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Rendi permanente il tuo home office

Alcuni studi hanno dimostrato che, ora più che mai, lavorare da casa è diventata un’opzione fattibile per le aziende di tutto il mondo. Poiché sempre più aziende hanno iniziato a riaprire gli uffici, molti dipendenti possono lavorare da casa pochi giorni alla settimana. Quando è esplosa la crisi sanitaria a livello globale, molte aziende sono state colte alla sprovvista per quanto riguarda lo smart working e i dipendenti hanno dovuto accontentarsi di ciò che avevano, in termini di un ufficio a casa. Questo blog post ti mostrerà pochi passaggi per far sembrare il tuo ufficio a casa, beh, un vero ufficio.

 

Crea un piano con il tuo datore di lavoro

Prima di tutto, devi impostare un piano con il tuo datore di lavoro, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Le cose importanti da precisare sono i dettagli, come quanti giorni alla settimana puoi lavorare da casa, se sono gli stessi giorni ogni settimana o se il piano è più flessibile e qual è la procedura da seguire se sei a casa ma c’è bisogno che tu entri fisicamente nella postazione dell’ufficio. Programmare queste cose in anticipo ti aiuterà a evitare conflitti e confusione. Ti suggeriamo inoltre di assicurarti che i giorni in cui puoi lavorare da casa siano elencati nel calendario condiviso, in modo da evitare chiamate del tipo “Ma non dovevi essere in ufficio oggi?”

Un’altra cosa da chiedere al tuo datore di lavoro è se offrirà una sorta di stipendio per l’uso dei materiali del tuo ufficio da casa o se contribuirà al pagamento di eventuali nuovi mobili che potresti dover acquistare. In contesti come questo, cose come l’uso di Internet sono spesso trascurate. Regolare in anticipo questi dettagli chiave può salvarti da grossi grattacapi.

 

Trova lo spazio per il tuo ufficio a casa

Quando sono iniziate le chiusure, è stato necessario accontentarsi dello spazio disponibile a ​​casa. Lavorare dal tavolo della cucina o dalla stanza per gli ospiti non era l’ideale, ma l’importante era portare a termine il lavoro. Se hai spazio a casa e puoi trasformare un’intera stanza in un ufficio, è fantastico! In caso contrario, dovrai essere creativo. Se non puoi usare un’intera stanza, puoi cercare di sistemare i mobili in modo da poter creare uno spazio di lavoro che non sia troppo ingombrante. Massimizzare il tuo spazio non significa aggiungere più mobili, si tratta invece di usare quello spazio nel modo più efficiente.

Altre idee che abbiamo analizzato per gli uffici includono grandi armadi convertiti a ufficio, tristi scantinati trasformati in spazi zen e toelette per il trucco altamente versatili. Dopotutto, è casa tua e puoi avere l’ufficio che preferisci!

Piccolo suggerimento: fai in modo che il tuo ufficio abbia una luce naturale. Secondo Elemental Green, uno spazio illuminato naturalmente ti aiuterà a essere più produttivo, rispetto ad un ambiente di lavoro illuminato artificialmente.

 

Raccogli le apparecchiature per il tuo ufficio

Ora che hai scelto uno spazio per il tuo ufficio da casa e sai con quale frequenza potrai lavorare da lì, puoi scegliere la disposizione dei mobili e delle apparecchiature che funzioni meglio per te. Se lavori da casa uno o due giorni al massimo alla settimana, non è necessario acquistare una scrivania grande, pesante e costosa. Qualcosa di più piccolo o un po’ più leggero farà al caso tuo, senza dover spendere troppo per un set completo per l’ufficio. Assicurati invece di acquistare una sedia che sia effettivamente comoda. Sebbene sia allettante, non è consigliabile lavorare da una poltrona tutto il giorno e le sedie da cucina dure non sono assolutamente adatte. Anche in questo caso l’obiettivo è far sembrare quello spazio un vero ufficio, anche se la tua sedia è un po’ più eccentrica del normale.

