Aujourd’hui, dans toute conversation sur les téléphones, vous entendrez certainement parler d’un système téléphonique VoIP hébergé. Cela s’explique en grande partie par le fait qu’une grande partie de la technologie est désormais hébergée dans le cloud, mais l’importance de cette idée est encore plus grande. Après tout, un système téléphonique que vous n’avez pas besoin d’avoir sur place et qui est entièrement géré dans le cloud ? C’est une idée qui séduit immédiatement la plupart des individus.
Et de nombreuses entreprises ont compris cet attrait. Si l’on considère qu’en 2023, les dépenses mondiales dans le domaine de l’informatique dématérialisée atteindront un peu moins de 600 milliards de dollars américains, cela signifie que de nombreux fonds d’investissement sont consacrés aux systèmes téléphoniques VoIP hébergés et aux plateformes de communication dématérialisées. Cela représente un grand nombre d’organisations qui abandonnent les systèmes sur site et un grand nombre d’utilisateurs de l’informatique dématérialisée sur lesquels les fournisseurs de téléphonie se concentreront dans les années à venir.
Mais un système téléphonique hébergé n’est pas l’avenir uniquement parce que de plus en plus d’entreprises le choisissent. Rien qu’en termes d’utilisation quotidienne, le fait d’avoir un téléphone dans le cloud rend le système de communication beaucoup plus pratique dans l’ensemble, au point même que les PBX sur site deviennent obsolètes.
Comment fonctionne un système téléphonique hébergé
D’accord, mais vous vous demandez peut-être ce qu’est un service téléphonique hébergé. Il s’agit d’une solution téléphonique VoIP, mais qu’est-ce que cela signifie ? Quelle est la différence avec le vieux téléphone fixe ?
,Il y a beaucoup à dire sur la différence entre les téléphones VoIP et les téléphones fixes, mais pour résumer, un système téléphonique VoIP passe des appels sur Internet, tandis qu’un téléphone fixe passe des appels par des lignes téléphoniques physiques. Un système téléphonique hébergé est un type de système VoIP qui est « hébergé » hors site, c’est-à-dire qu’il existe sur un serveur appartenant à votre fournisseur VoIP et auquel on accède par Internet (C’est la base de tout système sur le cloud).
En bref, vous utilisez votre service VoIP hébergé dans le cloud en vous connectant d’abord à celui-ci au moyen d’un appareil compatible avec Internet, tel qu’un ordinateur portable, un smartphone ou un téléphone de bureau compatible. Une fois connecté à votre PBX hébergé, vous pouvez l’utiliser de la même manière que n’importe quel PBX : toutes ses capacités d’appel dans le cloud et autres fonctions peuvent être utilisées directement à partir de votre appareil de connexion.
Lorsque vous lancez un appel sur ce téléphone dans le cloud, votre voix est envoyée sur Internet sous forme déconstruite, sous la forme de ce que l’on appelle des « paquets » d’unités de données plus petites. Ces paquets voyagent jusqu’à l’autre extrémité de votre appel VoIP, où ils sont réassemblés presque instantanément pour devenir des données audio compréhensibles. Le même processus se produit lorsque l’autre partie à l’appel parle également.
C’est ainsi qu’un service téléphonique hébergé gère vos appels. Mais pourquoi est-ce tellement mieux que les autres options ?
Complications sur site
Ce « pourquoi » mérite d’être posé, car le passage à un système téléphonique VoIP ne signifie pas nécessairement le passage à une installation VoIP hébergée. Avec la grande fermeture du RTPC qui se profile à l’horizon, la téléphonie par Internet est indispensable pour assurer la pérennité des communications de votre entreprise. Toutefois, la téléphonie sur IP peut également être utilisée dans le cadre d’une installation sur site, c’est-à-dire avec un PBX physique au siège de l’entreprise.
Quelle est donc la différence entre un service téléphonique hébergé et un service sur site ? En termes de fonctionnalités, pratiquement aucune : Pour une utilisation quotidienne, un PBX sur site peut avoir les mêmes capacités qu’un système téléphonique VoIP hébergé. La seule et unique différence entre les deux est l’endroit où il est déployé : dans votre entreprise ou hébergé ailleurs.
Mais si l’emplacement n’a pas d’importance en termes de fonctionnalités, il en a d’autres.
Qui le maintient pour vous ?
Avoir un PBX sur site signifie que personne d’autre que vous ne s’occupe de sa maintenance. Dans un esprit vieille école, cela peut sembler une bonne chose – pourquoi laisser quelqu’un d’autre s’occuper de la maintenance de votre solution téléphonique ? Cependant, le fait d’opter pour le bricolage est également synonyme de maux de tête supplémentaires.
