Nei giorni precedenti la pandemia, scegliere come organizzare riunioni per la maggior parte delle aziende con sede in ufficio era semplice. Se avevi bisogno di riunire il tuo team, bastava prenotare rapidamente una delle sale riunioni in loco. E se avevi bisogno di coinvolgere i responsabili da più sedi, potevi scegliere tra una conferenza telefonica o un meeting di persona su grande scala. Ora, tuttavia, con Gartner che riferisce che più della metà delle organizzazioni si aspetta che oltre il 50% della propria forza lavoro sia in remoto o ibrida quest’ anno e, come abbiamo fatto notare recentemente, il passaggio al lavoro remoto non mostra segni di rallentamento, sempre più meeting si svolgono virtualmente — con alcuni team che non si incontrano mai di persona.
Progresso o tragedia post-pandemia? È difficile da dire, ma mentre i team sono geograficamente sparsi un pò ovunque, riunire tutti in un’unica stanza sta diventando sempre più difficile. Quindi, considerando le sfide logistiche, vale ancora la pena fare meeting di persona o le conferenze telefoniche rappresentano una valida alternativa?
Che cos’è una conferenza telefonica?
Una conferenza telefonica è una chiamata audio che consente a più persone di unirsi a una stanza virtuale contemporaneamente componendo un numero specifico e spesso immettendo un codice di accesso o un PIN di sicurezza. La quantità di persone che possono unirsi alla stanza virtuale dipende dal conference bridge, ovvero il software utilizzato per la chiamata.
Le conferenze telefoniche non sono una novità, considerando che la prima chiamata analogica è stata effettuata nel lontano 1915. Tuttavia, ciò che ha rivoluzionato la conferenza virtuale è il VoIP (voice over internet protocol) e la tecnologia WebRTC. Ora, invece di poter effettuare chiamate solo tramite cablaggio in rame, le chiamate possono essere effettuate tramite Internet e anche direttamente tramite il browser senza escludere i numeri sulla rete telefonica pubblica commutata (PSTN). Ciò ha stimolato la diffusione di videoconferenze e conferenze basate su web, quest’ ultime offrono agli organizzatori la possibilità di condividere schermi e lavagne virtuali, oltre alla possibilità di fare conferenze telefoniche. Ma anche solo nella loro forma audio tradizionale, le conferenze telefoniche hanno molto da offrire.
Vantaggi
Il vantaggio principale delle conferenze telefoniche è che non si è legati a una posizione specifica, il che a sua volta significa:
- Risparmio di tempo
- Risparmio sui costi
- Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata
Naturalmente, va da sé che, poiché le conferenze telefoniche non richiedono spostamenti da un luogo ad un altro, occupano meno tempo nella giornata di un dipendente. Tuttavia, la loro natura virtuale significa anche che possono essere organizzati rapidamente, in un batter d’occhio. Con molti moderni sistemi di comunicazione unificata (UC), è possibile aggiungere rapidamente i partecipanti a una chiamata esistente se è necessario un input aggiuntivo o inviare immediatamente gli inviti via e-mail con breve preavviso. In combinazione con la disponibilità della presenza e le integrazioni del calendario, puoi persino vedere quando le persone sono disponibili e pianificare la tua riunione di conseguenza, offrendoti le migliori possibilità di coinvolgere tutti i principali responsabili in modo tempestivo ed efficiente.
Naturalmente, il risparmio di tempo comporta anche un risparmio sui costi. Senza la necessità di riunire tutti in un’unica location, le aziende possono risparmiare denaro sulle spese di viaggio, sull’affitto di stanze o uffici e sul ritardo causato dal non prendere decisioni importanti tempestivamente perché bisogna aspettare che abbia luogo la riunione. Soprattutto con la velocità con cui le aziende si adattano e cambiano, non riuscire a tenere il passo con la tecnologia e le tendenze può tradursi in opportunità mancate che possono avere un impatto negativo sui profitti.
Infine, c’è l’impatto sui dipendenti. Supponendo che il resto delle loro attività possa essere svolto anche da remoto, le riunioni svolte prevalentemente tramite conferenze telefoniche possono consentire ai dipendenti di dedicarsi ad altri impegni, come prendersi cura dei propri bambini, portando a una maggiore soddisfazione e fidelizzazione sul luogo di lavoro. Le offerte per posizioni completamente remote offrono anche ai datori di lavoro la possibilità di attrarre talenti da tutto il mondo senza essere vincolati al pool di talenti locale, poiché sempre più lavoratori danno la priorità alla ricerca del proprio equilibrio tra lavoro e vita privata.
Svantaggi
Dati tutti i vantaggi sopra elencati, perché i meeting di persona hanno ancora così tanta influenza?
Bene, ci sono svantaggi naturali nel conversare esclusivamente al telefono:
- Nessun segnale visivo
- Distrazioni
- La qualità della chiamata può variare
È raro che ci pensiamo attivamente, ma quando parliamo con qualcuno stiamo ascoltando qualcosa di più delle sue parole. Il suo tono, l’espressione facciale e il linguaggio del corpo trasmettono informazioni extra che ci danno più contesto per aiutarci a capire meglio cosa intende effettivamente dire. Con le conferenze telefoniche che si basano solo su audio, si perdono tutti questi dettagli. E mentre la maggior parte delle volte questo non è un problema particolarmente grave, può rendere le riunioni più difficili da seguire per i non madrelingua ed esclude completamente coloro che usano la lingua dei segni.
