Heutzutage ist die Rede von gehosteten VoIP-Telefonsystemen allgegenwärtig. Das liegt an der zunehmenden Verfügbarkeit von Cloud-Technologien, doch der Reiz liegt tiefer. Ein Cloud-verwaltetes Telefonsystem, das nicht physisch vor Ort sein muss, ist ein verlockender Gedanke für viele.
Dieser Reiz ist Unternehmen nicht entgangen. Angesichts der prognostizierten globalen Cloud-Ausgaben von fast 600 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 werden erhebliche Investitionen in gehostete VoIP-Systeme und Cloud-Kommunikationsplattformen fließen. Daher wenden sich viele Firmen von lokalen Systemen ab und Telefonanbieter werden sich in den kommenden Jahren stärker auf Cloud-Nutzer konzentrieren.
Die Prävalenz von gehosteten Systemen bedeutet jedoch nicht, dass sie nur deshalb die Zukunft sind. Im Alltagsgebrauch ist ein Cloud-Telefon ein effizienteres Kommunikationssystem, das in einigen Fällen lokale Telefonanlagen sogar obsolet macht.
Wie funktioniert ein gehostetes Telefonsystem?
Vielleicht fragen Sie sich, was genau ein gehostetes Telefonsystem ist? Es ist eine Form von VoIP-Telefonlösung, aber was beinhaltet das? Wie unterscheidet es sich von traditionellen Festnetztelefonen?
Die Unterschiede zwischen VoIP- und Festnetztelefonen sind vielfältig, aber im Wesentlichen tätigen VoIP-Systeme Anrufe über das Internet, während Festnetztelefone dies über physische Telefonleitungen tun. Ein gehostetes Telefonsystem ist eine Art VoIP-System, das „extern“ auf einem Server gehostet wird, der Ihrem VoIP-Anbieter gehört und auf den Sie über das Internet zugreifen.
Kurz gesagt, Sie greifen über ein internetfähiges Gerät (wie einen Laptop, ein Smartphone oder ein kompatibles Festnetztelefon) auf Ihren in der Cloud gehosteten VoIP-Dienst zu. Sobald Sie mit dem gehosteten PBX verbunden sind, können Sie es wie jedes andere Telefonsystem nutzen: Alle Cloud-Anruffunktionen und andere Features sind direkt von Ihrem Gerät aus zugänglich.
Wenn Sie einen Anruf über das Cloud-Telefon tätigen, wird Ihre Stimme in kleinere Datenpakete zerlegt und über das Internet versendet. Diese Pakete erreichen das andere Ende Ihres VoIP-Anrufs und werden fast sofort wieder zu verständlicher Sprache zusammengesetzt. Dasselbe passiert, wenn der andere Anrufer spricht.
So funktioniert also ein gehostetes Telefonsystem. Aber was macht es überlegen gegenüber anderen Optionen?
Probleme mit Vor-Ort-Lösungen
Es ist wichtig, zu betonen, dass der Übergang zu VoIP nicht notwendigerweise bedeutet, dass Sie ein gehostetes VoIP-System benötigen. Angesichts der bevorstehenden Deaktivierung des traditionellen Telefonnetzes ist VoIP unerlässlich für die zukunftssichere Geschäftskommunikation. Allerdings kann VoIP auch vor Ort eingesetzt werden, d. h. mit einer physischen Telefonanlage in Ihrem Büro.
Was unterscheidet also gehostete von Vor-Ort-Telefonsystemen? Funktionell wenig: Im täglichen Gebrauch kann ein Vor-Ort-System die gleichen Funktionen bieten wie ein gehostetes VoIP-System. Der Unterschied liegt in der physischen Lokation: in Ihrem Büro oder extern gehostet.
Obwohl der Standort für die Funktionalität irrelevant ist, hat er für andere Schlüsselbereiche Bedeutung.
Wer kümmert sich um die Verwaltung?
Ein Vor-Ort-System bedeutet, dass Sie für die fortlaufende Wartung verantwortlich sind. Für manche mag das vorteilhaft klingen – warum sollte man die Kontrolle über die Wartung abgeben? Doch der DIY-Ansatz bringt auch Herausforderungen mit sich.
Wenn Ihr Telefonsystem eine physische Einheit in Ihrem Büro ist, müssen Ihre Mitarbeiter sich darum kümmern und es schützen. Ihr Unternehmen ist für die gesamte Lebensdauer des Systems verantwortlich, von der Kabelwartung bis zum physischen Schutz der Hardware.
Mit Cloud-Kommunikation liegt die Wartung in den Händen Ihres VoIP-Anbieters. Sie brauchen sich nicht mehr um die Aufrechterhaltung der Telefonanlage zu kümmern. Benutzerfehler, Versäumnisse bei Updates und andere potenzielle Probleme sind nun Sache Ihres Anbieters, der als Experte die besten Praktiken für den reibungslosen Betrieb kennt.
