Hardware y software para videoconferencias: los básicos necesarios

Hardware and Software Needed for Video Conferencing: The Essentials

La pandemia de COVID-19 causó un enorme cambio en el ámbito laboral y muchísimas empresas se pasaron al teletrabajo. En consecuencia, contar con hardware y software que hicieran posible las videoconferencias se convirtió en una necesidad ineludible en 2020, y sigue siendo importante a día de hoy. Solo en Reino Unido, en torno al 22% de los trabajadores eran trabajadores híbridos en mayo de 2022 y un 14% trabajan completamente desde casa.

En Francia, esa cifra cae hasta el 29% —y esto incluye a las personas que trabajan al menos un día desde casa (tanto a distancia como con modelos híbridos). Aunque en Alemania no hay muchas estadísticas fiables, la tendencia parece ser que muchas empresa priorizan el trabajo en la oficina sobre los entornos híbridos. En los Estados Unidos, un imponente 58% de las personas pueden trabajar con un patrón híbrido o completamente remoto, al menos “ocasionalmente”.

Así que lanzamos esta sencilla pregunta: ¿cuáles son los requisitos de hardware y software para las videoconferencias?

Un buen hardware es clave para el trabajo híbrido o a distancia

En primer lugar, vamos a plantear cómo debería ser el hardware necesario para las videoconferencias. Puede resultar un poco confuso teniendo cuenta el inmenso abanico de opciones y las políticas de muchas empresas para que cada uno use sus propios dispositivos (bring-your-own-device).

Cascos y auriculares

Empiezo cada mañana con mis cascos. Los conecto y normalmente escucho música mientras organizo mi día. Como tengo problemas de audición, es imprescindible que el sonido sea de buena calidad.

Aquí es donde mucha gente se equivoca con el hardware y software necesario para las videoconferencias. Asumen que cualquier sistema sonoro hará su trabajo y eso sencillamente no es cierto. Si no puedo escuchar bien a la gente, no tengo ninguna posibilidad de poder comunicarme con ellos de una forma ágil y efectiva.

Hardware and Software Needed for Video Conferencing Videoconferencing Headset image

Como necesito utilizar ayudas para la audición para comunicarme, puedo usar un hardware de audioconferencias especialmente diseñado para las personas con discapacidad auditiva o puedo usar unos cascos que rodeen toda la oreja. Uso estos últimos porque son extremadamente cómodos y prácticos.

En fin, siempre es una buena idea valorar la comodidad ya que es posible que los lleves durante largos periodos de tiempo. Incluso si solo se trata de una llamada de media hora, seguro que no te gusta la sensación de tener un plástico barato y frío sobre tu oreja durante mucho rato.

Sin embargo, para la mayoría de la gente, la elección de auriculares es mucho más sencilla. Tienen que encenderse con facilidad, normalmente son más cómodos los inalámbricos (¡aunque tendrás que cargarlos durante la noche!) y debe quedar claro cuando estás en una llamada. Aquí es donde entra en juego la señalización. La mayoría de los cascos y casi todos los auriculares no advierten a los demás cuando estás en una llamada. En consecuencia, es difícil saber cuándo los compañeros/niños/padres te pueden interrumpir. Tener una clara señalización (cuando está rojo, mejor no me molestes) es fundamental para trabajar en casa.

Aunque hay que admitir que si tienes un hijo de dos años seguramente no le haga mucho caso. Cuando se haga mayor, aprenderá a respetarlo… casi siempre.

Tener el códec Opus también ayuda mucho a producir un sonido de alta calidad y contar con la opción de dejarlos en un soporte de carga es un buen extra.

En la mayoría de los cascos hay micrófonos integrados. Un micrófono con varilla es mejor porque puede captar tu voz en su dirección. Básicamente, cuando hablas, quien te escucha solo tiene que oírte. Insistimos en que no es perfecto, hay quien podría esperar que invirtieras en procesamiento de señal profesional. Sin embargo, hay buenos productos funcionales en el mercado sin llegar a eso.

Webcams

Las webcams son universalmente odiadas por muchos y por muchas razones, por su mala calidad de imagen o su incapacidad de hacer que parezcamos lejanamente humanos. Aunque lo cierto es que es una parte imprescindible del hardware de videoconferencias y no nos queda otra que convivir con ellas.

Para una configuración con un ordenador de mesa, normalmente estás obligado a comprar una por separado, a no ser que tengas un PC todo en uno. Es una buena idea elegir algo con al menos una calidad de vídeo de 720p y preferiblemente con calidad FHD (1080p). Las webcams de escritorio suelen funcionar mejor que las de los ordenadores portátiles porque tienen algo más de volumen y sus sensores y componentes son más grandes. Esto implica que gestionan mejor la luz y algunas tienen un estupendo procesamiento de señales digitales (DSP).

