Il VoIP è Affidabile per le Aziende?

Con l’imminente switch-off del rame in tutto il mondo, sempre più aziende si chiedono se il VoIP sia affidabile per le aziende. Sebbene vi siano alcuni svantaggi, la verità è che le soluzioni di telefonia VoIP offrono notevoli vantaggi, purché siano correttamente integrate.

Svantaggi del VoIP

Per prima cosa, quindi, eliminiamo gli svantaggi. Per poter utilizzare efficacemente una soluzione VoIP, è necessario avere:

• Una connessione Internet veloce
• Un buon provider VoIP

Sembra facile, vero?

Il termine “buono” è soggettivo sia per quanto riguarda le connessioni Internet VoIP sia per quanto riguarda il provider. Una buona connessione può essere tale per qualcuno, ma non per qualcun altro.

Larghezza di banda: l’elevata richiesta

Se prevedete di gestire una singola linea VoIP con video, avrete bisogno di una connessione da 5 Mbps per mantenere la linea e gestire contemporaneamente upload e download di base. Tuttavia, se lavorate in un ufficio e avete decine o addirittura centinaia di chiamate in contemporanea, avrete bisogno di una larghezza di banda molto maggiore.

Uno dei problemi principali del VoIP è che le videochiamate utilizzano una larghezza di banda notevole. Per quanto si possano comprimere le immagini, ci sono sempre dei limiti. Le chiamate audio, al contrario, ne richiedono poca.

Con le chiamate audio è inoltre possibile risparmiare dati quando non si parla, poiché la linea non trasmette informazioni quando non ve ne sono da trasmettere.

La connessione Internet non serve solo per le chiamate, ma supporta anche il vostro CRM e il software per la collaborazione in ufficio. Quindi, se i 5 Mbps potrebbero in teoria supportare un massimo di 50 linee audio, per mantenere chiamate chiare e affidabili è più realistico utilizzare 11 linee.

Se scegliete di avere il numero massimo di linee per la vostra larghezza di banda, state sfidando la sorte. In effetti, la maggior parte delle persone che si chiedono se il VoIP sia affidabile per le aziende lo fanno perché hanno provato, o conoscono un’azienda che ha provato, a far funzionare il proprio sistema VoIP con una connessione Internet di qualità inferiore.

Considerando che le interruzioni Internet, e di conseguenza telefoniche, possono costare alla vostra azienda 5.600 dollari al minuto, è indispensabile trovare un provider di servizi Internet (ISP) che sia tanto affidabile quanto veloce. Se si utilizzano più linee di quante ne possa gestire la larghezza di banda, la qualità e l’affidabilità delle chiamate diminuiranno e, oltre alle chiamate perse, è probabile che si verifichino due problematiche tipiche del VoIP: il jitter e la latenza.

Jitter e latenza

Le chiamate VoIP funzionano inviando pacchetti di informazioni su Internet. Anche se questi pacchetti vengono inviati in ordine, possono essere confusi o persi durante il tragitto e causare balbuzie, ritardi o perdita della comunicazione durante una chiamata. Questi ritardi e inconvenienti, noti come jitter, si verificano spesso quando una rete o un server sono congestionati, con troppe informazioni richieste o inviate contemporaneamente.

È possibile utilizzare un buffer jitter, spesso fornito dal provider VoIP, per trattenere brevemente le informazioni in modo da catturare tutti i pacchetti e inviarli nell’ordine corretto. Tuttavia, la soluzione migliore per il jitter è assicurarsi che la connessione Internet sia sufficientemente veloce da supportare il numero di chiamate vocali e video che si devono effettuare.

C’è anche il problema della latenza, ovvero il ritardo tra la richiesta e l’arrivo delle informazioni. In questo caso i pacchetti di informazioni possono arrivare in ordine, ma con maggior lentezza, causando ritardi, eco e sovrapposizioni nella conversazione.

