Was ist Telefonie und welche Voice-Technologie ist am effektivsten?

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Moderne Methoden der Sprachkommunikation besser verstehen

Ganz einfach ausgedrückt, bezeichnet Telefonie die Technologie, die wir nutzen, um über große Distanz miteinander zu sprechen.

In Wahrheit ist die Definition natürlich sehr viel komplizierter.

Heutzutage konkurrieren bei der Betrachtung von Telefonsystemen gleich mehrere Technologien miteinander. Einige denken dabei vielleicht an Telefone mit Wählscheibe oder Tonwahl, andere an Smartphones mit Touchscreen. Ganz zu schweigen von den unterschiedlichen Netzwerken, mit der die Hardware vernetzt ist. Hinzu kommt noch der Ozean aus technischen Details und Akronymen, der unter der sprichwörtlichen Spitze des Eisbergs lauert.

Je weiter die Technik voranschreitet, desto nebulöser wird auch die Frage, was Telefonie eigentlich genau ist. Diese Frage mag sich für Privatpersonen, die immer häufiger nur noch Mobiltelefone zur Kommunikation nutzen, nicht unbedingt stellen. Doch für Unternehmen, die sich Gedanken über ihre optimale technische Ausstattung machen, ist sie von enormer Bedeutung.

Dabei geht es nicht mehr nur um die Frage „Was ist Telefonie?“. Vielmehr geht es darum, was unter analoger, digitaler, IP- und SIP-Telefonie (und vielen andere Optionen) zu verstehen ist, und noch viel wichtiger: Welche Variante ist für Ihr Unternehmen am sinnvollsten? Ist es wirklich notwendig, das neueste Modell zu verwenden? Oder kann ein Unternehmen auch mit älteren Varianten auskommen?

Lassen Sie uns also überlegen, welches Kommunikationsmittel für Ihr Unternehmen am geeignetsten ist, indem wir die verschiedenen auf dem Markt befindlichen Telefonievarianten beschreiben und bewerten.

Die Anfänge des Telefons und der analogen Telefonie

Der Grundgedanke, verschiedene Haushalte und Unternehmen per Sprache miteinander zu verbinden, entstand bereits im späten 19. Jahrhundert. Hierzu verlegten die Konstrukteure Kupferleitungen zwischen einzelnen Standorten und verbanden sie so zu einem Netzwerk.

Auch heute noch ist dies in der analogen Telefonie relevant, denn seither hat sich an diesem Modell nicht viel geändert.

Die Analogtelefonie, auch als „guter alter Telefondienst“ (Plain Old Telephone System, POTS) bezeichnet, verbindet Betreiber und andere Teilnehmer per Kupferleitung mit einem größeren Telefonnetz. Eine Installation geschieht durch einfaches Einstecken des Telefons in die Telefonsteckdose. Die Abwicklung aller weiteren Verbindungsvorgänge erfolgt über den Telefonanbieter.

Natürlich hat die analoge Telefonie auch einige Nachteile. Kupferkabel sind teuer, sowohl das Material als auch die Verlegung. Um sie in einen bestimmten Raum zu verlegen oder mehr Telefone an das Telefonnetz anzuschließen, müssen auch mehr Leitungen in den Wänden verlegt werden.

Hinzu kommt: POTS sind ein Auslaufmodell. Viele Länder planen ihren Ausstieg aus den Kabelnetzen aufgrund mangelnder Nachfrage.

Die Geschichte der analogen Telefonie ist wichtig, um die grundlegende Funktionsweise zu verstehen. Die Investitionskosten sind jedoch hoch und die Nutzung des Telefons ist auf Telefongespräche limitiert. Ganz zu schweigen davon, wie schnell die Anschaffung in wenigen Jahren ihren Wert verlieren wird.

Digitale Telefonie

In den späten 1980er-Jahren entwickelten sich die digitalen Technologien so rasant, dass die Analogtechnik schon bald überholt sein würde. Es war nur noch eine Frage der Zeit, bis diese Entwicklung auch das Telefon erreichte. 1988 war es dann so weit, als erste Unternehmen digitale Telefonie auf den Markt brachten.

Äußerlich ähnelt die digitale Telefonie ihrem analogen Vorgänger. Telefone werden immer noch in eine Anschlussdose gesteckt, die mit einem umfassenderen Netzwerk bestehend aus Leitungen und Netzbetreibern verbunden ist. Auch war man zunächst auf die Sprachübertragung begrenzt.