Per quanto riguarda gli articoli da ufficio di cui avrai bisogno, puoi regolarti in base al numero di giorni alla settimana in cui lavorerai da casa. Se hai bisogno solo di poche penne, blocchetti memo adesivi e un taccuino, il tutto sarà piuttosto semplice. Ma se hai bisogno di apparecchiature come una stampante, uno scanner o materiali di spedizione, cerca di trovare una soluzione con il tuo datore di lavoro. Tutti questi componenti occupano spazio prezioso, quindi tienilo a mente quando decidi come organizzare il tuo ambiente per lavorare.

 

Rendilo tuo

Proprio come la tua scrivania quando sei al lavoro, trascorrerai molto tempo nel tuo ufficio da casa, quindi rendilo più piacevole che puoi! Mettere foto della tua famiglia o degli animali domestici ti farà comunque sorridere, anche se si trovano nella stanza accanto. Piante e verde aiuteranno ad abbellire la stanza e, poiché probabilmente ci sarà una finestra, sarà semplice mantenerle in vita. Tappeti e coperte possono aiutare a creare una dimensione extra al tuo spazio, rendendo l’ambiente di lavoro più accogliente e confortevole.

Se stai lavorando in un’area relativamente piccola e non hai molto spazio sulla scrivania, prova ad appendere cestini o piccoli secchi alle pareti per riporre documenti, penne, taccuini, ecc. Quello spazio verticale non è solo per calendari e lavagne!

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Diventiamo Flessibili: fidelizza i tuoi dipendenti con lo Smart Working

Attirare talenti nella tua azienda non è più soltanto un fattore puramente di stipendio o benefit. Nel mercato del lavoro odierno, i dipendenti cercano qualcosa di più.

Sono interessati a condizioni di lavoro flessibili, non solo in termini di quando poter lavorare, ma dove.

Sempre di più, i lavoratori si lamentano di dover andare ogni giorno in ufficio. I datori di lavoro più attenti si sono accorti di questa problematica e hanno offerto loro l’opportunità di lavorare da casa. 

Il beneficio per i lavoratori sono molteplici. Lavorando da remoto, possono svegliarsi più tardi, evitare lunghi spostamenti e, nel caso avessero bambini, possono tenerli d’occhio e badare a loro. In Smart Working è anche molto più facile sentirsi a proprio agio, poiché è possibile lavorare ovunque, dalla propria poltrona preferita, al bar locale.

Come ci si aspetterebbe, queste comodità fanno la differenza in termini di soddisfazione dei lavoratori. Secondo uno studio del 2019, i dipendenti che possono lavorare da remoto hanno il 57% di probabilità in più di essere soddisfatti del proprio lavoro, rispetto a quelli che devono lavorare in ufficio. Secondo un altro studio, il 78% dei manager ritiene che il telelavoro e gli orari di lavoro flessibili siano gli incentivi non monetari più efficaci per trattenere i talenti.

La conclusione naturale è che il telelavoro è una grande attrazione quando si tratta di scegliere un datore di lavoro. Ma questo fa sorgere una domanda molto importante: quanta della tua concorrenza offre questa opzione?

Da questi e altri studi sappiamo che:

Ma forse i più importanti sono questi due ulteriori risultati:

 

 

Quindi, non solo la forza lavoro moderna è interessata a condizioni di lavoro flessibili, ma le aziende le rendono sempre più disponibili, al punto che chi non offre il telelavoro rischia di rimanere fuori dal mercato.

Ma le società che propongono quest’offerta rimangono comunque in minoranza. Per i datori di lavoro, questo significa che ora è l’occasione perfetta per superare la concorrenza offrendo l’opzione di telelavoro.

Per portare questa opzione nella tua azienda, avrai bisogno di uno strumento di comunicazione efficace come Wildix Collaboration: una piattaforma WebRTC elegante e “secure-by-design”, con funzionalità di chat, voce e videoconferenza. Poiché è utilizzabile direttamente dalla finestra del browser, rappresenta un modo smart e flessibile per i dipendenti in smart working per rimanere in contatto con il proprio team.

