Cómo automatizar procesos paso a paso

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Como ya comentamos en nuestro post anterior, los beneficios de la automatización de procesos no son difíciles de encontrar. Cuando dejas que el software se encargue de las tareas, agilizas tus flujos de trabajo, ahorras dinero y mejoras tanto la moral de tu plantilla como la satisfacción de los clientes. Teniendo en cuenta la ventaja competitiva que te aporta este cambio, invertir en automatización es una apuesta segura.

Por supuesto, es muy fácil hablar de lo útil y práctica que es la automatización de procesos. Ahora bien, en la práctica ¿cómo puedes lanzarte y automatizar una tarea determinada dentro de un proceso?

Lo cierto es que esta es una pregunta bastante delicada porque una buena respuesta es vital para acertar. Si aplicas la automatización en un área donde no es necesaria, el retorno sobre la inversión no te compensará. O peor aún: si no implementas bien la automatización de un determinado paso, podrías generar un profundo agujero por el que se irá tiempo y dinero hasta que lo soluciones.

En este post, te ofrecemos una descripción general para que comprendas cómo puedes cambiar el rumbo y pasar del trabajo manual a la automatización protegiendo tu inversión en tecnología.

Antes de empezar…

Conociendo los beneficios que te ofrece la automatización, desde la reducción de costes hasta el incremento del compromiso de los empleados, no nos extraña que estés deseando implementar este cambio cuanto antes.

Sin embargo, recuerda que los procedimientos de automatización supondrán un cambio muy significativo en la operatividad de tu empresa. Aumentar la confianza en la tecnología a la hora de trabajar puede ser una inversión con un retorno muy jugoso, pero también puede ser un despilfarro si la implementación no se realiza correctamente o si eliges las herramientas equivocadas.

Así que antes de plantearte cómo automatizar tus procesos, tómate un tiempo para considerar qué método de automatización será más efectivo para ti. Esta reflexión es ligeramente diferente a la que harás para definir lo que quieres conseguir con los procesos automatizados (de esto podemos hablar más tarde). En este punto, es importante conseguir comprender el funcionamiento de las herramientas de automatización.

Una configuración automatizada efectiva debe satisfacer cinco criterios:

El proceso automatizado debe ser:

  • Eficiente: El proceso automático debe ejecutar la tarea asignada de forma rápida y efectiva.
  • Controlable: Las personas responsables deben poder ajustar el funcionamiento del proceso con mucha agilidad.
  • Seguro: La aplicación debe ser segura frente a ciberataques, especialmente si tiene acceso a datos sensibles.
  • Fácil de mantener: Los técnicos, tanto los que trabajan en plantilla como los externos, deben ser capaces de ajustar la herramienta en caso de errores.
  • Sostenible: La solución debe ser capaz de realizar sus tareas de forma constante, especialmente cuando aumenta la demanda y el alcance de los procesos.

No olvides estos puntos cuando en el futuro planees implementar algún tipo de automatización. Una herramienta de automatización que no satisface estos criterios, en el mejor de los casos, no cumplirá con tus necesidades y no compensará tu inversión. En el peor de los casos, los errores y las exigencias de mantenimiento llamarán a tu puerta, llegando incluso a convertirse en un ROI negativo.

Para garantizar que la implementación de tu automatización vale la pena, la solución tendrá que ser compatible con estos puntos.

Una vez dicho todo esto, ¿por dónde puedes empezar en esto de la automatización?

Paso 1: Evalúa los flujos de trabajo existentes

Antes de trazar el rumbo hacia estas mejoras, es imprescindible que sepas exactamente dónde te encuentras ahora mismo.

La automatización es un cambio con una alta carga estratégica. Sus ventajas crecerán exponencialmente si la implementas de la forma adecuada y en el paso adecuado del proceso. Aunque ya te hayas hecho una idea de las tareas que te gustaría automatizar, solo podrás confirmar los beneficios de ese cambio si consigues tener a la vista una panorámica de todos tus procesos.

Con ese fin, el primer paso en la automatización es dibujar integralmente todos tus flujos de trabajo. Si todavía no lo has hecho, identifica cómo comienzan tus proyectos, cómo se desarrollan y cómo llegan a su culminación. Exponer los procedimientos al detalle te ayudará a establecer exactamente todas las fases por las que atraviesa un proyecto antes de aportar valor a tu empresa.

Paso 2: Visualiza tus objetivos

Ahora que sabes cómo realizas tus operaciones actuales, es hora de pensar en el siguiente hito.

Llegados aquí, podemos empezar por visualizar el aspecto que tendrán los procesos empresariales cuando la automatización esté en marcha: cómo fluirá tal proceso, qué empleados se liberarán, qué cambiará en relación con la entrega final del producto… En términos de planeamiento, este es el momento de fijar objetivos, especialmente objetivos relevantes para los flujos de trabajo que has identificado en el paso anterior.

La forma más eficiente de preparar estos planes es visualizar tus nuevos procesos centrándote en los resultados conseguidos. Por ejemplo, no pienses “quiero que mi lista de contactos se rellene automáticamente”; piensa “quiero reducir tiempos en el recorrido del cliente” o “quiero reducir errores al recopilar la información de contacto”. Enmarcar tus objetivos en este sentido ayuda a colocar en primer lugar el propósito de la automatización, vinculando la transformación a los beneficios empresariales concretos en lugar de a la tecnología (que, como veremos, es mejor dejarla para cuando tratemos con expertos en la materia).