Poiché le chiamate VoIP vengono effettuate via Internet, c’è sempre un piccolo ritardo tra i server nell’inviare e ricevere le informazioni, con una latenza normale di circa 150-200ms. I problemi nascono quando il ritardo supera i 200ms. Ritardi maggiori tendono a verificarsi quando ci sono più colli di bottiglia tra i due server principali. Anche in questo caso, la connessione Internet è spesso la causa principale dei ritardi, ma anche hardware obsoleti, i firewall e le lunghe distanze tra i server. È qui che la scelta del giusto provider VoIP può fare un’enorme differenza.

Alcuni provider VoIP si concentrano esclusivamente sul loro servizio di telefonia, il che significa che avrete bisogno di telefoni fissi di terze parti compatibili e di sistemi di sicurezza aggiuntivi come VPN, SBC e firewall. Questo può funzionare bene e può essere una buona soluzione se avete investito di recente nell’hardware, ma significa che ci sono diversi punti deboli che possono limitare il flusso dei pacchetti o, peggio, creare backdoor per far passare delle minacce.

La configurazione più semplice e affidabile è quella in cui il provider VoIP vi vende un abbonamento mensile per l’hardware progettato specificamente per funzionare con il suo sistema di comunicazione. In questo modo si eliminano i problemi di compatibilità e si includono aggiornamenti e upgrade per assicurarsi di non rimanere mai bloccati con un hardware obsoleto che minaccia la qualità o la sicurezza delle chiamate.

Per ottenere la miglior qualità delle chiamate, dovreste cercare un provider VoIP che includa anche la crittografia end-to-end e che lavori con grandi infrastrutture cloud come AWS e Azure. Questo tipo di servizio integrato, o “secure by design”, è più affidabile e sicuro di quelli che prevedono una sicurezza “patchata”.

Inoltre, ha il vantaggio di ridurre la distanza tra i server, dato che soluzioni come AWS operano su scala globale con server dislocati in tutto il mondo. In questo modo si evita il sovraccarico, si riducono le distanze che le informazioni devono percorrere e si contribuisce alla conformità con le leggi locali sulla protezione dei dati.

In breve, avere il giusto servizio Internet e i giusti provider VoIP fa la differenza nel garantirvi una linea VoIP aziendale affidabile.

Chiamate di emergenza

C’è però un altro svantaggio da valutare attentamente quando si passa al VoIP: la mancanza di dati relativi alla posizione, condivisibili con i servizi di emergenza.

Con un telefono tradizionale, quando si chiama il 118 o il 112, le informazioni sulla posizione del telefono vengono inviate ai soccorritori, il che può salvare la vita in caso di chiamate silenziose. Molti telefoni VoIP, invece, non inviano automaticamente questi dati perché il numero non è legato a una posizione specifica.

Poiché lo stesso numero può essere raggiunto da un telefono fisso, da uno smartphone o persino da un computer in qualsiasi parte del mondo, il sistema non sa dove si trovi fisicamente il chiamante e la chiamata potrebbe anche non essere inviata al call center più vicino.

Questo fatto ha destato preoccupazione in alcuni Paesi, come gli Stati Uniti, come abbiamo già raccontato. Il modo migliore per combattere questo problema è caricare l’indirizzo, o anche i numeri di stanza, sui telefoni statici del sistema. Sebbene sia possibile farlo manualmente su molti sistemi VoIP, esistono fornitori che offrono un processo più semplice e automatico.

Per la sicurezza del personale, è bene ricordare che, se lavorano da remoto o cambiano spesso ufficio, devono sempre avere con sé un telefono di riserva per le emergenze, ad esempio uno smartphone personale.

Vantaggi di un sistema telefonico VoIP

Dopo aver esaminato i principali svantaggi del VoIP, diamo un’occhiata ai vantaggi rispetto ai sistemi tradizionali.

