Capire le tecnologie VoIP e UC e come queste trasformano le comunicazioni aziendali.
Se sei un imprenditore e stai cercando di modernizzare il sistema telefonico della tua azienda, ti sarai sicuramente imbattuto in questi due termini: VoIP, ovvero la sigla inglese che sta per Voice over IP e Comunicazione Unificata (UC).
Molti di noi conoscono la tecnologia VoIP e le differenze tra questa e PSTN e ISDN. Un PBX VoIP offre numerosi vantaggi rispetto a un normale sistema telefonico. Per saperne di più, leggi l’articolo sulla Migrazione da PSTN a VoIP (inglese).
Quando si tratta di Comunicazioni Unificate, invece, esiste molta più confusione. Cerchiamo di chiarire le cose.
Cos’è la Comunicazione Unificata?
Comunicazione Unificata è un termine che si riferisce a un singolo prodotto formato da un insieme di sistemi e tecnologie diversi. I leader di settore la definiscono come un insieme di comunicazioni integrate che aiutano a ottimizzare i processi aziendali.
Con Comunicazione Unificata o integrata si intende:
Accesso a diversi servizi di comunicazione da diversi dispositivi
Un utente può inviare un messaggio su un supporto e accedervi da un altro, ad esempio: ascoltare una segreteria telefonica dal telefono fisso, da quello desktop o dal suo cellulare.
Un’esperienza utente coerente attraverso vari dispositivi e piattaforme
Gli utenti si aspettano un’interfaccia completa nelle sue funzionalità su dispositivi diversi, ad esempio telefono desktop, smartphone, tablet.
Integrazione delle comunicazioni voce, video e dati
Accesso a comunicazioni audio e video (uno a uno, uno a molti), chat, condivisione di file, condivisione desktop, il tutto a partire da una singola interfaccia web.
Comunicazione Unificata vs Comunicazione Non Unificata
Sono molte le aziende che utilizzano elementi indipendenti e disgiunti per creare un’unica soluzione di UC: cerchiamo di capire perché; e come mai molte aziende sono già passate al VoIP, ma non hanno adottato una soluzione UC, oppure la hanno ma non la utilizzano.
Ecco qualche ragione per adottare la Comunicazione Unificata al posto di Skype, Whatsapp, Telegram e Viber per videoconferenze, messaggistica istantanea e altri scopi di lavoro.
- I dipendenti sono obbligati a installare diverse applicazioni invece che una sola sullo smartphone personale. Finiscono per utilizzare le stesse applicazioni per comunicare con la famiglia e gli amici: la distrazione è continuamente dietro l’angolo.
- I dipendenti devono tenere sott’occhio vari dispositivi (smartphone, laptop, telefono desktop), finendo per perdere informazioni importanti. Lo scambio di informazioni risulta rallentato e di conseguenza è rallentato anche il processo decisionale: ciò si traduce nella perdita di opportunità di business.
- I dipendenti impiegano il doppio del tempo nella comunicazione e scambio di informazioni. Non esiste una rubrica telefonica unica per colleghi e clienti sullo smartphone. Un messaggio ricevuto su un dispositivo è inaccessibile da un dispositivo diverso.
Molti titolari di aziende considerano sufficiente un sistema VoIP e un lusso extra la Comunicazione Unificata, ma la realtà è opposta: la Comunicazione Unificata è una necessità; l’utilizzo di programmi e applicazioni diversificate e disgiunte un “lusso” che ci si può permettere sempre meno. Sono comunque molti gli imprenditori che rimangono titubanti rispetto all’adozione della Comunicazione Unificata: apporta vantaggi concreti? Spesso le aziende adottano una soluzione UC, ma i dipendenti continuano ad utilizzare applicazioni e device diversi e non connessi tra loro.
L’ultimo punto è quello di maggiore criticità: è allora importante capire che non tutte le soluzioni di Comunicazione Unificata sono uguali e che i fattori da considerare nella scelta sono essenziali per non fare del vostro investimento uno spreco di denaro.
