C’è aria di primavera: i fiori sbocciano, le giornate sono un po’ più lunghe e luminose. Per alcuni di noi questo significa che è arrivato il momento di pulire a fondo la casa e l’ufficio.
Proprio come armadi e soffitte traggono beneficio da una pulizia approfondita, così avviene anche per i nostri dati. Non si tratta certo di un compito facile, ma ripulire i propri archivi digitali può aiutarvi a mantenere ordine, sicurezza e organizzazione, soprattutto se sceglierete di dedicare del tempo per impostare un sistema che funzioni tutto l’anno.
Come Organizzare i Dati
Per quanti pensano ancora che l’organizzazione dei dati consista solo nel riordinare gli elementi nelle cartelle giuste, è arrivato il momento di cambiare opinione. I dati sono una risorsa preziosa e, come tale, richiedono un po’ di tempo e riflessione per essere organizzati in modo da adattarsi perfettamente alla vostra attività o a quella dei clienti.
Fare il Punto della Situazione
Il primo passo è identificare le fonti dati e gli asset. Se non si sa cosa si possiede, come si può sperare di organizzarlo? Una volta individuate tutte le risorse, è possibile classificarle in base al tipo e allo scopo.
Questa fase di classificazione è cruciale e consente di definire chiaramente le regole per ciascuna tipologia di dati: infatti, non tutti i dati sono uguali. La tipologia di dati determina la frequenza di accesso e, di conseguenza, la modalità di archiviazione. Occorre anche considerare i requisiti normativi e le regole di settore, che possono richiedere specifiche di archiviazione a seconda del tipo di dati trattati. Questo approccio all’organizzazione si chiama Data Management e pone le basi per piani organizzativi di alto livello, definiti Data Strategy.
Il Metodo di Conservazione
Successivamente, occorre scegliere il metodo di conservazione dei dati. Può sembrare facile scegliere tra un server on-premise e il cloud, ma, spesso, tipologie diverse di dati richiedono soluzioni diverse. In base al Regolamento generale per la protezione dei dati (GDPR) e ad altre leggi, alcuni dati, specie i dati personali dei clienti, devono essere archiviati in modo più sicuro di altri.
Ogni tipologia di dati va valutata secondo una serie di criteri, tra cui l’accessibilità, l’affidabilità, la sicurezza e il controllo degli accessi. Dopotutto, i dati sono stati raccolti per uno scopo, ed è quindi necessario assicurarsi che siano accessibili alle persone giuste. Questo significa, da un lato, rendere i dati facilmente accessibili, ma, dall’altro, limitare il numero di persone che possono accedervi. Oltre a queste preoccupazioni, dovete anche pensare al costo dell’archiviazione, alla frequenza di accesso ai dati, al livello di crittografia e anche alla posizione dell’archivio stesso.
Quando le idee sono chiare, si può facilmente verificare se le soluzioni di archiviazione attuali sono adeguate e persino confrontare le diverse offerte cloud. Vi consigliamo di cercare un fornitore di servizi cloud che offra tutte le caratteristiche e le funzionalità adatte alle vostre esigenze specifiche, ma che abbia anche una solida reputazione in termini di sicurezza e affidabilità. È importante sapere che i dati sono al sicuro e accessibili ad ogni occorrenza.
Eliminare ciò che non Serve
Come per tutte le pulizie di primavera, per organizzare al meglio i vostri dati dovrete sbarazzarvi di ciò che non serve più. Questo riduce la quantità di dati da archiviare, ma è anche un modo per rispettare gli standard.
Molte normative (tra cui il GDPR europeo), prevedono che i dati personali dei clienti o dei dipendenti siano conservati solo per il tempo necessario agli scopi per cui sono stati raccolti. Se non sono più utilizzati per quello scopo preciso, devono essere eliminati.
In ogni caso, è importante notare che si tratta di una linea guida generale e che i requisiti per la conservazione dei dati e delle registrazioni delle chiamate possono variare a seconda del settore, della tipologia di dati e di altri fattori.
Assicuratevi di consultare i legali e gli enti di normazione per garantire la conformità a tutte le leggi e le normative vigenti. Si tratta di un passo fondamentale nello sviluppo di una chiara politica di conservazione dei dati che tenga conto di questi fattori e garantisca comunque che i dati non vengano conservati più a lungo del necessario.