Habitualmente no vale la pena buscar una con un micrófono integrado. Lo más normal es que capten todos los sonidos de la sala, incluyendo el ruido que haces al teclear. Si tienes un teclado muy ruidoso como el mío, captará cada movimiento que hagas sobre las teclas. Incluso aunque no sea el caso, el interlocutor escuchará la lavadora, los largos maullidos de tu gato cuando se cae de la encimera o simplemente los pasos de otras personas entrando en la habitación.

Para los ordenadores portátiles, tiene un poco más de miga. La inmensa mayoría de ordenadores incluye webcam, aunque a veces la estética del diseño juega un papel más importante en su funcionamiento que la necesidad de contar con un accesorio funcional.

La mayoría de las cámaras en los portátiles son muy pequeñas porque los fabricantes se esfuerzan en reducir el chasis, especialmente en los Macs y los dispositivos ultraligeros. En consecuencia, no siempre son tan efectivas como sería deseable. Sin embargo, van bien para el uso diario. Si quieres algo más profesional, tal vez te interese buscar una opción independiente, pero asegúrate de tener puertos suficientes (¡y compatibles!). Quizás también te interese probar y poner tu portátil sobre algún soporte si quieres hacer llamadas con más regularidad. Eso sí, intenta alinearlo con tus ojos y no con tu barbilla.

En cuanto a las cámaras de los teléfonos inteligentes (asumiendo que tu software de videoconferencias cuente con una app móvil), estás bastante limitado en términos de webcams. Sin embargo, la mayoría de los teléfonos tienen cámaras de selfie aceptables que pueden hacer un buen papel en las videoconferencias.

Teléfonos

Seamos francos: muchos de nosotros hace años que no tenemos teléfono fijo, nos limitamos a usar nuestros móviles. Sin embargo, muchas empresas siguen confiando en ellos y no les faltan razones. Son fáciles de usar, no necesitan recargar la batería con tanta frecuencia y son una forma estupenda de separar la vida personal del trabajo.

Pero cuando trabajas a distancia o desde la oficina con compañeros que están en cualquier sitio, puede ser interesante tener un teléfono capaz de llamar en remoto con vídeo. Hablando del tipo de equipo que necesitas para hacer videoconferencias, puede ser una solución flexible y cómoda.

Quizás tienes una sala de reuniones configurada para videoconferencias. O tal vez estás en una escuela donde es útil realizar videollamadas porque trabajas con alumnos con dificultades auditivas. Tenemos un ejemplo real en la Academia de Lenguaje de Signos de Albuquerque, donde los teléfonos Vision tienen un papel muy importante precisamente en esa situación.

No importa lo que necesites, un teléfono para videoconferencias puede ser perfecto para incluir a aquellos que tal vez se quedarían fuera de otro modo. Y además añade un extra de prestigio a las posiciones con más responsabilidad.

Ordenadores

Ahora hablemos de tu equipo. La mayoría de los ordenadores hacen que resulte muy sencillo combinar el hardware y el software necesario para las videoconferencias.

En Wildix, nuestros empleados usan una mezcla de Macbooks, ordenadores portátiles y de mesa de Windows. Esto significa que nuestras soluciones deben ser lo más agnósticas posibles. Normalmente, la mayoría de los procesadores son bastante modernos (4-5 años de antigüedad como máximo) con al menos 8GB de RAM.

Si tu ordenador puede ejecutar la última versión de Windows 11 o macOS X, funcionará con los sistemas Wildix. Wildix es compatible con los sistemas Windows desde Windows 7 en adelante.

Muchos sistemas anteriores funcionarán también con Wildix, junto con algunos sistemas Linux, aunque lo cierto es que en esos no los probamos. Lo he ejecutado en PopOS (un sistema basado en Linux) con éxito y también ha funcionado en algunas versiones de Arch. Sin embargo, tu experiencia en un sistema basado en Linux cambiará dependiendo de su compatibilidad con Google Chrome y de cómo gestione el WebRTC. Los sistemas Wildix también funcionan en Google Chrome OS.

Esta inmensa flexibilidad es lo que hace nuestras soluciones tan valiosas para cualquiera que aspire a mejorar sus comunicaciones.

Sistemas completos

Los sistemas completos también garantizan la sencillez y a menudo responden rápidamente a la pregunta sobre cuáles son los requisitos de hardware y software para videoconferencias. En pocas palabras, tener casi todo el software y hardware necesario para las videoconferencias en un mismo pack te ayuda a conseguir una experiencia extraordinaria.

