Wie Sie Unternehmensabläufe Schritt für Schritt automatisieren

a robot scans three laptops

Wie wir bereits in unserem letzten Beitrag erwähnt haben, bietet das Automatisieren von Prozessen eine Vielzahl von Vorteilen. Wenn Sie bestimmte Arbeitsschritte von einer Software erledigen lassen, beschleunigen Sie den Arbeitsfluss, sparen Geld und verbessern sowohl die Arbeitsmoral als auch die Kundenzufriedenheit. Wenn man bedenkt, wie viel Wettbewerbsvorteil diese Methode einem Unternehmen verschafft, wäre es geradezu töricht, sie nicht zu nutzen.

All der Nutzen der Prozessautomatisierung ist schön und gut, doch wie kann man einen bestimmten Ablauf tatsächlich automatisieren?

Diese Frage ist nicht ganz einfach zu beantworten, denn es ist dabei entscheidend, die Automatisierung richtig anzugehen. Einen Bereich zu automatisieren, in dem es nicht wirklich nötig ist, wird keine optimale Wertschöpfung zur Folge haben. Schlimmer noch: Wird ein Aspekt des Arbeitsablaufs unzureichend automatisiert, könnte der gesamte Prozess zu einer Zeit- und Geldverschwendung aufgrund ständiger Nachbesserungen werden.

In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen kleinen Überblick, wie Sie den Wechsel von manueller Arbeit zu Automation gestalten und gleichzeitig Ihre technischen Investitionen schützen.

Bevor Sie loslegen …

Angesichts der vielen Vorteile der Automatisierung – von der Kostensenkung bishin zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit – möchten Sie vielleicht gleich mit der Arbeit beginnen.

Denken Sie jedoch daran: Das Automatisieren von Abläufen stellt eine signifikante Umstellung der Geschäftsabläufe in Ihrem Unternehmen dar. Sich in erster Linie auf Technologie zu verlassen, die Ihnen die lästige Arbeit abnimmt, kann sich auszahlen. Aber genauso leicht verpufft die Investition, wenn sie schlecht umgesetzt wird oder Sie das falsche Tool für diese Aufgabe verwenden.

Bevor Sie sich also Gedanken darüber machen, wie Sie Ihre Abläufe automatisieren, nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu überlegen, wie ein wirksames Automatisierungskonzept für Ihr Unternehmen aussehen könnte. Dies unterscheidet sich ein wenig von der Festlegung dessen, was Sie mit der Maßnahme erreichen möchten (dazu später). Vielmehr ist es hier wichtig, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie Automatisierungswerkzeuge wirken sollten.

Eine gute Automatisierungslösung sollte fünf Kriterien erfüllen:

Der automatisierte Prozess sollte sein:

  • Effizient: Der automatisierte Prozess sollte die ihm zugewiesene(n) Aufgabe(n) schnell und effektiv ausführen.
  • Kontrollierbar: Das Management sollte in der Lage sein, die Arbeitsweise des Prozesses jederzeit zu überwachen und anzupassen.
  • Sicher: Die Anwendung sollte sicher vor Cyberangriffen sein, vor allem wenn sie Zugriff auf sensible Daten hat.
  • Wartbar: Das IT-Personal, sowohl intern als auch extern, sollte in der Lage sein, im Falle von Fehlern Korrekturen am Automatisierungstool vorzunehmen.
  • Nachhaltig: Die Lösung sollte in der Lage sein, ihre Aufgabe(n) dauerhaft zu erfüllen, insbesondere wenn die Prozesse und der Bedarf zunehmen.

Wenn Sie künftig Ihre Automatisierung planen, sollten Sie diese fünf Punkte immer im Hinterkopf behalten. Ein Automatisierungstool, das diese Anforderungen nicht erfüllt, wird bestenfalls Ihren Anforderungen nicht gerecht und macht damit Ihre Investition zunichte. Schlimmstenfalls können Fehler und Wartungskosten signifikant ansteigen, was sogar zu einem negativen ROI führen kann.

Um sicherzustellen, dass sich Ihr Automatisierungsprojekt lohnt, muss Ihre Lösung diese Kriterien erfüllen.

Aber wie nehmen Sie diese Automatisierungsschritte nun in Angriff?

Schritt 1: Bestehende Arbeitsabläufe analysieren

Bevor Sie einen klaren Verbesserungskurs einschlagen können, benötigen Sie eine gute Vorstellung davon, wo Sie momentan stehen.

