Parlando di telefonia al giorno d’oggi, è inevitabile sentire parlare di sistema telefonico VoIP cloud. Il mondo del tech sta ormai approdando nel cloud, ma c’è di più: è normale che un sistema telefonico cloud, senza i vincoli di un sistema on-premise, rappresenti un’attrattiva immediata per la maggior parte delle persone.
Molte aziende si sono accorte di questo vantaggio. Considerando che nel 2023 la spesa globale nel cloud raggiungerà poco meno di 600 miliardi di dollari, sono molti i fondi di investimento che si stanno spostando verso sistemi telefonici VoIP in hosting e piattaforme di comunicazione cloud. Sono molte le aziende che abbandonano i sistemi on-premise e molti gli utenti del cloud su cui i fornitori di telefonia si concentreranno negli anni a venire.
Un sistema telefonico in hosting non è il futuro solamente perché sempre più persone lo scelgono. Nella quotidianità, avere un telefono in cloud rende il sistema di comunicazione molto più conveniente, al punto che i PBX telefonici on-premise sono ormai obsoleti.
Come Funziona un Sistema Telefonico in Hosting
Forse vi starete chiedendo cos’è un servizio telefonico in hosting. È una soluzione telefonica VoIP; ma cosa significa? Che differenza c’è con il vecchio telefono fisso?
Ci sono molte cose da dire sulla differenza tra telefoni VoIP e telefoni fissi. Per riassumere, un sistema telefonico VoIP effettua chiamate via Internet, mentre un telefono fisso effettua chiamate attraverso linee telefoniche fisiche. Un sistema telefonico in hosting è un sistema VoIP “ospitato” fuori sede, ovvero si trova su un server di proprietà del provider VoIP e vi si accede tramite Internet. Questa è la base di qualsiasi sistema cloud.
In breve, si utilizza il servizio VoIP cloud collegandosi ad esso tramite un dispositivo abilitato a Internet, come un computer portatile, uno smartphone o un telefono fisso compatibile. Una volta che vi siete connessi al vostro PBX in hosting, potete utilizzarlo come fareste con qualsiasi centralino: chiamate in cloud e altre funzioni possono essere utilizzate direttamente dal vostro dispositivo.
Quando si avvia una chiamata tramite quel telefono in cloud, la voce viene inviata su Internet in forma decostruita, sotto forma di “pacchetti” di unità di dati più piccole. Questi pacchetti arrivano all’altro capo della chiamata VoIP, dove vengono riassemblati quasi istantaneamente per diventare audio comprensibile. Lo stesso processo avviene anche con l’interlocutore.
Ecco come un servizio telefonico in hosting gestisce le vostre chiamate. Perché è molto meglio di altre opzioni?
Complicazioni di un Sistema On-Premise
Vale la pena chiedersi perché il passaggio a un sistema telefonico VoIP non significa necessariamente passare a una configurazione VoIP in hosting. La grande chiusura della Rete Telefonica Generale rende la telefonia via Internet un vero e proprio must per proteggere le comunicazioni aziendali dal futuro. La telefonia IP può tuttavia essere eseguita anche attraverso un’installazione on-premise, cioè con un centralino fisico installato presso la sede aziendale.
Qual è la differenza tra un servizio telefonico in hosting e uno on-premise? In termini di funzionalità, praticamente nessuna: per l’uso quotidiano, un centralino on-premise può avere tutte le stesse funzionalità di un sistema telefonico VoIP in hosting. L’unica differenza tra i due è il luogo di installazione: in azienda o in hosting.
Se la posizione non è importante per quanto riguarda le caratteristiche, lo è per altri aspetti fondamentali.
Chi Fa la Manutenzione per Voi?
Avere un PBX on-premise significa che nessuno può occuparsi della sua manutenzione continua, eccetto voi. Per una mentalità vecchia scuola, questo può sembrare un vantaggio: perché lasciare che qualcun altro si occupi della manutenzione della vostra soluzione telefonica? Il fai-da-te comporta anche maggiori preoccupazioni.
Se il centralino è un componente fisico dell’ufficio, diventa un componente che il personale deve curare, maneggiare e proteggere. La durata di vita del sistema è una responsabilità della vostra azienda, con problematiche che vanno dalla sostituzione periodica dei cavi all’assicurarsi che nessuno faccia cadere a terra l’hardware per errore.
