Le recrutement à distance a été une aubaine pour Wildix. Avec la flexibilité et, bien sûr, les systèmes permettant d’embaucher des talents partout dans le monde, nos chances de trouver la bonne personne pour le poste sont plus élevées que beaucoup d’autres. Mais le travail des RH n’est pas terminé au moment où un futur employé accepte une offre ; en réalité, il ne fait que commencer.
En fait, nous avons constaté que l’étape suivante du processus, l’intégration, est essentielle à la fidélisation des employés et à la constitution d’équipes productives. Examinons donc de plus près la valeur de l’intégration et ce que Wildix a appris sur la formation et l’accueil de ses employés à distance.
Qu’est-ce que l’onboarding ?
L’onboarding est le processus de formation et de familiarisation d’un nouvel employé avec une entreprise. Il commence au moment où il accepte une offre d’emploi et se poursuit jusqu’à ce qu’il devienne un membre productif de l’équipe. Cela inclut la période entre l’acceptation de l’offre et l’entrée en fonction.
Pourquoi est-ce important ?
En l’absence d’un plan d’onboarding approprié, il existe un risque réel qu’un employé ne s’intègre jamais avec ses collègues ou avec l’entreprise, ce qui le déconnecterait, le rendrait insatisfait et le pousserait à partir. Par conséquent, l’onboarding consiste autant à former un employé aux systèmes et aux processus qu’à l’encourager à adhérer aux valeurs et à la culture de l’organisation et à s’impliquer dans son équipe.
Au lieu de se contenter d’acquérir les connaissances nécessaires pour faire leur travail, à la fin du processus, vous voulez que vos employés se sentent accueillis, à l’aise et qu’ils aient l’impression d’appartenir à un groupe.
Quels sont les arguments en faveur de l’onboarding à distance ?
Comme toute décision d’affaires, il y a des avantages et des inconvénients à offrir des sessions d’onboarding en personne plutôt qu’à distance. Néanmoins, les points suivants plaident en faveur de l’organisation de ces sessions à distance.
Efficacité en termes de temps et de coûts
Commençons par admettre qu’il y a quelque chose de magique dans le fait de se réunir pour une session d’orientation ou de formation en personne. Cependant, ce sont des activités coûteuses et qui prennent du temps. Dans le cas des sessions d’orientation traditionnelles, il faut réserver des salles, prévoir des rafraîchissements et tout le monde, du formateur aux participants, doit s’organiser pour être présent à une heure et à un endroit précis.
En revanche, dans le cas d’une orientation à distance, il suffit que tout le monde se connecte via le même lien et au même moment. L’annulation, le déplacement ou l’ajout de sessions n’entraînent que peu ou pas de pénalités financières et, comme elles ne nécessitent pas de déplacement, elles ne perturbent pas massivement la journée de travail. En outre, si vous utilisez également des plateformes d’apprentissage à la demande, l’onboarding à distance permet aux participants d’apprendre à leur propre rythme, dans un environnement confortable et familier, ce qui leur permet de se concentrer plus facilement et, en fin de compte, d’apprendre.
Un vivier de talents plus large
Exiger de tous les employés qu’ils se rendent dans un lieu précis à des dates précises, même s’il ne s’agit que d’une séance d’orientation, limite le nombre de personnes que vous pouvez recruter. Si votre bureau regorge de talents, ce plan peut être viable. Mais si vous constatez que les personnes possédant les compétences dont vous avez besoin ne se trouvent pas dans votre région, le fait de disposer d’un processus complet d’onboarding à distance vous permet de recruter des talents où qu’ils se trouvent.
Onboarding à distance : L’approche Wildix
En tant que fournisseur de solutions UC&C, nous sommes convaincus que nos équipes disposent de tous les outils dont elles ont besoin pour collaborer et communiquer efficacement, où qu’elles se trouvent dans le monde. Cependant, comme le savent certainement nos partenaires et d’autres MSP, ce n’est pas parce que vous disposez des outils nécessaires pour que les individus restent connectés qu’ils le sont réellement. Heureusement, grâce à notre propre expérience, nous avons quelques conseils clés pour surmonter les défis de l’onboarding à distance et utiliser le processus pour augmenter la satisfaction des employés.