Come innumerevoli altri aspetti della trasformazione digitale, le opzioni di lavoro flessibile potrebbero non essere ancora completamente adottate, ma non si possono più ignorare. Anzi, adottando presto le capacità di telelavoro e lavoro a distanza, le aziende possono mettersi in luce nel mercato del lavoro.

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Politica dello Smart Working: ecco alcuni consigli utili

Linee Guida Chiave per i Manager

Nell’organizzare un team che lavora da remoto, la tecnologia non è l’unico ostacolo che un manager deve superare. Per essere certo di essere ben organizzato, avrai anche bisogno di una politica del lavoro da casa ben consolidata.

Sembra difficile? Approfondire i dettagli può essere complicato ma, fortunatamente, delineare uno schema di base è in realtà abbastanza semplice. Concentrati solo sui seguenti principi e sarai in grado di elaborare una politica trasparente e pienamente in regola.

Stabilisci Aspettative Chiare 

Sai già che è importante che i dipendenti comprendano quali compiti devono svolgere. Soprattutto quando si tratta di lavorare da casa, dove la comunicazione e la supervisione saranno inevitabilmente meno frequenti.

Per iniziare la tua politica di lavoro da remoto, prima stabilisci quali compiti i dipendenti svolgeranno in ciascun ruolo. Se è semplice perché consiste semplicemente nel ripetere ciò che fa già parte della descrizione del loro lavoro, allora fantastico! Copialo e sarai pronto per iniziare. Altrimenti, scrivi mansioni nuove o modificate secondo necessità.

È anche consigliabile eseguire il backup di questa parte dell’accordo con alcuni strumenti per monitorare il lavoro dei dipendenti. Poiché non sarai in giro per gestire direttamente i dipendenti che lavorano da remoto, impostare un obiettivo quotidiano, una serie di tappe intermedie o una bacheca delle attività li aiuterà a mantenere la concentrazione sul lavoro che devono svolgere.

Scegli un Compenso Adeguato

In un contesto di lavoro da remoto, il pagamento è piuttosto semplice poiché funziona quasi come quello per lavoro classico.

Per i dipendenti che non hanno diritto al pagamento dello straordinario, ciò significa inviare pagamenti in conformità con l’ultimo contratto applicabile. Per i dipendenti che invece hanno tale diritto, dovrai tenere ogni giorno un registro completo dell’orario in cui attaccano, staccano e della pausa pranzo. (Qualche software per timbrare il cartellino elettronico sarà probabilmente la soluzione migliore.)

Ricorda però che se il foglio presenze di un dipendente che non ha diritto allo straordinario mostra che ha lavorato più di 40 ore per una settimana, sei comunque tenuto a pagargli gli straordinari per quelle ore aggiuntive. E sì, anche se non hai specificamente richiesto quelle ore. Per evitare problemi, prendi in considerazione l’idea di approfondire la tua politica con linee guida che stabiliscano chiaramente in quali circostanze è consentito lo straordinario e cosa accadrà in caso di violazione di tali regole.

Indica cosa pagherai

Un altro elemento importante è se pagherai le utenze e le attrezzature dei dipendenti che lavorano da remoto. Fornirai loro un computer? Un telefono? Dovrebbero usare i loro dispositivi personali? Saranno rimborsati per l’utilizzo di Internet e dell’elettricità?

Tutto questo può sembrare eccessivamente dettagliato, ma in realtà è fondamentale stabilire quanti soldi andranno ai tuoi dipendenti che lavorano da remoto e per quali scopi. Quindi assicurati che una parte del tuo accordo elenchi esattamente quali strumenti e/o risorse (se presenti) verranno acquistati con i fondi dell’azienda.

Stabilisci l’ambiente di lavoro

Sì, la politica si chiama “lavoro da casa”, ma è l’unico posto in cui i dipendenti possono lavorare?

Supponiamo che vogliano lavorare in un bar, a casa di un amico o in una piscina dotata di WiFi. Vanno bene anche quei luoghi?

