Parlons VoIP, Communication unifiée et WebRTC
Dans sa définition la plus simple, la téléphonie désigne la technologie que nous utilisons pour nous parler à distance.
En réalité, bien sûr, nous savons tous que la définition est beaucoup plus complexe.
De nos jours, examiner les systèmes téléphoniques signifie mettre en concurrence plusieurs versions de la technologie. Cela peut faire penser à des téléphones à cadran ou à clavier pour certains, et à des appareils à écran tactile pour d’autres. Sans parler des réseaux qui alimentent ce matériel, de l’océan sombre et profond de détails techniques et d’acronymes qui se cachent sous la pointe de l’iceberg proverbial.
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Même si les entreprises investissent beaucoup dans le cloud, il n’en reste pas moins que le matériel est essentiel à vos flux de travail. Certes, le transfert d’une part croissante de vos processus de travail vers le cloud présente des avantages considérables, mais au bout du compte, chaque membre de votre entreprise a besoin d’appareils pour effectuer son travail.
Pourtant, il n’y a pas que le matériel comme les PC et les smartphones qui compte pour des flux de travail réussis. L’utilisation de périphériques dédiés à la téléphonie par Internet peut souvent améliorer même les PBX hébergés dans le cloud les plus avancés. Avec des appareils supplémentaires, comme les combinés ou les téléphones VoIP, les procédures de travail qui reposent davantage sur les appels réguliers deviennent plus simples grâce à des processus mieux définis.
Cela suppose que tout ce matériel soit raisonnablement à jour. Les dispositifs VoIP sont utiles, c’est certain. Toutefois, dans l’environnement professionnel actuel, l’utilisation d’un matériel plus ancien peut entraver les procédures plus que les faciliter.
Dans le même ordre d’idées, la mise à jour de vos appareils de communication apportera des avantages considérables à votre lieu de travail. Voici quatre des principales façons dont ces améliorations se produiront.
La triste vérité est qu’aucun appareil ne reste totalement sécurisé pour toujours. Avec les vastes ressources et bases de connaissances dont disposent les hackers, la question est toujours de savoir quand, et non pas « si », la sécurité d’une pièce de matériel donnée peut être percée. Et oui, cela est vrai pour tout matériel que vous connectez à Internet.
Il est donc essentiel de toujours utiliser des appareils qui reçoivent régulièrement des mises à jour logicielles de la part de leurs fabricants. Sans ces correctifs constants, les cyberattaquants risquent davantage de s’introduire dans l’appareil par le biais d’une vulnérabilité non corrigée.
L’utilisation d’appareils plus anciens présente un risque d’attaque pour la simple raison que plus un matériel est ancien, moins le fabricant est susceptible de l’assister. Pour maximiser la sécurité, il est important d’acheter les appareils qui bénéficient du plus grand soutien actuellement, ce qui signifie le plus souvent le matériel le plus récent disponible. (Si votre fournisseur a signalé qu’un appareil est en fin de vie, procurez-vous-en de nouveaux rapidement ; ceux qui se trouvent dans vos bureaux sont maintenant des cibles mûres pour les attaquants).
Les machines fonctionnent rarement comme si elles étaient neuves pour toujours, et cela vaut encore plus pour les appareils numériques. Avec le temps, la plupart des matériels VoIP deviennent moins performants, en plus d’être sujets à des pannes et à des arrêts inattendus.
Le moyen le plus simple d’obtenir des performances maximales de vos appareils VoIP est de passer à la dernière version. En plus des mises à jour générales et des mises à jour apportées à l’interface de l’appareil, le passage à un modèle plus récent peut souvent améliorer la qualité et le débit binaire de vos appareils, ce qui rendra les conférences plus fluides et plus intuitives. De même, des accessoires VoIP récents peuvent faire passer les travailleurs d’une connectivité filaire à une connectivité Bluetooth pour une plus grande accessibilité aux appels.
En résumé, si vous n’avez pas mis à jour votre matériel depuis un certain temps, vous risquez non seulement de manquer quelque chose, mais aussi de ralentir l’ensemble de vos flux de travail.
