Affichage de la disponibilité : comment améliorer les appels vidéo grâce au hardware

Showing Availability: Why Status-Displaying Hardware Assists Remote & Hybrid Work

Rencontrer des collègues en ligne est un processus qui a parcouru un long, très long chemin depuis quelques années. L’objectif de la réunion en ligne, bien sûr, est de rendre le contact avec des collègues à distance aussi pratique que dans la vraie vie. Avec des composants comme la vidéo, nous nous rapprochons de plus en plus de ce but ultime.

Cependant, il y a une façon particulière pour laquelle, avec une configuration incomplète, les réunions en ligne échouent encore : les interruptions. Et aussi basique que cela puisse paraître, il présente toujours un obstacle très réel pour que les réunions en ligne deviennent comparables aux réunions traditionnelles, tant que le problème n’est pas résolu.

Pour comprendre pourquoi, nous devons nous mettre dans la peau d’un participant à une réunion physique.

Une reunion inattendue

Imaginez que vous dirigez une séance de brainstorming avec des collègues, tous assis autour d’une grande table en acajou. Vous êtes le chef de projet. À l’avant de la salle, vous notez les idées de toute l’équipe sur un tableau blanc.

Heureusement, les contributions et la participation ont été excellentes. Lorsqu’elle n’a pas participé au brainstorming, chaque personne présente à la table a pris des notes ou a réfléchi activement à ce qu’elle pourrait ajouter ensuite.

Dans l’ensemble, la séance a été très productive, et vous n’en êtes qu’à 20 minutes d’une session prévue d’une heure. Vous décidez donc de prendre un moment pour passer en revue tout ce qui a été proposé, et vous annoncez que vous allez passer en revue toutes les idées énumérées jusqu’à présent.

À ce moment précis, votre collègue Devin fait irruption dans la pièce, vous tape sur l’épaule et vous demande si vous savez où est passé le papier de l’imprimante. Un silence de plomb se fait ressentir dans la salle pendant que vous vous demandez si vous devez répondre à Devin ou le raccompagner à la porte.

Vidéo, Interruption

Aussi farfelue que soit cette image, considérez un instant l’effet que cela aurait sur la réunion : Même après le silence de plomb, le sentiment de gêne et la réprimande de Devin en conséquence, il ne serait pas facile de remettre la réunion sur les rails. Après tout, au lieu d’être concentrés sur la tâche à accomplir, les participants penseront maintenant à l’interruption.

Lors d’une réunion physique, les interruptions aussi perturbatrices sont rares, c’est certain. Mais lors d’une réunion en ligne, elles sont extrêmement fréquentes. Trop souvent, les membres de l’équipe au bureau ou la famille à la maison pensent que, parce que nous sommes “juste devant un ordinateur”, nous sommes systématiquement disponibles pour n’importe quelle demande subalterne. En conséquence, les réunions vidéo sont constamment interrompues par nos compatriotes de la vie réelle, et les procédures en pâtissent.

Bien sûr, c’est rarement la faute de ces autres personnes. Il est rare, voire impossible, que des collègues veuillent activement perturber une réunion – c’est simplement qu’ils ne se rendent pas compte que vous êtes occupé. Assis devant un ordinateur, vous ne donnez pas immédiatement l’impression d’assister à une réunion comme vous le feriez dans une salle de réunion physique.

Compte tenu de ce facteur distinctif, faisons un nouveau tour sur la voie hypothétique : Supposons que vous disposiez d’une installation de vidéoconférence qui rende immédiatement évident le fait que vous êtes en communication.

Exemples tirés du cyberspace

Il est bien sûr facile d’imaginer une solution analogique à ce problème. Nous pourrions opter pour des panneaux affichés près de nos bureaux indiquant “OCCUPÉ” ou “EN RÉUNION” ; sinon, nous pourrions mettre au point un système symbolique, où une porte fermée ou un objet laissé sur les bureaux indiquerait notre disponibilité.

Le problème avec ces idées, c’est qu’elles ne sont ni faciles à mettre en œuvre instantanément, ni efficaces à long terme dans leur affichage. Se souvenir d’afficher un écran à chaque fois que l’on participe à un appel vidéo n’est pas chose facile, surtout si l’on participe à plusieurs réunions de ce type par jour. Même si vous affichez ce statut de présence de manière fiable, vos collègues ne le respecteront peut-être pas systématiquement pour la simple raison qu’ils ne sauront pas si vous avez pensé à l’enlever une fois la réunion terminée.

À bien des égards, ces idées ne feraient que tenter de réinventer le fil à couper le beurre, car nous disposons déjà d’un moyen éprouvé de mettre fin aux interruptions dans le monde en ligne : les indicateurs de statut. Dans n’importe quelle application ou service de chat, il suffit d’appuyer sur un bouton pour que votre statut soit “disponible”, “occupé” ou une variante de ce dernier pour que tout le monde sache que vous êtes disponible. En fait, la plupart de ces solutions définissent automatiquement votre statut comme “en réunion” lorsque vous rejoignez un appel vidéo, ce qui signifie qu’il n’y a aucune chance qu’une erreur humaine fasse croire à vos collègues que vous êtes réellement disponible.

