Hardware et Software nécessaires à la visioconférence : Les éléments essentie

Hardware and Software Needed for Video Conferencing: The Essentials

La pandémie de COVID-19 a provoqué un changement majeur dans le travail, avec un grand nombre d’entreprises travaillant désormais à distance. En conséquence, le hardware et les softwares nécessaires à la vidéoconférence sont devenus un produit de base majeur en 2020, et ils restent importants. Rien qu’au Royaume-Uni, environ 22% des travailleurs seront en mode hybride à partir de mai 2022, et 14% travailleront entièrement à domicile.

En France, ce chiffre passe à 29% – et cela englobe les personnes travaillant au moins un jour à domicile (donc à la fois totalement à distance et hybride), et bien qu’il n’y ait pas beaucoup de statistiques utiles pour l’Allemagne, la tendance semble être que le travail au bureau est généralement privilégié par de nombreuses entreprises plutôt que les environnements hybrides. Aux États-Unis, 58% des personnes sont en mesure de travailler dans un environnement hybride ou totalement à distance, au moins “occasionnellement”.

Nous posons donc cette question simple : quelles sont les exigences matérielles et logicielles pour la vidéoconférence ?

Un bon hardware est important pour le travail à distance ou hybride

Voyons d’abord quel est le hardware nécessaire à la vidéoconférence. Il s’agit d’une tâche un peu délicate étant donné l’étendue de la gamme d’options et le fait que de nombreuses entreprises appliquent une politique d’apport d’appareils personnels.

Casques

Chaque matin, je commence avec mon casque. Je le mets sur mes oreilles et j’écoute généralement de la musique pendant que je prépare ma journée. Comme je suis malentendant, un son de haute qualité est vital.

Et c’est là que de nombreuses personnes se trompent en ce qui concerne le hardware et les softwares nécessaires à la vidéoconférence : Elles partent du principe que n’importe quel système sonore fera l’affaire, mais ce n’est pas le cas. Si je n’entends pas bien mes interlocuteurs, je n’ai aucune chance de pouvoir communiquer avec eux de manière efficace et effective.

Comme je dois porter des appareils auditifs pour communiquer, je peux utiliser du hardware d’audioconférence spécialisé conçu pour les personnes malentendantes, ou je peux utiliser un ensemble complet de casque. J’utilise ce dernier parce qu’il est extrêmement confortable et pratique.

Il est donc toujours bon de privilégier le confort, car vous risquez de le porter pendant de longues périodes. Et même s’il ne s’agit que d’un appel d’une demi-heure, vous ne voulez pas avoir la sensation d’un casque froid et bon marché niché contre votre oreille pendant une longue période.

Cependant, pour beaucoup, le choix du casque est beaucoup plus simple. Celui-ci doit être correctement alimenté, le sans fil étant presque toujours plus pratique (bien qu’il faille le recharger pendant la nuit !), et le son doit être clair lorsque vous êtes en communication. C’est là que la signalisation entre en jeu. La plupart des casques et presque tous les écouteurs ne signalent pas à votre entourage que vous êtes en communication. Par conséquent, il est difficile de savoir quand vos partenaires, vos enfants ou vos parents peuvent vous interrompre. Il est donc essentiel d’avoir un signal clair (quand il est rouge, ne me dérangez pas) lorsque vous travaillez à domicile.

Même si, il faut bien l’admettre, si vous avez un enfant de 2 ans, il ne le respectera peut-être pas. Mais en grandissant, ils comprennent… la plupart du temps.

Le codec Opus contribue réellement à la production d’un son de haute qualité, et le fait de pouvoir les placer sur un socle de charge est tout simplement un super bonus.

Des microphones sont intégrés à la plupart des casques. Un micro à perche est le meilleur car il peut capter votre voix de manière directionnelle. Lorsque vous parlez, vos auditeurs ne devraient entendre que vous. Encore une fois, ce n’est pas parfait, et peu de gens s’attendent à ce que vous investissiez dans un traitement professionnel du signal. Cependant, il existe de bons compromis.

Webcams

Les webcams sont universellement méprisées pour de très nombreuses raisons, que ce soit en raison de leur mauvaise qualité d’image ou de leur incapacité à nous faire paraître vaguement humains. Mais comme il s’agit de l’un des éléments les plus importants du hardware de vidéoconférence, nous devons vivre avec.

Pour une installation sur un ordinateur de bureau, vous devez la plupart du temps en acheter un séparément, à moins que vous ne possédiez un PC tout-en-un. Il est conseillé de choisir un appareil offrant une qualité vidéo d’au moins 720p et de préférence une qualité FHD (1080p). Les webcams de bureau fonctionnent généralement mieux que celles des ordinateurs portables, car elles ont un peu plus de volume et peuvent avoir des capteurs et des composants plus grands. Cela signifie qu’elles gèrent mieux la lumière et que certaines sont dotées d’un excellent traitement numérique du signal (DSP).

