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Soluzioni concrete per gestire le distrazioni

6 strumenti tech gratuiti per rimanere concentrati a casa

Come scritto in questo post, un elemento spiacevole dello smart working è dover affrontare continuamente le distrazioni.

Nel post precedente sono stati descritti alcuni modi di pensare che potrebbero aiutare a rimanere concentrati, ma per alcune persone quei suggerimenti potrebbero essere troppo astratti. Molti di noi hanno bisogno di qualcosa di più concreto per tenere lontano il telefono o siti Web improduttivi.

Se questo è il tuo caso, non preoccuparti. Per diventare più efficiente nel bloccare le distrazioni, ti consigliamo di utilizzare i sei strumenti, componenti aggiuntivi e app elencati qui sotto. (Sono anche tutti totalmente gratuiti!)

  1. Impostazione “Non disturbare” (Android e iOS)

Oggi i telefoni sono più di un semplice strumento: sono parte della vita di tutti i giorni. A casa o in viaggio, è praticamente garantito che le persone dispongano di un dispositivo smart.

Quindi, dato che probabilmente avrai il tuo dispositivo con te mentre lavori da casa, cosa fare con tutte quelle notifiche da Instagram,  Whatsapp o Twitter che ti distraggono dai tuoi progetti?

Semplice: basta modificare le impostazioni del telefono.

Sia su Android che su iOS, puoi trovare la modalità “Non disturbare” che silenzia immediatamente le notifiche della maggior parte delle app del telefono.

Su Android, è accessibile andando su “Impostazioni”, quindi “Audio”.

Su iOS, la funzione si trova direttamente su “Impostazioni”.

Quindi, se le notifiche portano la tua attenzione altrove, considera di modificare le impostazioni in modo mirato.

  1. Momento (iOS)

Naturalmente, silenziare le notifiche non ti impedisce di perdere tempo sul telefono.

Un modo per evitare che queste situazioni si verifichino troppo spesso è l’app iOS “Momento”.

Questo software monitora il tempo passato al telefono, registrando anche le app che vengono usate più spesso. Avere una visione completa di quanto tempo della propria giornata lavorativa si passa su social media o giochi può essere illuminante (forse anche allarmante).

“Momento” è disponibile per il download gratuito sull’App Store.

  1. Flipd (Android e iOS)

Per quelli di noi che hanno bisogno di un limite più drastico in materia di “screentime” improduttivo, c’è “Flipd”.

Invece di tenere traccia dell’utilizzo del telefono, Flipd blocca attivamente l’apertura delle applicazioni specificate dall’utente per un periodo di tempo prestabilito. Dopo aver impostato quali app bloccare, è fatta: non c’è più modo di sbloccarle finché il timer è attivo, nemmeno riavviando il telefono.

Questa limitazione può sembrare troppo severa, ma se hai davvero bisogno di un valido aiuto contro le distrazioni mentre sei a casa, questa opzione è quello che fa per te.

Flipd è disponibile gratuitamente su App Store e Google Play.

  1. Pause (Google Chrome)

Tutti questi discorsi sui telefoni non risolvono il problema delle distrazioni sul tuo computer di lavoro. Fortunatamente, ci sono delle estensioni che possono aiutarti.

Un’opzione più leggera per Google Chrome è Pause, che ti ferma prima di visitare un sito Web che possa distrarti (come social media o servizi di streaming, che possono essere specificati nelle impostazioni).

Nel momento in cui provi a connetterti al sito specificato, invece di mostrarti la pagina in questione, Pause mostrerà una schermata verde calmante per 5 secondi ininterrotti. Dovrai quindi confermare se vuoi davvero continuare su quel sito web.

Anche se soft, questa breve interruzione può dare al tuo cervello un momento di respiro, soddisfacendo la necessità di una pausa senza dover perdere troppo tempo su siti Web improduttivi.

Pause è disponibile gratuitamente nel Chrome Web Store.