Con le comunicazioni in cloud, invece, la manutenzione è affidata al provider VoIP. La manutenzione ordinaria è una loro responsabilità, non vostra, il che significa che non dovrete più preoccuparvi di come mantenere il PBX in funzione. Non c’è da preoccuparsi se un errore dell’utente può causare un’interruzione o se trascurare gli aggiornamenti può causare un malfunzionamento: tutto questo è nelle mani del vostro provider che, essendo esperto, sa come farlo funzionare in modo ottimale.
In pratica, qualcuno deve pur occuparsi della manutenzione del PBX. Se lasciate che sia il vostro provider a occuparsene, non perderete nulla, ma guadagnerete molto tempo e concentrazione.
Risparmio sui Costi
I costi di installazione di un centralino in hosting saranno sempre inferiori a quelli di un sistema on-premise, per un motivo in particolare: l’hardware (o, più precisamente, la sua mancanza).
Mentre un sistema on-premise deve essere sottoposto a un’installazione fisica, che comporta la configurazione e il cablaggio del PBX, un sistema telefonico in hosting ha bisogno solo di una connessione a Internet per essere operativo. Per configurarlo, è sufficiente lasciare che il provider crei un PBX virtuale e che vi fornisca le credenziali di accesso per gestire il lavoro amministrativo per le impostazioni di base e gli account utente.
Questo non solo rende l’installazione di un centralino in hosting più veloce, ma anche molto più economica. Nella maggior parte dei casi, l’installazione vera e propria è gratuita e i canoni mensili successivi sono nettamente inferiori a quelli di un’alternativa on-premise.
In effetti, la maggior parte dei modelli di abbonamento per l’acquisto di un sistema telefonico in hosting comportano il non dover nemmeno pagare per gli aggiornamenti software in arrivo: questi avverranno automaticamente sul server in hosting, senza alcun costo aggiuntivo. Anche a lungo termine, la telefonia cloud è sempre la soluzione più intelligente dal punto di vista finanziario.
L’Adattabilità Vince
Un fattore importante per il risparmio sui costi di un PBX in hosting è la semplicità di configurazione o di modifica. Poiché questo sistema è al 100% un software, per modificarlo è necessario spostare alcune impostazioni del programma: un’operazione ben diversa dalle modifiche alle configurazioni fisiche e ai cablaggi richieste da un centralino on-premise.
Questa semplificazione riduce anche i tempi di modifica del sistema. Aggiungere o rimuovere utenti dal sistema telefonico in hosting è questione di secondi, non di ore, e l’introduzione di nuovi strumenti o funzionalità richiede solo un aggiornamento del sistema da parte del provider. Rispetto a un centralino fisico, le modifiche al sistema cloud avvengono all’istante.
Naturalmente, chiunque può apprezzare la comodità di questa maggiore velocità. Ma i veri vantaggi arrivano dal punto di vista dell’adattamento aziendale. Se la vostra azienda deve modificare le licenze, il tipo di sistema, gli strumenti, il tipo abbonamento, il numero di telefono, la configurazione della segreteria telefonica o qualsiasi altra cosa, l’aggiornamento può essere effettuato il giorno stesso, senza problemi e senza doversi recare fisicamente in sede.
Con la rapidità con cui il mercato può cambiare, avere questo grado di adattabilità istantanea può fare la differenza nell’apportare modifiche efficaci ai vostri piani aziendali. Per questo motivo, il cloud calling e i sistemi che ne sono alla base hanno un potenziale di gran lunga superiore rispetto alle alternative on-premise.
Mobile & Global
Per le aziende di oggi, il termine “mobile” indica il modo in cui i progetti e le comunicazioni vengono portati avanti anche fuori dall’ufficio.
Questa flessibilità è molto più facile da ottenere con un PBX in hosting: la mobilità è automatica con un sistema telefonico cloud. Accedendo al PBX cloud attraverso Internet, chiunque nella vostra azienda sarà in grado di utilizzare il proprio numero di telefono aziendale attraverso una connessione Internet. Non importa dove, se a casa, in ufficio, o in un altro luogo, il sistema funzionerà esattamente allo stesso modo.
