Wie sollte eine Migration zur Cloud-Kommunikation aussehen?

What Should a Transition to Cloud Communications Look Like?

Roadmapping Ihrer Migration leicht gemacht

Ein Hindernis für die vollständige Planung der digitalen Transformation besteht häufig darin, dass die Erklärung einer Migration in die Cloud zu abstrakt ist. Obwohl die Flexibilität und Rentabilität der Verwendung der Cloud erkannt wird, ist möglicherweise einfach nicht klar, wie man mit dem Entwerfen des Migrationsprozesses beginnen kann.

Um dieses Problem zu beheben, sehen wir uns einen einfachen Überblick darüber an, wie Sie Ihr Kommunikationssystem in die Cloud migrieren und welche Vorteile Sie nach Abschluss des Vorgangs erwarten können.

1. Visualisieren Sie Ihre Ziele

Die reibungslosesten Reisen beginnen mit einer klaren Definition des Ziels. Beim Wechsel in die Cloud ist das nicht anders. Bevor Sie mit der Umstellung von Tools in die Cloud beginnen – oder noch bevor Sie mit der Planung dieser Transition beginnen – sollten Sie zunächst überlegen, was Sie am Ende damit erreichen möchten.

Versuchen Sie beispielsweise, die Produktivität zu verbessern? Die Gesamtausfallzeit reduzieren? Welche Kollaborationswerkzeuge verwenden Sie bereits und welche müssen Sie in die Cloud bringen?

Auch wenn diese Fragen zu offensichtlich erscheinen, um wirklich Zeit darin zu investieren, ist es wichtig, sie zu Beginn zu beantworten, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. 

Ein weiteres zu berücksichtigendes Thema: Wenn Sie feststellen, dass Ihnen Kommunikationselemente in der Cloud fehlen, ist es jetzt an der Zeit, diese zu identifizieren. Es ist natürlich möglich, diese erst nach der Migration hinzuzufügen, aber es ist deutlich einfacher für Sie, wenn Sie alle benötigten Tools im Voraus kennen.

2. Priorisieren Sie, welche Tools migriert werden sollen

Sobald Sie Ihr Endziel vor Augen haben, können Sie mit der Entwicklung einer geeigneten Roadmap beginnen. Der erste Schritt in diesem Prozess besteht darin, Ihre Prioritäten zu erarbeiten – d.h. zu entscheiden, welche Kollaborationslösungen Sie zuerst in der Cloud benötigen.

Beachten Sie, dass „zuerst“ nicht „das wertvollste“ oder „das am häufigste verwendete Werkzeug“ bezeichnen sollte. In dieser Phase geht es nicht darum, vorherzusagen, in welchem Tool Sie den größten Wert finden, sondern darum, die Grundlage für Ihre zukünftige Cloud-Architektur zu legen. In der Regel handelt es sich dabei um Kontaktdaten-, VoIP- und Videokonferenzfunktionen. Dies kann jedoch von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Der Schlüssel ist, darüber nachzudenken, ohne welche Elemente Ihrer digitalen Infrastruktur der Rest Ihrer Kommunikation einfach nicht funktionieren würde.

3. Bewerten Sie Ihr Netzwerk und testen Sie die Optionen 

Wenn Sie diese anfänglichen Kommunikationselemente in die Cloud übertragen, haben Sie Ihr Netzwerk schon zum Teil eingerichtet. Dies bedeutet wiederum, dass Sie testen können, wie Ihr Cloud-Netzwerk funktioniert.

Das Testen sollte eine allgemeine Analyse der Gesamtgeschwindigkeit und -stabilität des Netzwerks beinhalten. Genauso wichtig ist es aber, die tatsächlichen Tools zu verwenden, die Sie in die Cloud migriert haben. Alle VoIP-, Video- oder sogar Chat-Funktionen sollten in Sandbox-Umgebungen unter kontrollierten Bedingungen getestet werden. Dabei sollten, während des gesamten Prozesses, so viele Szenarien wie möglich durchgespielt werden.

Stellen Sie bei der Durchführung dieser Tests sicher, dass Sie auch die Sicherheit Ihres Netzwerks berücksichtigen. Wenn Sie sich vollständig in der Cloud befinden, bestehen im Vergleich zu einem Vor-Ort- oder Hybrid-Setup andere Datensicherheits- und Datenschutzrisiken. Daher ist es wichtig, dass diesen Elementen besondere Aufmerksamkeit geschenkt wird, wenn Sie mit dem Aufbau einer funktionierenden Kommunikationsinfrastruktur beginnen.

4. Implementieren Sie (und holen Sie alle an Bord)

Offensichtlich sollte das Endziel einer Migration in die Cloud darin bestehen, möglichst viele Mitarbeiter dazu zu bringen, das System zu nutzen. In der Praxis wird jedoch wahrscheinlich eine Übergangszeit erforderlich sein, um dies zu erreichen. Ihre Mitarbeiter benötigen wahrscheinlich wenigstens ein paar Schulungen, bevor sie das neue Netzwerk ordnungsgemäß nutzen können, und sie brauchen möglicherweise sogar Zeit, um sich mental daran zu gewöhnen, das vorherige Vor-Ort- oder Hybrid-Setup zu verlassen.

Um diese Umstellung zu erleichtern, ist es wichtig, dass Sie Zeit für diese Übergangsphase einräumen. Führen Sie die erforderlichen Schulungen durch und geben Sie den Mitarbeitern Feedback, wie das Netzwerk soweit funktioniert. Es ist am einfachsten, weitere Änderungen am Netzwerk zu implementieren, während es sich noch in der Anfangsphase seines Rollouts befindet.

Insgesamt wird es jedoch wichtig sein, so viele Mitarbeiter wie möglich dafür zu begeistern, damit das neue Netzwerk bereits in den ersten Phasen größtmöglich genutzt wird.

5. Seien Sie offen für zukünftige Upgrades 

Sobald Ihre Cloud-Architektur stabil ist und alle Mitarbeiter umgestellt sind, ist der schwierige Teil Ihrer Migration in die Cloud abgeschlossen.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie aufhören sollten, über zukünftige Pläne für die Cloud nachzudenken.  

Einer der Hauptvorteile dieser Plattform ist ihre Skalierbarkeit und die leichten Upgrades. Daher müssen Sie nicht denken, dass Ihr Netzwerk bereits nach Abschluss der ersten Migration seine finale Größe erreicht hat. Wenn Sie Ihr Cloud-Kommunikationsnetzwerk weiterhin nutzen, sollten Sie nach zusätzlichen Tools Ausschau halten, die Sie einbeziehen können, oder nach wichtigen Upgrades für Ihr aktuelles Portfolio.

Neue Lösungen werden möglicherweise erst später eingeführt, aber sie können Ihre Investition in die Cloud noch rentabler machen.

Wenn Sie weitere Tipps zur Umstellung auf und Verwendung von Cloud-Kommunikation benötigen, abonnieren Sie unser kostenloses Magazin!

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