Als die Pandemie noch nicht grassierte, war die Durchführung von Besprechungen für die meisten Unternehmen im Büro einfach. Wer sein Team versammeln musste, konnte schnell einen der Konferenzräume vor Ort buchen. Und mussten Sie wichtige Führungskräfte von mehreren Standorten einbeziehen, hatten Sie die Wahl zwischen einer Telefonkonferenz oder einer großen persönlichen Sitzung. Inzwischen berichtet Gartner, dass mehr als die Hälfte der Unternehmen in diesem Jahr damit rechnen, dass mehr als 50 % ihrer Mitarbeiter aus der Ferne oder in hybriden Arbeitsverhältnissen arbeiten werden. Wie wir erst kürzlich berichtet haben, gibt es keine Anzeichen dafür, dass sich der Trend zur Fernarbeit abschwächt, sodass immer mehr Besprechungen virtuell abgehalten werden — einige Teams treffen sich sogar überhaupt nicht mehr persönlich.
Ist das ein Fortschritt oder eine Tragödie nach der Pandemie? Es ist schwer zu beurteilen, aber da die Teams sich geografisch immer weiter voneinander entfernen, wird es immer schwieriger, alle in einem Raum zu versammeln. Sind persönliche Treffen in Anbetracht der logistischen Herausforderungen noch den zusätzlichen Aufwand wert oder sind Telefonkonferenzen ein mehr als angemessener Ersatz?
Was ist eine Telefonkonferenz?
Eine Telefonkonferenz ist ein Audioanruf, bei dem mehrere Personen gleichzeitig an einem virtuellen Raum teilnehmen können, indem sie eine bestimmte Nummer wählen und häufig einen Zugangscode oder eine PIN zur Sicherheit eingeben. Die Anzahl der Personen, die dem virtuellen Raum beitreten können, hängt von der Konferenzbrücke — d. h. der Software — ab, die für den Anruf verwendet wird.
Telefonkonferenzen sind nichts Neues, denn das erste analoge Gespräch wurde bereits 1915 geführt. Was virtuelle Konferenzen jedoch revolutioniert hat, sind VoIP (Voice-over Internet Protocol) und die WebRTC-Technologie. Anstatt Anrufe über Kupferkabel zu tätigen, können Gespräche nun über das Internet und sogar direkt über den Browser geführt werden, ohne dass Nummern im öffentlichen Telefonnetz (PSTN) ausgeschlossen werden. Diese Entwicklung hat die Verbreitung von Video- und Webkonferenzen vorangetrieben. Letztere ermöglichen Organisatoren, zusätzlich zu den Audiokonferenzen auch Monitore und virtuelle Whiteboards zur gemeinsamen Nutzung zu verwenden. Aber auch in ihrer traditionellen Audioform haben Telefonkonferenzen eine Menge zu bieten.
Vorteile
Der Hauptvorteil von Telefonkonferenzen ist, dass Sie nicht an einen bestimmten Ort gebunden sind, was wiederum bedeutet, dass sie:
- Zeit sparen
- Kostengünstig sind
- Eine bessere Ausgewogenheit zwischen Arbeit und Privatleben fördern
Es versteht sich von selbst, dass Telefonkonferenzen weniger Zeit in Anspruch nehmen, da sie keine Reisezeit erfordern. Ihr virtueller Charakter bedeutet aber auch, dass sie ohne Aufwand schnell organisiert werden können. Viele moderne Unified Communications (UC)-Systeme ermöglichen die schnelle Integration von Anrufern in ein bestehendes Gespräch, wenn Sie zusätzlichen Input benötigen, oder die sofortige Versendung von Einladungen per E-Mail, wenn dies kurzfristig erforderlich ist. In Kombination mit der Anwesenheitsfunktion und der Integration von Kalendern können Sie sogar die Verfügbarkeit der Teilnehmer abfragen und Ihre Besprechung entsprechend planen. Dadurch erhalten Sie die besten Voraussetzungen, alle wichtigen Führungskräfte zeitnah und effizient einzubinden.
Mit der Zeitersparnis sind natürlich auch Kosteneinsparungen verbunden. Da Sie nicht alle Teilnehmer an einem Ort versammeln müssen, können Unternehmen Geld für Reisekosten, Raum- oder Büromieten und für die Wartezeit sparen, die durch den Aufschub wichtiger Entscheidungen bis zur Durchführung eines Meetings entsteht. Insbesondere in Branchen, die sich so schnell anpassen und weiterentwickeln, kann ein mangelndes Interesse an Technologie und Trends zu verpassten Chancen führen, die sich negativ auf Ihren Gewinn auswirken können.
Nachteile
Warum sind persönliche Treffen angesichts all der oben genannten Vorteile nach wie vor von so großer Bedeutung?
Nun, es gibt natürlich auch Nachteile, wenn man sich ausschließlich über das Telefon unterhält:
- Keine visuellen Anhaltspunkte
- Ablenkungen
- Die Gesprächsqualität kann schwanken
Man denkt selten aktiv darüber nach, aber bei einem Gespräch hören wir mehr als nur die Worte des Gesprächspartners. Der Tonfall, der Gesichtsausdruck und die Körpersprache vermitteln zusätzliche Informationen, die uns mehr Kontext vermitteln und uns beim Verständnis der Aussage helfen. Bei reinen Audio-Telefonkonferenzen gehen all diese Nuancen verloren. Und auch wenn dies in den meisten Fällen kein besonders großes Problem darstellt, kann es für Fremdsprachler schwieriger sein, den Besprechungen zu folgen und schließt zudem Gebärdensprecher völlig aus.