  1. StayFocusd (Google Chrome)

Tuttavia, come già detto, a volte abbiamo bisogno di qualcosa di più drastico per rimanere concentrati. Ecco un altro componente aggiuntivo: “StayFocusd”.

Questa estensione del browser consente di bloccare completamente l’accesso a siti specifici, attraverso una modifica delle impostazioni. E se è solo una certa parte di un sito che ti distrae? Puoi anche bloccare elementi specifici all’interno di pagine Web, come giochi o immagini.

Per tenersi lontano dai social media o evitare altre distrazioni, il valore di questo accesso limitato è notevole.

StayFocusd è disponibile gratuitamente nel Chrome Web Store.

  1. Timer (telefono, computer e molti altri dispositivi)

Infine, vale la pena sottolineare che, anche se le distrazioni andrebbero evitate, è opportuno fare pause regolari. Dopotutto, concederti qualche minuto di riposo dopo circa 90 minuti di lavoro, ti permette di sentirti sempre riposato, evitando così di stancarti rapidamente.

Per assicurarti che le tue pause siano ben strutturate e non diventino inavvertitamente distrazioni, usa un timer per mettere un limite.

Possono funzionare molte pause di cinque minuti, distanziate nell’arco di una giornata, oppure due o tre pause di 15 minuti. Basta scegliere un modello e avere un orologio disponibile per rispettare quel limite.

(A pranzo, però, assicurati di concederti un’ora intera, se possibile. Ti meriti uno stomaco pieno e una mente riposata per superare la seconda metà della giornata!)

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Perché il tuo CRM potrebbe essere uno spreco di denaro

Why Your CRM May be a Waste of Money

Chi tra noi lavora da più di dieci o quindici anni può sicuramente ricordare i giorni in cui le aziende (soprattutto le piccole imprese) archiviavano i contatti dei clienti in fogli di calcolo nei loro PC. Che perdita di tempo! Oltre a dover aggiornare questi file, quando servivano determinate informazioni, doveva essere fatto tutto manualmente.

Fortunatamente, quei giorni sono ormai lontani e oggi le piccole e medie imprese utilizzano il CRM per archiviare i contatti e tenerli aggiornati, ma non solo: il CRM viene anche utilizzato per gestire i lead, pianificare attività di follow-up, creare campagne e tracciare tutti i lead e le statistiche dei clienti.

Le aziende investono in un sistema CRM perché vogliono risparmiare denaro e far crescere il proprio business automatizzando le attività di vendita e marketing, gestendo efficacemente i clienti e migliorando i report e le analisi.

Per scegliere un sistema CRM, molte aziende considerano le caratteristiche e il prezzo, ma trascurano un fattore molto importante che vale la pena considerare.

Un CRM scarso riduce in modo drastico la produttività, complica i processi e rallenta la crescita aziendale.

Ecco cosa succede quando il CRM utilizzato non è integrato con il sistema telefonico dell’azienda:

  • Bisogna aggiungere ogni contatto due volte, perché la rubrica del PBX non è integrata con il database dei contatti del CRM → nessuna automazione;
  • Non è possibile vedere chi sta chiamando o rispondere a una chiamata dal proprio CRM; bisogna aprire un’altra scheda del browser per farlo → distrazioni costanti;
  • Non è possibile aggiungere i dettagli della chiamata o pianificare attività di follow-up durante una chiamata → produttività ridotta;
  • Per effettuare una chiamata, è necessario copiare il numero di telefono dal proprio CRM, aprire un’altra applicazione e incollare il numero di telefono per avviare una chiamata → comunicazione lenta.

Quando si sceglie un CRM per la propria azienda, bisogna assicurarsi che sia integrato con il proprio sistema telefonico, altrimenti si rischia di sprecare soldi.

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Un’introduzione a React e React Native

React Logo

Ecco la tecnologia di WMS 5

Uno dei grandi termini della tecnologia al giorno d’oggi è React, così come il suo derivato mobile, React Native. Entrambe queste tecnologie sono state svelate come parte del recente aggiornamento di Wildix: WMS 5.

