Hard- und Software für Videokonferenzen: Die Grundausstattung

Hardware and Software Needed for Video Conferencing: The Essentials

Die COVID-19-Pandemie brachte eine erhebliche Veränderung in der Arbeitswelt mit sich, denn viele Unternehmen setzten plötzlich auf Fernarbeit. Infolgedessen wurde die für Videokonferenzen benötigte Hard- und Software 2020 zu begehrten Arbeitsmitteln, und das ist sie auch heute noch. Allein in Großbritannien arbeiten ab Mai 2022 rund 22 % der Arbeitnehmer hybrid, und 14 % komplett vom Homeoffice aus.

In Frankreich sind es nur 29 % und umfasst alle Personen, die mindestens einen Tag von zu Hause aus arbeiten (also sowohl vollständig im Homeoffice als auch in hybriden Arbeitsumgebungen). Für Deutschland liegen zwar nicht viele Statistiken vor, doch geht der Trend in vielen Unternehmen in Richtung Büro statt hybrider Arbeitsweise. In den Vereinigten Staaten können 58 % der Menschen – zumindest „gelegentlich“ – hybrid oder vollständig remote arbeiten.

Hierbei stellt sich die Frage: Welche Hardware- und Softwareanforderungen gibt es für Videokonferenzen?

Gute Hardware ist wichtig für Remote- und Hybridarbeit

Schauen wir uns zunächst an, welche Hardware für Videokonferenzen eigentlich benötigt wird. Angesichts der großen Auswahl ist das nicht ganz einfach, zumal viele Firmen eine Bring-your-own-device-Politik verfolgen.

Headsets

Ich starte jeden Morgen mit meinem Headset; ich höre meist Musik, während ich mich auf meinen Tag vorbereite. Da ich hörgeschädigt bin, ist eine hohe Wiedergabequalität für mich unerlässlich.

Genau hier machen viele Leute einen Fehler, wenn es um die für Videokonferenzen benötigte Hardware und Software geht: Sie glauben, dass jedes beliebige Soundsystem ausreicht, doch das ist nicht der Fall: Wenn Sie Ihren Gesprächspartner nicht gut hören können, ist eine effiziente und effektive Kommunikation unmöglich.

Hardware and Software Needed for Video Conferencing Videoconferencing Headset image

Da ich ein Hörgerät tragen muss, kann ich spezielle Audiokonferenzgeräte für Hörgeschädigte benutzen oder einen Over-Ear-Kopfhörer, den ich bevorzuge, denn sie sind sehr bequem und praktisch.

Legen Sie also immer Wert auf Komfort, denn schließlich müssen Sie das Headset mitunter über einen langen Zeitraum hinweg tragen. Auch wenn es nur ein halbstündiges Gespräch ist: Das Gefühl eines billigen, kalten Hörers an Ihrem Ohr möchten Sie dennoch nicht lange ertragen müssen.

Für die Meisten ist die Wahl des Headsets sehr unproblematisch. Das Gerät soll über eine geeignete Stromversorgung verfügen – kabellos ist fast immer bequemer (auch wenn es über Nacht aufgeladen werden muss!) – und es muss einsatzbereit sein, wenn Sie telefonieren möchten. Hier spielen auch Signalgeber eine Rolle. Die meisten Headsets und fast alle Ohrhörer zeigen nicht an, wenn Sie ein Gespräch führen. Folglich ist es schwierig, zu wissen, wann Sie vom Partner, den Kindern oder den Eltern unterbrochen werden können. Ein deutliches Signal (wenn rot, bitte nicht stören) ist bei der Arbeit im Homeoffice jedoch hilfreich.

Obwohl… falls Sie ein zweijähriges Kind zu Hause haben, wird es das vielleicht auch dann nicht respektieren. Doch wenn sie älter werden, lernen sie es meistens.

Ein Opus-Codec trägt wesentlich zur hohen Klangqualität bei, und die Möglichkeit, das Gerät auf eine Ladestation zu stellen, ist ein toller Bonus.

In Headsets sind Mikrofone bereits integriert. Ein Bügelmikrofon ist am besten geeignet, da es Ihre Stimme zielgerichtet aufnehmen kann. Wenn Sie sprechen, sollten Ihre Zuhörer ausschließlich Sie hören. Auch sie sind nicht perfekt, und nicht jeder wird in Signalverarbeitung investieren.

Webcams

Webcams werden aus vielerlei Gründen verschmäht, sei es wegen ihrer schlechten Bildqualität oder ihrer Unfähigkeit, uns auch nur annähernd menschlich aussehen zu lassen. Als eine der wichtigsten Komponenten der Videokonferenzhardware müssen wir jedoch mit ihnen leben.

Für einen Desktop müssen Sie ein zusätzliches Gerät kaufen, außer, Sie haben einen All-in-one-PC. Wählen Sie am besten ein Modell mit mindestens 720p-Videoqualität aus, vorzugsweise in FHD-Qualität (1080p). Desktop-Webkameras funktionieren gewöhnlich besser als Laptop-Webkameras, da sie voluminöser sind und größere Sensoren und Komponenten einsetzen können. Sie kommen deshalb besser mit den Lichtverhältnissen zurecht; einige verfügen zudem über eine hervorragende digitale Signalverarbeitung (DSP).

