Attivare lo Smart Working in un’azienda in un solo giorno lavorativo è tecnicamente possibile o è solo l’ennesima trovata pubblicitaria?
A causa dell’epidemia del COVID-19, nelle ultime settimane, anzi negli ultimi mesi, molte aziende in tutto il mondo hanno lottato per fornire gli strumenti necessari per far lavorare i propri dipendenti da casa, mantenendo lo stesso livello di produttività e disponibilità.
Le difficoltà maggiori si sono viste in quelle aziende che prima della pandemia non si erano ancora attrezzate per lavorare da remoto. Solo pochi mesa fa, lo smart working era semplicemente “comodo da avere” e veniva utilizzato solamente da una piccola percentuale di aziende. Oggi non è più facoltativo, ma anzi è diventato una caratteristica indispensabile per la sopravvivenza del proprio business.
In questo post analizzeremo se è possibile attivare lo Smart Working dal punto di vista tecnico nelle piccole e medie imprese velocemente e senza intoppi, e quanto tempo ci vuole in media.
Vuoi sapere come abilitare il lavoro da remoto? Clicca qui ⤵️⤵️⤵️
Come esempio prenderemo una piccola azienda composta da 50 dipendenti che deve attivare un sistema di Smart Working che soddisfi i seguenti requisiti:
-
Comunicazione Interna
I team non sono possono più svolgere i meeting faccia a faccia. Hanno bisogno di un potente sistema di videoconference online che permetta loro di organizzare questi incontri sul web e di lavorare insieme sui documenti e condividere i propri schermi.
I colleghi non possono più spostarsi da una scrivania all’altra, o nella sala riunioni per discutere di un progetto sul quale stanno lavorando insieme. Hanno bisogno di strumenti di collaborazione efficienti in tempo reale, tra cui chat, chiamate, condivisione dello schermo, chat di gruppo e condivisione di file.
-
Comunicazione Esterna
I clienti sono in lockdown e quindi acquistano prodotti e ordinano servizi online. Ciò significa che le aziende devono concentrarsi sull’aumento delle vendite online. Un modo semplice per farlo è attraverso il sito Web aziendale, aggiungendo una funzione per cui i clienti finali possono contattare gli agenti dell’azienda direttamente dalla pagina dove si trovano (landing page).
Anche tutti i meeting con i propri Partner, fornitori, o potenziali clienti devono essere gestiti online. Ciò significa che un sistema di videoconference aziendale deve essere facilmente accessibile dagli utenti esterni, oltre che dai dipendenti interni, deve essere facile da usare e non deve richiedere alcun hardware o programma aggiuntivo.
-
Attuazione e consegna del prodotto
Per quanto riguarda la consegna, l’installazione deve essere eseguita in remoto. Adesso i tecnici non possono recarsi in ufficio nella nostra azienda e non possono andare a casa delle persone per installare e configurare alcun software o hardware. Il prodotto deve essere attivato in remoto, dall’inizio alla fine.
Nella situazione attuale, non è possibile formare nessun dipendente sul posto. Una soluzione aziendale deve quindi essere intuitiva e di facile utilizzo da parte di persone di età e competenze diverse, persino da persone prive di un background tecnico. Non dovrebbe richiedere alcun plug-in o programma per l’installazione, risoluzione di problemi o aggiornamenti.
Un’altra cosa da considerare quando si attiva lo Smart Working, consentendo alle persone di utilizzare i propri dispositivi, è che la soluzione fornita dovrebbe garantire la massima sicurezza senza complicare l’infrastruttura richiedendo l’uso di VPN o SBC, in ufficio o nelle case delle persone.
Come si fa a fornire un sistema Smart Working in remoto?
Ora che abbiamo capito quali sono le esigenze di un’azienda standard, la questione è se sia possibile tecnicamente attuare un sistema in grado di soddisfare questi requisiti e, in caso affermativo, quanto velocemente possa essere attivato.