Además, priorizar los objetivos hará que las ventajas de la automatización resulten más accesibles a corto y largo plazo. Así que, a medida que conjugas estos objetivos con tu workflow actual, más sencillo te resultará implementar la automatización que te ayude a conseguirlos. Cuando tu negocio crezca, los procedimientos pueden crecer con él con un mínimo mantenimiento.

Paso 3: Identificar cuellos de botella

Tal vez recuerdes que en nuestro último post sobre automatización ya recomendamos pensar en el proceso desde la perspectiva del workflow al que le afecta. Naturalmente, esto también resulta aplicable a la fase de implementación.

El beneficio de la automatización no es solo que los empleados ya no tendrán que lidiar con tareas difíciles y repetitivas (aunque sin duda es un beneficio fundamental). Además de todo esto, los procesos automáticos en su máximo esplendor pueden acelerar integralmente determinados flujos de trabajo porque eliminan bloqueos que ralentizan el progreso. Como esto propaga las ventajas de la automatización en un paso a la totalidad del proyecto, sería casi una negligencia no aprovechar esta oportunidad.

Para que la automatización sea más efectiva, busca tareas predecibles en términos de resultados y con un gran impacto en los flujos de trabajo. En otras palabras, son las partes del proyecto que se pueden realizar sin mucha dificultad pero que son imprescindibles para poder continuar: por ejemplo, tomar notas durante las llamadas comerciales o introducir los datos en el CRM.

Aunque los ejemplos que encajan en esta categoría no son muy glamurosos ni aportan una visión rompedora de la automatización en el trabajo, sin duda son los primeros que tienes que actualizar. Insistimos en que el impacto en estas operaciones se magnifica si se extiende a todo el conjunto del proyecto.

Paso 4: Reúne a las personas involucradas

Como en cualquier remodelación de tu empresa, la automatización es una cuestión de colaboración. En muy pocas ocasiones una sola persona puede aportar valor en el contexto empresarial. Por eso, al renovar los flujos de trabajo, necesitarás múltiples perspectivas para actualizar tu plan.

Para empezar, la remodelación necesita a los empleados que mejor entienden tus procesos actuales (por ejemplo, los responsables de personal y de la gestión de las tareas involucradas). Si logras averiguar cómo beneficiar a esos empleados aprendiendo directamente de su experiencia, estarás en una posición estupenda para optimizar la automatización con una visión más enriquecedora que las reflexiones en abstracto (y en solitario).

De igual modo, valora incorporar expertos en tecnología ajenos a tu empresa para asesorarte en la implementación. Incluso después de analizar tus propios flujos de trabajo y objetivos, el mundo de la automatización es enorme y tremendamente complejo. La mejor forma de optimizar tu inversión con un mejor procedimiento es trabajar codo con codo junto a alguien que comprenda ese campo y tenga experiencia en él, no solo testeando todas las opciones de software de automatización internamente.

Paso 5: Planea la implementación

Por fin, aquí puedes empezar a diseñar cómo pondrás en marcha esta automatización. Naturalmente, querrás actuar para conseguir los objetivos establecidos, de conformidad con lo que tus trabajadores y los expertos que has consultado te recomiendan. Pero, igual que en el resto de pasos, hay algunos aspectos adicionales que no debes perder de vista.

El primero es mantener todos los hitos de la implementación en un programa de ejecución. En este punto, comprender qué se implementará, qué se conseguirá y cuándo estará funcionando, te permitirá hacer un seguimiento del progreso de los cambios. Después de todo, estás automatizando tus procedimientos para lograr beneficios concretos, lo lógico es que sepas los beneficios que has conseguido.

El segundo es mantener a todos los empleados al corriente del progreso y de las novedades. Es posible que los empleados no tengan claro cómo cambiarán los flujos de trabajo o que les preocupe que esta automatización se quede con sus puestos de trabajo. Para mantener el nivel normal de actividad, es esencial ser transparente y aliviar las posibles dudas.

Por último, no planees un punto final inamovible para tu instalación. Es probable que el software de automatización necesite mantenimiento, especialmente si tu negocio crece o pasa por modificaciones estructurales. Lo más recomendable es ser dinámico para que estos cambios se puedan realizar desde el primer momento y que no te pillen desprevenido.

Prepara tu automatización

Es evidente que no resulta fácil planear un programa de automatización concreto porque, a fin de cuentas, cada negocio tiene procedimientos diferentes. Lo que planeas conseguir con la automatización no necesariamente coincidirá con el planeamiento de otra empresa, incluso aunque opere en tu mismo sector, sencillamente porque lo más probable es que tengáis formas diferentes de ejecutar y actualizar vuestros procesos.

Así que no pierdas de vista estas orientaciones y trátalas como lo que son: orientaciones, no reglas. Maximizar el valor de la automatización en la empresa requiere una mirada cuidadosa y a largo plazo sobre tu forma de actuar en los negocios; tus necesidades concretas seguramente no coincidirán con una estructura predeterminada. De todos modos, ten en cuenta siempre la importancia de planear tu transformación y primar la colaboración con los trabajadores y otros expertos ajenos. Correr más de la cuenta o aventurarte en este proceso solo podría ser contraproducente.

Por encima de todo, recuerda que estás automatizando procesos para conseguir beneficios reales y concretos. Aférrate a esta idea y diseña un enfoque estratégico: ya estarás un paso por delante de lo que quiera que necesiten tus flujos de trabajo.

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