Una volta deciso cosa eliminare, l’operazione può risultare più complessa del previsto. Per i dati sensibili o riservati, la semplice eliminazione di un file non è sufficiente a rimuovere correttamente i dati da un dispositivo. È necessario utilizzare un metodo sicuro come il software di cancellazione dei dati, la distruzione fisica o la crittografia. È possibile che esistano normative specifiche del settore che definiscono un metodo preciso nell’ambito di una politica di distruzione dei dati.
Non tutti i file devono essere eliminati con così tanta cura. Pensate al tritacarte: alcuni documenti possono essere semplicemente gettati nella spazzatura, mentre quelli più sensibili devono essere stracciati o addirittura distrutti in modo sicuro. Il concetto è esattamente lo stesso per le informazioni digitali: eliminare equivale a spostare nel cestino.
Indipendentemente dal modo (sicuro) in cui si devono smaltire i file indesiderati, prendersi il tempo necessario per identificare e sbarazzarsi dei dati non necessari aiuterà a mantenere la vostra azienda conforme agli standard e a ridurre il rischio di violazione dei dati o altri problemi di sicurezza.
Limitare la Raccolta Dati
Il modo migliore per mantenere i dati organizzati e in ordine è quello di limitare la raccolta dati stessa. Che ci crediate o no, molte aziende raccolgono più dati di quanti non ne sappiano gestire: i dati sono raccolti nel caso in cui possano essere utili, ma non con un’intenzione e una destinazione definite sin dall’inizio. Risparmiate tempo e seccature: evitate la raccolta di dati privi di uso pratico.
In questo modo, è più facile elaborare i dati in vostro possesso ed essere in linea con le normative. Per il GDPR, ad esempio, è possibile raccogliere solo ciò per cui si ha il consenso. Perché aggiungere l’onere di richiedere il consenso per il trattamento di dati che non verranno usati? Per legge, i dati sono raccolti per uno scopo e per quello scopo devono essere usati, non è che tutto fa brodo.
Prima di procedere con la raccolta dati, è bene valutare come questi verranno usati, in modo da assicurarsi di raccogliere dati utili e di qualità, nel rispetto degli standard legali ed etici, e di mettere in atto procedure adeguate per l’analisi e la protezione dei dati.
Data Management nelle UC&C
È importante scegliere il fornitore giusto di Cloud Storage, così come è altrettanto importante scegliere un fornitore di UC&C che sia trasparente su come le soluzioni producono, proteggono e archiviano i dati. In questo modo, se dovrete allineare le soluzioni di comunicazione di un cliente con la sua strategia di archiviazione e conservazione dei dati, saprete già quali saranno le eventuali modifiche da apportare.
In Wildix utilizziamo Amazon Web Services (AWS) non solo per la sicurezza e l’affidabilità che offre, ma anche per la diffusione e la portata della sua infrastruttura a livello globale, per evitare che i dati dei nostri utenti finali siano archiviati chissà dove. In aggiunta, creiamo i nostri prodotti secondo il principio del secure by design, crittografando i dati dal punto di origine, durante il trasferimento e l’archiviazione, piuttosto di chiedere ai nostri partner di affidarsi a VPN o SBC di terze parti. Sappiamo infatti che i livelli aggiuntivi non fanno altro che aumentare le vulnerabilità e che l’unico metodo veramente sicuro è quello di includere la crittografia sin dall’inizio.
In ogni caso, anche se il vostro provider include caratteristiche simili di affidabilità e sicurezza, assicuratevi di poter disporre di un’assistenza in grado di consigliarvi su come adattare le soluzioni alle esigenze del vostro cliente. Siamo consapevoli che le normative possono cambiare e che alcuni settori hanno regole più restrittive di altri. Avere un team di assistenza come quello di Wildix, pronto ad aiutarvi quando ne avete bisogno, è una risorsa preziosa.
A prescindere da chi sceglierete come partner, prendersi il tempo necessario per considerare le esigenze di archiviazione dei dati dei vostri clienti consente il successo della loro attività, e vi classifica come specialista unico delle comunicazioni unificate. Proprio come per la gestione dei vostri dati, tutto ciò che serve è un po’ di riflessione, pianificazione e olio di gomito.
Per ulteriori suggerimenti sulla gestione e la sicurezza dei dati, registrati subito per ricevere gratuitamente il nostro magazine!