La innovación automática: las ventajas de automatizar tareas

automate your processes and procedures

En el núcleo de cualquier pieza útil de tecnología reside el concepto de hacer que un proceso complejo resulte más sencillo. No hay muchas tendencias en el campo de la tecnología digital que expliquen mejor esta idea que la automatización: hacer que una máquina realice una tarea completa (o casi) por sí misma.

Sin embargo, por mucho que la tecnología ha ido avanzando y llegando a nuevos campos, a veces parece que la automatización está fuera del alcance de los negocios pequeños y medianos. Muchos de ellos tienen una creencia implícita que afirma que la automatización solo podría ejecutarse a gran escala y para procedimientos muy extensos, por lo que sería irrelevante para la mayoría de oficinas y sus procedimientos de trabajo habituales.

Nada más lejos de la verdad. Con la caja de herramientas adecuada, cualquier empresa puede integrar sus tareas en procesos automatizados, ya que por muy básicas que sean no dejan de ser importantes. Aún mejor: al trasladar la responsabilidad de estos procesos de las personas a las máquinas, las empresas ganan tiempo, dinero e incluso aumentan la satisfacción de sus empleados.

Con este repaso por la automatización digital de procesos, te harás una idea de cómo algunos procesos cotidianos en tu empresa podría funcionar solos.

¿Qué es la automatización?

En primer lugar, hay que dejar claro que al decir “automatización” en este contexto no hablamos de robots que fabrican coches ni de líneas de montaje físicas. Eso es lo que se conoce como “automatización robótica”, que resulta muy valiosa en algunos contextos empresariales pero está muy lejos del ámbito y las necesidades de la inmensa mayoría de las empresas.

En realidad, hablamos de la “automatización de procesos”: el uso del software (especialmente IA) para ejecutar automáticamente determinados procedimientos. En la práctica, normalmente se hace referencia a la automatización de las pequeñas tareas más repetitivas de los flujos de trabajo, como rellenar documentos o bases de datos.

En este contexto, pensamos más en lo que sucede en un ordenador o detrás de una pantalla y no tanto en aparatosos robots que realizan tareas físicas (por mucho que eso pueda ser genial para muchas empresas).

Beneficios de la automatización

Seguramente las dos principales ventajas que aporta automatizar procesos son la reducción en el tiempo de ejecución y en el coste. Con los procesos de optimización de software, lo normal es que la misma operación se lleve a cabo en mucho menos tiempo. Esto, naturalmente, agiliza ese paso en concreto y acorta el tiempo de finalización de todo el proceso. Así, cuando menos tiempo se invierte en una tarea, menos tiempo dedica el empleado a ese paso: el coste en salarios para la empresa es menor, al menos analizando el proceso mejorado.

Es más, seguramente las empresas aprecian especialmente este ahorro de tiempo por el efecto acumulativo que genera. Cuando las tareas que se automatizan solían ocasionar cuellos de botella sobre las operaciones futuras, con la automatización se libera el insidioso tapón sobre el flujo trabajo posterior y resultará mucho más ágil completar todo el proceso. En otras palabras: la automatización estratégica mejorará la velocidad de los procesos de trabajo de forma integral.

A esto hay que sumar otros interesantes beneficios:

Menos errores, más exactitud
Para la mayoría de tareas rutinarias como introducir datos, rellenar formularios y hacer análisis básicos, la IA y el software normalmente cometen menos errores que los empleados (si se llama “error humano” es por algo…). Trasladar la responsabilidad a las máquinas mediante la automatización reduce estos errores y además ofrece más oportunidades para que los empleados reduzcan otros errores potenciales al verse liberados de parte de sus tareas.

Control centralizado
Como la automatización por definición deja el proceso en manos del software, los detalles más concretos del proceso se pueden modificar cambiando el propio software. Esto permite que los responsables implementen sus estándares directamente en los procesos y logren un resultado más fiable y consistente. Además, la administración consigue una visión detallada sobre el desarrollo de todas estas operaciones, pues solo tendrán que supervisar cómo se comporta el software en lugar de evaluar el rendimiento de varios empleados.

Más satisfacción en la empresa
Cuando hablamos de “tareas menores” o “tareas auxiliares”, nos viene a la mente una connotación negativa: trabajo tedioso que la mayoría de los empleados prefiere no hacer. Al liberar estos procesos y cargárselos al software, los trabajadores ya no tienen que perder energía en las partes más mundanas de su trabajo y pueden centrarse en las tareas que ofrecen un mayor estímulo intelectual. Sin duda, esto redunda en una plantilla más contenta y comprometida con sus responsabilidades e incluso con la empresa.

Más innovación
Por los mismos motivos, al invertir menos energía en tareas menores, los empleados tienen libertad para aprovechar sus esfuerzos en otros frentes, especialmente centrándose en aspectos más complicados de su trabajo. Por otra parte, así aumenta su entusiasmo en lo que realmente les hace valiosos, ya que pueden dedicarse con más atención a las responsabilidades de su puesto. Al mismo tiempo, como su atención se mantiene en las acciones que requieren un mayor esfuerzo mental, estarán más frescos para preocuparse por la resolución de problemas y poner en práctica su creatividad. Esto permite una mayor innovación en todos los niveles de la empresa, algo que ya de por sí es una inversión muy rentable.

Mayor satisfacción del cliente
No hace falta decirlo, es obvio que la suma de menor coste, mayor exactitud y procesos más ágiles es igual a clientes más contentos. Con todo el tiempo y el dinero ahorrados gracias a la automatización, no es difícil que el cliente note las mejoras y pueda acceder a una oferta más competitiva. Considerando también que este extra en la satisfacción del cliente se puede traducir fácilmente en una mayor fidelidad por su parte, la recompensa para la empresa es potencialmente exponencial.