I quattro errori più comuni nella scelta di un sistema UC
Ecco i quattro errori tipici da evitare nella scelta di un sistema di Unified Communications.
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“I Quattro Errori più Comuni nella Scelta di un Sistema di Unified Communications”
I benefici della Unified Communication & Collaboration
I vantaggi di un sistema UC&C per le aziende sono innumerevoli: facciamo il punto sui principali.
Non perdere tempo in operazioni inutili
Quanto tempo impieghiamo, normalmente, per cercare di contattare una determinata persona, per scoprire infine che questa si trova in vacanza, in malattia, in viaggio d’affari? Grazie alla funzionalità di segnalazione dello stato di presence, i dipendenti possono essere informati in tempo reale sulla posizione fisica dei colleghi e sulla loro disponibilità, sia a lavoro che fuori dall’ufficio, occupati al telefono o che non vogliono essere al momento disturbati.
Inutile aggiungere quanto tempo può essere risparmiato con la possibilità di accedere alle rubriche aziendali da qualsiasi tipo di dispositivo utilizzato sul lavoro.
Ridurre gli spostamenti inutili
La videoconferenza permette di evitare riunioni in una sala conferenze fisica ogni volta che si vogliono condividere idee o discutere decisioni importanti. È possibile organizzare riunioni web e invitare utenti interni o esterni in qualsiasi momento, programmare una conferenza tramite sincronizzazione con i calendari Google o Outlook, lavorare insieme su un documento, condividere il desktop e le applicazioni, partecipare a una chiamata in videoconferenza sullo smartphone se ti trovi lontano dall’ufficio.
Lavorare da qualsiasi posto
Esistono, e sempre esisteranno, casi in cui viaggiare è necessario. Grazie al sistema UC, è possibile ridurre i tempi di inattività dovuti ai viaggi e offrire ai dipendenti flessibilità del posto di lavoro. I tuoi dipendenti potranno non solo lavorare da casa, ma anche in viaggio verso un cliente o diretti in un altro ufficio della tua azienda.
Esiste una tendenza crescente indirizzata al lavoro smart e flessibile, al lavoro da casa. Le UC&C ampliano i confini del posto di lavoro dall’ufficio fisico al PC personale,.
I benefici sono tanti e quelli citati sono solo alcuni. È evidente come, per sopravvivere, le aziende debbano accrescere la flessibilità e semplificare l’accesso alle informazioni all’interno dell’organizzazione. Quelle imprese che non sono in grado di tenere il passo con il ritmo crescente dell’innovazione sono destinate al fallimento. La Comunicazione Unificata non si delinea più come opzione, ma come must: se stai pianificando un investimento importante come il cambiamento del sistema telefonico, un buon punto di partenza è quello di cercare un moderno sistema VoIP in grado di offrire non solo funzionalità di chiamata affidabili e stabili, ma pure un sistema di Comunicazione Unificata vantaggioso e semplice da usare.
La Comunicazione Unificata Wildix
Wildix ha sviluppato la propria soluzione UC&C, semplice da installare, gestire e utilizzare. L’azienda investe nell’innovazione e sviluppo e possiede un centro apposito con sede in Ucraina. Il sistema Wildix costituisce una soluzione completa e affidabile che include hardware e software.
Wildix è stato il primo fornitore ad integrare WebRTC in una piattaforma UC&C, sfruttando pienamente il WebRTC come sistema di videoconferenza.
L’attenzione di Wildix si concentra sull’esperienza dell’utente: i dipendenti iniziano da subito ad utilizzare le applicazioni e i telefoni Wildix. Hassan Khalid, responsabile IT di Sanrio Italia, spiega perché ha scelto Wildix: “Il vantaggio più grande per la società è che ogni utente, dalla segretaria al commerciale, può iniziare a sfruttare immediatamente tutte le funzionalità che il sistema mette effettivamente a disposizione”.