L’Innovazione dell’Automazione: Cosa Può Fare Per Voi l’Automazione

automate your processes and procedures

L’utilità di ogni tecnologia è quella di semplificare un processo complicato. Poche tendenze nel campo della tecnologia digitale esemplificano questa idea meglio dell’automazione, ovvero il fatto che una macchina esegua la maggior parte di un’attività (se non la totalità) in autonomia.

Tuttavia, nonostante i progressi della tecnologia, può sembrare che l’automazione sia fuori portata per le piccole e medie imprese. Molti hanno la convinzione implicita che l’automazione possa avvenire solo su larga scala e per processi più estesi, rendendola irrilevante per la maggior parte delle attività d’ufficio o dei flussi di lavoro nascosti.

Questo non potrebbe essere più lontano dalla verità. Con gli strumenti giusti, anche un’azienda agli inizi può automatizzare banali, ma importanti attività. Inoltre, spostando la responsabilità di questi processi dall’uomo alle macchine, le aziende guadagneranno tempo e denaro, e otterranno persino una maggiore approvazione da parte dei dipendenti.

Scoprite come iniziare a realizzare questo progetto con una panoramica sull’automazione digitale dei processi.

Che Cos’è l’Automazione?

Occorre innanzitutto chiarire che, quando si parla di “automazione” in questo contesto, non si parla di robot che costruiscono automobili o catene di montaggio fisiche. Non si tratta della cosiddetta “automazione robotica” che, pur essendo preziosa in alcuni contesti aziendali, è decisamente fuori dalla portata e dalle necessità della stragrande maggioranza delle imprese.

Si parla piuttosto di “automazione dei processi”: l’uso di software, in particolare dell’intelligenza artificiale, per eseguire automaticamente le procedure di lavoro. In pratica, si tratta di automatizzare le parti più banali dei flussi di lavoro, come la compilazione di documenti e database.

In questo contesto, pensiamo di più a ciò che avviene all’interno di un computer o dietro uno schermo, e non a veri e propri robot che gestiscono compiti fisici (per quanto possa essere bello in un’ampia varietà di ambienti d’ufficio).

I Benefici dell’Automazione

I due principali vantaggi dell’automazione delle procedure sono la riduzione dei tempi e dei costi. Con un software che ottimizza i processi, in quasi tutti i casi l’operazione vera e propria richiederà molto meno tempo per essere completata. Questo, naturalmente, porta quella parte di processo a concludersi molto più rapidamente e velocizza quindi l’arrivo al traguardo. Inoltre, dato che questo comporta la riduzione del tempo che il dipendente stesso dedica a una specifica attività, l’azienda spende meno in termini di stipendi e salari per completarla.

Cosa forse ancora più importante, questa riduzione di tempo avrà spesso un effetto complessivo: se si automatizzano infatti attività che rappresentano un collo di bottiglia significativo per le operazioni future, il flusso di lavoro sarà reso più fluido e procederà molto più rapidamente. In altre parole, l’automazione strategica migliorerà la velocità dei processi lavorativi nel loro complesso.

Questo si aggiunge ad altri vantaggi significativi:

Riduzione degli errori/maggiore precisione
Per la maggior parte delle attività di routine, come l’inserimento di dati, l’archiviazione e l’analisi di base, l’intelligenza artificiale e il software commettono in genere un numero di errori molto inferiore a quello dei dipendenti (c’è un motivo, del resto, se si dice “errore umano”). Il passaggio della responsabilità all’automazione riduce questi errori, oltre a dare ai dipendenti maggiori opportunità di cogliere potenziali errori grazie al tempo libero da dedicare ai processi.

Controllo centralizzato
Poiché l’automazione, per definizione, mette la procedura vera e propria nelle mani del software, i dettagli di tale procedura possono essere modificati cambiando il software stesso. Ciò consente al management di implementare in modo più affidabile la politica standard in queste procedure e di generare risultati più coerenti. Inoltre, l’amministrazione otterrà un feedback unico su come vengono condotte le operazioni, dovendo esaminare solo il comportamento del software anziché valutare le prestazioni di dipendenti diversi.

Miglioramento dell’umore in azienda
L’espressione “mansioni umili” ha una connotazione negativa per un motivo: un lavoro di questo tipo è noioso e, per dirla tutta, la maggior parte dei dipendenti preferirebbe non svolgerlo. Delegando questi processi al software, invece, i lavoratori non dovranno più spendere energie per le parti più banali del loro lavoro e potranno quindi concentrarsi su attività intellettualmente coinvolgenti. Questo, ovviamente, porta a una forza lavoro più felice e impegnata verso le proprie responsabilità e persino nei confronti dell’azienda.

Maggiore innovazione
Allo stesso modo, una minore quantità di energia spesa in mansioni di secondaria importanza consente ai dipendenti di reinvestire i propri sforzi altrove, dedicandosi agli elementi più complessi del loro lavoro. Da un lato, ciò porta ad avere un maggiore entusiasmo nei confronti di queste attività, dato che i dipendenti possono dedicarsi a maggiori responsabilità. Allo stesso tempo, poiché la loro attenzione è dedicata a problemi che richiedono molta elaborazione e riflessione, sarà più facile focalizzarsi su problem-solving e creatività. Ciò consente una maggiore innovazione su tutti i livelli, cosa che di per sé rappresenta un investimento dal valore inestimabile.

Maggior soddisfazione dei clienti
Non c’è bisogno di dirlo, ma la riduzione dei costi, una maggiore precisione e la rapidità di implementazione portano anche ad avere clienti più felici. Il risparmio di tempo e denaro può essere usato per offrire un pacchetto più competitivo ai clienti. E considerando che il maggior vantaggio che ne deriva può facilmente tradursi in una più marcata fidelizzazione del cliente, il guadagno è potenzialmente enorme.