Si votre PBX est un élément physique de votre bureau, il devient un élément dont votre personnel doit s’occuper, qu’il doit manipuler et protéger. Votre entreprise est responsable de la pérennité du système, qu’il s’agisse de remplacer les câbles de temps à autre ou de veiller à ce que personne ne fasse tomber le matériel par terre par accident.
Avec les communications cloud, en revanche, la maintenance est confiée à votre fournisseur de VoIP. La maintenance régulière relève de sa responsabilité, et non de la vôtre, ce qui signifie que vous n’avez plus à vous préoccuper de la manière dont le PBX fonctionne au mieux. Vous n’avez plus à vous demander si une erreur de l’utilisateur peut provoquer une panne ou si le fait de négliger les mises à jour peut entraîner un dysfonctionnement – tout cela est désormais entre les mains de votre fournisseur et, en tant qu’experts, ils savent de toute façon comment le faire fonctionner de manière optimale.
En fait, quelqu’un doit être responsable de la maintenance d’un PBX : vous ou votre fournisseur. Si vous laissez votre fournisseur s’en charger, vous ne perdrez aucune fonctionnalité, mais vous gagnerez beaucoup de temps et de concentration.
Economies de coûts
Les coûts d’installation d’un PBX hébergé seront toujours inférieurs à ceux d’un système sur site, pour une raison en particulier : le matériel (ou, plus exactement, l’absence de matériel).
Alors qu’un système sur site doit faire l’objet d’une installation physique – le PBX proprement dit étant mis en place, puis câblé – un système téléphonique hébergé n’a besoin que d’une connexion Internet pour être opérationnel. L’installation d’un tel système est aussi simple que de laisser votre fournisseur créer un PBX virtuel, puis de vous donner les identifiants de connexion pour gérer les tâches administratives liées aux paramètres de base et aux comptes d’utilisateurs.
L’installation d’un PBX hébergé est donc non seulement plus rapide, mais aussi beaucoup moins coûteuse. Dans la plupart des cas, l’installation proprement dite est gratuite et les frais mensuels ultérieurs sont nettement inférieurs à ceux d’une solution sur site.
En fait, la plupart des modèles d’abonnement pour l’achat d’un système téléphonique hébergé signifient que vous n’aurez même pas à payer pour les mises à jour logicielles à venir : elles se feront automatiquement sur le serveur hébergé, sans aucun coût supplémentaire pour vous. Même à long terme, la téléphonie dans le cloud est toujours la solution la plus judicieuse d’un point de vue financier.
L’adaptabilité remporte la course
La simplicité de la mise en place ou de la modification d’un PBX hébergé est un facteur important de réduction des coûts. Comme ce système est entièrement logiciel, il suffit de modifier certains paramètres du programme pour y apporter des changements, ce qui est très éloigné des modifications à apporter aux installations physiques et au câblage d’un PBX sur site.
Cette nette amélioration de la simplicité permet également de réduire le temps nécessaire pour modifier le système. L’ajout ou la suppression d’utilisateurs de votre système téléphonique hébergé est une question de secondes, et non d’heures, et l’ajout de nouveaux outils ou de nouvelles fonctionnalités nécessite simplement une mise à jour du système de la part de votre fournisseur. Par rapport à un PBX physique, les modifications apportées à un système dans le cloud sont pratiquement instantanées.
Bien sûr, tout le monde peut apprécier la commodité de cette rapidité accrue. Mais c’est du point de vue de l’adaptation de l’entreprise que les véritables avantages apparaissent. Si votre organisation a besoin de modifier les numéros de licence, le type de système, les outils, le niveau d’abonnement, le numéro de téléphone, la configuration de la messagerie vocale ou tout autre élément, cette mise à jour peut être effectuée le jour même, sans tracas ni visite sur site.
Compte tenu de la rapidité avec laquelle le marché évolue, ce degré d’adaptabilité instantanée peut faire toute la différence lorsqu’il s’agit d’apporter des ajustements efficaces à vos plans d’entreprise. Le cloud calling et les systèmes qui le sous-tendent ont donc beaucoup plus de potentiel que les solutions sur site.
Mobilité et mondialisation
Pour les entreprises d’aujourd’hui, le terme « mobile » décrit la façon dont vous faites avancer les projets et les communications, même lorsque vous êtes en dehors du bureau.
Et le fait est qu’il est beaucoup plus facile d’être mobile avec son système téléphonique professionnel grâce à un PBX hébergé. En fait, la mobilité est automatiquement associée à un système téléphonique dans le cloud : Comme vous accédez toujours au PBX dans le cloud par Internet, n’importe quel membre de votre organisation pourra utiliser son numéro de téléphone professionnel par le biais d’une connexion Internet. Qu’ils soient en déplacement, à la maison ou au bureau, l’utilisation du système sera exactement la même.
