Was zeichnet ein effektives Videokonferenz-Tool aus?

Diese Kernelemente sollte eine Video-Lösung mitbringen

Bei all dem massiven Wachstum, das die UCC-Branche aktuell erlebt, sticht das Thema Videokonferenzen noch einmal deutlich hervor.

Jeder, der die Veränderungen im Bereich “Smart Working” genau verfolgt, wird mir zustimmen, dass das Thema Video den UCC-Markt zu dominieren scheint. Diese Beobachtung wird auch von Statistiken gestützt. Laut Gartner wird der Anteil persönlicher Gespräche im Arbeitsumfeld auf nur 25% sinken – zugunsten virtueller Besprechungen.

Source: Gartner

Gartner weist außerdem darauf hin, dass Video-Funktionalität in UCC bis 2022 mit einer durchschnittlichen jährlichen Rate von 4,2% wachsen werde. Daher ist davon auszugehen, dass die meisten dieser virtuellen Meetings mehr als nur Sprachkommunikation nutzen werden.

So hoch wie die Wachstumsrate im ersten Moment auch erscheint, fragt man sich letztlich doch, warum sie nicht noch viel höher ausfällt.

Das liegt daran, dass bei all den Vorteilen der Videokommunikation beispielsweise im Vergleich zur Telefonie — wie dem höheren Grad an Emotionen und Gefühlen, die eine reale Präsenz mit sich bringt — es auch einige entscheidende Nachteile gibt.

Herausforderungen

In Vorbereitung auf eine Videokonferenz muss man oft verschiedene Anmeldungen vornehmen und sich durch diverse Menüs kämpfen. Zusätzlich hat man bei Hardware-Lösungen nicht selten mit einem massiven Kabelsalat zu kämpfen. Nicht selten müssen andere Benutzer warten, bis auch beim letzten Teilnehmer alle erforderlichen Updates installiert wurden, bevor das Meeting beginnen kann. Das ganze kann sogar so kompliziert werden, dass IT-Mitarbeiter hinzugezogen werden müssen, damit überhaupt eine Konferenz zustande kommt.

Hinzu kommen die nicht gerade intuitiven Benutzeroberflächen, komplexe Abläufe bei der Einladung externer Teilnehmer und ein Mangel an Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit (ganz zu schweigen von Sicherheitsproblemen). Es ist ein Wunder, dass der Anteil von Videokonferenzen überhaupt zunimmt.

Es stellt sich also die Frage, wie eine ergebnis- und nutzungsorientierte Videokonferenz-Lösung aussehen würde.

Die Antwort beruht unserer Meinung nach auf mehreren wichtigen Designprinzipien und -technologien.

Lassen Sie uns diese Prinzipien im einzelnen betrachten.

Drei Kernprinzipien

Unter dem Gesichtspunkt der Benutzerfreundlichkeit sollte ein ideales Videokonferenz-Tool drei Kernprinzipien in sich vereinigen: Einfachheit, Sicherheit und Konnektivität.

Was genau wir unter diesen Punkten verstehen und wie sie praktisch umgesetzt werden, erfahren Sie im Folgenden.

1. EInfachheit

Wie in diesem Artikel wiederholt erwähnt, sollte der Kern des Designs eines Web-Konferenzsystems eine möglichst einfache Implementierung sein. Darunter verstehen wir eine smarte, unkomplizierte Oberfläche, welche die Bedienung erleichtert.

Anstatt die Teilnehmer mit endlosen Anmeldungen oder verwirrenden Menüs zu nerven, sollten sich Web-Konferenzen vorzugsweise mit einem einfachen Button-Klick, einem einzigen Menüpunkt in einer Benutzeroberfläche oder dem Öffnen eines Weblinks starten lassen. Das Layout muss der Benutzerfreundlichkeit förderlich sein. Es sollte eine verständliche Oberfläche bieten, mit der Benutzer ohne große Einweisung umgehen können.

2. Sicherheit

Jedem sollte klar sein, dass eine IT-Lösungen extrem an Wert verliert, wenn sie gehackt oder anderweitig kompromittiert werden kann.

Deshalb sollte eine einsatzfähige Videokonferenzlösung dem Thema Sicherheit einen hohen Stellenwert einräumen. Tatsächlich sollte Sicherheit so wichtig sein, dass sie ein integraler – sogar untrennbarer – Bestandteil der Plattform ist. Anstatt externe VPNs oder SBCs zu implementieren, werden idealerweise Sprach- und Videoverbindungen automatisch direkt von Browser zu Browser übertragen. Umleitungs- oder Vermittlungsserver sollten nicht erforderlich sein.