Imagina si tuvieras…

  • Una webcam 4K
  • Una webcam HD que sigue al orador
  • Dos micrófonos
  • Un mando a distancia
  • Un soporte compatible con 3 pantallas de hasta 65 pulgadas*
  • Un ordenador dedicado capaz de operar con casi cualquier software de videoconferencias

(*Pantallas no incluidas)

Con todo esto puedes configurar con rapidez una zona de videoconferencias específica en tu empresa con todo el poder de las soluciones Wildix que te permiten compartir hasta tres pestañas diferentes en pantallas independientes. Las conferencias a distancia son mucho más sencillas cuando tienes un buen hardware y software a tu disposición.

Software para el trabajo a distancia

Hardware and Software Needed for Video Conferencing Videoconferencing software image

Cuando se trata de software, necesitas algo seguro y diseñado para conectarse con rapidez y agilidad.

Fácil de usar

El software debería ser, ante todo, sencillo. No importa lo seguro que sea si nadie puede usarlo. Usar el inicio de sesión único de Google o Microsoft, garantizar que el software esté completamente en el navegador y usar una interfaz gráfica intuitiva ayuda mucho a que a los clientes les vaya bien.

Siempre sugerimos evitar las VPN sencillamente porque no son necesarias. Y en algunos lugares, como en Dubái, puede que no sean del todo legales. Y hay algo peor: con la mayoría de sistemas operativos Mac, una VPN parece ser parcialmente ineficaz debido a los grandes defectos de seguridad descubiertos en mayo de 2022.

Desde la perspectiva del usuario, conectar una VPN es lento y puede ser muy engorroso que todo el tráfico se dirija mediante un país específico. En su lugar, el software de comunicaciones debería ser capaz de dirigir el tráfico directamente en lugar de tener que moverse por un sistema telefónico dedicado que tal vez no sea capaz de gestionar un aumento del volumen del tráfico.

Seguro por diseño

Hemos hablado largo y tendido sobre los principios de ser secure-by-design, y la mayoría se reducen a esto: eliminar el elemento humano siempre que sea posible.

La mayoría de sistemas de telefonía tienen vulnerabilidades críticas que permiten la entrada de intrusos con relativa facilidad. Lo hemos visto con varios sistemas 3CX así como con los dispositivos Yealink y otros. Para tener un sistema que de verdad sea seguro por diseño, necesitas que cumpla con todo esto:

  • Usar la seguridad durante los procesos de envío, recepción y transporte
  • Cifrar todas las comunicaciones, incluyendo vídeo, texto, documentos y más
  • No confiar en hardware externo como SBC
  • Contar con seguridad integrada en todo el sistema, no solo en las capas superiores
  • Tener su propio hardware dedicado preparado para trabajar

Así se consigue un sistema sólido que te permite trabajar con la máxima eficiencia.

Retorno sobre la inversión (ROI)

Uno de los principales conceptos que respalda a Wildix es la idea de que cada sistema que vendes debe producir un retorno sobre la inversión. Es decir: por cada dólar, euro o libra que gastas en una solución telefónica, debe devolverte lo mismo o más en términos de eficiencia, ahorro de costes o aumento de oportunidades.

Podría ser tan sencillo como estar integrado en tu software ERP o CRM. Si estás constantemente copiando y pegando datos entre tu sistema de telefonía y el resto de tus programas, al final cometes errores aquí y allí y puede que incluso pierdas alguna oportunidad debido a las incorrecciones. Las integraciones pueden ayudar mucho con este proceso, haciendo que resulte mucho más eficiente, como comprobó la asesoría fiscal ABD en Zúrich. Wildix les ahorra horas diarias. Por eso los elementos de software y hardware necesarios para las videoconferencias deben estar en plena sintonía.

También se puede conseguir un buen RIOI reduciendo el número de llamadas perdidas. Cada vez que no puedes responder al teléfono, podría ser una venta perdida. En consecuencia, reducir este número del 25% al 8%, como en el caso de Northside Truck and Van en el Reino Unido, aumentó las oportunidades y garantizó la satisfacción de los clientes con el servicio.

Otra opción son las soluciones de seguimiento de llamadas que aportan un mayor valor. Al comprobar qué vendedores responden a las llamadas y cuánto tiempo les cuesta, puedes formar a la gente para ofrecer un mejor servicio. Devolver la llamada a recepción es extremadamente valioso para captar a los clientes, como descubrió el concesionario Schiatti Class en Italia.

Las opciones son casi infinitas: si tienes el hardware y el software adecuado y necesario para las videoconferencias. En Wildix, estamos muy orgullosos de poder aportar casi cualquier cosa que una empresa pueda necesitar para usar nuestros servicios as a Service, permitiendo que crees sistemas extraordinarios sin importar tu sector o requisitos operativos.

Para más consejos sobre el software y hardware que ofrece Wildix, ¡suscríbete para recibir gratis nuestro magazine!

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