En revanche, il est généralement inutile de choisir un appareil doté d’un microphone intégré. Ces derniers captent souvent tous les sons de la pièce, y compris ceux que vous tapez. Si, comme moi, vous avez un clavier super-glissant, il captera chaque pression de touche, à chaque fois. Même si ce n’est pas le cas, vos auditeurs entendront la machine à laver, les bruits que fait votre chat en tombant du comptoir ou simplement les personnes qui entrent dans la pièce.

Pour les ordinateurs portables, la situation est un peu plus délicate. La grande majorité des ordinateurs portables sont équipés de webcams, bien que parfois, l’esthétique joue un rôle plus important dans leur fonctionnement que la nécessité d’une fonctionnalité réelle.

La plupart des webcams des ordinateurs portables sont très petites, car l’accent a été mis sur la réduction de la profondeur du châssis, notamment avec les Mac et les ordinateurs portables ultra-légers, et par conséquent, elles ne sont pas toujours aussi efficaces qu’elles pourraient l’être. Cependant, ils feront l’affaire pour une utilisation quotidienne. Si vous voulez un look plus professionnel, vous pouvez envisager un boîtier séparé, mais assurez-vous d’avoir suffisamment de ports (et des ports compatibles !). Vous pouvez également envisager de surélever votre ordinateur portable sur un support si vous souhaitez passer des appels plus régulièrement. Essayez de l’aligner avec vos yeux, et non avec votre menton, au moins.

En ce qui concerne les caméras de téléphone (en supposant que votre logiciel de vidéoconférence dispose d’une application mobile), vous êtes assez limité en termes de webcams. Cependant, la plupart des téléphones sont équipés de caméras selfie acceptables qui conviennent bien à la vidéoconférence.

Téléphones

Aujourd’hui, beaucoup d’entre nous n’ont plus de téléphone depuis des années, en dehors de nos téléphones portables. Cependant, beaucoup d’entreprises s’en servent encore, et pour de bonnes raisons. Ils sont simples à utiliser, n’ont pas souvent besoin d’être rechargés et constituent un excellent moyen de séparer votre vie privée de votre vie professionnelle.

Mais lorsque vous travaillez à distance ou depuis le bureau avec des collègues situés ailleurs, il peut être avantageux de disposer d’un téléphone capable d’effectuer des appels à distance avec vidéo. Si vous vous demandez de quel équipement vous avez besoin pour organiser une vidéoconférence, cette solution peut être flexible.

Vous disposez peut-être d’une salle de réunion aménagée pour la vidéoconférence. Ou peut-être êtes-vous une école où il est utile d’organiser des appels vidéo parce que vous vous occupez d’élèves malentendants. Nous avons un case study concernant l’Albuquerque Sign Language Academy au sein de laquelle nos téléphones Vision ont joué un rôle important à cet égard.

Quelle que soit la raison pour laquelle vous en avez besoin, un téléphone de visioconférence peut être idéal pour inclure ceux qui ne pourraient pas l’être autrement. Et il ajoute un peu de prestige à des postes plus élevés, également.

Ordinateurs

Parlons donc de votre équipement. La plupart des systèmes informatiques permettent de combiner facilement le hardware et les softwares nécessaires à la vidéoconférence.

Chez Wildix, nos employés utilisent un mélange de Macbooks, d’ordinateurs portables Windows et d’ordinateurs de bureau Windows. Ce qui signifie que nos solutions doivent être aussi agnostiques que possible. En général, la plupart des processeurs sont assez modernes (4-5 ans maximum) avec au moins 8 Go de RAM.

Si votre ordinateur peut faire fonctionner la dernière version de Windows 11 ou macOS X, il fera fonctionner les systèmes Wildix. Wildix est compatible avec les systèmes Windows à partir de Windows 7.

Et de nombreux systèmes plus anciens fonctionneront également avec Wildix, ainsi que certains systèmes Linux, bien que nous ne les testions pas vraiment. Je l’ai fait fonctionner avec succès sur PopOS (un système basé sur Linux), et il a également fonctionné sur certaines versions d’Arch. Cependant, votre expérience sur tout système basé sur Linux variera en fonction de la façon dont il prend en charge Google Chrome et gère le WebRTC. Les systèmes Wildix fonctionnent également sur Google Chrome OS.

C’est cette flexibilité pure qui rend nos solutions extrêmement précieuses pour quiconque cherche à améliorer ses communications.

Systèmes complets

Les systèmes complets sont également synonymes de simplicité et répondent souvent facilement à la question de savoir quelles sont les exigences hardwares et softwares de la visioconférence. En termes simples, le fait de disposer de la quasi-totalité des hardwares et du softwares nécessaires à la visioconférence dans un seul et même ensemble vous aide à offrir une expérience exceptionnelle.

Imaginez que vous ayez :

  • Une webcam 4K
  • Une webcam HD qui suit les personnes
  • Deux micros
  • Une télécommande
  • Un support compatible avec 3 moniteurs jusqu’à 65 pouces*
  • Un PC dédié capable de gérer presque tous les logiciels de vidéoconférence.