Ovviamente, questo facilita la possibilità di lavorare da remoto, ma questo è solo uno dei tanti aspetti da considerare.
Per prima cosa, collegare più uffici è semplice: è come collegare ciascuno di essi a Internet. Finché il vostro PBX in hosting ha la capacità di aggiungere il numero di utenti desiderato, potete collegare le filiali direttamente al vostro sistema telefonico principale, con un minimo sforzo aggiuntivo.
Oppure, se non è necessario collegare un’intera filiale, potete assumere un contractor da remoto o persino dipendenti a tempo pieno, poiché il vostro PBX può fornire loro un numero dedicato indipendentemente dalla loro ubicazione. Con un sistema telefonico cloud, il vostro team può davvero lavorare da qualsiasi luogo, perché non ci sono confini geografici per l’utilizzo.
Continuità Aziendale
Vediamo quanto siete preparati ad affrontare una tragedia. Supponiamo che un giorno, entrando nel vostro ufficio, scopriate che l’intero edificio è andato a fuoco ed è rovinato, così come tutte le attrezzature al suo interno. Che cosa succede dopo?
Dopo essersi rivolti all’assicurazione per la copertura dei danni, la cosa principale da fare in questo scenario è assicurarsi che il sistema di comunicazione sia ancora funzionante. Con o senza ufficio, l’attività va avanti: i dipendenti hanno progetti da portare avanti e i clienti inviano gli ordini. L’unico modo per garantire tutto ciò è avere un sistema telefonico VoIP funzionante.
Purtroppo, se il vostro era un centralino fisico, in sede, non avrete più un sistema telefonico funzionante. In seguito alla tragedia, dovrete semplicemente stringere i denti e accettare di rimanere offline per qualche giorno, il che significa che non guadagnerete nulla.
Questo scenario (che è davvero il peggiore) è il motivo per cui l’opzione della telefonia in hosting è anche quella più efficace: nel cloud, un disastro del genere non interrompe le linee telefoniche, dato che queste non passavano fisicamente per l’ufficio. Anche dopo il peggior disastro possibile, il vostro centralino in hosting sarà ancora attivo e funzionante nel cloud.
A nessuno piace immaginare che le tragedie diventino realtà, ma un’azienda deve essere pronta a tutto. Senza dover citare la temuta parola con la “L” che tanto abbiamo sentito nominare nel 2020, la possibilità che un’azienda non abbia accesso alla sua sede principale è molto reale e rappresenta una minaccia; ma dato che un sistema telefonico in hosting evita il problema alla radice, perché considerare un’alternativa?
Come Passare al Cloud
Tutti questi fattori hanno contribuito in modo determinante alla popolarità dei sistemi telefonici IP cloud: non si tratta solo della facilità del passaggio da un modello on-premise a un PBX in cloud.
Ma quanto è facile il passaggio? Come abbiamo detto prima, è facile come connettersi a Internet e lasciare che il vostro provider faccia il resto. Fortunatamente questo vale anche se non avete ancora un sistema telefonico VoIP.
Quando si passa da una connessione fissa a un PBX in hosting, è possibile mantenere il proprio numero grazie a un processo chiamato portabilità. In pratica, questo processo trasferisce il numero associato alla vostra azienda nel regno digitale, assicurando che tutti i vostri contatti possano continuare a raggiungervi come in precedenza. Sebbene si tratti spesso di una procedura lunga, Wildix offre una soluzione semplice, la Portabilità Virtuale Istantanea, un aggiornamento che riduce drasticamente i tempi di attesa per il passaggio.
E per quanto riguarda l’hardware? Probabilmente avete già tutto quello che vi serve. Un sistema telefonico cloud non solo non richiede un PBX fisico in sede, ma può essere raggiunto da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, compresi i computer portatili e gli smartphone già utilizzati dal personale. Con gli adattatori giusti, potete persino collegare i dispositivi di rete fissa al vostro sistema VoIP in cloud.
Tutto ciò rende la telefonia cloud molto semplice da configurare, oltre che facile da personalizzare e da continuare a utilizzare in futuro. A prescindere da come si guarda alla telefonia cloud, si tratta dell’opzione più flessibile, più accessibile e di solito anche più economica.
Se tutto ciò non semplifica la scelta della tecnologia, non sappiamo cosa riesca a farlo.
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