Scalabilità

La telefonia VoIP vi dà la libertà di scegliere il numero di linee, il tipo di hardware e il livello di servizio più adatto alla vostra azienda, con la possibilità di aumentare o diminuire il numero di linee in base alle vostre esigenze. Ad esempio, potete scegliere di utilizzare esclusivamente i computer come softphone, invece di acquistare telefoni fissi. Tuttavia, se cambiano le vostre esigenze, potete disporre dell’hardware attraverso offerte di hardware-as-a-service (HWaaS) e aggiungere o togliere linee con un semplice clic. In questo modo non pagherete mai per servizi che non usate, ma non limiterete neppure la crescita della vostra azienda. Tutto ciò è molto diverso dalla telefonia tradizionale, che limita il numero di linee installate e supportate dal PBX.

Costi

I sistemi tradizionali comportano anche un costo di manutenzione elevato, dato che la Rete Telefonica Generale (RTG) invecchia e sempre più tecnici vanno in pensione. Se a ciò si aggiungono i costi di noleggio della linea e dei minuti per la connessione Internet, è facile capire perché il VoIP ospitato nel cloud sia spesso la soluzione più economica.

Flessibilità

Ma i vantaggi in termini di risparmio non riguardano solo le bollette mensili e la manutenzione. Senza essere legati a una linea fisica, i dipendenti possono lavorare da remoto, da qualsiasi parte del mondo, con accesso completo al sistema telefonico aziendale. Ciò consente di affittare uffici più piccoli o di non affittarne affatto, a seconda del modello aziendale, aumentando al contempo il benessere e la fidelizzazione del personale.

Inoltre, gli strumenti di collaborazione inclusi, come le videoconferenze, consentono al personale di incontrarsi virtualmente senza doversi recare in uffici o filiali diverse, riducendo le spese di viaggio e i tempi di spostamento.

Efficienza

Ciò che rende le soluzioni VoIP davvero rivoluzionarie, tuttavia, è la loro capacità di integrarsi con gli altri sistemi operativi. Con un sistema telefonico tradizionale, dovete chiamare manualmente i clienti e poi registrare le chiamate nel CRM, con il rischio di perdere la chiamata se non siete alla scrivania. Al contrario, un sistema VoIP può integrarsi con il vostro CRM, in modo che tutte le chiamate vengano registrate automaticamente e che possiate chiamare i vostri contatti con un semplice clic. È possibile effettuare e ricevere chiamate di lavoro anche sui dispositivi personali, attraverso applicazioni dedicate o semplicemente aprendo la piattaforma nel browser. Così, anche se vi allontanate dalla scrivania, non perderete quella chiamata importante.

Le possibilità non finiscono qui. È possibile integrare telecamere, campanelli, sistemi di gestione alberghiera e calendari. Combinato con l’offerta di un sistema di comunicazione unificato che include chat, chiamate vocali e video, nonché videoconferenze, il VoIP offre innumerevoli possibilità per raggiungere i vostri clienti, ma soprattutto per farlo in modo rapido ed efficiente. Se a ciò si aggiungono potenti strumenti analitici, si ha tutto ciò che serve per gestire i propri clienti e capire come migliorare e far crescere la propria attività.

Affrontare il Futuro

Abbiamo già accennato al fatto che il sistema telefonico tradizionale verrà abbandonato in diversi paesi nei prossimi anni. Passare ad un sistema VoIP ora vi protegge dall’essere lasciati a bocca asciutta quando ci sarà sempre meno supporto per il vecchio sistema.

Dato che i sistemi VoIP utilizzano una connessione Internet, le possibilità di integrazione sono infinite. Ciò significa che il vostro sistema telefonico sarà in grado di connettersi alle più recenti tendenze in materia di comunicazione man mano che queste si evolvono, gettando le basi per far sì che la vostra azienda possa eccellere nel Metaverso o in qualsiasi altro luogo in cui la tecnologia vi porterà.