Der größte Unterschied lag in der Verkabelung. Anstelle des teuren Kupferkabels hielt nun bei der digitalen Telefonie das Glasfaserkabel Einzug. Dies ermöglicht schnellere Verbindungen und eine höhere Datenübertragungsrate. Letztlich bedeutet das also Telefongespräche mit besserer Audioqualität und weniger Verzögerungen.

Gleichwohl wies die frühe digitale Telefonie noch vergleichbare Nachteile auf wie ihr analoger Vorgänger. Noch immer ist die Anzahl der Telefonapparate begrenzt, z. B. durch die Anzahl der Kabel, die im Gebäude verlegt wurden. Zum anderen ist es schwierig, diese Telefone mit zusätzlichen Diensten auszustatten, da die Glasfaserverkabelung nur Sprachanrufe übertragen kann.

Mobiltelefonie

Die wahrscheinlich größte Revolution im Bereich der Sprachdienste ist die Mobilfunktechnik – die Verwendung von Mobiltelefonen für Sprachanrufe. Dank weltweiter Mobilfunknetze und allgemeiner Verbesserungen der Telefontechnik können damit Anrufe auch unterwegs getätigt werden. Sie sind also nicht mehr auf drahtgebundene Anschlüsse angewiesen.

Bei der Mobiltelefonie werden die sonst erforderlichen Kabel durch eine Funkverbindung ersetzt, die aus einem Netzwerk von Funkmasten besteht. Wenn Sie mit einem Handy telefonieren, sendet das Mobilteil ein Funksignal an den nächstgelegenen Mobilfunkmast. Dieser leitet das Signal dann über die entsprechenden Telefonnetze an die Nummer weiter, die Sie anrufen.

Mittlerweile ist die Mobilfunktechnik fast allgegenwärtig, vor allem, da die Netzabdeckung auch einen mobilen Internetzugang ermöglicht.

Jeder Mitarbeiter wird in der Praxis seine eigene Art und Weise haben, von unterwegs aus Anrufe zu tätigen. Doch es lohnt sich, darüber nachzudenken, ob Ihr Unternehmen alle relevanten Rufnummern auch unterwegs zugänglich machen kann. Statt diese Fähigkeit über den Mobilfunk abzudecken, gibt es jedoch eine bessere Alternative.

Internet-Telefonie (VoIP)

Heutzutage kann fast alles mit dem Internet verbunden werden. Und da wir einen Großteil unserer Kommunikation über das Internet abwickeln, ist es nur konsequent, darüber auch zu telefonieren.

Internet-Telefonie trägt viele Namen – Internet-Protocol-(IP)-Telefonie und das Voice over Internet Protocol (VoIP), um nur zwei zu nennen. Aber sie laufen alle auf das Gleiche hinaus: Telefondienste, die über das Internet angeboten werden.

Die Funktionsweise der Internet-Telefonie unterscheidet sich deutlich von der analogen und angesprochenen digitalen Methode. Vereinfacht ausgedrückt, stellt das System eine Verbindung nach außen her, indem es Ihr Gerät über das Internet mit Ihrer Nebenstellenanlage (PBX) und dann mit dem Hauptserver Ihres Telefoniedienstes verbindet. Von diesem Hauptserver aus wird eine Verbindung mit dem externen Benutzer hergestellt.

Der entscheidende Faktor ist hier die Internetverbindung. Da die Verbindung zwischen Ihnen und anderen Teilnehmern über das Internet und nicht über physische Leitungen hergestellt wird, besteht bei der Internet-Telefonie praktisch keine Beschränkung mehr, wie viele Geräte und Nummern an einem einzigen Standort verwendet werden können. Bei diesem Verfahren ist die Erweiterung lediglich eine Frage der Konfiguration Ihres Telefondienstes und der zugehörigen Telefonanlage.

Ebenso können durch die Nutzung des Internets viel mehr Geräte zum Telefonieren verwendet werden. Natürlich gibt es auch für VoIP konzipierte Tischtelefone, die für alle Nutzer, die ihre Anrufe auf herkömmliche Weise am Schreibtisch tätigen möchten, eine beliebte Alternative darstellen. Dank der Internet-Telefonie lassen sich Anrufe aber auch ganz einfach per Smartphone-App oder dem Desktop-Computer tätigen.