Quindi, se stai lavorando con un team diversificato e multiculturale, potrebbe essere meglio scegliere videoconferenze o conferenze basate su web per le tue riunioni virtuali per dare ai partecipanti l’opportunità di vedere il linguaggio del corpo degli altri tramite le loro telecamere se i meeting di persona non sono pratici.
Allo stesso modo, una volta che porti le persone fuori dalla sala riunioni, sono fuori nel mondo esterno e questo li espone a numerose distrazioni inaspettate. Che si tratti di qualcuno che bussa inaspettatamente alla porta, dei membri della famiglia del dipendente o persino di un barista in un bar, ci sono una moltitudine di imprevisti che possono potenzialmente interrompere il filo del pensiero di una persona che partecipa ad un meeting e richiedere che le cose si ripetano e l’incontro si trascini un po’ più a lungo.
Anche se è frustrante, ci sono modi per risolvere in parte questo problema, attraverso cuffie che mostrano quando l’utente è occupato e scegliendo la posizione giusta per prendere la chiamata. Tuttavia, una sala riunioni dedicata è molto più attrezzata per eliminare le distrazioni esterne e, con tutti in grado di vedere tutti gli altri, assicurarsi che tutti i partecipanti siano concentrati sul compito da svolgere.
Infine, i partecipanti possono fare fatica per capirsi l’un l’altro se c’è un calo di qualità della chiamata che può avvenire ovunque. Per evitare questo, specialmente con i telefoni VoIP, assicurati che la larghezza di banda di Internet sia abbastanza veloce da gestire la riunione oltre al normale flusso di chiamate. Ricorda, tutto dipende dalla stessa connessione, quindi se sai che organizzerai conferenze telefoniche regolarmente, assicurati che possa supportarle mentre gestisci contemporaneamente le altre esigenze dell’ufficio.
Ad essere sinceri, la scarsa qualità del suono è un problema che può verificarsi anche nei meeting di persona, a seconda delle dimensioni dello spazio, dell’acustica e dei singoli altoparlanti. Vale la pena verificare i luoghi fisici per vedere se hanno bisogno di un sistema audio aggiuntivo o di supporto visivo, a seconda del numero di persone presenti e del luogo scelto.
Il valore delle riunioni di persona
Quando si lavora con team completamente da remoto la scelta è chiara, le conferenze telefoniche sono l’unica opzione che si ha davvero a disposizione. Ma in un modello di lavoro ibrido, questa può essere una decisione più sfumata.
Anche se certamente è possibile sviluppare cameratismo e spirito di squadra attraverso incontri virtuali, i meeting di persona con pause programmate e tempi di inattività prima e dopo l’evento principale sono ideali per chiacchiere e interazioni informali gettando le basi per relazioni interpersonali. Dal momento che una conferenza telefonica elimina questo aspetto in nome della convenienza e dell’efficienza, i team potrebbero sentire una mancanza di legame tra loro, il che può ostacolare la collaborazione. Il conseguente isolamento può avere un impatto negativo anche sulla salute mentale dei dipendenti.
La cultura aziendale mostra il meglio di sé in particolare nei meeting di persona. IKEA, ad esempio, è molto orgogliosa del suo patrimonio svedese e non si limita a programmare le interruzioni dell’agenda, ma trova anche il tempo per la fika, un rituale composto da caffè e torta, una vera istituzione nazionale svedese. Se hai appena iniziato a lavorare in azienda e sei in una conferenza telefonica, fare una breve pausa caffè non ti darà mai lo stesso effetto anche se hai kanelbulle nascosti nel tuo armadio perché ti stai perdendo l’interazione sociale che è parte integrante della fika.
Quindi qual è meglio?
Che tu ci creda o no, la risposta è: nessuna delle due. Ogni tipo di meeting ha il suo posto nel moderno mondo degli affari, dipende solo da ciò che si desidera ottenere da esso.
Hai bisogno di una decisione rapida? Stai organizzando una riunione di routine? È qui che le conferenze telefoniche spiccano maggiormente.
Hai bisogno di concentrarti sul team building o vuoi offrire a un nuovo cliente un’esperienza VIP? Allora sarà meglio organizzare un meeting di persona.
Noi di Wildix, ti consigliamo un mix ibrido dei due formati in quanto ti offre il meglio di entrambe le soluzioni. Anche se per abbracciare davvero il pieno potenziale delle tue riunioni virtuali ti consigliamo di passare a una soluzione di comunicazione completamente unificata, come una delle piattaforme di Wildix incentrate al 100% sulle vendite in cui puoi passare dalle conferenze telefoniche a un software per conferenze web più ricco di funzionalità accessibile dal tuo browser con un solo clic.
Indipendentemente da come dividi l’equilibrio, avere uno strumento efficace come un software UC nella tua cassetta degli attrezzi significa che sarai pronto ad affrontare tutte le difficoltà a cui i clienti internazionali, gli uffici regionali, i lavoratori da remoto — o la vita — ti sottoporranno.
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