Die Wahl einer Webcam mit integriertem Mikrofon ist nicht zu empfehlen, denn Sie nehmen jedes beliebige Geräusch im Raum auf – auch das Klackern Ihrer Retro-Tastatur, Ihre Waschmaschine, Ihrer Katze oder andere Personen im Raum.

Bei Laptops ist die Sache etwas komplizierter. Die überwiegende Mehrheit der Geräte ist mit einer Webcam ausgestattet, wobei die Designästhetik oft eine größere Rolle spielt als die erforderliche Funktionalität.

Diese Laptop-Webcams sind winzig – insbesondere bei Macs und ultraleichten Notebooks, da das Augenmerk auf der Minimierung der Gehäusetiefe liegt – und damit nicht so effektiv, wie sie sein könnten. Für den täglichen Gebrauch sind sie jedoch ausreichend. Wenn Sie ein professionelleres Auftreten wünschen, sollten Sie eine separate Kamera in Erwägung ziehen. Achten Sie aber auf die passenden Anschlüsse (und Kompatibilität!). Wenn Sie häufiger mit dem Laptop telefonieren möchten, können Sie sie auf einen Ständer montieren, wobei die Kamera auf Augenhöhe stehen und nicht Ihr Kinn anvisieren sollte.

Was Telefonkameras angeht (vorausgesetzt, Ihre Videokonferenzsoftware verfügt über eine Handy-App), sind Sie in Bezug auf Webcams ziemlich eingeschränkt. Die meisten Telefone haben jedoch akzeptable Selfie-Kameras, die sich gut für Videokonferenzen eignen.

Telefone

Abgesehen von unserem Handy besitzen viele von uns seit Jahren keine Telefone mehr. Trotzdem verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf sie, und das aus gutem Grund. Sie sind einfach zu bedienen, müssen nicht oft aufgeladen werden und sind eine vielversprechende Möglichkeit, Ihr Arbeitsleben von Ihrem Privatleben zu trennen.

Wenn Sie aus der Ferne oder vom Büro aus mit Kollegen an anderen Standorten zusammenarbeiten, ist es jedoch von Vorteil, ein Telefon zu haben, das Ferngespräche mit Videokommunikation ermöglicht.

Vielleicht verfügen Sie über einen Besprechungsraum, der für Videokonferenzen eingerichtet ist, oder Sie arbeiten in einer Schule, in der Videoanrufe helfen, hörgeschädigte Schüler zu betreuen. In einer Fallstudie über die Albuquerque Sign Language Academy spielten unsere Vision-Telefone dabei eine wichtige Rolle.

Ganz gleich, wofür Sie es benötigen, ein Videokonferenztelefon eignet sich ideal, um Personen einzubeziehen, die sonst vielleicht nicht dabei sein könnten, und verleiht ranghöheren Positionen zudem ein gewisses Prestige.

Computer

Reden wir nun über Ihr wichtigstes Arbeitsmittel – Ihren Computer. Die meisten Computersysteme kombinieren die für Videokonferenzen benötigte Hard- und Software bereits.

Bei Wildix verwenden unsere Mitarbeiter Macbooks und Windows-Laptops bzw. Desktops. Das heißt, dass unsere Lösungen so system-agnostisch wie möglich sein müssen. In der Regel sind die Prozessoren recht modern (maximal 4–5 Jahre alt) und verfügen über mindestens 8 GB Arbeitsspeicher.

Wenn Ihr Computer die neueste Version von Windows 11 oder macOS X unterstützt, läuft auch das Wildix-System problemlos; es ist mit Windows-Systemen ab Windows 7 aufwärts kompatibel.

Auch auf vielen älteren Systemen und einigen Linux-Distributionen läuft Wildix, obwohl wir diese nicht testen. Auf PopOS (einem Linux-basierten System) habe ich es selbst erfolgreich getestet, und es funktioniert auch auf einigen Arch-Varianten. Wie gut, hängt jedoch davon ab, wie es Google Chrome unterstützt und WebRTC verwaltet. Wildix-Systeme laufen auch auf Google Chrome OS.

Gerade diese Flexibilität macht unsere Lösungen so wertvoll für jene, die ihre Kommunikation verbessern wollen.

Komplettlösung

Komplettsysteme erleichtern die Frage nach den Hard- und Softwareanforderungen für Videokonferenzen und erzielen mit der gesamten erforderlichen Software und Hardware für Videokonferenzen an Board ein hervorragendes Ergebnis.

Im Paket enthalten sein können etwa:

  • Eine 4K-Webcam
  • Eine HD-Webcam, die Personen verfolgen kann
  • Zwei Mikrofone
  • Eine Fernbedienung
  • Ein Stativ, das sich für 3 Monitore bis zu 65 Zoll (ca. 165 cm)* eignet
  • Ein dedizierter PC, der praktisch jede Videokonferenzsoftware ausführen kann

(*Monitore nicht enthalten)

Eine solche Komplettlösung ist geeignet, einen eigenen Videokonferenzraum in Ihrem Unternehmen einzurichten, und mit der Wildix-Lösung lassen sich sogar bis zu drei verschiedene Ansichten auf separaten Bildschirmen gemeinsam nutzen. Telekonferenzen sind mit der richtigen Hardware und Software sehr viel einfacher.

