Il meeting non è di per sé un’effettiva attività lavorativa, ma è fondamentale per organizzare il proprio lavoro, coordinare le attività con i propri colleghi e sviluppare nuove idee e progetti.
Ma una riunione gestita male rischia di diventare una perdita di tempo.
Secondo la Harvard Business Review, progetto editoriale della Harvard Business School dedicato al Business Management, un’azienda di medie dimensioni passa 63.000 ore in riunione. *
Quali, dunque, i consigli da seguire per organizzare un meeting più smart e gestire al meglio questo tempo?
Lo strumento giusto
Con sempre più personale in mobilità o all’estero, l’azienda moderna realizza sempre più meeting virtuali, in videoconferenza o chiamata.
Si risparmia tempo solo se ci si organizza al meglio e con la tecnologia adeguata.
La Videoconference Wildix basata su WebRTC è utilizzabile ovunque, è interamente basata su web e permette l’accesso alle rubriche aziendali, ma anche di estendere l’invito a partecipanti esterni all’azienda, tramite email.
Una buona acustica
Cuffie/auricolari con supporto per banda larga e microfono a cancellazione del rumore così come dispositivi vivavoce con sistema di cancellazione dell’eco sono strumenti indispensabili.
Tutti i partecipanti devono comprendere i temi di cui si sta parlando, le sfumature della voce e riconoscere i diversi colleghi coinvolti. La conference call deve avere tutte le caratteristiche di un meeting di persona.
Wildix si impegna per realizzare integrazioni con diversi prodotti e applicazioni, in modo da ampliare la gamma di servizi utilizzabili con i sistemi Wildix.
Wildix collabora anche con Plantronics Italia: le due aziende hanno già certificato diversi modelli di cuffie, altoparlanti e auricolari, strumenti fondamentali per garantire una qualità eccellente in videoconferenza.
Capacità di moderazione
Soprattutto con diversi partecipanti, anche esterni, la moderazione è molto importante per garantire una completa co
mprensione delle tematiche presentate durante il meeting. Immaginate un meeting dove tutti parlano contemporaneamente e le voci si sovrappongono. Per essere un’attività efficace, il meeting deve essere coordinato e moderato dalla persona che ne è responsabile per garantire a tutti il giusto tempo di parola e l’ascolto attento di tutti i partecipanti.
Il sistema di conferenza Wildix aiuta a gestire i turni di intervento, permettendo di identificare chi sta parlando portandolo in primo piano; ogni partecipante può attivare e disattivare camera e microfono, ha a disposizione una finestra di chat per inoltrare anche richieste scritte e può condividere il proprio schermo.
Un’ottima connessione
Larghezza di banda, velocità e una copertura di rete omogenea: a questo ci pensa Overlay!
E infine…
…Partecipanti attivi e motivati!
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