Auch ist es dank VoIP möglich, die Rufnummer des Arbeitsplatzes zu Hause oder unterwegs zu nutzen, als wäre man im Büro.

SIP-Telefonie

Technisch gesehen ist diese Art der Telefonie eine Variante der Internet-Telefonie, doch wegen ihrer Bedeutung für Geschäftskunden ist sie es wert, sie separat zu betrachten.

Session Initiation Protocol (SIP) ist eine wichtige Komponente zahlreicher VoIP- und Internet-Telefoniesysteme. Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei SIP um ein Protokoll, das einem Telefonsystem vorgibt, wie es eine Gesprächssitzung mit einem anderen Telefon aufbauen soll. SIP ist kein separates Telefonieverfahren, sondern ein Bestandteil, der die Internet-Telefonie überhaupt erst möglich macht.

Bemerkenswert ist, dass mit SIP auch Online-Medien wie Instant Messaging und Video ausgetauscht werden können. Wenn Sie von der Sprachtelefonie beispielsweise zur Videotelefonie übergehen (bei der zusätzlich zum Audiosignal eines Sprachanrufs ein Video-Feed übertragen wird), kommt dabei in der Regel SIP zum Einsatz.

Gehostete und Cloud-basierte Telefonie

Betrachtet man die Internet-Telefonie näher, lassen sich weitere Unterkategorien ausmachen. Besonders hervorzuheben ist die gehostete Telefonie, die sich dank ihrer Bequemlichkeit und Zugänglichkeit großer Beliebtheit erfreut.

„Gehostet“ bedeutet, dass der Hauptserver Ihres IP-Telefoniedienstes außerhalb des Unternehmens betrieben wird, i. d. R. direkt in den Räumlichkeiten Ihres Providers. Im Gegensatz dazu steht die „On-premise“-VoIP-Telefonie, bei der die Haupt-Nebenstellenanlage lokal an dem betreffenden Standort installiert wird. Durch die Auslagerung der Telefonanlage an einen anderen Ort müssen Unternehmen keinen Platz für die Hardware bereitstellen und weder Zeit noch Geld für deren Instandhaltung aufwenden. Stattdessen verbinden Sie sich einfach mit dem externen Server und können über das Internet telefonieren.

Die gehostete Telefonie wird in der Praxis auch manchmal als „Cloud-Telefonie“ bezeichnet, da die Nutzung eines gehosteten Systems aus der Sicht des Endnutzers mit fast jeder Cloud-Einrichtung vergleichbar ist. Technisch gesehen ist die Cloud-Telefonie jedoch nicht ganz dasselbe wie die gehostete Telefonie: Während bei der gehosteten Telefonie ein einzelner Server außerhalb des Unternehmens genutzt wird, wird bei der Cloud-Telefonie eine breit gefächerte Server-Infrastruktur (die Cloud) als dezentrale Online-Präsenz verwendet. Hierbei handelt es sich jedoch eher um ein Detail, das für den Endbenutzer kaum einen Unterschied ausmacht.

Welcher Telefondienst ist der richtige
für mich?

Nachdem wir uns mit der Frage „Was ist Telefonie?“ beschäftigt haben, stellt sich nun eine viel wichtigere Frage: Welche Variante ist eigentlich die richtige für Sie?

Dabei geht es nicht darum, die Vor- und Nachteile gegeneinander abzuwägen, denn die Internet-Telefonie ist schlichtweg die bequemste und kostengünstigste Option. Die analoge Telefonie ist, wie wir bereits erwähnt haben, längst ein Auslaufmodell, und Sie werden kaum noch einen Techniker finden, der Kupferkabel in Ihrem Betrieb installieren möchte.

Zwar ist die Installation von Digitaltelefonie immer noch möglich, bedenken Sie aber, dass die Installation recht teuer ist, wenn Sie nicht bereits über den erforderlichen Glasfaseranschluss verfügen. Selbst wenn Sie ein digitales System eingerichtet haben, benötigen Sie wahrscheinlich eine zusätzliche Installation, um es zu erweitern – und wie bereits erwähnt, können Sie damit nur Sprachanrufe tätigen.

Bei einem Internet-Telefonsystem hingegen ist die Installation so unkompliziert wie die Verbindung mit Ihrem Internetanschluss vor Ort. Selbst wenn Sie sich für eine „On-premise“-Installation entscheiden und nicht für eine gehostete oder Cloud-Option, muss die an Ihrem Standort installierte Hardware nur mit dem Internet verbunden werden und benötigt kein eigenes Kabelnetz. Infolgedessen ist jede IP-Telefonie-Einrichtung viel billiger und wesentlich bequemer zu installieren als ältere Alternativen.

