Se sei atterrato su questo articolo, probabilmente stai valutando un investimento in UC&C per migliorare la produttività dell’azienda.
Telefonate rimbalzate tra interni, milioni di mail, costi esorbitanti di trasferta:
all’alba del 2018, è chiaro che la UC&C è il rimedio definitivo alle inefficienze
nella comunicazione interna che provocano perdite di produttività.
C’è però un aspetto che devi valutare attentamente prima di fare il grande passo.
Un fattore fondamentale da cui dipende la buona riuscita dell’intero investimento dell’azienda.
Perché anche se implementi la tecnologia più avanzata disponibile sul mercato, il rischio di vedere tutti i tuoi sforzi vanificati è dietro l’angolo.
E, come hai potuto leggere dal titolo di questo articolo, il sabotaggio alla UC&C a cui stai andando incontro è tutto “in famiglia”...
Una vera pugnalata alle tue spalle da parte nientemeno che dei dipendenti dell’azienda!
Dipendenti che NON vorranno usare la tecnologia UC&C.
Anche se hai spiegato in tutti i modi possibili come questo nuovo strumento può migliorare i processi di comunicazione aziendali.
“Ma se la UC&C produce miglioramenti tangibili, perché mai non dovrebbero volerla usare?“
Vediamo subito quali sono le cause che potrebbero portare gli utenti interni a ostacolare volontariamente la nuova tecnologia UC&C.
Perché gli utenti interni tenteranno di ostacolare gli strumenti di UC&C
Immagina questo scenario.
L’azienda approva l’investimento in UC&C.
Tu lavori intensamente con il tuo team IT per installare la nuova tecnologia.
L’installazione ovviamente non riguarderà solo il software di UC&C sui computer, ma anche i dispositivi mobili con relative app.
E quindi una laboriosa e complessa gestione delle VPN per garantire la sicurezza dei device.
Poi arriva il grande momento in cui tutto deve funzionare, e qui iniziano i problemi:
- gli utenti non riescono a utilizzarla
- la piattaforma dà problemi tecnici
- il supporto da parte del system integrator non è adeguato, perché la casa madre a sua volta non riesce a fornire un servizio efficiente e veloce.
Così gli utenti interni tornano a scriversi i milioni di email, che avrebbero potuto sintetizzare in pochi secondi di chat.
Oppure comunicano con le stesse applicazioni che utilizzano anche con amici e famiglia, aumentando il rischio di distrazioni sul lavoro.
A questo punto, sono chiari i motivi per cui gli utenti interni si rifiutano di utilizzare la UC&C.
Non si tratta certo di una questione personale contro l’IT Department.
La ragione è che i dipendenti dell’azienda non ottengono un’effettiva ed immediata utilità dall’adozione della nuova tecnologia.
Per questo non inizieranno MAI ad utilizzarla.
E se nessuno in azienda vorrà utilizzarla, ti ritroverai solo ad avere sprecato tempo e
risorse economiche.
I 4 elementi della piattaforma UC&C che devi considerare per superare la resistenza al cambiamento interna
Come IT manager, probabilmente ti sei già scontrato con questi aspetti.
Magari proprio quando hai proposto nuove soluzioni e innovazioni per migliorare la produttività
Ti sei sempre sentito rispondere “Ma se abbiamo sempre fatto così e funziona, perché dobbiamo cambiare?”.
La resistenza al cambiamento è insita nell’atteggiamento della maggior parte delle persone.
Vedono la nuova direzione come una minaccia alle proprie abitudini consolidate nel tempo.
Sono diffidenti, poco propense a imparare e magari anche poco preparate tecnicamente.
Ecco perché il successo della UC&C nel modificare positivamente le abitudini dei tuoi colleghi dipenderà in buona parte dalla semplicità della piattaforma.
Dalla sua capacità di portare un miglioramento immediato nelle vite lavorative degli utenti.
Pensa alle grandi rivoluzioni in ambito consumer per le comunicazioni come WhatsApp quando ha sostituito gli SMS.
Se vuoi evitare un clamoroso sabotaggio interno, devi assicurarti che la transizione verso la nuova tecnologia sia semplice esattamente come iniziare a usare WhatsApp invece degli SMS.