Dans cette optique, la solution pour montrer votre disponibilité dans la vie réelle ne devrait pas consister à vous souvenir de mettre un panneau. En fait, la vraie réponse est un système qui alerte tout le monde automatiquement, avec toute la discrétion et la clarté d’une icône d’indicateur de statut réel.

Heureusement, il existe déjà du matériel interconnecté à cette fin.

Quel est votre statut ?

Wildix propose des solutions conçues à cet effet : les casques MonoLED et DuoLED.

Comme leur nom l’indique, ces appareils affichent tous votre disponibilité par le biais d’une lumière bien visible, que ce soit sur votre tête ou sur le support de bureau inclus. Le système de led des deux appareils sont bien visibles, mais pas envahissants, et fonctionnent selon le schéma de couleurs universel : vert pour “disponible” et rouge pour “occupé” (d’autres couleurs sont également affichées pour indiquer d’autres statuts, comme le violet pour “ne pas déranger”).

Ce qui rend ces dispositifs vraiment efficaces, c’est qu’ils sont cohérents avec le statut en ligne que vous affichez déjà. Lorsque vous participez à une réunion vidéo, le casque reconnaît que votre disponibilité a changé et devient rouge en conséquence. Désormais, sans avoir à installer de panneaux ou à changer quoi que ce soit, vous êtes clairement indiqué comme étant indisponible à toute personne qui passe par là.

En un mot, le MonoLED et le DuoLED reprennent la simplicité des indicateurs d’état en ligne et les transposent dans le monde réel, sans jamais sacrifier la commodité ou la visibilité pour lesquelles ils sont connus en ligne.

Ce que cela signifie

Avec une simple alerte visuelle automatique indiquant quand vous êtes disponible et quand vous ne l’êtes pas, le résultat est simple : la productivité s’améliore.

Encore une fois, une réunion sera toujours moins productive si elle est interrompue, ne serait-ce qu’une fois. Mais si votre statut est clairement affiché, ces interruptions sont moins susceptibles de se produire. Cela signifie que vous pourrez profiter de nombreux avantages en termes de productivité.

Parmi les exemples choisis, citons :

  • Une étape de moins dans la préparation de la réunion: Un passage automatique en mode ” Ne pas déranger “, à la fois en ligne et au bureau, signifie que vous pouvez simplement vous rendre à votre réunion sans consacrer du temps ou un effort mental à informer le monde de ne pas vous déranger.
  • Une plus grande tranquillité d’esprit: Ne pas avoir à s’inquiéter de voir quelqu’un entrer dans votre espace de bureau signifie une tranquillité d’esprit, ce qui, à elle seule, rend la vie professionnelle plus facile.
  • Une meilleure concentration: Sur cette même note, savoir qu’il y a peu de chances d’être interrompu permet de s’assurer que votre attention reste entièrement portée sur votre réunion et non sur la possibilité de dire à quelqu’un de vous recontacter plus tard.
  • Moins de heurts avec les collègues: Ce qui n’est pas dit tout au long de ce processus, c’est à quel point le fait de devoir repousser verbalement des collègues de travail peut créer une ambiance de gêne avec eux. Mais s’ils savent que vous êtes indisponible sans que vous ayez à le leur dire, ce conflit n’aura pas lieu.
  • Plus de temps actif dans les réunions: Peut-être plus important encore, si vous ne vous levez pas pour repousser les interruptions, vous passez plus de temps dans votre réunion à écouter et à apporter votre contribution – ce qui, bien sûr, n’est qu’une meilleure utilisation du temps de chacun.

En d’autres termes, cela permet à chaque réunion d’être plus efficace, en aidant chacun de vos collègues à mieux utiliser le temps passé ensemble.

La lumière au bout du tunnel

En résumé, l’essor des réunions en ligne est dû au fait qu’elles permettent une collaboration à distance tout en offrant les principaux avantages des conférences en personne. Les débits d’Internet suffisamment élevés pour transférer la voix et la vidéo en temps réel sont bien sûr déterminants. Mais le point que nous n’avons pas encore tout à fait surmonté est l’hypothèse persistante selon laquelle le fait d’être devant un ordinateur ne compte pas comme étant occupé de la même manière que dans une salle de réunion ou au téléphone.

Pour combler ce fossé dans les attentes, il faut un retour visuel immédiat – quelque chose qui ne prendra pas le temps de préparer la réunion, mais qui indiquera instantanément aux spectateurs que vous êtes occupé, même si vous êtes devant un ordinateur portable. Et cette connexion est vraiment aussi simple que du matériel synchronisé avec les statuts en ligne qui indiquent déjà automatiquement votre disponibilité.

Les casques MonoLED et DuoLED de Wildix complètent toute installation de vidéoconférence en fournissant justement cette connexion. Grâce à leur système de LED à code couleur facilement lisible, ces appareils affichent efficacement votre statut en ligne pour toute la maison ou le bureau.

Dans tout environnement où des interruptions sont possibles, cette alerte rapide et la tranquillité d’esprit qui en découle en valent toujours la peine.

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