Online-Meetings mit Arbeitskollegen haben sich gegenüber dem Stand von vor ein paar Jahren enorm weiterentwickelt. Natürlich ist ihr Ziel, den Kontakt mit Kollegen über das Internet genauso einfach zu gestalten wie im normalen Büroalltag. Dank Videokonferenztechnik nähern wir uns diesem Niveau immer weiter an.
Dennoch gibt es eine Sache, die bei unvollständiger Einrichtung von Onlinekonferenzen immer noch zu wenig beachtet wird: Unterbrechungen. Dieses Problem mag banal klingen. Doch diese Störungen sind ein Hindernis auf dem Weg zur Gleichwertigkeit von Online-Meetings mit traditionellen Besprechungen.
Um zu verdeutlichen, warum das so ist, müssen wir uns in eine Vor-Ort-Meetingsituation versetzen.
Ein unerwartetes Treffen
Stellen Sie sich vor, Sie moderieren eine Brainstorming-Sitzung mit Kollegen, die alle um einen großen Mahagoni-Tisch sitzen. Sie sind der Projektleiter. Vorn im Raum haben Sie die Ideen des gesamten Teams auf einem Whiteboard notiert.
Erfreulicherweise war die Beteiligung und der Input hervorragend. Wer gerade nichts zum Brainstorming beitrug, machte sich entweder Notizen oder dachte aktiv darüber nach, was er als Nächstes beisteuern möchte.
Alles in allem war die Besprechung sehr produktiv, und Sie sind bereits nach 20 Minuten der geplanten einstündigen Sitzung fast fertig. Also beschließen Sie, die verbleibende Zeit und das Momentum zu nutzen, und erklären, dass Sie alle bisher aufgeführten Ideen nochmals durchgehen werden.
Genau in diesem Moment stürmt Ihr Kollege Devin in den Raum. Er klopft Ihnen auf die Schulter und fragt, ob Sie wissen, wo das Druckerpapier liegt. Im Raum herrscht fassungslose Stille, während Sie überlegen, ob Sie Devin antworten oder ihn besser nach draußen bitten.
Videounterbrechung
So weit hergeholt diese Schilderung auch sein mag, überlegen Sie einen Moment, was dies für das Treffen bedeuten würde. Selbst nach dem peinlichen, schockierten Schweigen und der darauffolgenden Rüge an Devin wäre es nicht einfach, das Treffen wieder in Gang zu bringen. Denn anstatt sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren, denken die Teilnehmer jetzt über die Unterbrechung nach.
Zum Glück sind so dreiste Störungen bei persönlichen Besprechungen selten. Bei Online-Treffen sind sie jedoch erstaunlich häufig. Allzu oft denken Teammitglieder im Büro oder in der Familie zu Hause, dass wir automatisch für jede noch so kleine Anfrage zur Verfügung stehen. Schließlich „sitzen wir ja am Computer“. Folglich werden Videokonferenzen regelmäßig von anderen Personen aus unserem Umfeld gestört und damit in ihrem Produktivitätsfluss unterbrochen.
Natürlich sind nicht immer die anderen schuld. Selten, wenn überhaupt, wollen Kollegen eine Besprechung aktiv stören . Es ist vielmehr so, dass sie nicht erkennen, dass Sie gerade beschäftigt sind. Wenn Sie schweigend an einem Computer sitzen, sind Sie nicht unbedingt Teil einer Gesprächsrunde, wie Sie es in einem realen Besprechungsraum wären.
Lassen Sie uns, angesichts dieses wichtigen Unterschieds einen weiteren Abstecher in eine hypothetische Situation machen. Nehmen wir an, Sie hätten eine Videokonferenzanlage, bei der immer sofort erkennbar ist, dass Sie gerade ein Gespräch führen.
Beispiele aus dem Cyberspace
Es ist einfach, sich eine analoge Lösung für dieses Problem vorzustellen. Wir könnten in der Nähe unseres Arbeitsplatzes ein Schild aufstellen, auf dem „BESCHÄFTIGT“ oder „IN EINER BESPRECHUNG“ steht. Oder wir nutzen eine symbolische Handlung, bei der eine geschlossene Tür oder ein auf dem Schreibtisch liegender Gegenstand unsere Verfügbarkeit anzeigt.
Das Problem mit diesen Ideen: Sie sind weder einheitlich umsetzbar, noch von Dauer. Es ist gar nicht so einfach, sich daran zu erinnern, bei jedem Videogespräch ein Schild anzubringen. Das gilt besonders dann, wenn Sie mehrere solcher Treffen am Tag haben. Und selbst wenn Sie den Hinweis regelmäßig geben, wird er von Ihren Kollegen möglicherweise nicht konsequent beachtet. Es könnte ja sein, dass Sie einfach vergessen haben, ihn nach der Besprechung wieder abzunehmen.
Im Grunde genommen sind diese Ideen nur der Versuch, das Rad neu zu erfinden. Wir haben bereits eine bewährte Methode, um Unterbrechungen in der Online-Welt zu vermeiden: die Statusanzeige. In jedem beliebigen Chat-Service ist es bequem möglich, Ihre Erreichbarkeit anderen zu signalisieren. Sie tippen einfach auf eine Schaltfläche und stellen Ihren Status auf „verfügbar“, „beschäftigt“ oder irgendeine andere Variante ein. Die meisten dieser Lösungen setzen Ihren Status automatisch auf „in einer Besprechung“, sobald Sie einem Videogespräch beitreten. Dadurch ist die Wahrscheinlichkeit eines Bedienungsfehlers, der Ihren Kollegen vorgaukelt, Sie seien tatsächlich verfügbar, praktisch Null.
