En cualquier conversación sobre telefonía, siempre aparece la idea de los sistemas telefónicos VoIP alojados. Esto ocurre principalmente porque la tecnología cada vez se acerca más a la nube, pero esto tiene un significado más importante. Al fin y al cabo, ¿un sistema alojado completamente en la nube, sin necesidad de instalaciones locales? Esa es una idea que le va a parecer interesante a la mayoría.
Y muchas empresas han visto dicho atractivo. Teniendo en cuenta que el 2023 el gasto total en la nube casi llegó a los 600.000 millones de USD, hay muchos fondos de inversión que se están moviendo a sistemas telefónicos VoIP alojados y plataformas de comunicaciones en la nube. Esto representa a muchas organizaciones pasando de sistemas locales para convertirse en usuarios en la nube en los que los proveedores de telefonía centrarán su atención en los próximos años.
Pero un sistema telefónico alojado no es el futuro solo porque cada vez más gente lo elija. En tu día a día, tener un teléfono en la nube facilita mucho los sistemas de comunicaciones en general, hasta tal punto que los PBXs locales han quedado completamente obsoletos.
Cómo funciona un sistema telefónico alojado
Vale, puede que te estés preguntando, pero ¿qué es un servicio telefónico alojado? Es una solución telefónica VoIP, pero ¿eso qué significa? ¿En qué se diferencia de un teléfono fijo tradicional?
Podemos hablar largo y tendido sobre las diferencias entre teléfonos VoIP y teléfonos fijos, pero resumiendo, un sistema telefónico VoIP realiza llamadas por internet, mientras que uno fijo lo hace a través de líneas telefónicas físicas. Un sistema telefónico alojado es un tipo de sistema VoIP que está “alojado” fuera de tus inmediaciones, lo que significa que es un servidor propiedad de tu proveedor VoIP y al que accedes a través de internet. (Este es el funcionamiento básico de cualquier sistema en la nube.)
Es decir, usas tu servicio VoIP alojado en la nube conectándote primero a un dispositivo con acceso a internet, como un portátil, smartphone o teléfono de escritorio compatible. Una vez estás conectado a tu PBX alojado, puedes usarlo de la misma forma que cualquier otro PBX: puedes usar todas las capacidades para llamar en la nube, así como otras muchas funciones desde tu dispositivo conectado.
Cuando inicias una llamada usando un teléfono conectado a la nube, tu voz se manda a través de la nube y esta se fragmenta en lo que se llaman “paquetes”, que son unidades pequeñas de datos. Esos paquetes viajan al otro extremo de la llamada VoIP y se vuelven a montar de forma casi instantánea para convertirse en un audio que se puede entender desde el otro extremo. El mismo proceso ocurre en sentido contrario cuando el otro interlocutor habla.
Así es como un servicio telefónico alojado gestiona tus llamadas. Pero, ¿por qué es mejor que otras opciones?
Complicaciones locales
Ese “por qué” es importante porque cambiarse a un sistema telefónico VoIP no es lo mismo que una instalación VOIP alojada. Con el gran apagón del PSTN acechando, la telefonía por internet es el futuro de las comunicaciones empresariales. Sin embargo, la telefonía IP puede funcionar usando instalaciones locales — y para ello, necesitas un PBX físico en tus instalaciones.
Pero entonces, ¿cuál es la diferencia entre un servicio telefónico alojado y uno local? En cuanto a funcionalidades, prácticamente ninguna: En el día a día, un PBX local puede tener todas las funcionalidades de un sistema telefónico VoIP alojado. La única diferencia es donde se despliega: en tu negocio o fuera del mismo.
Pero, aunque la ubicación no importe en lo que a funcionalidades se refiere, si lo hace en otros aspectos clave.
¿Quién lo mantiene por ti?
Tener un PBX local significa que nadie va a supervisar su funcionamiento excepto tú. Con una mentalidad antigua esto sería un punto a favor — ¿por qué dejar a alguien que gestione el funcionamiento de tu solución de telefonía? Sin embargo, ir por el camino del DIY (hazlo tú mismo), también te generará más dolores de cabeza.
