Showing Availability: Why Status-Displaying Hardware Assists Remote & Hybrid Work

I meeting online sono migliorati molto rispetto a qualche anno fa. Lo scopo di questi meeting, ovviamente, è quello di rendere la comunicazione a distanza altrettanto fluida e vantaggiosa come quella di persona. Grazie a elementi come il video, ci avviciniamo sempre di più all’obiettivo.

Con una configurazione incompleta, tuttavia, i meeting online possono risultare ancora insufficienti: succede quando ci sono interruzioni. Per quanto possa sembrare un problema basilare, si tratta di un ostacolo che impedisce di mettere sullo stesso piano i meeting online con quelli in presenza, almeno finché il problema non viene affrontato.

Per capire il motivo, dobbiamo calarci nello spazio mentale di un meeting in presenza.

Un Incontro Inaspettato

Immaginate di guidare una sessione di brainstorming con i colleghi, tutti seduti intorno a un grande tavolo di mogano. Siete il leader del progetto. Nella parte anteriore della stanza, avete annotato su una lavagna le idee di tutto il team.

Fortunatamente, i contributi e la partecipazione sono stati ottimi. Quando non ha contribuito al brainstorming, ogni persona al tavolo ha preso appunti o ha pensato attivamente a cosa aggiungere.

Tutto sommato, è stato un incontro produttivo, e sono passati solamente 20 minuti su sessanta previsti. Decidete quindi di prendervi un momento per rivedere tutto ciò che è stato proposto e annunciate che passerete in rassegna tutte le idee elencate finora.

In quel momento, il vostro collega Devin irrompe nella stanza, vi dà un colpetto sulla spalla e vi chiede se sapete dove si trova la carta della stampante. Cade un silenzio attonito, mentre valutate se rispondere a Devin o accompagnarlo fuori dalla porta.

Video, Interrotto

Per quanto l’immagine sia inverosimile, considerate per un momento cosa comporterebbe per la riunione: anche dopo l’imbarazzante silenzio e il conseguente rimprovero a Devin, non sarebbe facile riprendere da dove si era stati interrotti. Infatti, invece di essere concentrati sul compito da svolgere, i partecipanti penseranno a quanto successo.

Quando ci si incontra di persona, interruzioni di questo tipo sono rare, ma nei meeting online sono estremamente frequenti. Troppo spesso i membri del team in ufficio o i familiari a casa pensano che, poiché siamo “solo davanti a un computer”, dobbiamo essere automaticamente disponibili per qualsiasi richiesta banale. Di conseguenza, le riunioni video vengono costantemente interrotte dai nostri compagni in carne e ossa e il meeting, di conseguenza, si ferma.

Naturalmente, raramente è colpa degli altri. Raramente, se non mai, i colleghi vogliono disturbare di proposito una riunione: semplicemente non si rendono conto che siete occupati. Seduti al computer, non sembrate parte di un gruppo di lavoro come lo sareste in una sala riunioni fisica.

Dato questo fattore di distinzione, facciamo un altro viaggio nel vicolo delle ipotesi: supponiamo di avere un sistema di videoconferenza che renda immediatamente evidente che si è impegnati in una chiamata.

Esempi dal Cyberspazio

È abbastanza facile immaginare una soluzione analogica a questo problema. Potremmo usare cartelli affissi vicino alle nostre scrivanie con la scritta “Occupato” o “In riunione”; in alternativa, potremmo elaborare un sistema simbolico, in cui una porta chiusa o qualcosa lasciato sulle scrivanie indichi la nostra disponibilità.

Il problema di queste idee è che non sono né facili da attuare nell’immediato, né durature. Ricordarsi di mettere un display ogni volta che si entra in una videochiamata non è facile, soprattutto se si partecipa a diverse riunioni al giorno. Anche se si riesce ad appendere l’avviso in modo affidabile, i colleghi potrebbero non rispettarlo con costanza, per il semplice motivo che non sapranno se ci si è ricordati di toglierlo una volta terminata la riunione.

Per molti versi, queste idee sarebbero solo un tentativo di reinventare la ruota, perché abbiamo già un modo collaudato per porre fine alle interruzioni nel mondo online: gli indicatori di stato. In qualsiasi app o servizio di chat, far sapere a tutti la propria disponibilità è semplice come toccare un pulsante per impostare il proprio stato su “disponibile”, “occupato” o qualche sua variante. In effetti, la maggior parte di queste soluzioni imposta automaticamente il vostro stato su “in riunione” una volta che vi siete uniti a una videochiamata, il che significa che non c’è alcuna possibilità di errore umano che faccia credere ai colleghi che siete effettivamente disponibili.

