Die Vor- und Nachteile von VoIP: Das sollte jedes Unternehmen wissen

Even if you’re using a broadband phone connection, you’ve probably already heard a little about the benefits of VoIP phone systems. Because as things are, VoIP is growing so immensely popular that it’s easily overtaking landline connections in terms of user base.

As of 2022, VoIP is a $40 billion industry, and by 2026 its value is expected to grow to $53.5 billion. Compared to the current $8.28 billion value of landline telephony worldwide, it’s clear this technology is far and away on the way up, to the point that for millions, the advantages of VoIP make it totally eclipse a traditional PBX.

Still, changing to a VoIP setup probably feels like a big step for your business, and a big investment. Even if you’ve heard vaguely about the advantages of VoIP compared to your broadband PBX, jumping off that old reliable technology into the internet can easily be intimidating.

But the fact is that, compared to analog connections, the benefits of VoIP for businesses make switching a total no-brainer. Even once you’ve considered both the pros and cons of VoIP telephony, there’s not much reason to stay anchored to your old analog line.

To give an overview of the biggest VoIP features and benefits, we’ve created this easy list of advantages and disadvantages of VoIP telephony from a business perspective.

What Is VoIP?

“VoIP” is short for “voice over internet protocol” or “voice over IP.” That just means that rather than relaying voice calls over an analog connection, a Voice over IP system relays calls over the internet.

When this technology was created in the late 1990s, the benefits of VoIP were more limited due to slower connections and the industry’s lack of maturity. But with 20 years of development, advancements to VoIP features and benefits have made the technology go far beyond its original novelty of placing phone calls over your computer. Now, the benefits of VoIP for businesses make these systems a must-have. 
Benefits of VoIP

Today, there are countless benefits of a VoIP phone system, to the point that most businesses would have a hard time going back to a plain-old telephone solution.

Here are just a few of the main benefits of voice over IP telephony.
Lower Costs
Easily the biggest benefit of VoIP for businesses is its lower operational expense. VoIP is typically charged at a monthly per-user rate, and because it makes phone calls over your current internet connection, providers can almost always undercut the monthly fee of most broadband phone lines. Better still, VoIP providers rarely charge installation fees, so the immediate switch won’t even cost you an up-front investment.
Since it runs entirely off an internet connection, VoIP benefits from giving users remote access to their PBX and their main office number via any internet connection, whether that’s via laptop, tablet or smartphone. This opens up the potential for smart working, making VoIP a must-have for organizations seeking to modernize their work model.
Instead of waiting hours for physical infrastructure to be changed, as you would with analog telephony, VoIP enables you to make changes to license types, integrations, user details and more right away, usually without even needing a technician on site.
Unlike with analog telephony, adding or removing users on a VoIP system takes a matter of minutes, because making that change is just a matter of editing your PBX’s software settings. You can even connect users to your digital PBX from a different location, so it’s just as easy to connect branch offices or even remote freelancers directly to your main phone system.
Keeping with the philosophy of Unified Communications, VoIP phone systems integrate with multiple other pieces of software. Some of the most popular examples are click-to-call, voicemails delivered via email and even syncing contacts and conversations from your CRM.

One of the most obvious benefits of a VoIP phone system is that, as computer software, it can track, record and even analyze call data. That gives you instant access to a treasure trove of information, including call length, call purpose, IVR inputs and more. For organizations with contact centers or other call-heavy departments in particular, this benefit of VoIP on its own makes it worth switching to.
Advanced Features
When your phone system works through the internet, you’re always just a click away from advanced features like video, link and document sharing, chat, synced contact lists and call recording. Thanks to how much business efficiency they add, these are some of the most highlighted benefits of VoIP for business purposes.
Drawbacks of VoIP
Unfortunately, the advantages of VoIP do come with a set of disadvantages. There aren’t that many when compared to benefits of VoIP for business needs, but no overview of VoIP in comparison to analog telephony would be complete without them.
Like its name suggests, a Voice over IP system only works if it’s using the internet. Because of that, you’ll need a powerful internet connection to use this system at an office, especially if that one connection has to support multiple users. Any lag on that connection can create jitter or even drop calls if the system isn’t configured well enough. If your connection is a concern, talk to your VoIP provider about how to configure a VoIP system specifically for lower speeds.
Although VoIP on the whole has a great record of uptime, analog telephony still has a slight edge on reliability thanks to its use of a dedicated line. Avoid this by looking for a provider with a high record of uptime, especially by using failover servers. These backups work much like an emergency power generator, automatically turning on when the main server fails to keep your system going as normal. Without that degree of protection, you may just enjoy fewer benefits of VoIP and see more of its disadvantages.
Emergency Calls
These days, most countries require location data to be included in outgoing emergency calls. However, this practice — called Enhanced 911/112, or simply E911/E112 — is harder to implement on VoIP phone systems, as unlike landlines they don’t provide location data by default. Fortunately, solutions like Wildix include simple guides to E911/E112 setup to ensure your VoIP system is legally compliant.
Is VoIP Right for My Business?
Almost certainly, it is.

