Anche se le aziende stanno investendo molto nel cloud, resta il fatto che l’hardware rimane un componente essenziale nel processo. È innegabile che ci sia un enorme beneficio nel spostare sempre più processi nel cloud, ma, per farlo, chiunque in azienda ha ancora bisogno di usare dei dispositivi.
In ogni caso, non sono soltanto PC e smartphone ad essere importanti per svolgere al meglio l’attività lavorativa. L’uso di dispositivi dedicati per la telefonia via internet, spesso, può migliorare anche i più avanzati PBX ospitati in cloud. Con dei dispositivi aggiuntivi, come i telefoni portatili o VoIP, le attività legate alle chiamate in particolar modo diventano più semplici e chiare.
Questo presuppone che tutto l’hardware venga regolarmente aggiornato. I dispositivi VoIP sono sicuramente utili, ma nelle aziende di oggi, l’utilizzo di un hardware obsoleto può ostacolare i processi, più che facilitarli.
Allo stesso modo, aggiornare i vostri dispositivi di comunicazione è un passo importante che porterà notevoli benefici all’ambiente di lavoro. Di seguito i quattro vantaggi principali di cui beneficerete.
Sicurezza
La triste verità è che nessun dispositivo rimane completamente sicuro per sempre. Con la conoscenza e le ampie risorse a disposizione degli hacker, è sempre una questione di quando, non di se, la sicurezza di un dato hardware verrà violata. Questo purtroppo è valido per qualsiasi componente hardware con accesso a Internet.
Per questo motivo è essenziale utilizzare sempre dispositivi che ricevono aggiornamenti software regolari dai loro produttori. Senza questi aggiornamenti costanti, aumenta il rischio che gli hacker accedano al dispositivo attraverso una vulnerabilità non risolta.
Usando dispositivi obsoleti si corre il rischio di essere un bersaglio facile, semplicemente perché più vecchio è un hardware, meno supporto arriva dal produttore. Per massimizzare la sicurezza, è importante disporre del massimo supporto, il che spesso significa avere l’hardware più recente a disposizione. (Se il vostro fornitore ha segnalato che un dispositivo è a fine vita, sostituitelo rapidamente; i dispositivi che si trovano nei vostri uffici rappresentano degli obiettivi vulnerabili per gli hacker).
Usabilità
I dispositivi raramente funzionano per sempre come all’inizio e questo vale anche per i dispositivi digitali. Nel corso del tempo, la maggior parte dell’hardware VoIP diventa più lenta nelle prestazioni, oltre ad essere incline a blocchi e spegnimenti inattesi.
Il modo più semplice per ottenere le massime prestazioni dai vostri dispositivi VoIP è passare all’ultima versione. Oltre ai miglioramenti generali e agli aggiornamenti fatti all’interfaccia del dispositivo, passare a un modello più recente può spesso migliorare la qualità e la velocità di trasmissione del dispositivo stesso, il che renderà le comunicazioni più fluide e intuitive. Allo stesso modo, gli accessori VoIP aggiornati permettono di passare dalla rete cablata alla connessione Bluetooth, garantendo una maggiore accessibilità alle chiamate.
In conclusione, se non aggiornate il vostro hardware da un po’ di tempo, non solo potreste rischiare di esservi persi qualcosa, ma la vostra attività potrebbe procedere a rilento.
Costi inferiori
Avete letto bene: con un nuovo hardware, probabilmente abbasserete le vostre spese aziendali regolari, anche se state pagando per sostituire i dispositivi.
Riparare il singolo dispositivo aziendale è in genere molto più costoso che sostituirlo. Ovviamente, i costi in questione aumentano quando si prende in considerazione un’intera azienda. Per quanto possa sembrare controintuitivo, più l’età di un dispositivo aumenta e più ripararlo si trasforma in una perdita di soldi.
In termini di analisi costi-benefici, sostituire semplicemente il vecchio hardware prima che le spese di manutenzione aumentino è la strada più economica (specialmente se applicata ai dispositivi dell’intero ufficio).
Integrazioni
Qualsiasi azienda utilizza diversi software per le comunicazioni. Accanto ai programmi per le chiamate e le videoconferenze, probabilmente viene utilizzato un CRM, le e-mail e altri strumenti per registrare o avviare conversazioni.
Questo è esattamente il motivo per cui la tecnologia UCC più avanzata utilizza le integrazioni: configurando varie funzioni in un unico posto, l’usabilità e la produttività aumentano. Oltre a mostrare più funzionalità in un’unica finestra, le integrazioni tipicamente permettono di condividere le informazioni in modo fluido tra applicazioni, riducendo il lavoro extra di immissione dei dati e migliorando l’utilizzo degli stessi.
A seconda dell’hardware che utilizzate, tuttavia, queste integrazioni potrebbero non essere disponibili. La compatibilità è fondamentale per tutte le integrazioni e alcune versioni di dispositivi VoIP potrebbero non essere pienamente supportate. Se il vostro hardware è obsoleto, questo può diventare un ostacolo significativo al lavoro quotidiano, in quanto nega ai dipendenti processi di lavoro più fluidi.
Essere in grado di utilizzare l’hardware con il supporto delle applicazioni integrate, nel frattempo, rende l’ambiente molto più produttivo; vale quindi la pena riflettere se i vostri vecchi dispositivi stanno rallentando o meno l’attività lavorativa in questo senso.
Hardware Sempre Aggiornato
Tutte queste qualità si aggiungono spesso a una maggiore produttività sul posto di lavoro. Una maggior velocità, più integrazioni e anche una maggior sicurezza contribuiscono a rendere i processi di lavoro più efficaci e, naturalmente, il risparmio sui costi dà la possibilità di impiegare i fondi in altro modo.
Vale inoltre la pena ricordare che l’installazione di nuovi dispositivi è già di per sé un modo per migliorare la produttività, per il semplice fatto che avere dei nuovi dispositivi in ufficio rappresenta un grande stimolo per il personale. Il nuovo e integro suscita più interesse rispetto al vecchio: in questo modo, l’installazione di un nuovo hardware contribuisce a sollevare l’umore e diffondere vibrazioni positive.
Fare tutto questo con cadenza regolare probabilmente suona come un incubo: chi ha il tempo e le risorse per cambiare costantemente i dispositivi ogni volta che un nuovo modello è disponibile? Con il sistema di acquisto tradizionale, può sembrare un’enorme seccatura.
Fortunatamente, non c’è bisogno di seguire il sistema di acquisto tradizionale. Se si sceglie di acquistare l’hardware as a service, questo può essere sostituito ogni qual volta nuovi dispositivi vengono rilasciati sul mercato. Inoltre, dato che il pagamento viene gestito su base mensile, l’abbonamento copre sia la rimozione del vecchio hardware che l’installazione del nuovo.
Scopri di più su come Wildix gestisce l’hardware as a service qui.
Indipendentemente dal modo in cui l’aggiornamento dell’hardware viene gestito, è importante tenere a mente quanto questo può portare beneficio ai processi aziendali. Per quanto si possa aver investito nel vecchio hardware, sia in termini di denaro che di ore di lavoro, a un certo punto l’investimento è destinato ad avere un ritorno negativo. Da quasi ogni punto di vista (sicurezza, costi, produttività e umore dei dipendenti), rinnovare l’hardware VoIP è un’iniziativa di grande importanza e valore.
Per altri consigli su come migliorare la tecnologia nel tuo ufficio, registrati per ricevere gratuitamente il nostro magazine!