La soluzione per mostrare la vostra disponibilità nella vita reale non dovrebbe basarsi sul fatto che vi ricordiate di mettere un cartello. In realtà, la vera risposta è un sistema che avvisi tutti automaticamente, con tutta la discrezione e la chiarezza di un’icona di stato reale.

Fortunatamente, esiste già un hardware interconnesso pensato per questo.

Qual è il Vostro Stato?

Wildix dispone di soluzioni appositamente studiate per questo: le cuffie MonoLED e DuoLED.

Come suggerisce il nome, questi dispositivi mostrano la vostra disponibilità attraverso un LED ben visibile, sia sulla cuffia indossata, sia quando la cuffia è riposta nella base di supporto inclusa. Le luci su entrambi i dispositivi sono evidenti, ma non invasive, e funzionano secondo lo schema di colori universale: verde significa “disponibile” e rosso significa “occupato” (vengono visualizzati anche altri colori per indicare altri stati, come viola per “non disturbare”).

Ciò che rende questi dispositivi veramente efficaci è la loro coerenza con lo stato online che si sta già visualizzando. Quando si partecipa a un meeting in videoconferenza, le cuffie riconoscono che la disponibilità è cambiata e diventano rosse. Ora, senza dover impostare o cambiare qualcosa, risulterete chiaramente “non disponibili” a chiunque passi di lì.

In poche parole, MonoLED e DuoLED portano la semplicità degli indicatori di stato online nel mondo reale, senza mai sacrificare la comodità o la leggibilità per cui sono noti online.

Che Cosa Significa

Basta un semplice avviso visivo automatico di quando si è disponibili e quando non lo si è, e il risultato è semplice: l’aumento della produttività.

Anche in questo caso, una riunione diventa meno produttiva se viene interrotta anche una sola volta, ma se il vostro stato viene visualizzato chiaramente, queste interruzioni diventano meno probabili. Ciò significa che potrete beneficiare di molti vantaggi in termini di produttività.

Ecco alcuni esempi:

• Preparazione più veloce delle riunioni: il passaggio automatico alla modalità “Non disturbare”, sia online che in ufficio, consente di arrivare alla riunione senza dover perdere tempo o informare le persone di non disturbare.
• Maggiore tranquillità: non doversi preoccupare che qualcuno entri nel vostro ufficio significa avere uno stato d’animo più positivo, che di per sé facilita la vita lavorativa.
• Miglioramento della concentrazione: a questo proposito, sapere che le possibilità di essere interrotti sono minime aiuta a mantenere l’attenzione sulla riunione e non sulla possibilità di dire a qualcuno di tornare più tardi.
• Meno scontri con i colleghi: in tutto questo processo non si dice che dover rifiutare verbalmente i colleghi può creare tensioni e imbarazzo. Se sono a conoscenza del fatto che non siete disponibili senza che dobbiate dirglielo voi, il conflitto non si verificherà.
• Più tempo attivo nelle riunioni: l’aspetto più importante è forse che, se non vi alzate per allontanare chi vi interrompe, passerete più tempo durante la riunione ad ascoltare e a fornire contributi, il che, ovviamente, è un uso migliore del tempo di tutti.

In poche parole, questo fa sì che ogni riunione abbia un risultato maggiore, aiutando tutti i colleghi a sfruttare meglio il tempo trascorso insieme.

Illuminare la Strada

L’ascesa delle riunioni online è dovuta al fatto di consentire la collaborazione a distanza, pur garantendo i principali vantaggi dei meeting in presenza. La velocità di Internet, sufficiente a trasferire voce e video in tempo reale, è ovviamente determinante. Ma il punto che non abbiamo ancora superato è la convinzione che stare davanti a un computer non significhi essere occupati nello stesso modo in cui lo si è in una sala riunioni o al telefono.

Per colmare questo divario di aspettative è necessario un feedback visivo immediato, che non sottragga tempo alla preparazione di una riunione, ma che indichi immediatamente ai colleghi che si è occupati, anche se si è davanti a un computer portatile. Il collegamento è semplice come un hardware sincronizzato con gli stati online che mostrano automaticamente la vostra disponibilità.

Le cuffie MonoLED e DuoLED di Wildix completano qualsiasi configurazione di videoconferenza fornendo proprio questa connessione. Grazie al sistema di LED che comunica lo stato, questi dispositivi mostrano efficacemente la vostra disponibilità a casa o ai colleghi in ufficio.

È utile poter dare un segnale immediato e dedicarsi in tutta tranquillità alle attività da svolgere, evitando ogni possibile interruzione.

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