Letztlich muss jemand für die Wartung eines Telefonsystems verantwortlich sein: Sie oder Ihr Anbieter. Wenn Sie diese Verantwortung Ihrem Anbieter überlassen, behalten Sie die gleiche Funktionalität, gewinnen aber Zeit und geistige Energie.
Kostenersparnis
Die Einrichtungskosten für ein gehostetes PBX sind immer niedriger als die für ein Vor-Ort-System, hauptsächlich wegen der Hardware (oder genauer gesagt, deren Abwesenheit).
Ein Vor-Ort-System erfordert physische Installation und Verkabelung, während ein gehostetes System nur eine Internetverbindung benötigt. Die Einrichtung ist so einfach, dass Ihr Anbieter die virtuelle Telefonanlage einrichtet und Ihnen dann Zugangsdaten für die Verwaltung der Grundeinstellungen und Benutzerkonten gibt.
Diese Vereinfachung macht die gehostete PBX Installation nicht nur schneller, sondern auch günstiger. In den meisten Fällen ist die Installation kostenlos, und die anschließenden monatlichen Gebühren sind niedriger als bei Vor-Ort-Lösungen.
Mit den meisten abonnementbasierten Modellen für gehostete Telefonsysteme müssen Sie nicht einmal für anstehende Software-Upgrades zahlen: Diese werden automatisch auf dem gehosteten Server durchgeführt, ohne dass zusätzliche Kosten für Sie entstehen. Langfristig gesehen ist Cloud-Telefonie aus finanzieller Sicht die beste Wahl.
Anpassungsfähigkeit als Schlüssel zum Erfolg
Ein wesentlicher Faktor für die Kosteneffizienz eines gehosteten Telefonsystems ist seine einfache Anpassung. Da es sich um eine rein softwarebasierte Lösung handelt, erfordern Änderungen lediglich Anpassungen in den Einstellungen – im Gegensatz zu physischen Änderungen und Verkabelungsanpassungen, die bei einem Vor-Ort-System erforderlich wären.
Diese zusätzliche Einfachheit reduziert auch den Zeitaufwand für Systemänderungen. Das Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern aus Ihrem gehosteten Telefonsystem dauert Sekunden, nicht Stunden, und die Einführung neuer Funktionen oder Tools erfordert lediglich ein Update vonseiten Ihres Anbieters. Im Vergleich zu einem physischen System sind Änderungen in einem Cloud-System nahezu sofort umsetzbar.
Diese erhöhte Geschwindigkeit ist natürlich für jeden bequem. Doch der wahre Vorteil zeigt sich in der Geschäftsflexibilität. Wenn Ihr Unternehmen Änderungen in den Lizenznummern, Systemtypen, Tools, Abonnements, Telefonnummern, Voicemail-Einstellungen oder fast allem anderen benötigt, kann diese Aktualisierung am selben Tag durchgeführt werden, ohne dass ein großer Aufwand oder ein Vor-Ort-Besuch erforderlich ist.
In Anbetracht der rasanten Marktveränderungen kann diese sofortige Anpassungsfähigkeit einen entscheidenden Unterschied in der Effektivität Ihrer Geschäftsstrategien ausmachen. In dieser Hinsicht bieten Cloud-Telefonsysteme weit mehr Potenzial als Vor-Ort-Lösungen.
Mobile Flexibilität und Globalität
Heutzutage impliziert „mobil“ für Unternehmen, dass sie in der Lage sind, ihre Projekte und Kommunikation fortzuführen, unabhängig vom Standort ihres Büros.
Die Verwendung einer gehosteten PBX Telefonanlage erleichtert die mobile Verbindung Ihres Unternehmens. Die Mobilität ist mit einer Cloud-Telefonanlage gleichermaßen eingebaut: Da der Zugriff auf die Cloud-Telefonanlage stets über das Internet erfolgt, kann jeder in Ihrem Unternehmen seine Geschäftsnummer über eine Internetverbindung verwenden. Die Systemnutzung bleibt gleich, unabhängig davon, ob sie unterwegs, zu Hause oder im Büro sind.
Dies erleichtert natürlich das Anbieten von Remote-Arbeitsoptionen. Aber das ist nur der Anfang der Möglichkeiten, die sich hier bieten.
Es ist nun buchstäblich so einfach, mehrere Büros miteinander zu verbinden, wie jedes einzelne ans Internet anzuschließen. Solange Ihre gehostete Telefonanlage die Kapazität hat, die gewünschte Anzahl von Benutzern hinzuzufügen, können Sie Zweigstellen direkt an Ihr Haupttelefonsystem anbinden, ohne zusätzlichen Aufwand.