Si tu PBX es un componente físico de tu oficina, es convierte en otra cosa que tu equipo tiene que cuidar, manipular y proteger. La vida continuada del sistema es algo del que tu negocio es responsable. Eso significa todo, desde reemplazar cables a asegurarse que nadie golpea el hardware por accidente.
Sin embargo, con las comunicaciones en la nube, el mantenimiento queda a cargo de tu proveedor de VoIP. El mantenimiento regular es su responsabilidad y no tuya, lo que significa que no tendrás que estar preocupándote de que tu PBX funcione a pleno rendimiento. Te liberarás de preocupaciones, o de que algún error provoque algún corte en el servicio, o de si te olvidaste de aplicar actualizaciones para evitar un mal funcionamiento — eso está todo ahora en manos de tu proveedor, y ellos son expertos, por lo que saben cómo hacer que funcione de manera óptima.
Alguien tiene que responsabilizarse del mantenimiento de un PBX: o tú o tu proveedor. Si dejas que tu proveedor se encargue, no perderás ninguna funcionalidad y ganarás tiempo y concentración en tu trabajo.
Ahorrar costes
Los costes de configurar un PBX alojado siempre serán menores que los de un sistema local, por una razón muy clara: el hardware (o más bien la falta del mismo).
Mientras que los sistemas locales requieren una instalación física — el propio PBX y su cableado — un sistema telefónico alojado solo necesita una conexión a internet para empezar a funcionar. Configurar uno es realmente sencillo, solo necesitas que tu proveedor cree un PBX virtual, te proporcione las credenciales de acceso para realizar el trabajo administrativo y configure las cuentas de usuario.
No es solo que instalar un PBX alojado sea más rápido, sino que también es mucho más barato. En la mayoría de los casos, la instalación es gratuita, y los pagos mensuales te generarán menos costes que una alternativa local.
De hecho, la mayoría de modelos de suscripción de sistemas telefónicos alojados incluyen actualizaciones, por lo que no tendrás que pagar por ellas: estas se aplicarán automáticamente en el servidor donde se alojen, generando coste cero para ti. Incluso a largo plazo, la telefonía en la nube es la decisión más acertada desde un punto de vista financiero.
La adaptabilidad es la clave para ganar la carrera
Un punto importante del ahorro de usar un PBX alojado es la facilidad de configurarlo y modificarlo. Dado que es un sistema 100% software, realizar cambios solo conlleva realizar ajustes en el programa — nada que ver con los cambios de configuraciones físicas y cableados necesarios para un PBX local.
Esta sencillez también reduce el tiempo necesario para aplicar dichos cambios. Añadir o eliminar usuarios desde un sistema telefónico alojado es una acción que puede realizar en segundos, y no horas. Proporcionar nuevas funcionalidades solo requerirán una actualización del sistema por parte de tu proveedor. Si lo comparamos con un PBX físico, las modificaciones de un sistema que usa la nube son prácticamente instantáneas.
Cualquiera puede entender la comodidad de tener esta velocidad adicional. Pero donde realmente vienen los beneficios es en lo que la adaptación a tu negocio se refiere. Si tu organización necesita modificar el número de licencias, tipo de sistema, herramientas, nivel de suscripciones, números de teléfono, configuraciones del buzón de voz o prácticamente cualquier otra cosa, esa actualización puede producirse en el mismo día, sin necesidad de que tengan que visitarte a tus instalaciones.
Con la velocidad a la que cambia el mercado, tener este nivel de adaptabilidad puede ser una gran diferencia a la hora de ajustar de forma efectivas tus planes de negocio. Esto ofrece a las llamadas en la nube y a los sistemas que los ofrecen mucho más potencial que las alternativas locales.
Ser móvil y global
En los negocios de hoy, ser “móvil” describe cómo mantienes los proyectos y tus comunicaciones en marcha, aunque no estés en la oficina.
Y la verdad es que ser móvil con tu sistema telefónico empresarial es mucho más fácil con un PBX alojado. De hecho, la movilidad en un sistema telefónico en la nube es automática. Solo necesitas acceder a tu PBX a través de internet, cualquier persona de tu organización podrá usar tu teléfono profesional a través de internet. No importa donde estén, en casa o en la oficina, siempre podrán usar el sistema de la misma forma.
