Las reuniones virtuales con los compañeros de trabajo llevan ya unos años con nosotros. El propósito de una reunión virtual es facilitar el contacto con los compañeros de trabajo a distancia y que tratar temas importantes resulte tan práctico como en la vida real. Con elementos como el vídeo, nos vamos acercando cada vez más a ese objetivo.
Sin embargo, hay una cuestión en particular por culpa de la que, con una configuración incompleta, las reuniones online siguen quedándose cortas: las interrupciones. Por mucho que pueda parecer un problema básico, sigue suponiendo un obstáculo real para que las reuniones online se puedan equiparar con las tradicionales, al menos en la medida en que no se evite este contratiempo.
Para ilustrar el porqué, tenemos que ponernos en la piel de una persona que asiste a una reunión presencial.
Una reunión con sorpresa
Imagina que estás dirigiendo una sesión de lluvia de ideas con tus compañeros, todos sentados alrededor de una enorme mesa de color caoba. Estás actuando como el líder del proyecto. En una pizarra situada en la parte frontal de la sala vas anotando las ideas de todo el equipo.
Por suerte, la participación y las propuestas son estupendas. Cuando tus compañeros no aportan directamente a la lluvia de ideas, toman notas o piensan activamente en qué añadir después.
En conjunto, está siendo muy productivo y solo llevas veinte minutos en una sesión con una duración prevista de una hora. Así que decides tomarte un momento para revisar todas las propuestas y anuncias que después analizaréis las ideas una a una.
Entonces, en ese momento, tu compañero Devin irrumpe en la sala, te toca en el hombro y te pregunta si sabes dónde está el papel de la impresora que sobró el otro día. La sala se queda en un tenso silencio mientras valoras si responder a Devin o simplemente acompañarle hasta la puerta.
Vídeo, interrupción
Aunque esto parezca una situación improbable, piensa por un momento qué ocurrirá después con la reunión: incluso después del pasmado y extraño silencio y la correspondiente regañina a Devin, no sería fácil recuperar la sintonía entre los asistentes. Después de todo, en lugar de estar ultraconcentrados en la tarea pendiente, los participantes se pondrían a pensar en la interrupción.
En las reuniones en persona, estas interrupciones tan descaradas son poco habituales. Sin embargo, en las reuniones virtuales, son tremendamente comunes. Con demasiado frecuencia, los compañeros en la oficina o los familiares en casa creen que, como «solo estamos en el ordenador», debemos automáticamente estar disponible para cualquier cuestión, por banal que sea. En consecuencia, las reuniones en vídeo están llenas de apariciones de nuestros compañeros de la realidad física.
Por supuesto, normalmente no es ni siquiera culpa de los compañeros. En pocas ocasiones, o en ninguna, los compañeros quieren de verdad interrumpir una reunión; lo que ocurre es que no se dan cuenta de que estás ocupado. Sentado tranquilamente frente a tu ordenador no tienes pinta de estar participando en un debate, al menos con la misma claridad que si estuvieras en una sala de reuniones física.
Teniendo en cuenta este factor distintivo, vamos a seguir imaginando qué situaciones podrían darse: imagina que tienes una configuración de videoconferencias que hace evidente a simple vista que estás en una llamada.
Ejemplos del ciberespacio
Es bastante fácil imaginar una solución análoga a este problema. Podemos pensar en marcas que se muestren cerca de nuestro escritorio con las palabras “OCUPADO” o “EN UNA REUNIÓN”; por lo demás, debemos trabajar con un sistema simbólico en el que una puerta cerrada o algún objeto sobre nuestras mesas indiquen nuestra disponibilidad.
El problema con estas ideas es que no son fáciles de implementar instantáneamente ni se muestran constantemente. Acordarte de colocar una señal cada vez que te conectas a una videollamada no es siempre fácil, especialmente si tienes varias reuniones diarias. Aunque te esfuerces por colocar esa nota, tus compañeros no siempre la respetarán por la simple razón de que no estarán seguros de si te acordaste de quitarla al acabar la reunión.
Hay varios motivos por los que estas opciones solo servirán como intentos de reinventar la rueda porque lo cierto es que ya tenemos una forma probada de detener las interrupciones en el mundo virtual: los indicadores de estado. En cualquier app o servicio de chat, dejar que los demás sepan si estás disponible es tan sencillo como tocar un botón y cambiar tu estado a “disponible”, “ocupado” o algo parecido. De hecho, muchas de estas soluciones automáticamente modifican tu estado a “en una reunión” cuando te incorporas a una videollamada, por lo que no hay espacio para que el error humano permita a tus compañeros pensar que sigues disponible.
