Comment automatiser les procédures, étape par étape

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Comme évoqué dans notre précédent article, les avantages de l’automatisation des processus ne manquent pas. Lorsque vous laissez un logiciel gérer les tâches, vous accélérez votre flux de travail, vous économisez de l’argent et vous améliorez le moral des employés et la satisfaction des clients. Compte tenu de l’avantage concurrentiel que cette pratique confère à une entreprise, l’adoption de l’automatisation est tout à fait essentielle.

Bien sûr, c’est bien beau de dire à quel point l’automatisation des processus est utile, mais comment s’y prendre concrètement pour utiliser l’automatisation pour une tâche donnée ?

Il est en fait délicat de répondre à cette question, car il est essentiel d’automatiser les procédures de travail. Si vous appliquez l’automatisation à un domaine où elle n’est pas nécessaire, votre retour sur investissement ne sera pas optimal. Pire encore, si vous ne parvenez pas à automatiser un aspect du flux de travail, le processus peut finir par devenir un gouffre de temps et d’argent consacré à des corrections.

Dans cet article, nous allons vous donner un aperçu simple que vous pouvez utiliser pour passer du travail manuel à la simplicité automatisée, tout en protégeant votre investissement technologique.

Avant de commencer…

Avec tous les avantages de l’automatisation – de la réduction des coûts à la fidélisation des employés – vous pouvez très bien avoir hâte de vous lancer dans ce changement dès maintenant.

Toutefois, n’oubliez pas que l’automatisation des procédures représente un changement important dans le mode de fonctionnement de votre entreprise. S’appuyer principalement sur la technologie pour faire le travail à votre place peut très bien être un investissement avec d’énormes bénéfices – mais tout aussi facilement, si la livraison est mal mise en œuvre ou si vous choisissez le mauvais outil pour le travail, cet investissement peut être gaspillé.

Avant même de déterminer comment vous allez automatiser vos procédures, prenez le temps de réfléchir à ce qu’est une méthode d’automatisation efficace pour votre entreprise. Il ne s’agit pas ici de définir exactement ce que vous voulez réaliser avec les procédures automatisées (nous y reviendrons plus tard). Il s’agit plutôt ici de se faire une idée de la manière dont les outils d’automatisation doivent fonctionner.

Une installation d’automatisation efficace doit répondre à cinq critères :

Le processus automatisé devrait être :

  • Efficace : Le processus automatisé doit effectuer rapidement et efficacement la ou les tâches qui lui sont assignées.
  • Contrôlable : La direction doit pouvoir, à tout moment, ajuster le fonctionnement du processus.
  • Sécurisé : L’application doit être à l’abri des cyberattaques, notamment dans le cas où elle a accès à des données sensibles.
  • Maintenable : Le personnel informatique, qu’il soit interne ou opérant en externe, doit pouvoir appliquer des correctifs à l’outil d’automatisation en cas d’erreurs.
  • Durable : La solution doit être en mesure d’effectuer sa ou ses tâches de manière régulière, notamment lorsque les processus et la demande augmentent en ampleur.

À chaque étape de la planification de votre automatisation, gardez clairement ces points à l’esprit. Un outil d’automatisation qui ne répond pas à ces critères ne répondra pas, dans le meilleur des cas, aux besoins de vos processus, ce qui compromettra votre investissement. Dans le pire des cas, les erreurs et la maintenance risquent d’augmenter fortement, ce qui peut même se traduire par un retour sur investissement négatif.

Pour que votre déploiement de l’automatisation en vaille la peine, la solution elle-même devra être à la hauteur de ces points.

Mais dans ce cas, comment faire pour lancer l’automatisation ?

Étape 1 : Évaluer les flux de travail existants

Avant de pouvoir tracer la voie de l’amélioration, vous devez avoir une bonne idée de votre situation actuelle.

L’automatisation est un changement hautement stratégique ; ses avantages ne peuvent être maximisés que s’ils sont appliqués non seulement de la bonne manière, mais aussi au bon endroit dans les processus de travail. Et même si vous avez déjà une bonne idée des tâches spécifiques que vous souhaitez automatiser, vous ne pourrez vérifier tous les avantages de ce changement que si vous avez une vue d’ensemble de vos procédures.

À cette fin, la première étape de l’automatisation consiste à présenter vos flux de travail actuels dans leur intégralité. Si vous ne l’avez pas encore fait, décrivez comment vos projets commencent, comment ils se déroulent et comment ils sont livrés. En définissant les procédures de manière exhaustive et concrète, vous établirez exactement toutes les étapes auxquelles un projet donné doit faire face avant d’apporter de la valeur à votre entreprise.

Étape 2 : Prévoir vos objectifs

Maintenant que vous avez fait le point sur vos opérations existantes, il est temps de réfléchir à ce que vous allez faire ensuite.

Ici, nous pouvons commencer à imaginer à quoi ressembleront les processus de votre entreprise une fois l’automatisation mise en place : comment une procédure donnée se déroulera, ce que les employés devront faire, ce qui changera en termes de livraison de produits, etc. En termes de planification, c’est à ce stade que nous fixons des objectifs – plus précisément, des objectifs en rapport avec les flux de travail que vous venez de définir.

La manière la plus efficace d’établir ces plans est d’envisager vos nouvelles procédures de travail en termes de résultats obtenus. Par exemple, ne pensez pas “Je veux que mes listes de contacts soient classées automatiquement” ; pensez “Je veux réduire le temps dans notre parcours client” ou “Je veux diminuer les erreurs lors de la collecte des informations de contact.” Formuler vos objectifs dans ce sens permet de mettre l’objectif derrière votre automatisation en premier, liant ainsi la transformation à des avantages commerciaux concrets plutôt qu’à la technologie (qui, comme nous le verrons, est mieux laissée après des échanges avec des experts pertinents).