Dadurch wäre sichergestellt, dass die Meetings sicher ablaufen, nicht abgehört werden können und keine langwierigen Einrichtungsprozesse erfordern.

3. Konnektivität

Ein weiteres Problem, das Videokonferenzen im Netz ständig begleitet, ist das Fehlen eines universellen Zugangs. Wenn das Design des Konferenztools für externe Teilnehmer das Erstellen eines Kontos oder das Herunterladen von Software erfordert, behindert dies letztlich nur die Kommunikation.

Um dieses Problem zu lösen, muss daher eine bessere Konnektivität sowohl innerhalb als auch außerhalb von Organisationen implementiert werden. Neben einer möglichst einfachen Erstellung von und Teilnahme an Konferenzen sollten die Teilnehmer auch externe Gäste schnell und einfach zu einem Meeting einladen können. Idealerweise sollte dies über einen Einladungslink funktionieren, der auf die Konferenzseite führt, die direkt in einem aktuellen Browser ausgeführt wird.

Ohne lästige Downloads oder Anmeldungen wäre der Prozess nicht nur geradliniger, sondern würde von den Benutzern auch positiver aufgenommen.

Die Magie von WebRTC und Chrome OS

Zur praktischen Implementierung dieser Prinzipien empfiehlt sich WebRTC. Eine Technologie, auf die man bei Wildix auch bei vielen anderen Produkten setzt.

WebRTC ist eine im Browser integrierte Schnittstelle, über die direkte Benutzer-zu-Benutzer-Verbindungen hergestellt werden können. Sie bietet sowohl verlässliche Sicherheit als auch äußerste Flexibilität in der Art der Bereitstellung. Bei Verwendung dieser Technologie würde ein System mit einem kompatiblen Webbrowser, einer Webcam und einem Mikrofon genügen, um das Konferenz-Tool ausführen zu können.

Auf einer Standalone-Lösung, wie z.B. einer Webkonferenzstation, kann die Zuverlässigkeit von WebRTC auch durch die schlanke und zweckmäßig aufgebaute Architektur von Chrome OS erhöht werden.

Im Wesentlichen ist Chrome OS nur eine Version des Browsers Google Chrome, die als Betriebssystem für eine Computerumgebung genutzt werden kann. Auch wenn das System dadurch auf die Funktionen beschränkt ist, die ein Webbrowser bietet, so ist diese spezifische Anwendung doch ideal für ein dediziertes Webkonferenzsystem. Dank eingeschränkten Funktionalität von Chrome OS wäre sogar sichergestellt, dass eine solche Webkonferenzstation nur ein ausgezeichnetes Videokonferenzerlebnis bietet, ohne dass irgendwelche Hintergrundprozesse die CPU belasten.

Ganz zu schweigen davon, dass sich Chrome OS automatisch aktualisiert, wodurch sichergestellt wird, dass das System lange vor Beginn der Konferenz über die neuesten Updates verfügt (statt diese zwei Minuten vor Beginn der Konferenz herunterladen zu müssen).

Der Nutzen

All diese Elemente würden sich zu etwas wahrhaft Magischem zusammenfügen. Einem Gefühl persönlicher Präsenz zwischen den verschiedenen Büros, dass sich mit nur einem Knopfdruck herstellen lässt.

Diese vereinfachte Herangehensweise an die Kommunikation auf Unternehmensebene bedeutet, dass Videokonferenzen endlich etwas sein können, das aktiv im Büroumfeld zum Einsatz kommt. Sie sind nicht nur eine Technologie, die nur widerwillig eingesetzt wird, um große Entfernungen zu überbrücken. Videokonferenzen können so zu einem elementaren Kanal der Unternehmenskommunikation werden. Dieser verbindet die Zentrale mit internationalen Niederlassungen und auswärtigen Mitarbeitern. Sogar Kunden, die das Team hinter den Produkten kennenlernen wollen, können so angesprochen werden.

So magisch Ihnen diese Kombination auch erscheinen mag – wir bei Wildix haben sie bereits in einer realen Lösung verwirklicht: Wizyconf.

Wenn Sie sehen möchten, wie wir uns die ideal Business-Lösung für Videokonferenzen vorstellen, klicken Sie hier.

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