React migliorerà il software Wildix ma molti potrebbero chiedersi come esattamente ciò accadrà.

Per rispondere a tutte le vostre domande, vediamo insieme di seguito cos’è esattamente React e quali sono i suoi usi.

Che cos’è React?

Secondo il suo sito web, React è “una libreria JavaScript per la creazione di interfacce utente” e viene utilizzata per app come Facebook Messenger, Instagram, Skype, Salesforce ecc...

E’ importante tenere in considerazione la differenza tra React e React Native: React è per l’utilizzo del browser, mentre React Native è per le app mobili.

Un momento…cos’è una libreria JavaScript?

Fondamentalmente, è un repository di funzioni predefinite scritte in JavaScript (il codice che alimenta gli elementi interattivi dei siti Web).

Le librerie sono utili perché forniscono ai programmatori un codice funzionale per creare istantaneamente una funzione interattiva, piuttosto che crearla da zero. Ad esempio, se un programmatore desidera che una pagina web utilizzi le scorciatoie da tastiera, può semplicemente utilizzare React per trovare e quindi implementare immediatamente il codice pre-creato per quella funzione.

Quindi, per dirla nel modo più semplice possibile, una libreria JavaScript – e React in particolare – è una risorsa che consente agli sviluppatori di creare app e pagine web più funzionali molto più rapidamente.

Quali sono i vantaggi per gli utenti finali?

La tecnologia che consente agli sviluppatori di risparmiare tempo sulla programmazione permette loro di dedicare più tempo al perfezionamento, al miglioramento e all’aggiornamento delle funzionalità.

Più nel dettaglio, React ha permesso al team Wildix di riscrivere le basi del software, rendendo la piattaforma più reattiva e implementando allo stesso tempo nuove funzionalità. Anche se è tecnicamente vero che le nuove funzionalità in arrivo su WMS 5 (come un layout a riquadri e messaggistica diretta) avrebbero potuto essere create senza React, in realtà l’utilizzo di React significa che tali funzionalità sono state implementate molto più rapidamente e con prestazioni migliori.

Inoltre, React Native semplifica l’integrazione di tutte queste funzionalità nelle versioni mobili del software Wildix, poiché l’ambiente di progettazione simile semplifica il processo normalmente complicato di duplicazione delle funzionalità desktop sui dispositivi mobili. Ciò si traduce in maggiore coerenza quando si utilizza Wildix su diversi dispositivi.

Infine, React e React Native possono essere aggiornati molto più rapidamente rispetto ad altri framework di programmazione. Poiché React è solo JavaScript (ovvero il codice che si trova nelle pagine web), aggiornare un sito o app basati su React è semplice come aggiornare il codice.

Riassumendo…

React è un framework intuitivo e flessibile per la progettazione di interfacce utente sul web e nelle applicazioni desktop. React Native è la stessa cosa, ma per le app mobili.

L’utilizzo di una di queste tecnologie produce elementi interattivi più reattivi e più affidabili, soprattutto nel modo in cui forniscono aggiornamenti. Utilizzando i due in modo congiunto, gli sviluppatori possono creare un’esperienza molto più coesa tra le versioni desktop e mobile del software grazie alla somiglianza di funzioni e programmabilità tra React e Reac Native.

In WMS 5 in particolare, tutti questi vantaggi sono in procinto di creare un’esperienza utente ancora più coerente e ricca di funzionalità.

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Manager: sapete quali sono le prospettive per lo Smart Working?

Gli uffici stanno riaprendo. Ma ciò non significa che il vostro team voglia lavorarci a tempo pieno.

Anche considerando in quanto tempo gli analisti hanno previsto un passaggio massiccio allo smart working, si può dire con certezza che pochi si aspettavano che sarebbe avvenuto così in fretta. Parlando di cifre, Gallup riporta che il numero di dipendenti statunitensi che lavorano da remoto è raddoppiato in meno di un mese, passando dal 31% al 62%. 