Wenn eine vollständige Zweigstelle zu viel erscheint, können Sie auch externe Auftragnehmer oder sogar Vollzeitmitarbeiter einstellen, da Ihre Telefonanlage ihnen eine eigene Nummer zuweisen kann, unabhängig von ihrem Standort. Mit einem Cloud-Telefonsystem kann Ihr Team tatsächlich von überall aus arbeiten, da es keine geografischen Einsatzgrenzen gibt.
Geschäftskontinuität gewährleisten
Stellen Sie sich vor, Sie kommen eines Tages in Ihr Büro und finden heraus, dass das gesamte Gebäude abgebrannt ist. Das gesamte Gebäude und die gesamte darin befindliche Ausrüstung ist zerstört. Was nun?
Nachdem Sie Ihre Versicherungsansprüche gestellt haben, sollten Sie in diesem Szenario vor allem gewährleisten, dass Ihr Kommunikationssystem noch funktionsfähig ist. Unabhängig vom Büro muss das Geschäft weitergehen: Ihre Mitarbeiter haben Projekte zu bearbeiten und Ihre Kunden beabsichtigen einzukaufen. All dies ist nur mit einem funktionsfähigen VoIP-Telefonsystem möglich.
Hätte Ihre Telefonanlage jedoch eine physische, vor Ort installierte Anlage, wäre sie jetzt nicht mehr von Nutzen. Jetzt, wo die Katastrophe eingetreten ist, müssen Sie ein paar Tage offline sein – und Sie wissen, dass dies bedeutet, dass Sie tagelang kein Geld verdienen werden.
Dieses (zugegebenermaßen schlimmste) Szenario ist der Grund, warum die Option der gehosteten Telefonie die besser vorbereitete ist: In der Cloud werden Ihre Telefonleitungen bei einer solchen Katastrophe nicht unterbrochen, da sie nicht physisch durch Ihr Büro verliefen. Selbst nach der schlimmsten Katastrophe ist Ihre gehostete Telefonanlage in der Cloud immer noch einsatzbereit.
Niemand möchte sich gerne eine Katastrophe vorstellen, aber dennoch muss jedes Unternehmen dafür planen. Ohne das gefürchtete „L“-Wort zu nennen, das uns im Jahr 2020 so bekannt wurde, ist die Möglichkeit, dass ein Unternehmen keinen Zugang zu seiner Hauptniederlassung hat, sehr real und eine ernste Bedrohung. Da ein gehostetes Telefonsystem diese Bedrohung jedoch vollständig umgeht, warum sollten Sie sich überhaupt mit etwas anderem beschäftigen?
Das Zeitalter der Cloud-Telefonie
All diese Faktoren haben natürlich dazu beigetragen, dass Cloud-basierte IP-Telefonsysteme so populär geworden sind. Doch das sagt noch nicht einmal, wie einfach der Umstieg auf dieses gehostete Modell für Ihre Telefonanlage ist.
Wie einfach ist also der Umstieg? Wie wir bereits erwähnt haben, ist es so einfach wie eine Internetverbindung herzustellen und den Rest Ihrem Anbieter zu überlassen. Und zum Glück gilt das auch, wenn Sie noch kein VoIP-Telefonsystem haben.
Beim Wechsel von einem Festnetzanschluss zu einer gehosteten Telefonanlage können Sie Ihre Nummer dank eines Verfahrens namens Nummernportierung behalten. Dabei wird die mit Ihrem Unternehmen verbundene Nummer in den digitalen Bereich übertragen, sodass alle Ihre Kontakte Sie wie bisher erreichen können. Während dies oft ein langwieriger Prozess ist, bietet Wildix mit Instant Virtual Porting eine einfache Lösung, die die mit der Umstellung verbundene Wartezeit drastisch verkürzt.
Was ist mit der Hardware? Nun, Sie haben wahrscheinlich schon alles, was Sie benötigen. Ein Cloud-Telefonsystem benötigt nicht nur keine physische Telefonanlage auf dem Firmengelände, es kann auch von jedem Gerät mit Internetanschluss erreicht werden, einschließlich der Laptops und Smartphones, die Ihre Mitarbeiter bereits verwenden. Mit den richtigen Adaptern können Sie sogar Festnetzgeräte an Ihr Cloud-VoIP-System anschließen.
All das macht ein Telefon in der Cloud zu einer sehr einfach einzurichtenden Plattform, die sich leicht anpassen und auch in Zukunft für Ihr Unternehmen nutzen lässt. Ganz gleich, wie Sie die Cloud-Telefonie betrachten, sie ist die flexibelste Option, die zugänglichste Option und in der Regel auch die kostengünstigste Option.
Wenn all diese Argumente nicht ausreichen, um die Entscheidung für diese innovative Technologie als offensichtlich zu präsentieren, dann sind wir uns nicht sicher, was es sonst noch benötigt.
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