Il VoIP che utilizzate è affidabile?

La vera domanda, quindi, non è se il VoIP sia affidabile per le aziende, ma piuttosto se potete permettervi di non fare un cambiamento, in modo da sfruttare appieno i vantaggi offerti da un fornitore VoIP affidabile.

Non siete ancora sicuri di come individuarne uno? Quando cercate un nuovo provider, assicuratevi di tenere in considerazione quanto segue:

Caratteristiche

Non ha senso pagare per un sistema ottimizzato per un grande call center se siete un piccolo studio legale. Date un’occhiata a tutte le diverse funzionalità offerte e ai piani tariffari a cui sono collegate e trovate un’offerta che offra gli strumenti più utili per il tipo e le dimensioni della vostra attività. Vale la pena scegliere un provider che vi fornisca tutti gli strumenti necessari, in modo che, se decidete di effettuare un upgrade, possiate farlo senza dover cambiare provider, rischiando di interrompere l’attività.

Personalizzazione

Sebbene molti fornitori offrano un elenco di integrazioni, cercate quelli che aggiornano frequentemente questo elenco, che accettano richieste o offrono API aperte a partner e sviluppatori. Strumenti come le API aperte consentono di integrare facilmente il centralino VoIP a un altro sistema, come Google Calendar, senza una conoscenza approfondita di entrambi i sistemi. Ciò significa che è possibile creare integrazioni personalizzate che forse nessun’altra azienda ha mai affrontato prima. I fornitori che non offrono questi strumenti di personalizzazione non vi permettono di creare i flussi di lavoro più efficienti per il vostro team: sottoscrivere un contratto con un fornitore che non è al passo con le tendenze potrebbe costituire un vincolo scomodo.

Posizioni del server

Sebbene possiate essere tentati di ospitare il vostro centralino VoIP in loco o di scegliere un provider che ospita il proprio cloud, fate attenzione. Questi sistemi sono più facili da violare, si aggiunge latenza indesiderata alle chiamate e sono richiesti costi aggiuntivi di hardware e manutenzione. Scegliete piuttosto un provider che collabora con grandi infrastrutture cloud come AWS per avere sistemi più efficienti e affidabili.

Source: Amazon AWS

Sicurezza

Non fatevi cogliere impreparati da cyberfurti che cercano di estrarre dati dalle vostre chiamate e messaggi. Cercate fornitori VoIP che includano la crittografia end-to-end, che lavorino con grandi infrastrutture cloud e che non si affidino a strumenti di terze parti per proteggere i vostri dati e gli accessi.

Design intuitivo

L’ultima cosa che desiderate è investire tempo e denaro nella creazione del vostro sistema ideale, per poi scoprire che il personale lo trova confuso o difficile da usare. I sistemi complicati richiedono tempi lunghi per la formazione del personale e spesso succede che i dipendenti ignorino alcune funzionalità se decidono che sono troppo complicate da usare. Assicuratevi che, qualunque sia il sistema scelto, il design sia semplice, facile da usare e intuitivo, in modo che fin dall’installazione possiate trarre il massimo beneficio dal vostro investimento.

Le soluzioni VoIP di Wildix

Se siete alla ricerca di un nuovo provider VoIP o state semplicemente cercando il primo, Wildix soddisfa tutti i criteri di cui sopra e può fornirvi una soluzione di comunicazione adatta alle vostre esigenze. In qualità di primo provider VoIP browser-based, Wildix utilizza il WebRTC come base del suo software, rendendolo facile da lanciare, sicuro e compatibile con un’ampia gamma di browser e hardware.

Se siete pronti ad abbandonare il vostro sistema telefonico tradizionale e ad abbracciare il cloud VoIP, fatelo con fiducia sapendo che con il giusto ISP e i giusti provider VoIP, il vostro sistema VoIP sarà affidabile, per la vostra azienda di oggi, ma anche per quella del futuro.

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