De plus, en mettant les objectifs au premier plan, les avantages de l’automatisation seront plus facilement réalisables à court et à long terme. Tant que vous fixez ces objectifs en gardant à l’esprit votre flux de travail existant, vous serez mieux à même de mettre en œuvre l’automatisation qui vous permettra de les atteindre. Ensuite, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, les procédures mises à jour peuvent se développer également avec un minimum de maintenance.

Étape 3 : Identifier les goulots d’étranglement

Vous vous souvenez peut-être que, dans notre précédent post sur l’automatisation, nous avions évoqué la possibilité de penser au processus en termes de flux de travail qu’il affecte. Naturellement, cela s’applique également à la phase de mise en œuvre.

L’avantage de l’automatisation ne réside pas seulement dans le fait que les employés n’ont plus à effectuer une tâche difficile et répétitive (même si c’est un avantage important). En outre, les processus automatisés, dans leur meilleure forme, peuvent accélérer des flux de travail entiers en supprimant efficacement les étapes qui bloquent la progression ultérieure. Comme les avantages de l’automatisation des processus passent d’une étape du travail à l’ensemble du projet, ce serait une grave erreur de ne pas profiter de cette opportunité.

Pour automatiser le plus efficacement possible, recherchez les tâches qui sont à la fois prévisibles en termes de résultats et efficaces en termes d’impact sur le flux de travail. Il s’agit des parties du projet qui peuvent être réalisées sans trop de réflexion mais qui doivent être effectuées avant que le travail puisse se poursuivre : pensez à la prise de notes pendant les appels de vente ou à l’introduction de données dans un CRM.

Même si les exemples qui entrent dans cette catégorie ne représentent pas la vision la plus glamour ou la plus robuste d’un flux de travail automatisé, ce sont tout de même ceux que vous voudrez mettre à jour. Encore une fois, les impacts seront plus significatifs s’ils s’étendent à la réalisation du projet dans son ensemble.

Étape 4 : Rassembler le personnel nécessaire

Comme pour tout remaniement organisationnel, l’automatisation est toujours le fruit d’une collaboration. Il est très rare qu’une personne seule apporte de la valeur dans le contexte d’une entreprise. C’est pourquoi, lorsque vous réorganisez un flux de travail, vous avez besoin de plusieurs points de vue pour réaliser votre plan.

Pour commencer, la refonte nécessitera les employés qui comprennent le mieux vos procédures actuelles, c’est-à-dire le personnel et la direction responsables de la tâche en question. Si vous savez comment tirer le meilleur parti de l’expérience de ces employés, vous serez bien plus à même d’optimiser l’automatisation que si vous y réfléchissez dans l’abstrait.

De même, envisagez de faire appel à des experts technologiques externes pour vous conseiller sur ce déploiement. Même après avoir considéré votre propre flux de travail personnel et vos objectifs pertinents, le monde de l’automatisation est vaste et complexe. La meilleure façon de maximiser votre investissement dans un flux de travail amélioré est de travailler avec quelqu’un qui comprend ce domaine par expérience – et non d’essayer d’évaluer toutes les options de logiciels d’automatisation en interne.

Étape 5 : Planifier la livraison

Enfin, c’est ici que vous pouvez commencer à définir comment vous allez réaliser l’automatisation elle-même. Naturellement, vous devrez agir en fonction des objectifs que vous avez définis, conformément aux conseils de votre personnel et des experts que vous avez engagés. Mais comme pour les autres étapes, il y a d’autres points à garder à l’esprit.

Le premier d’entre eux est le respect du calendrier pour toutes les parties de la livraison. Pour ce qui est du premier point, avoir une idée de ce qui sera livré et réalisé, et quand, vous permettra de suivre l’évolution de ce changement. Après tout, vous automatisez vos procédures pour obtenir des avantages concrets – il va de soi que vous devez savoir quels avantages vous avez obtenus.

La seconde consiste à tenir tous les employés au courant de l’évolution du changement. Le personnel peut être incertain de la manière dont les flux de travail vont changer, ou peut même craindre que l’automatisation entraîne des licenciements. Pour maintenir les opérations à un niveau normal, il est essentiel d’être ouvert avec tout le monde et de dissiper ces doutes.

Enfin, ne prévoyez pas de point final fixe dans le cadre de l’installation. Les logiciels d’automatisation auront probablement besoin de maintenance et d’entretien, en particulier si votre entreprise connaît une croissance ou des changements structurels ; il est simplement proactif de prévoir ces changements dès le départ plutôt que d’être pris au dépourvu plus tard.

Considérer votre automatisation

Il est difficile de planifier une voie spécifique pour automatiser les procédures, bien sûr, parce qu’en fin de compte, chaque entreprise et ses procédures sont très différentes. Ce que vous comptez réaliser avec l’automatisation ne sera pas nécessairement le même que celui d’un concurrent, tout simplement parce que vous aurez probablement des façons différentes de réaliser vos projets.

N’oubliez donc pas de considérer ces lignes directrices comme étant exactement cela : des lignes directrices, et non des règles. Pour maximiser la valeur commerciale de l’automatisation, il faudra examiner longuement et attentivement votre mode de fonctionnement spécifique, et vos besoins particuliers peuvent ne pas correspondre à cette structure. Gardez tout de même à l’esprit le principe de la planification de votre transformation et de la collaboration étroite avec le personnel et les experts externes, car la précipitation ou le fait d’avancer seul dans ce processus peut facilement se retourner contre vous.

Mais surtout, n’oubliez pas que vous automatisez des processus pour obtenir des avantages commerciaux réels et concrets. Restez fidèle à cette idée et à une approche stratégique, et vous aurez une longueur d’avance, quelles que soient les exigences de vos flux de travail.

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