Come Automatizzare le Procedure, Step by Step

Come abbiamo detto nel nostro post precedente, i vantaggi nell’automazione dei processi non mancano. Quando si lascia che sia il software a gestire le attività, si velocizza il flusso di lavoro, si risparmia denaro e si migliorano il morale interno e la soddisfazione dei clienti. Considerando il vantaggio che questa pratica offre a un’azienda, automatizzare i processi è davvero fondamentale.

Naturalmente, va bene ribadire quanto sia utile l’automazione dei processi, ma come si fa effettivamente a utilizzarla per un determinato compito?

Si tratta di una domanda delicata a cui rispondere, perché l’automazione delle procedure di lavoro è fondamentale per ottenere il giusto risultato. Se si applica l’automazione a un’area in cui non è necessaria, il ROI non sarà ottimale. Peggio ancora, se si applica l’automazione in modo sbagliato, il processo può finire per diventare uno spreco di tempo e denaro spesi per correggere i problemi.

In questo post vi forniremo una semplice panoramica che potrete utilizzare per tracciare il passaggio dal lavoro manuale alla semplicità automatizzata, il tutto proteggendo il vostro investimento tecnologico.

Prima di iniziare…

Visti i vantaggi dell’automazione, dalla riduzione dei costi alla fidelizzazione dei dipendenti, potreste essere ansiosi di lanciarvi subito in questo cambiamento.

Ricordate però che l’automazione delle procedure comporterà un cambiamento significativo nel modo in cui la vostra azienda opera. Affidarsi principalmente alla tecnologia per svolgere il lavoro al posto vostro può essere un investimento con enormi ritorni, ma, se il lavoro è mal eseguito o se si sceglie lo strumento sbagliato, l’investimento può andare sprecato.

Prima ancora di pensare a come automatizzare le vostre procedure, prendetevi un po’ di tempo per considerare quale potrebbe essere un metodo di automazione efficace per la vostra azienda. È diverso dal pensare a ciò che si vuole ottenere con le procedure automatizzate (cosa che verrà illustrata più avanti). Piuttosto, come prima cosa, è importante farsi un’idea di come dovrebbero funzionare gli strumenti di automazione.

Una configurazione efficace per automatizzare i processi deve soddisfare cinque criteri:

Il processo automatizzato dovrebbe essere:

• Efficiente: Il processo automatizzato deve svolgere in modo rapido ed efficace i compiti assegnati.
• Controllabile: La direzione deve essere in grado di modificare in qualsiasi momento il funzionamento del processo.
• Sicuro: L’applicazione deve essere sicura contro gli attacchi informatici, soprattutto nel caso in cui abbia accesso a dati sensibili.
• Manutenibile: Il personale IT, sia interno che esterno, deve essere in grado di applicare correzioni allo strumento di automazione in caso di errori.
• Sostenibile: La soluzione deve essere in grado di svolgere regolarmente i propri compiti, soprattutto quando i processi e la domanda aumentano.

In qualsiasi fase futura della pianificazione dell’automazione, tenete ben presenti questi punti. Uno strumento di automazione che non soddisfa questi criteri, nella migliore delle ipotesi, non risponderà alle esigenze dei vostri processi e quindi comprometterà il vostro investimento. Nel peggiore dei casi, gli errori e la manutenzione potrebbero aumentare drasticamente, fino ad arrivare a un ROI negativo.

Per garantire che l’implementazione dell’automazione sia vantaggiosa, la soluzione stessa dovrà essere all’altezza di questi punti.

Ma a questo punto, come si fa ad avviare l’automazione?

Step 1: Valutare i flussi di lavoro esistenti

Prima di poter tracciare un percorso di miglioramento, è necessario avere un’idea chiara della propria situazione attuale.

L’automazione è un cambiamento altamente strategico; i suoi benefici possono essere massimizzati solo se applicata non solo nel modo giusto, ma anche nella giusta posizione all’interno dei processi aziendali. Anche se avete già un’idea di quali attività specifiche volete automatizzare, sarete in grado di verificare tutti i vantaggi di questo cambiamento solo se state esaminando il quadro completo delle vostre procedure.

A tal fine, il primo passo verso l’automazione consiste nel definire i flussi di lavoro attuali nella loro interezza. Se non l’avete ancora fatto, tracciate il modo in cui iniziano i vostri progetti, come procedono e come arrivano alla consegna finale. La definizione delle procedure in modo esteso e concreto stabilirà esattamente tutte le fasi che un determinato progetto deve affrontare prima di apportare valore alla vostra azienda.

Step 2: Visualizzate i vostri obiettivi

Ora che avete delineato la situazione esistente, è il momento di pensare al da farsi.

Possiamo iniziare a immaginare come saranno i processi aziendali una volta aggiunta l’automazione: come scorrerà una determinata procedura, cosa dovranno fare i dipendenti, cosa cambierà in termini di consegna dei prodotti e così via. In termini di pianificazione, questa è la parte in cui si stabiliscono gli obiettivi, in particolare quelli relativi ai flussi di lavoro appena definiti.

Il modo più efficace per pianificare è immaginare le nuove procedure di lavoro in termini di risultati ottenuti. Ad esempio, non pensate “voglio che i miei elenchi di contatti vengano archiviati automaticamente”, ma pensate “voglio ridurre il tempo per accedere ai clienti” o “voglio ridurre gli errori nella raccolta delle informazioni di contatto”. Inquadrare gli obiettivi in questo senso aiuta a mettere al primo posto lo scopo che sta alla base dell’automazione, legando così la trasformazione a benefici aziendali concreti piuttosto che alla tecnologia (che, come vedremo, è meglio considerare dopo aver discusso con gli esperti del settore).