Wenn Sie also mit einem vielfältigen, multikulturellen Team arbeiten, empfiehlt es sich die Wahl von Video- oder Webkonferenzen für Ihre virtuellen Besprechungen. Damit können die Teilnehmer die Körpersprache der anderen Teilnehmer über ihre Kameras wahrnehmen, wenn ein persönliches Meeting nicht möglich ist.
Störfaktoren
Sobald die Teilnehmer den physischen Sitzungssaal wieder verlassen haben, befinden sie sich inmitten des Alltagsgeschehens. Und das lässt Raum für viele unerwartete Ablenkungen, die sich einschleichen können. Ob es nun ein unerwartetes Klopfen an der Tür, die Familienangehörigen des Mitarbeiters oder sogar ein Barista in einem Café ist. Es gibt eine ganze Bandbreite an Problemen, die den Gedankengang eines Anrufers stören. Es kann sogar dazu führen, dass Dinge wiederholt werden müssen und sich das Meeting etwas länger hinzieht.
Das ist zwar frustrierend, doch es gibt Möglichkeiten, dieses Problem zu entschärfen: Headsets zeigen an, wenn der Benutzer beschäftigt ist und der Anrufer kann den richtigen Ort für die Annahme des Anrufs wählen. Allerdings ist ein dedizierter Besprechungsraum viel besser geeignet, um externe Ablenkungen auszuschalten und zu gewährleisten, dass sich alle Teilnehmer auf die anstehende Aufgabe konzentrieren können, da jeder jeden sehen kann.
Schließlich kann die Verständigung zwischen den Gesprächspartnern schwierig sein, wenn sich die Gesprächsqualität verschlechtert, was auf beiden Seiten vorkommen kann. Um dies zu vermeiden, insbesondere bei VoIP-Telefonen, sollte Ihre Internet-Bandbreite schnell genug sein, um die Besprechung zusätzlich zu den normalen Anrufen zu bewältigen. Bedenken Sie, dass alles von derselben Verbindung abhängt. Wenn Sie also wissen, dass Sie regelmäßig Telefonkonferenzen abhalten werden, sorgen Sie für eine ausreichende Übertragungsgeschwindigkeit, während Sie gleichzeitig Ihre anderen Büroanwendungen nutzen.
Natürlich ist eine schlechte Tonqualität ein Problem, das bei persönlichen Besprechungen auftreten kann, abhängig von der Größe des Raums, der Akustik und den einzelnen Lautsprechern. Es lohnt vor Ort zu kontrollieren, ob ein zusätzliches Soundsystem oder visuelle Unterstützung benötigt wird, abhängig von der Anzahl der teilnehmenden Personen und dem gewählten Tagungsort.
Der Mehrwert eines persönlichen Treffens
Wenn Sie ausschließlich mit Remote-Teams arbeiten, ist die Entscheidung klar: Telefonkonferenzen sind die einzige Option, die sich anbietet. Aber in einem hybriden Arbeitsmodell kann diese Entscheidung etwas komplexer sein.
In virtuellen Meetings lässt sich zwar der Gemeinschaftssinn und der Teamgeist fördern, doch persönliche Treffen mit eingeplanten Pausen und Ausfallzeiten vor und nach der Konferenz sind für Small Talk und informelle Interaktionen förderlich, die die Grundlage für zwischenmenschliche Beziehungen bilden. Da bei einer Telefonkonferenz all diese Zeit im Namen der Bequemlichkeit und Effizienz wegfällt, verspüren die betroffenen Teams möglicherweise einen Verlust an Verbundenheit, wodurch die Zusammenarbeit beeinträchtigt werden kann. Die daraus resultierende Isolation kann sich auch negativ auf die psychische Gesundheit der Mitarbeiter auswirken.
Auch die Unternehmenskultur ist ein Aspekt, der bei persönlichen Treffen besonders zur Geltung kommt. IKEA beispielsweise ist sehr stolz auf sein schwedisches Erbe und legt großen Wert darauf, nicht nur Pausen in die Tagesordnung einzuplanen, sondern sich auch Zeit für die Fika zu nehmen. Das ist ein Kaffee- und Kuchenritual, das in Schweden eine nationale Institution ist. Wenn Sie als neuer Mitarbeiter an einer Telefonkonferenz teilnehmen, wird eine kurze Kaffeepause nie den gleichen Effekt haben. Auch dann nicht, wenn Sie die berüchtigte „Kanelbulle“ (schwedische Zimtschnecke) griffbereit haben, denn Sie verpassen die soziale Interaktion, die zum Fika dazugehört.
Was ist also besser?
Die Antwort ist weder das eine, noch das andere. Jede Art von Besprechung hat ihren berechtigten Platz in der modernen Geschäftswelt. Es kommt nur darauf an, was Sie mit jeder Besprechung erreichen wollen.
Benötigen Sie eine schnelle Entscheidung? Wollen Sie nur eine Routinebesprechung abhalten? Dann sind Telefonkonferenzen genau das Richtige für Sie.
Möchten Sie sich auf den Teambuilding-Prozess konzentrieren oder einem Neukunden ein VIP-Erlebnis bieten? Dann ist ein persönliches Meeting die bessere Wahl.
Wir bei Wildix empfehlen eine Kombination der beiden Varianten, da Sie so das Beste aus beiden Bereichen erhalten. Wenn Sie jedoch das volle Potenzial Ihrer virtuellen Meetings ausschöpfen möchten, empfiehlt sich der Umstieg auf eine vollständig vereinheitlichte Kommunikationslösung. Wie eine der zu 100 % auf den Vertrieb ausgerichteten Plattformen von Wildix, bei der Sie mit nur einem Mausklick von Audio-Konferenzgesprächen zu einer funktionsreichen Webkonferenzsoftware wechseln können, die über Ihren Browser gesteuert wird.
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