Software für Remote-Arbeit

Hardware and Software Needed for Video Conferencing Videoconferencing software image

In Sachen Software benötigen Sie eine Anwendung, die sicher ist und für den Zweck entwickelt wurde, Sie schnell und unkompliziert zu verbinden.

Einfache Bedienung

Software sollte in erster Linie einfach zu bedienen sein. Wenn niemand sie benutzen kann, ist es egal, wie sicher sie ist. Die Verwendung von Google oder Microsoft Single Sign-On, die Bereitstellung der Anwendung direkt im Browser und die Verwendung einer intuitiven Benutzeroberfläche tragen zum problemlosen Einsatz bei.

Wir empfehlen immer, VPNs zu vermeiden, da sie schlichtweg unnötig sind und mancherorts (z. B. Dubai) möglicherweise nicht ganz legal. Noch schlimmer ist, dass bei den meisten Mac-Betriebssystemen ein VPN aufgrund der im Mai 2022 entdeckten Sicherheitslücken teilweise unwirksam zu sein scheint.

Aus Sicht des Benutzers ist das Aktivieren eines VPNs langsam, und oft ist es mühsam, den gesamten Datenverkehr über ein bestimmtes Land zu leiten. Die Kommunikationssoftware sollte vielmehr in der Lage sein, den Traffic direkt zu verarbeiten, statt ihn über ein spezielles Kommunikationssystem zu leiten, das möglicherweise nicht in der Lage ist, das erhöhte Verkehrsaufkommen zu bewältigen.

Secure-by-Design

Wir haben schon oft über dieses Prinzip gesprochen, das im Wesentlichen auf eines hinausläuft: Eliminieren Sie den Faktor Mensch so weit wie möglich.

Die meisten Telefonsysteme weisen kritische Schwachstellen auf, durch die Bedrohungsakteure verhältnismäßig leicht eindringen können. Das konnten wir bei diversen 3CX-Systemen, Yealink-Geräten usw. beobachten. Ein wirklich sicheres System muss also Folgendes leisten:

  • Sicherheit im gesamten Sende-, Empfangs- und Transportprozess
  • Verschlüsselung der gesamten Kommunikation, einschließlich Video, Text, Dokumente usw.
  • Nicht von externer Hardware wie SBCs abhängig
  • Integrierte Sicherheit im gesamten System, nicht nachträglich hinzugefügt
  • Besitzt eine dedizierte Hardware, die genau auf die Verwendung abgestimmt ist

Damit entsteht ein solides Gesamtsystem, mit dem Sie Ihre Arbeit effektiv erledigen können.

Return on Investment

Die Idee, dass eine verkaufte Lösung eine Rendite abwerfen muss, ist eines der besonderen Prinzipien von Wildix. Das bedeutet: Für jeden Cent, den Sie in eine Telefonielösung investieren, muss diese den gleichen oder einen höheren Gegenwert in Form von Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen oder gesteigerten Geschäftsmöglichkeiten bieten.

Das kann so simpel wie die Integration Ihrer ERP- oder CRM-Software sein. Wenn Sie ständig Daten zwischen Ihrem Telefonsystem und den anderen Anwendungen austauschen, schleichen sich Fehler ein – mit der potenziellen Folge, Geschäftschancen zu verpassen. Integrationslösungen können diesen Prozess wesentlich effizienter gestalten, wie der Steuerberater ABD in Zürich beweist. Wildix sparte ihnen jeden Tag mehrere Stunden ein. Dazu müssen die für Videokonferenzen benötigte Software und Hardware perfekt aufeinander abgestimmt sein.

Oder die Anzahl der verpassten Anrufe lässt sich reduzieren, denn jeder könnte ein verlorener Verkauf sein. Eine Reduzierung von 25 % auf 8 %, wie im Fall von Northside Truck and Van in Großbritannien, erhöhte deren Absatzchancen und führte zu zufriedenen Kunden.

Auch durch eine Anrufverfolgung kann ein Mehrwert geschaffen werden. Dank der Analyse, welche Vertriebsmitarbeiter Anrufe entgegennehmen und wie lange es dauert, können Sie Ihre Mitarbeiter für einen besseren Service schulen. Und ein Rückruf des Kundenempfangs ist äußerst wertvoll, um Kunden zu gewinnen, wie das Autohaus Schiatti Class in Italien herausgefunden hat.

Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt – wenn Sie über die richtige Hard- und Software für Videokonferenzen verfügen. Wir bei Wildix sind stolz darauf, die Mehrzahl unserer Dienste as-a-Service anbieten zu können. So können Sie unabhängig von Ihren Branchen- oder Unternehmensanforderungen Mehrwert anbieten.

Wenn Sie weitere Tipps zur Software und Hardware von Wildix erhalten möchten, abonnieren Sie unser kostenloses Magazin!

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