillez, seguridad y conectividad.

A continuación desarrollamos estas cualidades y su implementación práctica.

1. Sencillez

Como ya hemos anticipado, el diseño de cualquier sistema de conferencia web debe priorizar que su instalación sea sencilla y ofrecer una interfaz fácil y elegante que facilite su uso.

En lugar de enredar a los usuarios con varios inicios de sesión y menús ambiguos, una solución sencilla permite a que las conferencias empiecen con solo pulsar un botón, hacer un clic en la interfaz de usuario o abrir un enlace en el navegador. El diseño debe estar orientado a la usabilidad con una interfaz fácil de manejar y accesible para todos los usuarios, incluso para aquellos que no tienen experiencia o formación tecnológica.

2. Seguridad

No hace falta decirlo: las soluciones tecnológicas pierden todo su valor cuando son hackeadas, pirateadas o se interrumpen constantemente.

En consecuencia, una solución de videoconferencias que sea realmente efectiva no puede perder de vista la cuestión de la seguridad. De hecho, la seguridad debería ser tan importante como para formar una parte integral e inseparable de la plataforma. En lugar de implementar VPN o SBC externos, en una conexión ideal la voz y el vídeo se intercambian directamente de un navegador a otro, sin servidores intermedios ni desvíos de la línea.

Así se garantiza el desarrollo seguro de todas las reuniones, sin que ningún cotilla tenga posibilidad de colarse y sin tener que lidiar con largos y complejos procesos de configuración.

3. Conectividad

Otro de los problemas recurrentes en las videoconferencias es la falta de acceso universal. Desde la perspectiva del diseño, permitir que los usuarios externos creen una cuenta o descarguen un software en la práctica sirve para complicar más las comunicaciones.

Para solucionar este asunto, lo mejor es garantizar una mayor conectividad, tanto dentro de las organizaciones como fuera de ellas. Además de facilitar la creación y participación en conferencias entre miembros de un mismo equipo, los usuarios deben tener la opción de invitar a usuarios externos de forma rápida y sencilla, idealmente con un simple enlace de invitación que les permita unirse a la página de la reunión directamente desde su navegador preferido.

Sin tener que descargarse nada ni registrarse ni crear cuentas… cuanto más sencillo y directo es el proceso, mejor lo valoran sus usuarios.

La Magia de WebRTC y Chrome OS

Entrando en las cuestiones prácticas de los principios anteriores, el mejor candidato a convertirse en tu solución de videoconferencias es la primera opción de Wildix: WebRTC.

Una interfaz dentro del navegador que establece conexiones directas entre usuarios: WebRTC es completamente seguro y su instalación es súper flexible. Gracias a esta tecnología, todo el sistema necesario para que la solución funcione es compatible con tus navegadores, webcam y micrófonos.

Por otra parte, para una opción informática independiente como una estación de videoconferencias, la fiabilidad de WebRTC también mejora con la ligereza y el rendimiento de Chrome OS.

Esencialmente, Chrome OS es solo una versión del navegador Google Chrome capaz de impulsar un entorno informático completo. Aunque esto limita el sistema y lo restringe a lo que se puede hacer desde un navegador web, es un uso ideal para un sistema de conferencias web dedicado. Con la elección de Chrome OS garantizamos que la configuración de una estación únicamente ofrece una excelente experiencia de videoconferencia, sin ningún proceso en segundo plano sobrecargando el CPU.

Además de esto, Chrome OS se actualiza automáticamente, encargándose de que el sistema siempre esté completamente actualizado antes de que empieces tu conferencia (en lugar actualizarse justo dos minutos antes de empezar tu reunión).

El Resultado

Todos estos elementos en conjunto sirven para crear algo realmente mágico: comunicación plena, interacción entre oficinas lejanas como si estuvieras sentado al lado de tu compañero, todo al alcance de tu mano.

Este enfoque aplicado a las comunicaciones empresariales implica que por fin la videoconferencia será una opción escogida activamente por las oficinas, y no solo una tecnología que se implementa de mala gana para salvar las grandes distancias. Así, la videoconferencia se convertirá en la herramienta clave para conectar la oficina central a sus filiales internacionales, teletrabajadores e incluso clientes que demanden una reunión a distancia.

Sí, es tan genial como parece, y en Wildix hemos sumado todas estas ventajas en una solución única: Wizyconf.

Si quieres más detalles sobre la mejor solución comercial para videoconferencias, ¡haz clic aquí!

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