Wildix, il primo sistema di Unified Communications e VoIP PBX basato su browser, dichiara che è sufficiente un solo giorno lavorativo per questo processo. Inoltre, l’intera procedura può essere eseguita in remoto, appunto, senza alcuna installazione in loco.
Da un punto di vista tecnico, com’è possibile abilitare lo Smart Working in un’azienda in un solo giorno lavorativo?
1) Creare una nuova istanza sul cloud = 5 minuti
Tutti i partner Wildix hanno accesso al Wildix Management Portal, dove possono vedere e gestire tutti i sistemi telefonici dei loro clienti. Bastano pochi minuti per creare un nuovo PBX sul cloud e aggiungere delle licenze utente.
Il sistema Wildix è molto flessibile: puoi aggiungere tutte le licenze utente di cui hai bisogno, ogni volta che sono necessarie, in tempo reale. Hai anche flessibilità in termini di pagamenti ricorrenti: puoi scegliere tra un mese, un anno e cinque anni.
In pochi minuti, il nostro PBX è pronto e attivo; possiamo accedere da qualsiasi laptop all’interfaccia di amministrazione tramite il browser. Non è necessario installare niente per poter accedere e gestire il nostro PBX.
2) Impostare il PBX = da 40 minuti ad alcune ore + 12 ore per il porting dei numeri di telefono
A questo punto, possiamo aggiungere i nostri utenti. Il modo più semplice è importarli da alcuni back-end: LDAP, Active Directory, MySQL, MSSQL e altre fonti sono tutti supportati, così come un semplice file CSV.
Lo stesso vale per le rubriche telefoniche. Una volta importate, possiamo pianificare un comando e i nostri utenti avranno accesso a tutte le rubriche condivise in tempo reale da tutti i loro dispositivi, a meno che non vogliamo limitarlo.
A questo punto, gli utenti del nostro sistema possono già chiamarsi. Non è necessario fare altro per abilitare le chiamate interne.
Per le chiamate esterne, consigliamo di utilizzare il servizio chiamato CLASSOUND, fornito da Wildix. Offre audio e video HD, crittografia e failover sono abilitati per impostazione predefinita e al momento sono supportati oltre 130 paesi. La migrazione è semplice: le aziende possono conservare i loro numeri di telefono esistenti e, in sole 12 ore, i loro dipendenti saranno in grado di ricevere chiamate direttamente a casa e utilizzare i loro numeri di telefono esistenti per chiamare clienti, partner e fornitori.
Ora è il momento di lavorare sui nostri Dialplans! Questa parte richiederà più tempo, perché dovremo comprendere le esigenze del cliente ed impostare il sistema personalizzandolo in base ad esse. Wildix Dialplan offre innumerevoli possibilità per la gestione delle chiamate in entrata e in uscita. È possibile impostare orari, creare gruppi di agenti (supporto tecnico, reparto vendite, ecc.) per gestire le chiamate in coda, creare alberi di navigazione IVR, ecc.
3) Abilita collaborazioni, chiamate interne ed esterne = 5 minuti
In che modo i dipendenti accedono all’interfaccia per Collaboration (collaborazioni) e come possono iniziare ad effettuare e ricevere chiamate se non hanno il telefono fisso a casa?
L’amministratore di sistema invia un’email con un invito a tutti i propri dipendenti. Questa email contiene un link (collegamento) per accedere a Collaboration via web ed ottenere le credenziali. “Via web” significa che non hanno bisogno di installare nulla sui loro laptop: possono accedervi direttamente dal browser.
Una volta che i nostri utenti sono entrati su Collaboration via web, tutto ciò che devono fare è aggiungere la loro immagine utente, l’elenco di clienti ed impostare le loro preferenze per l’inoltro di chiamata.
Possono effettuare e ricevere chiamate direttamente dall’interfaccia Web senza dover installare alcun plug-in. Ciò è possibile grazie al supporto WebRTC integrato nel browser, la tecnologia che consente la comunicazione fra browser e browser. I colleghi possono gestire le loro chiamate come fanno dal telefono dell’ufficio: sono disponibili tutte le stesse funzionalità, tra cui trasferimento di chiamata, messa in attesa, registrazione delle chiamate, ecc.