Die Automatisierung ist eine hochgradig strategische Neuausrichtung. Ihre Vorteile lassen sich nur dann maximieren, wenn sie nicht nur auf die richtige Art und Weise, sondern auch an der richtigen Stelle im Arbeitsablauf eingesetzt wird. Auch wenn Sie vielleicht schon eine gute Vorstellung davon haben, welche spezifischen Aufgaben Sie automatisieren möchten. Sie können den Gesamtnutzen dieser Änderung nur dann beurteilen, wenn Sie auch das Gesamtbild Ihrer Prozesse im Blick haben.

Daher besteht der erste Schritt zur Automatisierung darin, Ihre aktuellen Arbeitsabläufe in ihrer Gesamtheit darzustellen. Falls Sie es noch nicht getan haben, verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wie Ihre Prozesse ablaufen, was sie benötigen und welche Ergebnisse sie produzieren. Indem Sie die Abläufe detailliert und klar definieren, legen Sie genau alle Schritte fest, die ein bestimmter Prozess durchläuft, bevor es einen Mehrwert für Ihr Unternehmen bringt.

Schritt 2: Definieren Sie Ihre Ziele

Nachdem Sie Ihre bestehenden Prozesse erfasst haben, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, was Sie erreichen wollen.

Stellen Sie sich z. B. vor, wie die Unternehmensabläufe nach der Automatisierung aussehen sollen: Wie soll der Prozess ablaufen? Was müssen die Mitarbeiter tun? Was wird sich bei der Lieferung des Ergebnisses ändern? Planerisch gesehen ist dies der Teil, in dem wir uns Ziele setzen. Und zwar solche, die für den Workflow relevant sind, den Sie gerade skizziert haben.

Der beste Planungsansatz ist, sich Ihre neuen Arbeitsabläufe im Hinblick auf die zu erzielenden Ergebnisse vorzustellen. Überlegen Sie beispielsweise nicht: „Ich möchte meine Kontaktlisten automatisch ablegen lassen“, sondern: „Ich möchte den Zeitaufwand für unsere Kunden reduzieren“ oder „Ich möchte die Fehlerquote bei der Erfassung von Kontaktinformationen verringern.“ Wenn Sie Ihre Ziele in diesem Sinne formulieren, steht der Kundennutzen hinter der Automatisierung an erster Stelle. Dadurch wird die Optimierung an konkrete geschäftliche Vorteile geknüpft und nicht an der technischen Lösung. Diese wird, wie wir noch sehen werden, besser erst nach Rücksprache mit den zuständigen Experten festgelegt.

Wenn Sie die Ziele so in den Vordergrund stellen, sind die Vorteile der Automatisierung sowohl auf kurze als auch auf lange Sicht greifbarer. Solange Sie diese Ziele mit Blick auf Ihre bestehenden Arbeitsabläufe festlegen, gelingt es Ihnen leichter, eine geeignete Automatisierung zu implementieren, die Ihre Ziele erreicht. Wenn sich Ihr Unternehmen dann weiterentwickelt, können die aktualisierten Verfahren mit minimalem Wartungsaufwand angepasst werden.

Schritt 3: Identifizieren Sie Engpässe

Sie erinnern sich vielleicht daran, dass wir in unserem letzten Beitrag zur Automatisierung erwähnt haben, dass wir den Prozess im Hinblick auf den Arbeitsablauf betrachten, den er beeinflusst. Das gilt natürlich auch für die Umsetzungsphase.

Der Vorteil der Automatisierung besteht nicht nur darin, dass die Mitarbeiter keine Routineaufgaben mehr erledigen müssen (so groß der Vorteil auch sein mag). Auch können automatisierte Prozesse im Idealfall ganze Workflows beschleunigen, indem Bottlenecks beseitigt werden. Da sich so die Vorteile auf den gesamten Prozess ausweiten, wäre es ein großes Versäumnis, diese Gelegenheit nicht zu nutzen.

Um wirksam zu automatisieren, suchen Sie also nach Tätigkeiten, deren Ergebnisse vorhersehbar sind und sich auf den gesamten Arbeitsablauf auswirken. Dies sind solche Arbeitsschritte, die ohne viel Aufwand erledigt werden können, aber erledigt werden müssen, bevor die Arbeit fortgesetzt werden kann. Denken Sie beispielsweise an Notizen bei Verkaufsgesprächen oder die Dateneingabe in ein CRM.

Auch wenn die Beispiele, die in diese Kategorie fallen, nicht die sonderlich glamourös erscheinen oder beeindruckende Visionen eines automatisierten Arbeitsablaufs sein mögen. Es sind doch diejenigen, auf die Sie aufmerksam achten sollten. Hier sind die Auswirkungen am größten, wenn sie sich deren Automatisierung auf den gesamten Prozess auswirken.