Die Lösung liegt also nicht darin, ein Schild aufzustellen, um Ihre Verfügbarkeit zu signalisieren. Vielmehr braucht es ein System, das jeden automatisch benachrichtigt. Und zwar mit der Diskretion und Eindeutigkeit einer Online-Statusanzeige.
Genau für diesen Zweck gibt es glücklicherweise bereits vernetzte Hardware.
Wie ist Ihr Status?
Wildix hat für diesen Zweck Lösungen entwickelt: die MonoLED- und DuoLED-Headsets.
Wie ihr Name bereits andeutet, zeigen diese Geräte Ihre Verfügbarkeit durch ein auffälliges Licht an, wenn sie das Headset tragen oder auf dem mitgelieferten Tischständer abgelegt haben. Die Anzeigen sind auffällig, aber nicht aufdringlich, und funktionieren nach dem universellen Farbschema von Grün für „verfügbar“ und Rot für „besetzt“ (weitere Farben werden auch für andere Status genutzt, z. B. Violett für „Bitte nicht stören“).
Der Clou an diesen Geräten ist, dass sie Ihren Online-Status anzeigen. Wenn Sie in eine Videokonferenz gehen, erkennt das Headset, dass sich Ihre Verfügbarkeit geändert hat, und wird rot. Ohne dass Sie ein Schild aufstellen oder etwas umstellen müssen, sind Sie für jeden, der vorbeikommt, eindeutig als „nicht verfügbar“ erkennbar.
Kurzum, MonoLED und DuoLED übertragen die Einfachheit der Online Statusanzeige in das reale Arbeitsumfeld. Und das ohne dabei den Komfort oder die Lesbarkeit zu beeinträchtigen, für die sie online bekannt sind.
Was bringt die Statusanzeige?
Dank der einfachen, automatischen Anzeige, ob Sie verfügbar sind oder nicht, steigt Ihre Produktivität.
Eine Besprechung büßt an Produktivität ein, wenn sie nur einmal unterbrochen wird. Wenn Ihr Status jedoch klar ersichtlich ist, werden solche Unterbrechungen weniger wahrscheinlich. Dadurch kommen Sie in den Genuss zahlreicher Produktivitätsvorteile.
Hier einige ausgewählte Beispiele:
- Ein Vorbereitungsschritt weniger: Ein automatischer Wechsel in den „Bitte nicht stören“-Modus, sowohl online als auch an Ihrem Arbeitsplatz, bedeutet, dass Sie einfach in Ihre Besprechung gehen können, ohne Zeit oder geistige Anstrengung darauf zu verwenden, Ihre Umgebung zu informieren, dass sie Sie nicht stören soll.
- Mehr innere Ruhe: Wenn Sie nicht befürchten müssen, an Ihrem Arbeitsplatz gestört zu werden, haben Sie eine bessere mentale Balance, und das allein erleichtert das Arbeitsleben schon.
- Bessere Konzentration: Das Wissen, dass die Wahrscheinlichkeit einer Störung gering ist, trägt dazu bei, dass Sie sich voll und ganz auf Ihr Meeting konzentrieren können statt auf die Eventualität, jemanden bitten zu müssen, später wiederzukommen.
- Weniger Konflikte mit Arbeitskollegen: Unausgesprochen bleibt während des gesamten Prozesses, dass die verbale Ablehnung von Kollegen einen unangenehmen Eindruck bei ihnen hinterlassen kann. Wenn sie aber über die Statusanzeige bereits wissen, dass Sie nicht erreichbar sind, ohne dass Sie es ihnen sagen müssen, entsteht dieser Konflikt erst gar nicht.
- Mehr Zeit für aktive Besprechungen: Das Wichtigste ist, dass Sie, wenn Sie keine Störer abwehren müssen, mehr Zeit damit verbringen, zuzuhören und Beiträge zu leisten – was für alle Beteiligten natürlich eine bessere Zeitausnutzung zur Folge hat.
Einfach ausgedrückt: Alle Teilnehmer können die gemeinsame Zeit besser nutzen und ihre Meetings enden mit besseren Ergebnissen.
Statusanzeige per LED
Um es zu wiederholen: Die Zunahme von Online-Meetings beruht darauf, dass sie eine Zusammenarbeit aus der Ferne ermöglichen und zugleich die Hauptvorteile von persönlichen Besprechungen bieten. Internetgeschwindigkeiten, die hoch genug sind, um Sprach- und Videodaten in Echtzeit zu übertragen, sind hier natürlich von entscheidender Bedeutung. Was wir allerdings noch nicht ganz überwunden haben, ist die immer noch bestehende Annahme, dass die Arbeit am Computer nicht in gleichem Maße als Beschäftigung gilt wie die Arbeit in einem Besprechungsraum oder am Telefon.
Um diese Lücke zu schließen, ist ein direktes visuelles Feedback erforderlich, etwas, das die Vorbereitungen eines Meetings nicht erschwert, aber dem Betrachter dennoch sofort zeigt, dass Sie beschäftigt sind, obwohl Sie an Ihrem Computer sitzen. Und das ist einfach zu erreichen, indem Hardware sich mit Ihrem Online-Status synchronisiert, der bereits Ihre Verfügbarkeit anzeigt.
Die MonoLED- und DuoLED-Headsets von Wildix ergänzen jedes Videokonferenzsystem, indem sie genau diese Funktion übernehmen. Aufgrund des leicht verständlichen, farbcodierten LED-Systems zur Statusanzeige machen diese Headsets Ihre Verfügbarkeit Ihrem Arbeitsumfeld sichtbar.
Überall dort, wo Unterbrechungen auftreten können, lohnt sich diese Art der Benachrichtigung und die damit verbundene Erleichterung des Arbeitsalltags.
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