Oui, vous avez bien lu : Avec du nouveau matériel, vous diminuerez probablement vos dépenses professionnelles habituelles, même si vous payez pour le remplacement des appareils.
Même à l’échelle individuelle, la réparation des appareils de niveau entreprise est généralement beaucoup plus coûteuse que leur simple remplacement. Évidemment, les coûts impliqués ne font qu’augmenter lorsque vous prenez en compte l’ensemble d’une entreprise. Aussi contre-intuitif que cela puisse paraître, la réparation du matériel existant dans votre bureau peut rapidement devenir un gouffre financier à mesure que l’âge de chaque appareil augmente.
En termes d’analyse coûts-bénéfices, le remplacement du matériel ancien avant qu’il n’ait le temps de générer des frais de maintenance est la solution la plus économique (surtout si elle est appliquée à l’ensemble des appareils d’un bureau).
Il y a fort à parier que toute entreprise utilise plusieurs logiciels de communication. Outre les programmes d’appel et de vidéoconférence, vous disposez probablement de CRM, d’emails et d’autres outils permettant de conserver les conversations ou de les mettre en œuvre.
C’est exactement la raison pour laquelle la technologie UCC la plus avancée utilise des intégrations : En acheminant ces diverses fonctions en un seul endroit, la facilité d’utilisation et la productivité augmentent. En plus d’acheminer plusieurs utilitaires dans une seule fenêtre, les intégrations permettent généralement de partager les données de manière transparente entre les applications, ce qui réduit le travail de saisie redondant et améliore l’utilisation des données.
Cependant, en fonction du matériel dont vous disposez, ces intégrations peuvent ne pas être possibles. La compatibilité est cruciale pour toutes les intégrations, et certaines versions de dispositifs VoIP peuvent ne pas les prendre totalement en charge. Si votre matériel est plus ancien, cela peut devenir un obstacle important au travail quotidien, car cela prive les employés de processus de travail plus fluides.
En revanche, l’utilisation d’un matériel prenant directement en charge les applications intégrées permet de créer un environnement beaucoup plus productif. Cela vaut donc la peine de se demander si vos anciens appareils ne freinent pas les procédures à cet égard.
Toutes ces qualités se traduisent par une productivité accrue et plus constante sur le lieu de travail. Plus de vitesse, plus d’intégrations et même plus de sécurité contribuent à rendre les flux de travail plus efficaces, bien sûr, et la réduction des coûts permet de réinvestir des fonds ailleurs.
Mais en plus de tout cela, il est bon de rappeler que les nouveaux appareils sont en eux-mêmes un moyen d’améliorer la productivité, pour la simple raison qu’ils contribuent au moral de l’entreprise. Dans le cadre d’une entreprise, le simple fait de disposer de nouveaux appareils permet de remonter le moral du personnel ; les appareils neufs et brillants suscitent plus d’intérêt que les obsolètes, et le déploiement d’un meilleur matériel peut facilement répandre de bonnes vibrations.
Cependant, obtenir tout cela régulièrement semble probablement être une véritable épreuve – qui a le temps et l’argent pour changer constamment d’appareil chaque fois qu’un nouveau est disponible ? Dans le cadre d’un achat traditionnel, cela peut sembler un énorme tracas.
Heureusement, il n’est pas nécessaire de s’en tenir au modèle d’achat traditionnel. Si vous optez pour l’achat de votre matériel en as a service, vous pouvez remplacer votre matériel par de nouveaux appareils dès leur sortie. Et comme le paiement de ce modèle se fait au mois le mois, votre abonnement couvre à la fois le retrait de l’ancien matériel et l’arrivée de nouveaux modèles.
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Quelle que soit la manière dont vous abordez le renouvellement du hardware, il est important de garder à l’esprit à quel point il peut améliorer les procédures commerciales. Même si vous avez investi dans du vieux matériel, en termes d’argent et d’heures de travail, à un moment donné, le fait de le conserver n’offre que des rendements décroissants. Sous presque tous les angles – sécurité, coûts, productivité et même simplement le moral de l’entreprise – le renouvellement de votre matériel VoIP est une entreprise extrêmement précieuse.
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