So überzeugen Sie Ihr Unternehmen, Telearbeit nachhaltig einzurichten

Ich habe seit zehn Jahren erfolgreich Telearbeit praktiziert und sie über diese Jahre in vielen Formen erlebt, in sehr kleinen Unternehmen und großen internationalen Gruppen, und in verschiedenen Funktionen.

Mit dieser Erfahrung konnte ich die Vor- und Nachteile von Telearbeit beobachten, und dogmatische Adoptionen und heftigen Widerstand erleben.

In Folge der Umstände, die uns alle im Zuge der Covid19-Maßnahmen zur Telearbeit gezwungen haben, sehe ich heute wieder dieselben Dogmen und Widerstände.

Ich werde in diesem Artikel meine Erfahrungen teilen, um Sie bei Ihrem Antrag auf Telearbeit zu begleiten und zu beraten, damit Sie größtmögliche Chancen auf Erfolg haben.

Dieser Artikel richtet sich an Mitarbeiter, die Home Office machen möchten, damit sie ihre Anfrage an einen dies in Erwägung ziehenden Geschäftsführer effektiv vorbereiten können, so dass dieser eine fundierte Entscheidung treffen kann.

Einführung

Um auf COVID 19 und die damit verbundenen Einschränkungen reagieren zu können, mussten viele Unternehmen Telearbeit dringend einführen. Mit dem Ende der Beschränkungen konnten Unternehmen in zwei Kategorien unterteilt werden: diejenigen, die beschlossen haben, Telearbeit allgemein zu nutzen, weil sie das Interesse und die Vorteile des Smart Working verstanden haben, und diejenigen, die die Telearbeit als eine kurzfristige Episode erlebt und ihre dauerhaften Vorteile nicht gemessen haben.

Unternehmen, die in die letztere Kategorie fallen, kehren immer wieder zu ihrem früheren Modell zurück.

Wenn Sie in einem dieser Unternehmen arbeiten, aber Telearbeit machen möchten, ist Ihr Antrag wahrscheinlich nicht erfolgreich.

Bevor Sie die Anfrage auf Home Office stellen, ist es wichtig, den Entscheidungsprozess des Firmenchefs zu verstehen. Dieser Prozess ist wie ein 100-Meter-Hürdenlauf, bei dem Sie der Läufer sind: Jede schlecht überwundene Hürde verringert Ihre Chancen, eine Einigung zu erzielen.

Wie der Athlet müssen Sie jede Hürde antizipieren und sich darauf vorbereiten.

Die Vorbereitung: Stürzen Sie sich nicht kopfüber hinein.

Wenn Sie dem Firmenchef sagen: “Ich möchte im Home Office arbeiten, da dies während der Ausgangsbeschränkungen gut funktioniert hat”, löst dies bei ihm sofort eine erste Reaktion aus: das Wiederaufleben einer Episode, die ihm Schmerzen bereitete und die restriktive Implementierung von Telearbeit beinhaltete. Genau diese Art von Reaktion muss vermieden werden.

Sie sind überzeugt, dass der Firmenchef Smart Working natürlich akzeptiert, weil Sie selbst nur das Positive sehen und großes Interesse daran haben. Es ist eine Haltung, die Ihnen seine Ablehnung bringen kann, oder sogar eine negative Beurteilung der wahren Gründe, die hinter Ihrer Anfrage liegen.

Der Firmenchef hat Themen und Prioritäten, die über Ihre eigenen Interessen hinausgehen: das Unternehmen an sich. Er hat diese Firma gegründet, musste sehr oft für ihr Überleben kämpfen und viele Opfer bringen. Zu Recht erwartet er eine Rendite, ein „Pay-Back“, die je nachdem, was für ein Typ er ist, finanzieller Ertrag, persönliche Leistung, ein Vermächtnis an seine Kinder oder auch die Anerkennung durch seine Mitarbeiter sein kann.

Die Gründe des Firmenchefs und seine Argumentation basieren auf dem höchsten Interesse seines Geschäfts.