Obviamente, esto ofrece la posibilidad de trabajar en remoto. Pero eso es solo la superficie de todo el potencial que tenemos aquí.
Por un lado, conectar varias oficinas es tan sencillo como conectarlas a internet. Mientras tu PBX alojado tenga capacidad de añadir el número de usuarios que necesites, puedes vincular cualquiera de tus sucursales a tu sistema telefónico principal sin esfuerzo.
O, si conectar toda la oficina es demasiado, también puedes contratar contratistas remotos o inclusos empleados a tiempo completo dado que tu PBX puede ofrecerles números de teléfonos dedicados sin importar dónde se encuentren. Con un sistema telefónico en la nube, tu equipo podrá trabajar desde cualquier parte, porque no hay limitaciones físicas donde poder usar estos sistemas.
Continuidad del negocio
Vamos a ver si estamos preparados para el desastre: supongamos que llegas un día a la oficina y todo ha salido ardiendo. El edificio está en ruinas, con todo el equipamiento dentro. ¿Y ahora qué?
Tras hablar con el seguro, lo más importante es asegurarte de que tu sistema de comunicaciones sigue funcionando. Con oficina o sin ella, los empleados tienen proyectos en los que trabajar y tus clientes necesitan comprar cosas. La única forma en la que esto seguirá funcionando es con un sistema telefónico VoIP operativo.
A menos que el tuyo fuera físico, como en el caso de los PBX locales, porque entonces habrás dejado de tener un sistema telefónico funcional. Ahora que el desastre te ha golpeado, no te queda otra cosa que aguantar y esperar unos días de inoperatividad — y ya sabes que esos días no generarás ingresos de ningún tipo.
Este (claramente el peor caso) escenario es por lo que la telefonía alojada es una opción más inteligente: en la nube, un desastre como este no cortará las líneas telefónicas dado que nunca estuvieron allí. Incluso tras el peor desastre posible, un PBX alojado seguirá funcionando en la nube.
A nadie le gusta pensar en estos desastres, pero es algo que todos los negocios deberían tener en mente. Con todo lo pasado en 2020, la posibilidad de que los negocios no puedan acceder a sus oficinas principales es muy real y una gran amenaza. Pero dado que los sistemas telefónicos alojados evitan esta amenaza por completo, ¿para qué molestarse en buscar otra solución?
Poner tu cabeza en la nube
Todos estos factores han ido aumentando la popularidad tras los sistemas telefónicos IP basados en la nube. Pero ni siquiera hemos hablado de lo sencillo que es cambiar tu PBX a un modelo alojado.
De forma que, ¿cómo de sencillo es? Como hemos dicho anteriormente, es tan fácil como tener internet y dejar que tu proveedor haga el resto. Y esto es todo cierto, incluso si no has tenido ningún sistema telefónico VoIP hasta la fecha.
Cuando cambias tu línea fija a un PBX alojado, puedes mantener tu número gracias a un proceso llamado portabilidad de números. Esto transfiere con facilidad el número asociado a tu organización al mundo digital, asegurando que tus contactos pueden seguir llamándote como habían hecho hasta la fecha. Aunque este proceso suele ser bastante lento, Wildix ofrece una solución sencilla con su Portabilidad Digital Instantánea, una mejora que reduce drásticamente los tiempos de espera para realizar este cambio.
¿Y qué pasa con el hardware? Pues bien, ya tienes todo lo que necesitas. No solo es que un sistema telefónico en la nube no requiera de un PBX local en tus instalaciones, sino que con cualquier dispositivo que se conecte a internet, como portátiles o smartphones, tus equipos podrán hacer ya uso de este sistema. Con los adaptadores adecuados, puedes incluso conectar dispositivos fijos a tu sistema VoIP en la nube.
Y todo esto hace que los teléfonos en la nube sean una plataforma muy sencilla de configurar, así como de personalizar y que puedan formar parte del futuro de tu negocio. No importa cómo mires a la telefonía en la nube, es la opción más flexible, la más accesible y normalmente la más barata de implementar.
Si todo esto no lo convierte en la opción más sencilla de cara al futuro, no sabemos qué más decir.
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