To recap, when you take advantage of the benefits of VoIP, you’ll get:

Lower costs
Advanced features

Of course there are a handful of drawbacks to a VoIP phone system, and when weighing both the pros and cons of VoIP you may find this technology isn’t a good fit for you. In particular, organizations with slow or limited internet connections may still be better off with a landline connection for now. Others may benefit from using an analog line alongside VoIP as a backup way of taking calls.

However, remember that one of the biggest VoIP benefits is that it effectively does everything that traditional telephony can — it just also does a lot more than traditional phones can, too, and always at a lower cost.

Even at a glance, the basic ease of using your office number from any internet connection on earth means the benefits of Voice over IP systems put them far ahead of their analog alternatives. Combine that with added benefits and lower costs, and it’s easy to see why for millions, VoIP has fully replaced analog telephony at their business. 

And if it sounds like a stretch to call analog systems obsolete, consider that the UK and Spain will switch off their copper connections by 2025, with plenty others following suit later. Looking at the full advantages and disadvantages of VoIP, it’s not so much a question of if VoIP will fully overtake analog systems — it’s a question of when.

If you’re looking to switch to VoIP with a purpose-built solution that’s 100% secure by design, Wildix may be a good fit for your business. Discover more about what a Wildix phone system delivers to businesses.
Auch wenn Sie eine Breitband-Telefonverbindung verwenden, dürften Sie vermutlich schon einige Kenntnisse über die Vorteile der VoIP-Telefonsysteme gesammelt haben. VoIP ist so populär geworden, dass es herkömmliche Festnetzanschlüsse hinsichtlich der Nutzerzahl überholt hat. Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile von VoIP.

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VoIP-Telefonie vs. Festnetz: Wie VoIP-Telefonie den Markt erobert

VoIP vs Landline
In jedem Unternehmen sind Telefone unerlässlich. Obwohl viele Menschen heutzutage bevorzugt über das Internet kommunizieren, sind Telefonanrufe nach wie vor unverzichtbar für die geschäftliche Zusammenarbeit und um Kundenbedürfnisse zu erfüllen.

Heutzutage gibt es jedoch weitaus mehr Telefonoptionen als nur den traditionellen Festnetzanschluss für Unternehmen. Die beliebteste Option ist VoIP (Voice over Internet Protocol), bei der Telefonanrufe vollständig über das Internet übertragen werden. Obwohl dies für einige aufregend sein mag, stellt die Umstellung auf VoIP-Telefonanschlüsse für diejenigen, die an analoge Telefonsysteme gewöhnt sind, eine Herausforderung dar. Ist es sinnvoll, das alte System beizubehalten oder ein Upgrade durchzuführen?

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Eignet sich VoIP für Unternehmen?

Is VoIP Reliable for Business?

Angesichts der bevorstehenden Abschaltung von herkömmlichen Telefonnetzen auf der ganzen Welt stellen sich immer mehr Firmen die Frage: „Ist VoIP für den Einsatz in meinem Unternehmen geeignet?“ Zwar gibt es einige geringfügige Nachteile, doch Tatsache ist: VoIP-Telefonielösungen bieten einen beträchtlichen Nutzen – sofern sie richtig implementiert sind.

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FXO vs. FXS: Die Unterschiede beim Telefonie-Setup

FXO vs. FXS: Differences for Telephony Setups
Die Analog-Telefonie als Ganzes mag auf dem Rückzug sein, für zahlreiche Unternehmen ist sie aber immer noch ein wichtiger Bestandteil ihrer Kommunikation. Vielen ist sie so wichtig, dass selbst beim Umstieg auf VoIP der Verzicht auf analoge Leitungen bzw. Geräte nicht infrage kommt. Gerade dann ist es unerlässlich, FXO- und FXS-Ports zu verstehen – vorrangig deren Unterschiede.