Ecco quindi quali sono i 4 elementi che devi considerare nella scelta della piattaforma di UC&C, per assicurarti che i dipendenti utilizzeranno volentieri la nuova tecnologia producendo i risultati sperati.
1. UX, la User Experience della piattaforma.
Assicurati che l’interazione con la tecnologia dell’utente sia veloce e pratica.
L’utente deve poter navigare tra le funzioni, trovando in modo intuitivo ciò di cui ha bisogno.
Un’ottima UX è un tremendo booster per superare la diffidenza.
2. Il numero di interfacce a cui l’utente dovrà accedere
Il software è lo stesso per Mac e Windows?
Perché avere interfacce molto differenti tra device tra può penalizzare seriamente la UX. Pensa a cosa potrebbe succedere in caso di cambio di computer!
La piattaforma deve poter offrire un’esperienza coerente.
3. Il supporto del system integrator
Che tipo di supporto ti potrà offrire il tuo partner installatore per risolvere i problemi riscontrati dagli utenti?
Un problema che richiede l’intervento di un tecnico specializzato non può che scoraggiare gli utilizzatori finali.
Se poi i tecnici non ti garantiscono un supporto veloce, aumenterà la frustrazione degli utenti e il senso di rifiuto nei confronti del nuovo strumento.
4. L’installazione, gestione e aggiornamento della piattaforma su TUTTI i device dell’azienda.
Ad esempio, per le funzionalità di videoconference, i software richiedono di essere configurati con microfono, videocamera e cuffie.
Per la sicurezza invece i device mobili necessitano di una VPN.
Sei pronto a scommettere che funzionerà tutto e che non dovrai continuamente intervenire per gestire problematiche diverse tra device diversi?
In più, se l’utente cambia device, quanto impiegherai a gestire la nuova installazione? Il tuo intervento rallenterà o impedirà l’utilizzo da parte dell’utente?
E se tutti gli strumenti di UC&C fossero accessibili da un’interfaccia Web intuitiva, senza dover installare applicativi esterni?
Ora immagina questa situazione.
Con un solo invio, fornisci agli utenti interni le credenziali di accesso alla piattaforma
di UC&C.
Dal quel momento, tutti gli utenti potranno iniziare a usare la UC&C.
La piattaforma di UC&C infatti è un’interfaccia Web, che non richiede nessun tipo di installazione su numerosi computer.
Quindi non sarà necessario che tu e il tuo team trascorriate giornate intere ad installare applicativi.
In più, considera che tutti gli utenti sanno come navigare in un sito Web.
L’impatto con la nuova tecnologia non sarà traumatico come dover imparare a utilizzare un nuovo software!
Troppo bello per essere vero?
E’ esattamente quello che ha sviluppato Wildix, il primo sistema di UC&C su interfaccia Web.
Dall’interfaccia browser-based di Wildix gli utenti hanno accesso immediato a strumenti come:
- la chat. Potranno scambiare tra loro informazioni in modo istantaneo.
- il postit. Potranno lasciare dei promemoria in caso i propri colleghi non siano disponibili
- il VoIP, per effettuare telefonate con gli stessi vantaggi della rete fissa.
- la videochiamata. Per sfruttare tutti i vantaggi della videoconference e dello smart working.
Proprio perché è un’interfaccia Web, l’interfaccia tra dispositivi diversi sarà sempre la stessa.
Così gli utenti potranno familiarizzare con le nuove funzioni ancora più velocemente.
Ora, se sei ben deciso a migliorare la produttività della tua azienda con uno strumento potentissimo come la UC&C, devi fare quest’ultima considerazione.
Probabilmente i tuoi colleghi non vedranno mai di buon occhio l’annuncio che inizierete ad utilizzare una nuova tecnologia.
Ma questo è un ostacolo che NON puoi rimuovere. In un certo senso fa parte della natura umana.
Quello che puoi fare invece è scegliere una piattaforma semplice da installare, gestire e utilizzare.
Una soluzione completa e affidabile come Wildix, che si concentra sull’esperienza dell’utente.
I dipendenti non solo inizieranno da subito ad utilizzare le applicazioni e i telefoni…
Ma ne saranno entusiasti e ti ringrazieranno per aver semplificato la loro vita lavorativa!