Con esto en mente, la solución que muestra tu disponibilidad en la vida real no debería depender de tu memoria para activar la señal. En realidad, la verdadera respuesta es un sistema que alerte a todo el mundo de forma automática, con toda la discreción y claridad del típico icono indicador de estado.
Por suerte, ya existe hardware interconectado diseñado para cumplir ese objetivo.
¿Cuál es tu estado?
Wildix cuenta con soluciones creadas con ese fin: los auriculares MonoLED y DuoLED.
Como sugiere su nombre, estos dispositivos muestran tu disponibilidad mediante una luz que destaca (cuando los llevas sobre tu cabeza y también cuando reposan sobre el soporte para mesa incluido). Las luces son muy evidentes sin resultar invasivas y operan siguiendo un esquema de colores universal: verde significa “disponible” y rojo significa “ocupado” (también se muestran más colores para indicar otros estados, como por ejemplo el violeta para “no molestar”).
Lo que hace que estos dispositivos sean efectivos de verdad es que son coherentes con el estado que muestras online. Cuando entras en una videollamada, el auricular reconoce que tu disponibilidad ha cambiado y se vuelve rojo. Entonces, sin tener que configurar ni cambiar nada, cualquiera que se te acerque puede ver claramente que no estás disponible.
En resumen, MonoLED y DuoLED trasladan la sencillez de los indicadores de estado digitales al mundo real sin sacrificar la practicidad o la claridad que les caracterizan en la red.
Más claridad, más productividad
Con un alerta visual automática y sencilla sobre cuándo estás disponible y cuándo no, el resultado es también sencillo: la productividad mejora.
Insistimos en que una reunión será mucho menos productiva si se interrumpe aunque solo sea una vez. Sin embargo, si tu estado se muestra con claridad, esas interrupciones serán menos probables. En otras palabras: podrás disfrutar de grandes beneficios en términos de productividad.
Algunos ejemplos incluyen:
- Un paso menos en la preparación de reuniones: Un cambio automático al modo “No molestar” en la red y en la oficina implica que puedes entrar en tu reunión sin perder más tiempo ni espacio mental en recordar a los demás que no te molesten.
- Tranquilidad y paz mental: No tener que preocuparte por si alguien entra en tu oficina te da mucha tranquilidad y te hace la vida más fácil.
- Más atención: Del mismo modo, saber con certeza que lo más probable es que nadie te interrumpa ayuda a que tu atención se mantenga al 100% en la reunión y no tengas que estar pendiente de si los demás vienen o van.
- Menos roces con los compañeros: Algo que no suele decirse de todo esto es que se puede crear un ambiente tenso con tus compañeros si les tienes que recordar que no te molesten. Sin embargo, si ya saben que estás ocupado, ese conflicto desaparece de raíz.
- Más tiempo de actividad en las reuniones: Tal vez lo más importante es que si no tienes que levantarte a despedir a los intrusos, empleas más tiempo para escuchar y hacer tus aportaciones en las reuniones (sin duda la mejor forma de invertir tu tiempo).
En pocas palabras, las reuniones rinden más y ayudas también a que los compañeros que se reúnen contigo optimicen el tiempo que pasan en estas sesiones.
El camino ya está listo
Insistimos en que el auge de las ciberreuniones se debe a su facilidad para permitir la colaboración a distancia sin perder los principales beneficios de los encuentros presenciales. Una velocidad de internet suficientemente alta como para transmitir voz y vídeo en tiempo real también es un factor clave. Pero la cuestión que todavía no hemos superado del todo sigue siendo que estar sentado frente al ordenador no cuenta como estar ocupado, al menos en la misma medida que cuando asistimos a una sala de reuniones física o sujetamos un teléfono.
Superar esa brecha requiere ofrecer información visual inmediata, algo que no implique tiempo adicional de preparación y que de forma instantánea avise a los demás de que estás ocupado, aunque parezca que estás «solo» en el ordenador. Para ello, no necesitamos más que un dispositivo de hardware sincronizado con nuestro estado online que muestre tu disponibilidad de forma automática.
Los auriculares MonoLED y DuoLED de Wildix complementan cualquier configuración de videoconferencias aportando esa conexión. Gracias a su sistema de colores LED que se entiende de forma inequívoca, estos dispositivos muestran tu estado virtual a todos los presentes en tu oficina o tu casa.
Cuando exista posibilidad de interrupción, siempre vale la pena contar con una alerta clara y rápida y un extra de tranquilidad.
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