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So wirkt sich die POTS-, ISDN- und PSTN-Deaktivierung auf Ihre Telefonanlage aus

A grave with copper in it representing the PSTN switch-off

Das Kupferkabel gehört schon bald der Vergangenheit an, was erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen mit analogen oder digitalen PBX-Telefonsystemen hat. Häufig sind sich KMUs jedoch nicht bewusst, dass ihre derzeitige PBX-Infrastruktur mit der Umstellung auf Glasfaser und der PSTN Deaktivierung nicht kompatibel ist.

Das POTS/PSTN-Problem und die PSTN Deaktivierung

Große Anbieter für Telefon-Infrastrukturen wie Openreach im Vereinigten Königreich, Verizon in den Vereinigten Staaten und TIM in Italien verwenden als Kernbestandteil ihrer Netze bereits Glasfaser-Technologien anstelle von analogen Kupferkabeln. Dennoch sind auf den „letzten Kilometern“ bis zum Endnutzer noch viele der alten Kupferkabel vorhanden. Dies wiederum stellt einen großen Engpass dar, wenn es darum geht, ultraschnelle Dienste für den Verbraucher bereitzustellen: Kupferkabel sind schlicht langsam.

Kupferkabel führen jedoch Strom, Glasfaserkabel hingegen nicht. Hier liegt zum Teil das Problem mit PBX-Telefonanlagen der alten Schule.

PBX: Ein Infrastrukturproblem

Eine PBX (Private Branch Exchange) ist eine TK-Anlage. Sie ermöglicht den Benutzern eine gemeinsame Nutzung externen Telefonleitungen durch die Verwendung von Nebenstellen. Die Nebenstellenanlage leitet einen eingehenden Anruf an einer Art Schaltzentrale weiter, wo er entweder beantwortet oder, wenn eine Nebenstellennummer eingegeben wird, direkt an die richtige Person weitergeleitet werden kann.

Vor Ort installierte PBX-Telefonsysteme sind in der Regel Bestandteil der Bausubstanz und in vielen Gebäuden der 80er, 90er und frühen 2000er-Jahre wurden zu diesem Zweck zahlreiche Kabel durch die Mauern verlegt. Diese Systeme waren zu ihrer Zeit eine nützliche Lösung. Die Systeme wurden automatisiert und bedurften keiner manuellen Bedienung mehr.

Diese Topologie hat jedoch einige Probleme: Die Systeme arbeiten mit Kupferkabeln und haben einen begrenzten Funktionsumfang. Natürlich können sie Anrufe weiterleiten, in eine Warteschlange stellen und Anrufer auf Halten setzen. Die Integration anderer Systeme in die TK-Anlage ist jedoch nicht einfach. Noch schlimmer: einfach auf ein digitales ISDN-Telefonsystem umzusteigen funktioniert nicht, da auch das eingestellt wird.

Umstellung auf IP: PBX-Upgrades

Gegebenenfalls ist es möglich, Ihre derzeitige analoge Nebenstellenanlage so umzurüsten, dass sie einen IP-Eingang akzeptiert. Hierfür stehen eine Vielzahl von Optionen zur Verfügung. Jedoch wissen viele Technikenthusiasten auch: Hat ein Produkt das Ende der Lebensdauer erreicht, wird die Wartung sehr viel teurer, und auch die Ersatzkomponenten kosten viel Geld.

Wer sich an die Abschaltung des analogen Fernsehens in den 2000er und frühen 2010er-Jahren erinnert, weiß, dass man Adapter für seine alten analogen Fernsehgeräte erwerben konnte, doch diese sind inzwischen recht unzuverlässig. Schlimmer noch, diese Fernsehgeräte sind nicht in der Lage, den gesamten Leistungsumfang zu nutzen. Die gängige Lösung ist die Umstellung auf die Digitaltechnik.

Ähnliches gilt für analoge PBX-Telefonanlagen. Die Aufwendungen für die Nachrüstung von Kabeln, die Reparatur und die allgemeine Wartung werden im Vergleich zu einem digitalen System immer höher. Hinzu kommt, dass es bei einer klassischen TK-Anlage schwieriger ist, Anrufe an Personen weiterzuleiten, die nicht an ihrem Arbeitsplatz sind, ohne eine weitere Vermittlungsebene einzuschalten.