Ma sarà solo temporaneo? Ora che moltissimi imprenditori possono finalmente far tornare i propri i dipendenti in ufficio, in tanti si chiedono: “lo smart working dovrebbe essere la nuova normalità?”

Tuttavia, prima di affrontare cosa sarà e non sarà “la nuova normalità”, vale la pena considerare la situazione attuale.

Smart Working: a che punto siamo?

Innanzitutto, bisogna ammettere che si è verificato un cambiamento senza precedenti sul posto di lavoro.

Durante la quarantena, i lavoratori hanno visto in prima persona che non solo possono svolgere il proprio lavoro da casa, ma possono farlo anche a lungo termine. E questo ha fatto sì che milioni di lavoratori volessero continuare a lavorare da casa.

Secondo vari sondaggi recenti:

  • Il 53% dei lavoratori statunitensi ora vuole lavorare da remoto il più possibile (Gallup);
  • Il 75% dei lavoratori statunitensi ora desidera lavorare da remoto la maggior parte della settimana (IBM);
  • Il 60% dei lavoratori statunitensi ritiene che rimarrà più produttivo se lavorasse da casa a tempo indeterminato (Glassdoor).

Questi numeri non sorprendono se consideriamo i dati storici. Già nel 2018, in base al sondaggio di FlexJobs, sapevamo che:

  • Il 76% dei dipendenti sarebbe stato più fedele alla propria azienda se avesse avuto la possibilità di lavorare da remoto;
  • Il 65% dei dipendenti riteneva che sarebbe stato più produttivo lavorare da casa;
  • Il 52% dei dipendenti riteneva che lo smart working avrebbe avuto un effetto positivo sulla qualità della vita;
  • Il 77% dei dipendenti riteneva che lo smart working avrebbe migliorato la propria salute.

Non è difficile capire da dove provengano queste convinzioni: lo smart working significa non doversi spostare e poter lavorare in un ambiente più familiare e più facilmente controllabile. Secondo l’American Psychological Association, significa anche maggiore produttività, maggiore soddisfazione e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Altrettanto rilevante per i dipendenti è il fatto che, quando si considerano i luoghi di lavoro nel loro insieme, lo smart working sta diventando standardizzato. Del 23,7% della popolazione degli Stati Uniti che ha utilizzato lo smart working regolarmente prima della pandemia (secondo l’Ufficio delle statistiche del lavoro degli Stati Uniti del 2018), il 55% dei manager afferma che continuerà con politiche di lavoro da remoto al termine della quarantena, secondo un sondaggio di Gallup.

Poi ci sono i colossi del mondo del business: aziende leader come Google, Microsoft, Twitter, Amazon e Facebook hanno esteso la modalità smart working fino alla fine del 2020, fungendo così da modello per quanto riguarda la possibilità di estendere la durata del lavoro da remoto.

Guardando al domani

La conclusione di tutto ciò è che il luogo di lavoro convenzionale è cambiato. Prima si parlava di smart working come un’opzione, che spesso veniva considerata come un benefit, un extra che poteva decidere l’azienda se accordare o meno.

Ma d’ora in avanti, i dipendenti si aspettano opzioni di smart working. Non solo i lavoratori hanno visto che il sistema funziona e hanno avuto la possibilità di goderne i benefici, ma stanno anche vedendo che le aziende intorno a loro continuano ad utilizzarlo.

Quindi, dopo aver detto tutto questo, è opportuno tornare alla domanda iniziale: “Lo smart working dovrebbe essere la nuova normalità?”

La risposta a questa domanda dipende da come si vuole rispondere ad un’altra domanda: in che misura si desidera che la propria azienda sia competitiva in termini di fidelizzazione e acquisizione dei talenti?

Osservando le aspettative dei dipendenti, sembra che i lavoratori più promettenti saranno molto interessati allo smart working, poiché, se la vostra azienda non lo utilizza, ne troveranno molte altre che offrono questa opportunità.