Welche Art von IP-Telefonie benötigen Sie?

Die eigentliche Frage, welche Telefonie-Variante für Sie die richtige ist, hängt höchstwahrscheinlich davon ab, welche Art von IP-Telefonie Sie benötigen.

Wir haben bereits Cloud-Telefonie und gehostete Telefonie als Optionen erwähnt, aber das sind nicht die einzigen Möglichkeiten, ein IP-Telefoniesystem zu realisieren. Wenn die Verlagerung des gesamten Systems in den virtuellen Raum ein zu großes Risiko darstellt, um es einem externen Dienstleister anzuvertrauen, ist es immer noch möglich, ein lokales System zu implementieren. Dabei wird die Hardware für die Internet-Telefonanlage und den entsprechenden VoIP-Server am entsprechenden Standort installiert.

Zwar wird dafür meist ein eigener Raum benötigt, in dem die Hardware untergebracht wird, und es sind regelmäßige Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten erforderlich, um die Anlage effizient zu betreiben, doch mit einer lokalen PBX verfügt Ihr Unternehmen über die VoIP-Technologie samt der zahlreichen Vorteile, die sie bietet. Zudem können Sie das System selbst nutzen und pflegen, was für Firmen, die ihre IT-Systeme selbst administrieren und warten möchten, durchaus attraktiv sein kann.

Allerdings ist zu bedenken, dass ein örtliches VoIP-System teurer ist als ein gehostetes bzw. Cloud-System. Das betrifft die Anschaffung als auch die laufenden Kosten. Zudem ist die eigene Wartung der lokalen Telefonanlage so ziemlich der einzige Vorteil, den Sie gewinnen. Sämtliche Funktionen der Internet-Telefonie, die Sie durch die installierte Hardware erhalten, stehen auch in der Cloud zur Verfügung, allerdings zu niedrigeren Kosten und mit einem höheren Maß an Flexibilität (denn ein lokales System muss geändert werden, wenn ein Unternehmen mehr Telefone oder Nebenstellen benötigt, als bei der ursprünglichen Installation vorgesehen waren).

Ausführlichere Informationen zu den Unterschieden zwischen den verschiedenen Arten der Internet-Telefonie finden Sie in unserem Beitrag über VoIP.

Schlussgedanken und Erkenntnisse

Heutzutage ist es ganz selbstverständlich, jederzeit ein Telefon zur Hand zu nehmen und mit wenigen Eingaben mit jemandem zu kommunizieren, der kilometerweit entfernt ist. Kommunikation ist so kinderleicht geworden, dass die technischen Grundlagen kaum noch eine Rolle zu spielen scheinen.

Bei der Betrachtung der Geschäftskommunikation ist es jedoch notwendig, sich ein Gesamtbild davon zu machen, was Telefonie ist und wie sie genau funktioniert. Auch, wenn frühere Generationen dieser Technologie inzwischen veraltet sind und es sich nicht mehr lohnt, in sie zu investieren, so hilft das Verständnis der Grundlagen den Unternehmen, die Vorteile von Internet-Telefonie und VoIP zu verstehen und besser zu nutzen.

Insbesondere durch den Wechsel von herkömmlicher Telefontechnik zu VoIP profitieren Unternehmen von der Möglichkeit, Telefongespräche über die bereits vorhandene Kommunikations-Infrastruktur zu leiten. Anstatt auf eigene Kupfer- oder Glasfaserkabel angewiesen zu sein, können sich die Anwender ganz auf ihre bestehende Internetanbindung verlassen, um darüber zu telefonieren.

Allein das bedeutet schon eine erhebliche Verbesserung in der Telefonie. Genauso wichtig ist jedoch, dass Anwender über das Internet auch auf Funktionen wie Videotelefonie, Instant Messaging, Anrufanalyse und vieles mehr zurückgreifen können – und das über die gewohnte Internetverbindung und Web-Schnittstelle.

Unter nahezu allen Gesichtspunkten – egal, ob Kosten, Nutzen oder Benutzerfreundlichkeit – wird die Internettelefonie im Vergleich zu den hier erwähnten Altsystemen die Nase vorn haben.

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