Wer sollte einen PBX-Signalwandler in Betracht ziehen?

Unternehmen, die über viele Telefone verfügen und keinen wirklichen Bedarf an verbesserter Konnektivität haben, sollten im Zuge der PSTN Deaktivierung einen Konverter in Betracht ziehen. Dazu gehören:

  • Hotels mit Zimmertelefon
  • B&Bs
  • Motels
  • Unternehmen, die nur ein Telefon an ihre Telefonanlage angeschlossen haben

Der letzte Anwendungsfall bezieht sich typischerweise auf Unternehmen, in denen vor vielen Jahren eine TK-Anlage installiert wurde, nun aber hauptsächlich mobile Geräte zur Anwendung kommen. Aber selbst dann sollte ein Upgrade erwogen und überlegt werden, ob ein vereinheitlichter Kommunikationsansatz für das Unternehmen vorteilhaft wäre. Und auch das Hotel- und Gaststättengewerbe kann von der größeren Vielfalt an Diensten profitieren, die eine Cloud-basierte Telefonanlage und damit verbundene vereinheitlichte Systeme bieten.

On-Premise-PBX vs. Cloud-PBX

Die Hauptkonkurrenten der analogen PBX-Telefonsysteme sind lokale IP-PBX-Systeme und Cloud-basierte PBX-Telefonsysteme. Beide nutzen die gleiche grundlegende Internettechnologie, aber auf unterschiedliche Weise:

  • Ortsgebundene Telefonanlagen: Hohe Investitionskosten, die teilweise durch niedrigere Betriebskosten ausgeglichen werden. Für die Wartung ist i. d. R. ein eigenes Team von IT-Support-Mitarbeitern erforderlich.
  • Cloud-basierte Telefonanlage: Lösung eines Drittanbieters, oft mit begrenztem Investitionsaufwand und etwas höheren Betriebskosten. Die Wartung erfolgt durch den Drittanbieter. Vereinheitlichte Systeme lassen sich leicht einbinden und diese Lösung ist potenziell unbegrenzt skalierbar.

Größere Unternehmen, die bereits über ein dediziertes PBX-System verfügen, bevorzugen oft die Vor-Ort-Lösung. Allerdings kann es schwierig sein, sie schnell zu erweitern, wenn ein Umzug in neue Büros ansteht. Auch ist die Einrichtung nicht immer ganz einfach. Für agile Großunternehmen, die Flexibilität benötigen, ist eine Cloud-basierte Lösung oft besser geeignet als eine hauseigene PBX, vor allem, wenn die Belegschaft aufgrund von Telearbeit zunehmend dezentralisiert ist.

Kleinere Unternehmen schätzen Cloud-basierte PBX-Lösungen, die besser mit ihrem Budget und ihrem bestehenden IT-Ressourcen vereinbar sind, sodass sie den Großteil der Arbeit einem Drittanbieter überlassen können.

Wann werden die Kupfernetze stillgelegt?

Während die Umstellung auf IP-Telefonie in Deutschland und der Schweiz nahezu abgeschlossen ist, gibt es wie bei jeder Technologieeinführung auch hier von Land zu Land unterschiedliche Termine. Die Pläne hängen auch davon ab, wie der etablierte oder marktbeherrschende Telefonanbieter die Umstellung auf Glasfaser plant, und es gibt erhebliche kommerzielle und logistische Hürden dabei.

  • Vereinigte Staaten: Im Gange, wobei die verschiedenen Unternehmen mit sehr unterschiedlicher Geschwindigkeit arbeiten
  • Vereinigtes Königreich: Vollständige Abschaltung des PSTN bis Dezember 2025
  • Italien: 65 % Abschaltung bis 2023, doch bleiben Zweifel an der vollständigen Abschaltung
  • Frankreich: Abschaltung bis 2030, mit lokalen Abschaltungen ab 2021.
  • Spanien: Vollständige Abschaltung von Kupfer bis 2025

Letztlich müssen im Zuge der weltweiten Abschaltung von Kupfernetzen bzw. PSTN Deaktivierung auch die Telefonanlagen der Unternehmen modernisiert werden. Und Cloud-Lösungen wie Wildix lassen sich in wenigen Schritten auf Tausenden von Systemen einrichten.