(*Moniteurs non inclus)

Tout cela vous permet de mettre rapidement en place un espace de vidéoconférence dédié dans votre entreprise, et grâce à la puissance des solutions Wildix, vous pouvez partager jusqu’à trois onglets différents sur des écrans distincts. Les conférences à distance deviennent beaucoup plus faciles lorsque vous avez le bon hardware et le bon software.

Software pour le travail à distance

Hardware and Software Needed for Video Conferencing Videoconferencing software image

En ce qui concerne les softwares, vous avez besoin d’un produit sûr et conçu pour vous connecter rapidement et sans problème.

Facile à utiliser

Les softwares doivent être simples avant tout. Il importe peu qu’ils soient sécurisés si personne ne peut les utiliser. L’utilisation de l’authentification unique de Google ou de Microsoft, la garantie que le software se trouve entièrement dans le navigateur et l’utilisation d’une interface graphique intuitive contribuent à la réussite des clients.

Nous suggérons toujours d’éviter les VPN, tout simplement parce qu’ils sont inutiles. Et dans certains endroits, comme à Dubaï, ils peuvent ne pas être tout à fait légaux. Le pire, c’est qu’avec la plupart des systèmes d’exploitation Mac, un VPN semble être partiellement inefficace en raison de failles de sécurité majeures découvertes en mai 2022.

Du point de vue de l’utilisateur, le lancement d’un VPN est lent, et il peut être pénible de faire passer tout le trafic par un pays spécifique. Au lieu de cela, les logiciels de communication devraient simplement être en mesure d’acheminer le trafic directement plutôt que de devoir passer par un système de téléphonie dédié qui pourrait ne pas être en mesure de gérer le volume accru de trafic.

Secure by Design

Nous avons beaucoup parlé des principes de conception sécurisée, et la plupart se résument à ceci : éliminer l’aspect humain dans la mesure du possible.

La plupart des systèmes de téléphonie présentent des vulnérabilités critiques qui permettent aux intrus d’entrer relativement facilement. Nous l’avons constaté avec divers systèmes 3CX, ainsi qu’avec des appareils Yealink, etc. Ainsi, lorsque vous disposez d’un système véritablement secure by design, vous devez faire ce qui suit :

  • Utiliser la sécurité tout au long du processus d’envoi, de réception et de transport
  • Crypter toutes les communications, y compris les vidéos, les textes, les documents, etc
  • Ne pas s’appuyer sur du matériel externe tel que les SBC
  • Avoir une sécurité intégrée dans tout le système, et non simplement superposée
  • Disposer de son propre hardware dédié qui est réglé pour fonctionner simplement

C’est ainsi que l’on obtient un système solide qui accomplit efficacement son travail.

Retour sur Investissement

L’un des concepts les plus uniques qui sous-tendent Wildix est l’idée qu’un système que vous vendez doit produire un retour sur investissement. En d’autres termes, pour chaque dollar, euro ou livre que vous investissez dans une solution de téléphonie, celle-ci doit vous rapporter autant ou plus en termes d’efficacité, de réduction des coûts ou d’augmentation des opportunités.

Cela peut être aussi simple que l’intégration à votre logiciel ERP ou CRM. Si vous faites constamment des copier-coller de données entre votre système de téléphonie et vos autres softwares, des erreurs se glissent et vous pouvez même perdre des opportunités à cause de ces données incorrectes. Les intégrations peuvent vraiment aider ce processus, le rendant beaucoup plus efficace, comme l’a découvert le cabinet fiscal ABD à Zurich. Wildix leur a fait gagner des heures chaque jour. C’est pourquoi les softwares et le hardware nécessaires à la vidéoconférence doivent être parfaitement en phase.

Ou alors, il s’agit de réduire le nombre d’appels manqués. Chaque fois que vous ne pouvez pas répondre au téléphone, cela peut représenter une vente perdue. En réduisant ce nombre de 25 à 8%, comme dans le cas de Northside Truck and Van au Royaume-Uni, on a augmenté les opportunités et on s’est assuré que les clients étaient satisfaits du service.

C’est peut-être même par le biais des solutions de suivi des appels que l’on trouve de la valeur. En vérifiant quels agents commerciaux répondent aux appels et combien de temps cela prend, vous pouvez former le personnel à fournir un meilleur service. Et le fait de renvoyer l’appel à la réception est extrêmement précieux pour capter les clients, comme l’a découvert le concessionnaire automobile Schiatti Class en Italie.

Les options sont presque infinies – si vous disposez du hardware et des softwares nécessaires à la vidéoconférence. Chez Wildix, nous sommes fiers de fournir presque tout ce dont une entreprise a besoin pour utiliser nos services as a service, vous permettant de construire des systèmes impressionnants, quelles que soient vos exigences verticales ou opérationnelles.

Pour plus de conseils sur les softwares et le hardware fournis par Wildix, inscrivez-vous pour recevoir gratuitement notre magazine !

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