Che la risposta sia “sì” o “no”, la tua politica di lavoro da remoto dovrebbe specificarlo. Non lasciare spazio a dubbi su quali luoghi siano qualificati come luoghi di lavoro accettabili, anche se la tua politica è generica come “ovunque sia più comodo”.

Dai la priorità alla Sicurezza

Una preoccupazione comune nel lasciare che i dipendenti lavorino fuori dall’ufficio è mantenere la sicurezza dei dati. Considerando la quantità di fughe di dati aziendali, è facile capire perché.

Fortunatamente, i lavoratori possono mantenere protetti i loro dati quando lavorano al di fuori della sicurezza dell’ufficio, principalmente grazie alla tecnologia. Sebbene le VPN siano spesso citate come una soluzione, la realtà è che gli hacker riescono facilmente ad aggirarle (come abbiamo detto in un post precedente).  Una soluzione molto più affidabile è una piattaforma di comunicazione che utilizzi la WebRTC per stabilire una connessione diretta da utente a utente, poiché un collegamento diretto non permette a terze parti di intercettare i dati crittografati scambiati.

Qualunque opzione tu scelga, per massimizzare la sicurezza, assicurati che la tua politica imponga che le comunicazioni aziendali siano effettuate solo attraverso quella piattaforma protetta. Dovresti anche prendere in considerazione l’idea di offrire ai dipendenti una formazione ulteriore sulla sicurezza, come le istruzioni per non lasciare i dispositivi aziendali in luoghi pubblici o informazioni su come evitare tentativi di phishing.

Rimani in Contatto

Anche se i dipendenti che lavorano da remoto saranno inevitabilmente meno presenti di quelli in ufficio, questa non è una scusa per ignorarli, per essere meno in contatto con loro o per fornire loro meno formazione. (Inoltre, le leggi contro la discriminazione possono esporti al rischio di una denuncia se rivolgi ai dipendenti che lavorano da remoto un’attenzione minore, che possa essere considerata discriminatoria.)

Ricorda che i dipendenti che lavorano da casa avranno bisogno di una guida di tanto in tanto, sia in modo che sappiano in che direzione dare al loro lavoro, sia in modo che tu sappia che sono importanti per la tua azienda. A tal fine, includi nella tua politica di lavoro da remoto incontri individuali e di avanzamento regolari, idealmente tramite videochiamate, per una maggiore presenza e una connessione più personale.

Lascia Spazio allo Svago

E parlando di connessioni personali, cos’è un ambiente di lavoro senza un po’ di leggerezza di tanto in tanto?

Nonostante tutti i vantaggi dello smart working, uno dei principali svantaggi è che può far sentire i dipendenti soli. Non è difficile capire perché: non essere fisicamente insieme ai colleghi può creare un senso di lontananza. Questo non solo è dannoso per il team building, ma può anche compromettere la salute mentale dei dipendenti.

Per contrastare questo problema, è fondamentale che il tuo piano di lavoro da remoto consenta al tuo team di avere conversazioni amichevoli oltre a quelle professionali. Ci sono molti modi per farlo, dalla creazione di una chat di gruppo “divertente” separata nella tua piattaforma di comunicazione, alla pianificazione di happy hour virtuali tramite videoconferenze. Ma indipendentemente da quale faccia più al caso tuo, è fondamentale che la tua politica sul lavoro da casa non sia solo lavoro: i tuoi dipendenti saranno molto più felici se avranno anche la possibilità periodica di scherzare, giocare e socializzare.

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Manager: sapete quali sono le prospettive per lo Smart Working?

Gli uffici stanno riaprendo. Ma ciò non significa che il vostro team voglia lavorarci a tempo pieno.

Anche considerando in quanto tempo gli analisti hanno previsto un passaggio massiccio allo smart working, si può dire con certezza che pochi si aspettavano che sarebbe avvenuto così in fretta. Parlando di cifre, Gallup riporta che il numero di dipendenti statunitensi che lavorano da remoto è raddoppiato in meno di un mese, passando dal 31% al 62%. 