Inoltre, se si mettono al primo posto gli obiettivi, i vantaggi dell’automazione saranno più raggiungibili sia a breve che a lungo termine. Se si stabiliscono questi obiettivi tenendo conto del flusso di lavoro esistente, si potrà implementare l’automazione per raggiungerli nel miglior modo. Poi, man mano che l’azienda cresce, anche le procedure aggiornate possono crescere con una manutenzione minima.

Step 3: Identificare i colli di bottiglia

Forse ricorderete che nel nostro precedente post sull’automazione abbiamo parlato di pensare al processo in termini di flusso di lavoro. Naturalmente, questo vale anche per la fase di implementazione.

Il vantaggio dell’automazione non è solo che i dipendenti non devono più svolgere un compito difficile e ripetitivo (per quanto questo sia un grande vantaggio). I processi automatizzati al meglio possono accelerare interi flussi di lavoro, eliminando efficacemente le fasi che bloccano i processi successivi. Poiché i vantaggi dell’automazione dei processi si estendono da una fase del lavoro all’intero progetto, sarebbe un vero peccato non sfruttare questa opportunità.

Per automatizzare nel modo più efficace, quindi, cercate attività che siano prevedibili in termini di risultati e impattanti in termini di effetto sul flusso di lavoro. Si tratta di quelle parti del progetto che possono essere realizzate senza troppi pensieri, ma che devono essere completate prima che il lavoro possa andare avanti: pensate al prendere appunti durante le telefonate commerciali o all’inserimento dati in un CRM.

Anche se gli esempi che rientrano in questa categoria non sono la visione più affascinante o solida di un flusso di lavoro automatizzato, sono comunque quelli che vorrete aggiornare. In questo caso, l’impatto sarà più significativo se esteso al completamento del progetto nel suo complesso.

Step 4: Raccogliere il personale necessario

Come per qualsiasi riorganizzazione aziendale, l’automazione richiede collaborazione. Molto raramente un singolo è in grado di fornire valore da solo in un contesto aziendale e, pertanto, quando si rinnova un flusso di lavoro è necessario avere più punti di vista per portare a termine il progetto.

Per cominciare, la riorganizzazione richiederà l’intervento dei dipendenti che meglio conoscono le procedure attuali, ovvero il personale e la direzione responsabile dell’attività in questione. La possibilità di capire come trarre il massimo beneficio da questi dipendenti direttamente dalla loro esperienza vi porterà più facilmente sulla strada dell’automazione ottimizzata piuttosto che rifletterci in modo astratto.

Allo stesso modo, prendete in considerazione la possibilità di rivolgersi a esperti di tecnologia esterni per una consulenza su questa implementazione. Anche dopo aver considerato il vostro flusso di lavoro personale e i vostri obiettivi, il mondo dell’automazione è vasto e complesso. Il modo migliore per massimizzare l’investimento in un flusso di lavoro aggiornato è quello di lavorare con qualcuno che conosca il settore per esperienza, non cercando di valutare internamente tutte le opzioni di software di automazione.

Step 5: Pianificare la consegna

Finalmente si può iniziare a delineare il modo in cui si realizzerà l’automazione stessa. In questo caso, naturalmente, dovrete agire in base agli obiettivi che avete definito, in accordo con quanto consigliato dal vostro personale e dagli esperti che avete assunto, ma, come per le altre fasi, ci sono altri punti da tenere bene a mente.

Il primo di questi è il rispetto del calendario di tutte le fasi in gioco. Per quanto riguarda il primo punto, avere un’idea di ciò che verrà consegnato e realizzato, e quando, vi permetterà di seguire i progressi di questo cambiamento. Dopotutto, state automatizzando le vostre procedure per ottenere vantaggi concreti: è logico che dobbiate sapere quali vantaggi avete ottenuto.

Il secondo è quello di tenere tutti i dipendenti al corrente dei progressi del cambiamento. Il personale potrebbe non essere sicuro di come cambieranno i flussi di lavoro, o potrebbe addirittura temere che l’automazione porti a dei licenziamenti. Per continuare a lavorare normalmente, è fondamentale essere aperti con tutti e sciogliere questi dubbi.

Infine, non pianificate un punto di arrivo fisso come parte dell’installazione. Il software di automazione avrà probabilmente bisogno di manutenzione e di interventi, soprattutto se la vostra azienda subisce una crescita o dei cambiamenti strutturali; è semplicemente proattivo consentire che tali modifiche vengano apportate all’inizio di questo cambiamento, piuttosto che essere colti alla sprovvista in un secondo momento.

Considerare l’Automazione

È difficile pianificare un percorso specifico per l’automazione delle procedure, ovviamente, perché in fin dei conti ogni azienda ha le sue procedure che differiscono notevolmente. Quello che pensate di ottenere con l’automazione non sarà necessariamente uguale a ciò che pensa la concorrenza, semplicemente per il fatto che, probabilmente, avrete modi diversi di realizzare i progetti.

Ricordate quindi di considerare queste linee guida esattamente come tali: linee guida, non regole. Per massimizzare il valore commerciale dell’automazione sarà necessario un lungo e attento esame del vostro modo specifico di lavorare, e le vostre particolari esigenze potrebbero non aderire a questa struttura. Tenete comunque presente il principio di pianificare la trasformazione e di essere altamente collaborativi con il personale e con gli esperti esterni, dato che essere precipitosi o portare avanti questo processo da soli può facilmente ritorcersi contro.

Soprattutto, però, ricordate che state automatizzando i processi per ottenere vantaggi aziendali reali e concreti. Attenetevi a questa idea e a un approccio strategico e sarete avvantaggiati, indipendentemente da ciò che i vostri flussi di lavoro richiedono.

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