Wenn Sie Ihre Anfrage geäußert haben, wird in seinem Kopf eine Analyse stattfinden. Er wird Ihre Anfrage prüfen, um festzustellen, ob sie im besten Interesse seines Unternehmens ist oder nicht. Telearbeit ist keine Ausnahme von dieser Regel, und es wäre illusorisch zu glauben, dass die Telearbeitserfahrung während der COVID 19-Maßnahmen ein ausreichender Beweis für ihre Wirksamkeit ist. Vergessen Sie nicht, dass Home Office eine Maßnahme für das Überleben seines Unternehmens war, keineswegs eine rationalisierte Entscheidung über das Prinzip von Smart Working an sich.

Es liegt an Ihnen, die günstigen Bedingungen festzulegen und konkrete Antworten zu geben, die den Firmenchef veranlassen, Ihnen in diesem Prozess zu folgen. Und es liegt an Ihnen, ihn bei diesen Überlegungen zu begleiten.

Das Unternehmen: Machen Sie sich die Herausforderungen bewusst.

Damit der Firmenchef Telearbeit als Vorteil und nicht als Einschränkung oder Risiko betrachtet, müssen Sie seine Interessen und Probleme verstehen und sie für Ihre Sache einsetzen.

Die Herausforderungen des Firmenchefs lassen sich in vier Hauptkategorien einteilen: Umsatzsteigerung, Kostensenkung, Marktanteilssteigerung und Optimierung des Cashflows.

Auf dieser Grundlage wird über den Erfolg oder Misserfolg Ihres Antrags entschieden.

Veränderung: Machen Sie aus dem Risiko eine Chance.

Jeder sagt und erlebt es, eine Veränderung wird immer als Bedrohung gesehen, selten als Chance. Das Sprichwort „Wir wissen, was wir verlassen, aber wir wissen nicht, was wir finden“ gilt für alle. Ihr Antrag auf Telearbeit ist mit einer Änderung verbunden und kann vom Unternehmen als Risiko wahrgenommen werden.

Sie werden daher verstehen, warum es wichtig ist, die Herausforderungen des Firmenchefs zu kennen, so dass Sie darlegen können, dass Ihr Antrag den Interessen des Unternehmens dient.

Das Arbeitswerkzeug: Organisation, Management, Ressourcen

Das Unternehmen ist ein lebender Organismus, der sich aus Mitarbeitern, Software, Hardware, mündlichen oder schriftlichen Verfahren und Routinen zusammensetzt.

Sie haben eine klar definierte Funktion in Ihrem Unternehmen. Diese Funktion kann Verkauf, Verwaltung, Technik oder Marketing sein. Sie sind kein freies Elektron, weil Sie mit anderen Mitarbeitern interagieren.

Bevor Sie Telearbeit planen, müssen Sie sich zunächst im Unternehmen definieren und die Interaktionen identifizieren, die Sie mit Ihren Kollegen haben.

Dieser Schritt ist wichtig, denn wenn Sie Ihr Büro vom Unternehmen zu sich nach Hause verlegen, verlegen Sie Ihre Funktion und alle Interaktionen zu sich nach Hause. Sie konfigurieren Ihre Arbeit neu.

Es wird auch notwendig sein, alle für die verschiedenen Interaktionen verwendeten Werkzeuge zu identifizieren und zuzuordnen. Diese Werkzeuge können Software (ERP, CRM), Hardware (Design, Produktion, Steuerung, Überwachung) und Verfahren (schriftlich oder informell) sein. Also ist es notwendig, eine umfassende Bestandsaufnahme durchzuführen.

Sie werden diese Interaktionen in drei Kategorien einteilen:

  • De facto in Ihr Zuhause übertragbare Interaktionen sind per Definition solche, die nicht von Ihrem Standort abhängen, z. B. Buchhaltung, die auf Buchhaltungssoftware in der Cloud basiert und per Definition unabhängig von Ihrem Standort ist.
  • Nicht in Ihr Zuhause übertragbare Interaktionen sind solche, die eine physische Präsenz im Unternehmen erfordern, z. B. Produktion, Qualitätskontrolle von Teilen oder sogar Reparatur von Geräten.
  • Abhängigkeiten, die möglicherweise in Ihr Zuhause übertragbar sind, stellen diejenigen dar, die bei Ihnen zu Hause ausgeführt werden können, die jedoch mit Ihren vorhandenen Werkzeugen nicht übertragen werden können, z. B. die Telefonzentrale, deren Anrufe in Ihrem Büro enden.

