Scopriamo gli strumenti che consentono di applicare fattivamente tutti i vantaggi offerti dalle CEBP (Communication-Enabled business process) la nuova frontiera di strumenti di comunicazione calati sui processi produttivi aziendali. .
Live chat e presence server: strumenti di ottimizzazione del lavoro? Scopriamoli!!
Il lavoro in ufficio, ma anche fuori, è basato su attività di intelletto che richiedono grande concentrazione: sviluppare un documento tecnico, un progetto di offerta, una bolla o una fattura, richiede concentrazione e attenzione!
Durante queste attività non si può dimenticarne anche altre che tendono a distrarre l’attenzione dell’utente per concentrarla su altri aspetti come, ad esempio, rispondere a una telefonata, comunicare con un proprio collega, richiedere un ritiro di un pacco al corriere o richiedere delle informazioni tecniche per sviluppare correttamente un’offerta.
Tutte queste attività rischiano di minare l’attenzione su quanto si sta facendo e questo si traduce in perdita di tempo e recupero della concentrazione dal punto in cui siamo stati interrotti.
E per tutti i lavoratori che sono fuori ufficio ogni giorno? Commerciali, presales, tecnici etc.
Tutte queste figure hanno bisogno di essere in contatto con la sede operativa per informazioni commerciali, informazioni tecniche o per dare rapidamente una risposta a un cliente e cogliere l’attimo di una vendita o di risoluzione ad una difficoltà tecnica.
Per tutte queste figure uno strumento di comunicazione in tempo reale con l’azienda è strategico: comunicano al cliente un segno di organizzazione e di grande professionalità per la velocità di risposta alle domande e per la qualità tecnica garantita dal supporto in tempo reale delle figure in ufficio.
Tutto questo è possibile grazie ad uno strumento di presence che ingloba al suo interno una live chat, la possibilità di inviare e ricevere dei post-it e molte altre funzionalità. Tale strumento è conosciuto come Computer Telephony Integration CTI
L’utilizzo di un CTI interno all’azienda, accessibile anche da remoto, consente di avere sotto mano tutti i contatti aziendali e di verificare istante per istante la loro disponibilità: libero, non disturbare, fuori ufficio etc..
In questo modo se si ha bisogno di un’informazione tecnica da un collega specializzato su un prodotto, di un’informazione dal magazzino o di parlare con un commerciale, non sarà più necessario alzarsi dalla propria postazione e andare in un altro ufficio o andare a cercare la persona alla macchinetta del caffè: basterà scrivergli in chat o mandargli un post-it con la propria esigenza e aspettare che questo ci risponda. Per organizzare la spedizione di un pacco a un cliente non sarà più necessario andare in magazzino a verificare che l’imballo sia pronto, ma basterà inviare una chat al responsabile per chiedere informazioni sulla spedizione.
Questi sono esempi concreti di come sia possibile risparmiare tempo e mantenere alta la concentrazione sul proprio lavoro. E’ stato dimostrato che strumenti come un CTI interno consentono di recuperare una percentuale di concentrazione sulle attività svolte quotidianamente che permette di tradurre in risparmio mensile all’azienda per ogni dipendente di circa 48 ore lavoro mensile. (studio di Chadwick Martin Bailey)
A queste funzionalità di interazione live se ne affiancano altre che danno la possibilità di reperire un contatto telefonico istantaneamente, grazie alle integrazioni con le rubriche aziendali, localizzare un collega, grazie alla geolocalizzazione su IP, ascoltare una Voice Mail, effettuare la registrazione di una conversazione telefonica con un cliente etc..
Se a strumenti semplici come live chat e post-it si aggiungono funzionalità evolute di integrazione con software di processo interno, con il sito web aziendale, con sistemi di controllo dei flussi di comunicazione e con il WEB, di quanto può essere ottimizzato il lavoro di ogni lavoratore?
Lo scopriremo nelle prossime puntate!