¿Qué procedimientos se pueden automatizar?

Aunque en teoría puedes automatizarlo prácticamente todo, desde la introducción de datos hasta la creación de contenido, en la práctica la automatización exige un tiempo de implementación y es más conveniente para unas cosas que para otras. Siempre quedarán tareas en las que la creatividad humana sobrepasará con creces el posible rendimiento de las máquinas en términos de calidad.

Al valorar qué procesos automatizar, es crucial evaluar en primer lugar la calidad que puede conseguir este cambio y después el tiempo y el dinero que ahorrarás. Si la calidad entra dentro de unos estándares aceptables, puedes empezar a valorar si el coste de implementarla compensará tu ahorro.

Teniendo en cuenta este marco general, normalmente vale la pena automatizar tareas que cumplan estas premisas:

  • Mucho volumen
  • Muy frecuentes
  • Resultados previsibles
  • Con plazos estrictos
  • Con mucho impacto en tareas posteriores

Recuerda que automatizar las tareas tiende a conseguir su punto álgido de beneficio cuando libera cuellos de botella y al mismo tiempo elimina la necesidad de realizar operaciones menores. Antes de automatizar partes más complejas de tu workflow, prueba empezando con los elementos que juegan un papel importante en las fases posteriores, aunque sean relativamente fáciles de realizar.

Algunos ejemplos incluyen:

Transcripción de llamadas: Especialmente cuando llaman clientes potenciales, la transcripción automática de llamadas permite que los empleados no tengan que concentrarse en tomar notas y puedan dedicar toda su atención a la conversación. Además, aquí la tecnología suma más ventajas si el software de transcripción es capaz de destacar aspectos importantes de la transcripción, facilitando el seguimiento del nuevo lead por todo el canal con más rapidez.

Pedidos de ventas: Crear y completar formularios de pedidos tras las comunicaciones con los clientes es algo que absorbe mucho tiempo y deja mucho margen para el error humano. De lo contrario, si un software automático puede simplemente acceder a estas comunicaciones y reunir datos relevantes, todo el proceso será más rápido y preciso, y el viaje por el recorrido del cliente avanzará a mayor velocidad.

Bases de datos: La introducción de datos es una de las tareas más tediosas de las encomendadas a los equipos de ventas. Además, cuantos más datos se manipulan y más tiempo se pasa en esta tarea, mucho mayor es la posibilidad de saltarse algún dato o cometer errores. Sin embargo, si los vendedores confían en un software que se ocupa de añadir estos datos y buscar la información de contacto de leads y clientes, esa frustración se desvanece como el humo. Además, el resultado es más exacto porque la automatización transfiere todos los datos disponibles rigurosamente como los recibe.

Análisis de datos: Encontrar manualmente tendencias básicas y diferencias entre datos puede ser una pesadilla que consume horas y horas revisando casillas y hojas repletas de datos. Sin embargo, si el software se ocupa del proceso y completa los análisis en tiempo récord, los empleados se ahorran muchos dolores de cabeza diarios.

Atención al cliente: Aunque aspires a ofrecer vendedores reales y accesibles para atender a tus clientes, la automatización puede facilitar que el cliente reciba una respuesta inicial cuando se pone en contacto contigo. Los chatbots o las rutinas personalizadas para los chats disponibles en tu sitio web son una forma sencilla de ofrecer a tus visitantes una confirmación rápida, igual que los mensajes de voz automáticos en el número telefónico de tu empresa.

Análisis de rendimiento: Identificar los momentos en que se ralentiza el rendimiento de los empleados no resulta sencillo, especialmente en departamentos con mucha actividad como un centro de llamadas. Al crear un proceso de recogida de datos automático, las empresas pueden recopilar el rendimiento de cada empleado en una base de datos central, listo para su análisis. Además de descubrir en qué punto del proceso se ocasionan los cuellos de botella, es genial para comprender dónde destacan algunos empleados y aprovechar su ejemplo en la mejora global de los procesos.

Ten en cuenta que esto son solo algunos ejemplos de lo que puede hacer la automatización. Como en muchos otros elementos de la tecnología aplicada a las empresas, la naturaleza exacta de la automatización de procesos dependerá de lo que se hace en tu empresa y de cómo se consigue.

Principales ventajas

La automatización de procesos es una opción que a veces no se considera en algunas empresas, pero hoy en día vale la pena tenerla en cuenta prácticamente en todos los casos. Desde el ahorro de tiempo y dinero hasta la mayor retención de la clientela, el retorno sobre la inversión de una automatización inteligente puede ser tremendo. Estas ventajas, por sí solas, bien merecen una valoración sobre si tu empresa tiene los presupuestos necesarios para lanzar este proceso.

Y es más que probable que tengas varias tareas o elementos del flujo de trabajo que puedan rentabilizar esta automatización. Especialmente si hablamos de una transformación digital y de operar en la nube, pues los procedimientos son cada vez más digitales. Esto implica que hay mucho recorrido para que el software cobre protagonismo en las tareas más mundanas y agilice la velocidad de los procesos y la implicación de los empleados.

En cualquier caso, recuerda que la automatización no produce resultados con una calidad uniforme ni se puede implementar de forma rápida y barata en todos los casos. En lugar de intentar automatizar un gran paquete de tareas al mismo tiempo, céntrate en los pasos del flujo de trabajo que más pueden beneficiarse de un mayor rendimiento y precisión. Igual que ocurre con la mayoría de la tecnología, un uso estratégico de la automatización siempre será más beneficioso que un planteamiento genérico y poco preciso.

Si tienes en cuenta estos beneficios y reflexiones, ya sabes que te esperan interesantes ventajas cuando te decidas a dar el paso hacia un flujo de trabajo automático con la máxima eficiencia.

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