Ma sarà solo temporaneo? Ora che moltissimi imprenditori possono finalmente far tornare i propri i dipendenti in ufficio, in tanti si chiedono: “lo smart working dovrebbe essere la nuova normalità?”

Tuttavia, prima di affrontare cosa sarà e non sarà “la nuova normalità”, vale la pena considerare la situazione attuale.

Smart Working: a che punto siamo?

Innanzitutto, bisogna ammettere che si è verificato un cambiamento senza precedenti sul posto di lavoro.

Durante la quarantena, i lavoratori hanno visto in prima persona che non solo possono svolgere il proprio lavoro da casa, ma possono farlo anche a lungo termine. E questo ha fatto sì che milioni di lavoratori volessero continuare a lavorare da casa.

Secondo vari sondaggi recenti:

  • Il 53% dei lavoratori statunitensi ora vuole lavorare da remoto il più possibile (Gallup);
  • Il 75% dei lavoratori statunitensi ora desidera lavorare da remoto la maggior parte della settimana (IBM);
  • Il 60% dei lavoratori statunitensi ritiene che rimarrà più produttivo se lavorasse da casa a tempo indeterminato (Glassdoor).

Questi numeri non sorprendono se consideriamo i dati storici. Già nel 2018, in base al sondaggio di FlexJobs, sapevamo che:

  • Il 76% dei dipendenti sarebbe stato più fedele alla propria azienda se avesse avuto la possibilità di lavorare da remoto;
  • Il 65% dei dipendenti riteneva che sarebbe stato più produttivo lavorare da casa;
  • Il 52% dei dipendenti riteneva che lo smart working avrebbe avuto un effetto positivo sulla qualità della vita;
  • Il 77% dei dipendenti riteneva che lo smart working avrebbe migliorato la propria salute.

Non è difficile capire da dove provengano queste convinzioni: lo smart working significa non doversi spostare e poter lavorare in un ambiente più familiare e più facilmente controllabile. Secondo l’American Psychological Association, significa anche maggiore produttività, maggiore soddisfazione e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Altrettanto rilevante per i dipendenti è il fatto che, quando si considerano i luoghi di lavoro nel loro insieme, lo smart working sta diventando standardizzato. Del 23,7% della popolazione degli Stati Uniti che ha utilizzato lo smart working regolarmente prima della pandemia (secondo l’Ufficio delle statistiche del lavoro degli Stati Uniti del 2018), il 55% dei manager afferma che continuerà con politiche di lavoro da remoto al termine della quarantena, secondo un sondaggio di Gallup.

Poi ci sono i colossi del mondo del business: aziende leader come Google, Microsoft, Twitter, Amazon e Facebook hanno esteso la modalità smart working fino alla fine del 2020, fungendo così da modello per quanto riguarda la possibilità di estendere la durata del lavoro da remoto.

Guardando al domani

La conclusione di tutto ciò è che il luogo di lavoro convenzionale è cambiato. Prima si parlava di smart working come un’opzione, che spesso veniva considerata come un benefit, un extra che poteva decidere l’azienda se accordare o meno.

Ma d’ora in avanti, i dipendenti si aspettano opzioni di smart working. Non solo i lavoratori hanno visto che il sistema funziona e hanno avuto la possibilità di goderne i benefici, ma stanno anche vedendo che le aziende intorno a loro continuano ad utilizzarlo.

Quindi, dopo aver detto tutto questo, è opportuno tornare alla domanda iniziale: “Lo smart working dovrebbe essere la nuova normalità?”

La risposta a questa domanda dipende da come si vuole rispondere ad un’altra domanda: in che misura si desidera che la propria azienda sia competitiva in termini di fidelizzazione e acquisizione dei talenti?

Osservando le aspettative dei dipendenti, sembra che i lavoratori più promettenti saranno molto interessati allo smart working, poiché, se la vostra azienda non lo utilizza, ne troveranno molte altre che offrono questa opportunità.

