Lo dicevamo già qualche anno fa: la Unified Communication è una tecnologia che produce qualcosa. Che cosa? Non uno, bensì tre risultati e oggi vorrei presentarvi il primo:
efficienza e produttività:
C’è un fattore comune a ogni attività che compiamo in azienda: nessuno di noi lavora da solo. Abbiamo continuamente bisogno di consultarci con i colleghi e i collaboratori; del resto è facile da immaginare che se non ci fosse stata questa necessità, non sarebbero nati i luoghi di aggregazione lavorativi. In altre parole, se la comunicazione non fosse un pilastro fondamentale del nostro lavorare, il telelavoro sarebbe nato nell’800.
Sono tre i mezzi di comunicazione più utilizzati in azienda: l’e-mail, il telefono e il meeting (a volte sostituito da una videoconferenza). Per come funziona il processo di comunicazione, il contenuto trasmesso è più fedele andando da sinistra verso destra. Non mi dilungherò sul perché questo avvenga, se qualcuno volesse approfondirlo può andare a leggerlo qui: http://blogs.hbr.org/2011/11/dont-send-that-email-pick-up-t/
Quindi, se vogliamo trasmettere un dato a un’altra persona, il metodo più efficiente è alzarsi dalla propria postazione e andare a dirglielo o al limite telefonare.
E qui si innesca la caduta di produttività: purtroppo i colleghi non sono sempre disponibili per le nostre esigenze e questo genera due fenomeni consequenziali:
A. cercare persone anche se non sono disponibili (ferie, malattie, al telefono, in riunione, non in ufficio etc..)
- dover sospendere l’attività corrente e passare ad un’altra quando non troviamo il collega che ci serve, per ricercarlo successivamente.
Vediamo cosa succede: mediamente negli uffici non commerciali, le persone hanno 43 contatti giornalieri, il tasso di non disponibilità è del 60% (ovvero il 60% delle volte in cui serve entrare in contatto con una persona, questa ha degli impegni in corso e non può rispondere). Per poter completare l’attività devo quindi riprovare, ma anche questa seconda volta rischio di non aver successo.
Il conto è semplice, abbiamo bisogno di 99 tentativi di contatto per averne 40 di riusciti, gli altri ci hanno solo fatto perdere tempo, vogliamo mettere 15 secondi? e già ci siamo giocati 15 minuti al giorno.
Inoltre quando non riusciamo a trovare la persona e dobbiamo richiamare, non è detto che riusciamo a farlo nell’arco della stessa giornata e così un lavoro che avremmo potuto completare in 5 minuti, dovremo terminarlo il giorno seguente. Per finire, tutte queste attività in sospeso e contatti da richiamare rischiano di “ingolfare” la nostra giornata lavorativa.
Una via per risolvere il problema è cercare di ridurre il numero di comunicazioni sostituendole con procedure, ma questo va in contrasto con lo sviluppo della tecnologia: se una volta le persone erano quasi dei meri esecutori, oggi chi esegue il lavoro è molto spesso un computer e alle persone rimane sempre più il solo processo decisionale, che è tanto migliore quanto più è frutto dell’elaborazione e controllo di più persone.
Ed ecco quindi diventa chiaro come la comunicazione unificata può risolvere il problema: la presence dei colleghi ci permette di capire se sono in ufficio e se sono disponibili oppure no. Se non lo sono, possiamo mandare loro un reminder con quello di cui abbiamo bisogno e farci richiamare. Alcuni colleghi più attivi possono perfino risponderci via chat mentre sono al telefono.
Con le app per smartphone si garantisce la reperibilità anche fuori dall’azienda.
Oggi abbiamo recuperato mezz’ora di tempo, che era impiegata malissimo, e ora possiamo dedicare al lavoro o a ridurre i costi negli uffici. La prossima volta vi spiegherò come ridurre ulteriormente le spese del personale.