In altre parole, se la vostra “nuova normalità” non include lo smart working, è improbabile che sia composta da dipendenti qualificati. Ormai le preferenze sono cambiate e il mercato ha già cominciato ad adattarsi: per i datori di lavoro, questo significa o tenere il passo o rimanere indietro.

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E’ arrivata l’ora dei meeting da remoto

Videoconference

Videoconferenza: ecco perché i manager dovrebbero iniziare ad usarla

Esiste un detto diffuso e comune a tutti gli impiegati: 

“Questo meeting poteva benissimo essere riassunto in una semplice e-mail.”

Ciò che spesso si cela alla base di questo messaggio è il senso di frustrazione nella gestione del tempo. Il detto viene usato da quei dipendenti che desidererebbero semplicemente svolgere il proprio lavoro, senza essere continuamente obbligati a lasciare la propria scrivania per ascoltare informazioni che potrebbero essere date in modo molto più immediato. 

Ad esempio, potrebbero essere gestite tramite videoconferenza.

In un mondo sempre più dominato dallo smart working, le aziende non possono più permettersi di trascurare i vantaggi dati da questo strumento (ancora più evidenti per tutti quei dipendenti che non riescono a stare seduti durante una conferenza di persona).

I vantaggi dei (video) meeting da remoto

Il fatto che la videoconferenza sia uno strumento messo a disposizione dall’azienda, oltre alla mera comunicazione via e-mail, dimostra l’importanza che i manager danno alle riunioni.

I manager spesso sostengono che si perdono le e-mail nella posta in arrivo, che ascoltare le stesse informazioni dette a voce le fa imprimere meglio nella loro memoria, che riunire l’intera squadra crea unità e che è importante consentire ai dipendenti di porre domande o proporre nuove idee.

La videoconferenza offre tutti questi vantaggi. Questo strumento permette ai dipendenti di ottenere la stessa sensazione di presenza di una riunione fisica e di comunicare a voce con gli altri partecipanti. Inoltre, durante una videoconferenza si possono ricevere nuovi input. 

Il fatto più sorprendente è che, tramite le conferenze Web, i dipendenti possono godere di tutti questi benefici dalla comodità delle proprie case. 

In un certo senso, la videoconferenza rappresenta una via di mezzo tra lo svolgimento di riunioni fisiche e l’invio di un’e-mail, offrendo ai dipendenti un modo più comodo e meno invasivo di partecipare ad una riunione ed ai Manager di avere lo stesso impatto di una conferenza.

Un futuro smart 

Prendendo in considerazione tutto questo, i Manager non dovrebbero pensare che i lavoratori rinuncino a questo strumento di comunicazione una volta rientrati in ufficio. 

Secondo un sondaggio di IBM, ben il 75% degli smart workers americani vorrebbe continuare a lavorare da casa almeno alcuni giorni della settimana. Anche Gallup conferma questi dati. Secondo la sua ricerca, il 55% dei manager consentirà ai propri dipendenti di continuare a lavorare da casa dopo la fine delle restrizioni della quarantena.

Alla luce di questi dati, possiamo affermare con certezza che lo smart working sia qui per restare. 

E’ importante considerare che adottare una politica di lavoro di questo tipo permette anche di attirare talenti. Rifiutarla, potrebbe significare non rendere la propria azienda appetibile a nuovi talenti. 

Naturalmente, affinché la videoconferenza sia un’alternativa realmente praticabile alle riunioni di persona, il sistema sul quale si basa deve essere sicuro, altamente connettivo ed user-friendly. 

Anche così, sarebbe comunque assurdo affermare che il video dovrebbe sostituire ogni incontro di persona. 

Il punto è più semplicemente che, anche se il personale non vede l’ora di interagire nuovamente con i colleghi, sarà sempre meno probabile che questo accada ogni giorno della settimana lavorativa, anche per i manager sostenitori dei meeting face-to-face.

In questo momento, anche se i dipendenti venissero obbligati a lavorare sempre in ufficio qualsiasi cosa accada, li potremmo benissimo sentir dire sempre più spesso: “Questo meeting avrebbe dovuto essere una videoconferenza!”

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