In altre parole, se la vostra “nuova normalità” non include lo smart working, è improbabile che sia composta da dipendenti qualificati. Ormai le preferenze sono cambiate e il mercato ha già cominciato ad adattarsi: per i datori di lavoro, questo significa o tenere il passo o rimanere indietro.

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E’ arrivata l’ora dei meeting da remoto

Videoconference

Videoconferenza: ecco perché i manager dovrebbero iniziare ad usarla

Esiste un detto diffuso e comune a tutti gli impiegati: 

“Questo meeting poteva benissimo essere riassunto in una semplice e-mail.”

Ciò che spesso si cela alla base di questo messaggio è il senso di frustrazione nella gestione del tempo. Il detto viene usato da quei dipendenti che desidererebbero semplicemente svolgere il proprio lavoro, senza essere continuamente obbligati a lasciare la propria scrivania per ascoltare informazioni che potrebbero essere date in modo molto più immediato. 

Ad esempio, potrebbero essere gestite tramite videoconferenza.

In un mondo sempre più dominato dallo smart working, le aziende non possono più permettersi di trascurare i vantaggi dati da questo strumento (ancora più evidenti per tutti quei dipendenti che non riescono a stare seduti durante una conferenza di persona).

I vantaggi dei (video) meeting da remoto

Il fatto che la videoconferenza sia uno strumento messo a disposizione dall’azienda, oltre alla mera comunicazione via e-mail, dimostra l’importanza che i manager danno alle riunioni.

I manager spesso sostengono che si perdono le e-mail nella posta in arrivo, che ascoltare le stesse informazioni dette a voce le fa imprimere meglio nella loro memoria, che riunire l’intera squadra crea unità e che è importante consentire ai dipendenti di porre domande o proporre nuove idee.

La videoconferenza offre tutti questi vantaggi. Questo strumento permette ai dipendenti di ottenere la stessa sensazione di presenza di una riunione fisica e di comunicare a voce con gli altri partecipanti. Inoltre, durante una videoconferenza si possono ricevere nuovi input. 

Il fatto più sorprendente è che, tramite le conferenze Web, i dipendenti possono godere di tutti questi benefici dalla comodità delle proprie case. 

In un certo senso, la videoconferenza rappresenta una via di mezzo tra lo svolgimento di riunioni fisiche e l’invio di un’e-mail, offrendo ai dipendenti un modo più comodo e meno invasivo di partecipare ad una riunione ed ai Manager di avere lo stesso impatto di una conferenza.

Un futuro smart 

Prendendo in considerazione tutto questo, i Manager non dovrebbero pensare che i lavoratori rinuncino a questo strumento di comunicazione una volta rientrati in ufficio. 

Secondo un sondaggio di IBM, ben il 75% degli smart workers americani vorrebbe continuare a lavorare da casa almeno alcuni giorni della settimana. Anche Gallup conferma questi dati. Secondo la sua ricerca, il 55% dei manager consentirà ai propri dipendenti di continuare a lavorare da casa dopo la fine delle restrizioni della quarantena.

Alla luce di questi dati, possiamo affermare con certezza che lo smart working sia qui per restare. 

E’ importante considerare che adottare una politica di lavoro di questo tipo permette anche di attirare talenti. Rifiutarla, potrebbe significare non rendere la propria azienda appetibile a nuovi talenti. 

Naturalmente, affinché la videoconferenza sia un’alternativa realmente praticabile alle riunioni di persona, il sistema sul quale si basa deve essere sicuro, altamente connettivo ed user-friendly. 

Anche così, sarebbe comunque assurdo affermare che il video dovrebbe sostituire ogni incontro di persona. 

Il punto è più semplicemente che, anche se il personale non vede l’ora di interagire nuovamente con i colleghi, sarà sempre meno probabile che questo accada ogni giorno della settimana lavorativa, anche per i manager sostenitori dei meeting face-to-face.

In questo momento, anche se i dipendenti venissero obbligati a lavorare sempre in ufficio qualsiasi cosa accada, li potremmo benissimo sentir dire sempre più spesso: “Questo meeting avrebbe dovuto essere una videoconferenza!”

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