Quali Procedure Possono Essere Automatizzate?

Anche se, in teoria, è possibile automatizzare quasi tutto, dall’ordinamento dei dati alla scrittura vera e propria dei contenuti, in pratica l’automazione richiede tempo per essere implementata. Inoltre, ci saranno sempre e solo casi in cui la creatività umana supererà in modo significativo la qualità offerta dalle macchine.

Nel considerare quale processo automatizzare, è fondamentale valutare prima di tutto la qualità dell’output e poi quanto tempo e denaro si dovranno spendere per il cambiamento. Se la qualità è accettabile, si può iniziare a valutare se ne vale la pena.

Tenendo presente questo quadro generale, in genere è più utile automatizzare le attività che sono:

  • Numerose
  • Ricorrenti
  • Prevedibili in termini di risultati
  • Urgenti
  • Molto impattanti su attività future

Ricordate che l’automatizzazione delle attività tende a creare i maggiori benefici quando libera i colli di bottiglia ed elimina la necessità di eseguire operazioni banali. Prima di automatizzare le parti più complesse del flusso di lavoro, provate a partire da quegli elementi che, pur essendo relativamente facili da eseguire, hanno un ruolo importante nelle procedure successive.

Alcuni esempi includono:

Trascrizione delle chiamate: Soprattutto quando si chiamano potenziali clienti, la trascrizione automatica delle chiamate evita che i dipendenti si dedichino a prendere appunti, consentendo di concentrarsi maggiormente sulla conversazione. Ancora meglio, se il software di trascrizione individua i punti importanti della chiamata, è più facile ottenere un buon riscontro dal cliente.

Ordini di vendita: La creazione e la compilazione degli ordini in base alle comunicazioni dei clienti può richiedere molto tempo e lasciare spazio all’errore umano. In alternativa, se un software automatizzato può semplicemente accedere a queste comunicazioni ed estrarre i dati pertinenti, l’intero processo diventa più rapido e accurato, facendo progredire rapidamente il customer journey.

Input del database: L’inserimento dei dati è una delle tipologie di lavoro più noiose affidate ai team di vendita. Inoltre, quanto più numerosi sono i dati coinvolti in questo processo e quanto più a lungo si protrae, tanto maggiori sono le possibilità per i dipendenti di perdere informazioni o di inserirle in modo impreciso. Tuttavia, se i singoli addetti alle vendite possono semplicemente lasciare al software il compito di aggiungere questi dati e di ordinare le informazioni di contatto per i lead e i clienti, la frustrazione svanisce in un soffio. Inoltre, l’accuratezza migliora, poiché l’automazione trasferisce tutti i dati disponibili esattamente come sono stati ricevuti.

Analisi dei dati: Trovare le tendenze di base all’interno delle statistiche è un’impresa da incubo se effettuata manualmente, che richiede ore e ore di lavoro su fogli di calcolo e celle. Affidando il processo a un software, invece, le analisi si completano in una frazione di tempo, risparmiando ai dipendenti innumerevoli grattacapi.

Assistenza clienti: Anche se siete intenzionati a fornire ai clienti un’assistenza diretta, l’automazione può garantire ai vostri clienti una prima risposta quando si rivolgono a voi. I chatbot o le routine personalizzate per i plugin di chat dei siti web sono un modo rapido per dare ai visitatori un rapido riscontro, così come i messaggi vocali automatizzati nel numero di telefono aziendale.

Analisi delle prestazioni: Individuare i rallentamenti nelle prestazioni dei dipendenti non è sempre facile, soprattutto in reparti con una produzione e un’attività giornaliera significativa come i call center. Creando un processo di raccolta dati automatizzato, tuttavia, le aziende possono raccogliere le prestazioni dei singoli dipendenti in un database centrale per analizzarle. Oltre a capire dove si verificano i colli di bottiglia, questo è un ottimo modo per capire dove alcuni dipendenti spiccano, consentendo alla direzione di usare il loro esempio per migliorare le procedure.

Questi sono solo alcuni esempi di ciò che si può raggiungere con l’automazione. Come per molti altri aspetti della tecnologia aziendale, la natura esatta dell’automazione dei processi dipenderà dalle attività della vostra azienda e dal modo in cui le realizzerete.

Principali risultati

L’automazione dei processi non è sempre considerata alla portata delle aziende, ma in realtà vale la pena prenderla in considerazione. Dal risparmio di tempo e denaro alla fidelizzazione della clientela, il ROI derivante da un’automazione intelligente può essere enorme. Già solo per questi vantaggi vale la pena di verificare se la vostra azienda ha i mezzi per lanciarsi in questo processo.

È più che probabile che si possano automatizzare alcune attività o parti di un processo: soprattutto grazie al passaggio al digitale e al cloud, le procedure stanno diventando sempre più informatizzate; ciò significa che c’è ampio spazio per lasciare che il software si occupi dei settori più banali del lavoro, aumentando sia la velocità di consegna che il coinvolgimento dei dipendenti.

Ricordate tuttavia che l’automazione non produce risultati di qualità uniforme, né può essere sempre implementata in modo rapido ed economico. Piuttosto che cercare di automatizzare una numerosa serie di attività in una volta sola, concentratevi sulle parti del flusso di lavoro in cui prestazioni più rapide e maggiore accuratezza avranno l’impatto maggiore. Come per la maggior parte delle tecnologie, l’uso strategico dell’automazione sarà in ogni caso più vantaggioso di un approccio troppo ampio.

Se si tengono a mente questi vantaggi e considerazioni principali, tuttavia, si possono facilmente raccogliere i benefici di un flusso di lavoro digitale dalla massima efficienza.

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