Il est donc facile de proposer des options de travail à distance. Mais ce n’est qu’un aperçu de l’étendue des possibilités qui s’offrent à nous.
D’une part, il est désormais aussi simple de connecter plusieurs bureaux à Internet que de connecter chacun d’entre eux. Tant que votre PBX hébergé a la capacité d’ajouter le nombre souhaité d’utilisateurs, vous pouvez relier les succursales directement à votre système téléphonique principal, avec peu d’efforts supplémentaires.
Ou, si une succursale entière est trop importante, vous pouvez également embaucher des entrepreneurs à distance ou même des employés à temps plein, puisque votre PBX peut leur donner un numéro dédié, peu importe où ils se trouvent. Avec un système téléphonique dans le cloud, votre équipe peut vraiment travailler de n’importe où, car il n’y a pas de limite régionale quant à l’endroit où il est utilisé.
Continuité du Business
Testons votre préparation aux catastrophes : Supposons que vous arriviez un jour à votre bureau et que vous découvriez que tout a brûlé. L’ensemble du bâtiment est en ruine, de même que tout le matériel qui s’y trouve. Que se passe-t-il ensuite ?
Après avoir fait une déclaration de sinistre, vous devez avant tout vous assurer que votre système de communication fonctionne toujours. Bureau ou pas, les affaires continuent : les employés ont des projets à mener et vos clients veulent faire des achats. Tout cela ne peut se faire qu’avec un système téléphonique VoIP en état de marche.
Sauf que si votre système était un PBX physique, sur site, vous n’avez plus de système téléphonique en état de marche. Maintenant que le désastre a frappé, vous devrez simplement serrer les dents et accepter quelques jours de mise hors ligne – et vous savez que cela signifie des jours où vous ne gagnerez pas d’argent.
Ce scénario (certes le plus pessimiste) est la raison pour laquelle l’option de la téléphonie hébergée est aussi la mieux préparée : Dans l’informatique dématérialisée, un tel désastre n’interrompt pas vos lignes téléphoniques, car celles-ci ne passaient pas physiquement par votre bureau au départ. Même après la pire catastrophe possible, votre PBX hébergé sera toujours opérationnel dans le cloud.
Personne n’aime imaginer que des catastrophes puissent se produire, mais chaque entreprise doit s’y préparer. Sans sortir le redoutable mot « L » qui nous est devenu si familier en 2020, la possibilité qu’une entreprise n’ait pas accès à son bureau principal est très réelle et constitue une menace. Mais puisqu’un système téléphonique hébergé écarte totalement cette menace, pourquoi s’embarrasser d’autre chose ?
Se mettre à l’heure du cloud
Tous ces facteurs ont joué un rôle essentiel dans la popularité des systèmes téléphoniques IP basés sur le cloud, bien entendu. Mais c’est sans compter le peu d’inconvénients qu’il y a à passer à ce modèle hébergé pour votre PBX.
Dans quelle mesure ce changement est-il facile ? Comme nous l’avons dit précédemment, il suffit d’être connecté à Internet et de laisser votre fournisseur faire le reste. Heureusement, cela est vrai même si vous n’avez pas encore de système téléphonique VoIP.
Lorsque vous passez d’une connexion fixe à un PBX hébergé, vous pouvez conserver votre numéro grâce à un processus appelé portage de numéro. Il s’agit essentiellement de transférer le numéro associé à votre organisation vers le monde numérique, en veillant à ce que tous vos contacts puissent toujours vous joindre comme avant. Bien que cette procédure soit souvent longue, Wildix propose une solution simple avec Instant Virtual Porting, une mise à jour qui réduit considérablement le temps d’attente lié au changement de numéro.
Qu’en est-il du matériel ? Vous avez probablement déjà tout ce qu’il vous faut. Non seulement un système téléphonique dans le cloud ne nécessite pas de PBX physique dans les locaux, mais il peut être atteint par n’importe quel appareil connecté à Internet, y compris les ordinateurs portables et les smartphones que votre personnel utilise déjà. Avec les bons adaptateurs, vous pouvez même connecter des appareils fixes à votre système VoIP dans le cloud.
Tout cela fait d’un téléphone dans le cloud une plateforme très facile à mettre en place, ainsi qu’une plateforme facile à personnaliser et à continuer à utiliser dans l’avenir de votre entreprise. Quelle que soit la façon dont vous envisagez la téléphonie dans le cloud, il s’agit de l’option la plus souple, la plus accessible et, en général, la moins chère.
Si tout cela n’en fait pas le choix technologique le plus facile pour l’avenir, nous ne savons pas ce que c’est.
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