Inoltre, i dipendenti possono scaricare sul proprio cellulare un client per smartphone da Google Play o dall’App Store di Apple che ha tutte le funzionalità di Unified Communications, comprese le chat di gruppo.
4) E per quanto riguarda un telefono fisso? = 2 minuti
Come fanno quei dipendenti che letteralmente non possono vivere senza un telefono fisso? Questi utenti possono optare per i telefoni fissi Vision e SuperVision di Android. Puoi facilmente portare questo telefono a casa ed iniziare ad usarlo dopo solo un paio di minuti seguendo questa procedura:
- Collega il telefono alla presa elettrica
- Connetti il telefono alla tua rete WiFi
- Accedi all’app Wildix
5) Impostare una Web Conference = 30 secondi
Una delle soluzioni più interessanti che Wildix offre a chi lavora da remoto è il nostro sistema di web conferencing (videoconferenza).
È possibile creare una nuova sala conference direttamente dalla nostra interfaccia Web di Collaboration, dopodiché basta invitare gli utenti e pianificare la conferenza per quando vuoi. Puoi anche invitare utenti esterni e tutti riceveranno un’email di invito con le istruzioni su come partecipare alla conferenza.
Per partecipare a una videoconference, tutto ciò che serve è un laptop, o uno smartphone, e una connessione Internet. È molto semplice in quanto anche la conference si basa sul sistema WebRTC e non richiede alcuna installazione.
Come puoi formare i dipendenti da remoto?
Per fare il punto, la questione importante è scegliere una soluzione che sia così facile ed intuitiva da usare che non richieda formazione per l’utente finale, anche in una situazione in cui i nostri dipendenti abbiano età diverse e competenze tecniche minime o assenti.
Per quegli utenti che desiderano sfruttare appieno la soluzione Wildix, offriamo una serie di brevi video tutorial che spiegano tutte le funzionalità avanzate: tutti i video, come la nostra documentazione per l’utente, sono disponibili online senza alcuna registrazione.
Considerazioni sulla sicurezza
La sicurezza è una delle principali preoccupazioni per le aziende che adottano la politica di Smart Working e BYOD (bring your own device: porta il tuo dispositivo).
Wildix progetta le sue soluzioni pensando in primis alla sicurezza, assicurandosi che tutte le funzionalità di sicurezza siano integrate nel prodotto. Ciò vuoldire che il sistema Wildix è sicuro per default e che la sicurezza non è mai delegata a terze parti.
Ecco alcuni punti che spiegano come garantiamo la sicurezza del sistema Wildix al 100%:
- Opzione Single Sign-On con Active Directory, Google, Microsoft
- Autenticazione a due fattori (2FA)
- Funzioni hash sicure SHA-512 + salt per la crittografia delle password degli utenti
- Crittografia TLS del traffico HTTPS al PBX, sessioni di condivisione dello schermo, conferenze Web
- SIP TLS – Segnalazione SIP su TLS
- Rilevamento delle intrusioni su tutti i servizi gestiti dal PBX
- Protezione DoS su tutti i servizi gestiti dal PBX
- Audio, videochiamate e web conferencing tramite WebRTC:
- WebRTC offre sicurezza “pronta all’uso”, la sua sicurezza è contenuta nel browser
- Tutti i flussi multimediali inviati tramite WebRTC sono crittografati tramite DTLS e SRTP, rendendo impossibile l’intercettamento e la manomissione
- I server esterni (ad es. TURN) non decodificano il livello dati dell’applicazione e non toccano la crittografia DTLS, non hanno accesso alle informazioni scambiate tra i peer
Per restare aggiornato sulle ultime tendenze del mercato, iscriviti per ricevere gratuitamente una copia di Wildix Magazine!
Vuoi sapere come abilitare il lavoro da remoto? Clicca qui ⤵️⤵️⤵️
Guarda il video: Come si attiva lo Smart Working con Wildix in un solo giorno!