Encourager la diversité et l’inclusion
Naturellement, le fait d’avoir accès à un plus grand nombre de candidats peut contribuer à diversifier la main-d’œuvre, ce qui peut être une source de force. Cela peut être une source de force. Kellie Barrett, assistante administrative RH pour Wildix UK, suggère : « L’onboarding à distance peut contribuer à la diversité et à l’inclusion, car une main-d’œuvre diversifiée peut apporter des perspectives et des expériences différentes, ce qui signifie une multitude d’idées, d’approches et de points de vue qui permettent aux équipes d’aborder les défis et les projets sous des angles différents. »
Une plus grande diversité peut ouvrir la voie à davantage d’erreurs de communication, en particulier s’il existe des barrières linguistiques et des styles de communication différents. Pour y remédier, Kellie suggère aux employés de « s’intégrer les uns avec les autres de manière décontractée et professionnelle, car cela les aidera à se connaître, à apprendre de nouvelles choses sur leurs collègues et à s’éduquer les uns les autres à propos de leur culture. Cela se traduira naturellement par la création d’un lieu de travail inclusif. »
Et bien sûr, plus un lieu de travail est inclusif, plus les employés sont autorisés à être eux-mêmes, ce qui se traduit par des travailleurs plus heureux et un taux de rotation du personnel plus faible.
Favoriser les activités de renforcement de l’esprit d’équipe
Bien sûr, créer un espace de conversation décontractée est un peu plus difficile lorsque l’équipe est éloignée. Encourager les réunions d’équipe et les réunions individuelles de rattrapage, voire les rencontres en ligne telles que les soirées quiz, peut aider les employés à faire tomber les barrières et à nouer des relations, mais dans la mesure du possible, ces activités ne doivent pas remplacer complètement les événements occasionnels en personne. « 100% des travailleurs à distance manquent de bureaux et d’interactions en personne », note Max Yermolenko, spécialiste des ressources humaines pour Wildix Ukraine. « Heureusement, beaucoup d’entre eux ont des voyages d’affaires qui leur permettent de voir leurs collègues et les membres de leur équipe. »
Idéalement, les entreprises devraient favoriser une culture qui encourage les communications spontanées entre les services. Dans le cas contraire, un environnement à distance risque de réduire l’accessibilité à certaines ressources et personnes. « On ne peut pas passer devant un bureau et poser des questions pertinentes », souligne Kellie.
Si ces rencontres spontanées à la fontaine à eau peuvent manquer à beaucoup, il ne faut pas oublier que toutes les interactions au bureau ne sont pas productives ou bénéfiques. « Le télétravail réduit les bavardages au bureau, les retards et le temps perdu au café », note Max. « Les employés sont souvent moins distraits, ce qui leur permet de se concentrer davantage sur leurs tâches et de profiter d’horaires flexibles pour travailler au moment où ils sont le plus productifs. »
L’équilibre peut être difficile à trouver, mais l’organisation d’événements virtuels et en personne pour renforcer l’esprit d’équipe, ainsi que l’encouragement d’une politique de portes ouvertes (virtuelles), peuvent contribuer à créer des relations qui se forgent habituellement dans la file d’attente de la machine à café.
Définir et vivre la culture de l’entreprise
Si votre entreprise a démarré à petite échelle, vous avez peut-être découvert un rythme avec votre équipe qui a simplement évolué au fil du temps. Toutefois, à mesure que votre entreprise se développe, vous devez prendre des mesures pour vous assurer que vous ne perdez pas ce qui a fait le succès et l’originalité de votre équipe. « Bien qu’une culture d’équipe positive puisse se matérialiser organiquement, il est important de définir clairement les valeurs et la mission de l’entreprise, d’être transparent, d’établir des priorités et d’accueillir les commentaires », conseille Kellie. « Construire une bonne culture d’entreprise peut prendre du temps, mais c’est un facteur clé de l’engagement des employés et donc de la réussite de l’entreprise. »
En réalité, n’oubliez pas d’inclure ces éléments dans votre plan de formation formel et dans vos interactions quotidiennes. Il est important que tout le monde, en particulier la direction, connaisse ces valeurs et ces comportements et s’efforce de les mettre en avant. Les gens sentent l’ingéniosité et seront rapidement désillusionnés si les valeurs sur papier ne correspondent pas à la réalité.
Prochaines étapes : Suivi de l’expérience des employés
Lorsqu’un employé arrive au terme d’un processus d’onboarding réussi, ne soyez pas tenté de penser que le travail est terminé. Les personnes ne sont pas statiques et l’expérience des employés ne l’est pas non plus. Ce n’est pas parce que le personnel commence par être heureux et bien adapté qu’il ne rencontrera pas de problèmes, de frictions ou de frustrations qui, s’ils ne sont pas traités de manière proactive, pourraient l’amener à partir et vous obliger à recommencer tout le processus de recrutement depuis le début.
Gardez un œil sur ce qui se passe avec votre personnel grâce à des enquêtes de retour d’information annuelles ou trimestrielles. Il peut s’agir de questionnaires détaillés ou de scores de promoteur net, mais dans tous les cas, utilisez-les pour obtenir une image claire de l’expérience des employés et réagissez de manière claire et productive à tout retour d’information.
Il s’agit d’un processus continu, mais il est vital car la satisfaction de vos employés – et le succès de votre entreprise – en dépendent.
Si cet article vous a intéressé, consultez l’article de l’année dernière sur l’état du recrutement, où nous abordons l’évolution du travail à distance.
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