Schritt 4: Stellen Sie das nötige Personal zusammen

Automatisierung ist – wie bei jeder organisatorischen Umstrukturierung – Teamarbeit. In den seltensten Fällen leistet eine Person ganz allein eine erhebliche Wertschöpfung für das Unternehmen. Bei der Umstrukturierung eines Workflows sollten Sie daher verschiedene Perspektiven berücksichtigen, um Ihr Vorhaben zu verwirklichen.

Dazu benötigen Sie zunächst diejenigen Kollegen, die Ihren derzeitigen Ablauf am besten kennen. Das heißt also die Mitarbeiter samt Management, die für die betreffende Aufgabe zuständig sind. Entwickeln Sie ein Gefühl dafür, wie diese Mitarbeiter am besten von ihren Erfahrungen profitieren können. Dadurch sind Sie auf einem weitaus erfolgreicheren Weg zu einer optimierten Automatisierung, als wenn Sie nur abstrakt darüber nachdenken.

Ziehen Sie auch in Betracht, externe Technologieexperten hinzuzuziehen, die Sie bei der Einführung beraten. Auch wenn Sie Ihre persönlichen Arbeitsabläufe und die entsprechenden Ziele bereits berücksichtigt haben, so ist und bleibt die Domäne der Automatisierung weitläufig und komplex. Die Zusammenarbeit mit jemandem, der sich in diesem Bereich und mit den Möglichkeiten der Automatisierungssoftware auskennt, ist ein guter Weg, Ihre Investition in die Prozessoptimierung zu maximieren.

Schritt 5: Planen Sie die Bereitstellung

Nun ist es an der Zeit, zu planen, wie Sie die Automatisierung selbst umsetzen. Hierbei wollen Sie natürlich die Ziele erreichen, die Sie sich gesetzt haben – und zwar im Einklang mit den Empfehlungen Ihrer Mitarbeiter und den von Ihnen beauftragten Experten. Doch wie bei den vorherigen Schritten gibt es auch hier weitere Aspekte, die Sie unbedingt im Auge behalten sollten.

Terminieren Sie zunächst aller Bestandteile der Bereitstellung. Wenn Sie wissen, was wann geliefert und erreicht werden soll, können Sie den Fortschritt besser verfolgen. Schließlich automatisieren Sie Ihre Abläufe, um damit einen konkreten Mehrwert zu erzielen. Da liegt es auf der Hand, dass Sie wissen wollen, welchen Nutzen Sie wann erzielt haben.

Die Zweite besteht darin, alle Mitarbeiter über den Änderungsfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Die Mitarbeiter sind vielleicht unsicher, wie sich die Arbeitsabläufe ändern werden, oder sie befürchten sogar, dass die Automatisierung zu Entlassungen führen könnte. Um den Geschäftsbetrieb nicht zu stören, ist es wichtig, offen zu sein und diese Zweifel frühzeitig auszuräumen.

Und schließlich sollten Sie bei der Umsetzung keinen fixen Endpunkt einplanen. Auch Automatisierungssoftware muss gewartet und gepflegt werden, vor allem, wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich strukturell verändert. Es ist besser, diese Änderungen von Anfang an einzuplanen, als später auf dem falschen Fuß erwischt zu werden.

Überdenken Sie Ihre Automatisierung

Es ist nicht einfach, einen bestimmten Weg zur Automatisierung von Abläufen zu planen, denn schließlich sind die Prozesse in jedem Unternehmen unterschiedlich. Was Sie mit der Automatisierung erreichen wollen, wird sich von dem Ihres Mitbewerbers unterscheiden, da Sie wahrscheinlich unterschiedliche Prozesse haben.

Verstehen Sie diesen Leitfaden also als genau das: als Leitfaden, nicht als Vorschrift. Um den geschäftlichen Nutzen der Automatisierung zu maximieren, müssen Sie sich genau ansehen, wie Ihre Geschäftsabläufe aussehen, und Ihre speziellen Bedürfnisse fallen womöglich gar nicht in dieses Schema. Berücksichtigen Sie jedoch den Grundsatz, dass Sie Ihre Umstrukturierung vorab planen und eng mit Mitarbeitern und Experten zusammenarbeiten sollten, denn ein übereiltes Vorgehen oder das Vorantreiben dieses Prozesses im Alleingang kann sich schnell rächen.

Denken Sie aber vor allem daran, dass Sie Prozesse automatisieren, um einen realen, konkreten Nutzen für Ihr Unternehmen zu erzielen. Halten Sie sich an diese Idee und einen strategischen Ansatz, und Sie sind der Entwicklung um Längen voraus, egal, was Ihre Workflows erfordern.

Erfahren Sie hier, wie Wildix durch die Integration mit der Business Intelligence Software Gong.io einen einfacheren Arbeitsablauf automatisiert hat.

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