De facto übertragbare Interaktionen werden immer zahlreicher. Technologische Innovationen und insbesondere die kombinierte Aktion der Bereitstellung von Highspeed-Internet, Mobilität und Cloud haben die Werkzeuge verändert. Alle Softwareanbieter bieten ihre Software als Cloud-Service (Software-as-a-Service) an, der de facto in Ihr Zuhause übertragen werden kann.

Nicht jede Interaktion ist übertragbar.

Nicht in Ihr Zuhause übertragbare Interaktionen sind nicht die problematischsten. Sie erfordern lediglich, dass Sie physisch im Unternehmen anwesend sind. Sie können dann eine Telearbeitsvereinbarung mit vordefinierten Zeitfenstern für Ihre Anwesenheit in der Firma anbieten.

Die Interaktionen, die möglicherweise in Ihr Zuhause übertragbar sind, sind diejenigen, auf die Sie Ihre gesamte Aufmerksamkeit richten werden. Einerseits, weil sie nicht übertragen sind und daher eine Änderung erfordern, die von Ihrem Firmenchef als potenzielles Risiko wahrgenommen wird, und andererseits, weil sie eine Aktion des Unternehmens erfordern, um übertragen zu werden.

Sie müssen Ihr Unternehmen davon überzeugen, dass das Risiko als Chance wahrgenommen wird und der Aufwand eine Kapitalrendite erzielt. Die Einrichtung von Telearbeit führt zu Kosten, die Personal-, Software- oder Hardwarekäufe oder sogar eine Änderung von Verfahren beinhalten können. Wenn Sie kurzfristig planen, können die Kosten von dem Unternehmen möglicherweise nicht wieder erwirtschaftet werden. Und das obwohl diese Investitionen mittel- oder langfristig die Quelle erheblicher Gewinne sein können, die den Interessen des Unternehmens dienen.

Stellen Sie sicher, dass diese Auflistung Funktionsstörungen und zu verbessernde Optimierungen hervorhebt. Machen Sie sich bewusst, wie Sie sie zu Ihrem Vorteil nutzen und relevante Vorschläge machen können. Kein Firmenchef wird Ihren Vorschlägen gleichgültig gegenüber stehen, wenn sie dem höchsten Interesse seines Unternehmens dienen, ob Telearbeit oder nicht.

Der virale Effekt: Es ist ein kollektiver und kein individueller Ansatz.

Wie bereits erwähnt, ist das Unternehmen ein lebender Organismus, der Menschen beschäftigt, mit denen Sie interagieren.

Diese Interaktionen können eine Barriere sein.

Ihr Antrag wird vor Ihren Kollegen nicht verborgen bleiben. Es ist möglich, dass einige von ihnen Ihren Antrag nicht schätzen. Sie können sich vorstellen, dass ein Kollege, der eine nicht nach Zuhause übertragbare Funktion ausübt, frustriert sein kann. Schließlich ist er von der Möglichkeit, von Smart Working zu profitieren, ausgeschlossen. Wenn Sie von ihm abhängig sind, kann er sich Ihnen widersetzen, indem er die Übertragung unmöglich macht.

Sie müssen Ihre Kollegen in Ihren Prozess einbeziehen. Das Wort „Kollegen“ nimmt hier seine volle Bedeutung an. Denken Sie auch daran, Ihren Vorgesetzten zu beruhigen, indem Sie erklären, dass Telearbeit seine Autorität nicht in Frage stellt.

Zusammenfassung

Obwohl Telearbeit Vorteile bringt, wird sie im Unternehmen nicht systematisch angewendet. Wir müssen uns auf die Interessen des Firmenchefs konzentrieren und dürfen keinen Aspekt vernachlässigen.

Um eine dauerhafte Vereinbarung mit dem Unternehmen zu erzielen, können Sie drei Ansätze gleichzeitig nutzen:

  1. Der Top-Down-Ansatz: Ohne die Überzeugung des Firmenchefs, dass Telearbeit für das Unternehmen von Vorteil ist, kann langfristig nichts getan werden.
  2. Der zentripetale Ansatz: Sie sind nicht allein. Definieren Sie zuerst Ihre Funktion und Ihre Interaktionen mit dem Rest des Unternehmens. Erst dann bieten Sie Lösungen.
  3. Der Bottom-Up-Ansatz: Bringen Sie Ihre Kollegen durch Einbeziehung in Ihr Projekt ein.
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