Grundlegende Richtlinien für Manager
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern ermöglichen wollen, von zu Hause aus zu arbeiten (auch nach dem Lockdown), ist die Technik nicht die einzige Herausforderung, mit der Manager konfrontiert sind. Um sicherzustellen, dass alle Kollegen mitziehen, benötigen Sie eine solide Work-from-Home-Policy.
Das klingt nach einer großen Herausforderung? Nun, die kleinsten Details zu definieren, könnte schwierig werden. Doch glücklicherweise ist es gar nicht so aufwendig, eine grundlegende Rahmenvereinbarung zu definieren. Konzentrieren Sie sich einfach auf die folgenden Prinzipien. Damit werden Sie eine transparente und konforme Policy gestalten.
Erwartungen deutlich herausstellen
Sie wissen natürlich, wie wichtig es ist, dass Ihre Mitarbeiter genau wissen, was ihre Pflichten sind. Das gilt vor allem für die Arbeit von zu Hause aus. Schließlich sind die Möglichkeiten zur Kommunikation und Aufsicht hier ganz andere.
Definieren Sie daher zuerst, welche Funktion jeder Mitarbeiter in seiner Rolle hat. Wenn das bereits in der Jobbeschreibung genau festgelegt ist, haben Sie Glück! Kopieren Sie den Paragraphen einfach und fertig. Wenn nicht, schreiben Sie neue oder angepasste Aufgaben fest.
Es ist außerdem hilfreich, wenn Sie in diesem Abschnitt festlegen, wie die Arbeit beziehungsweise einzelnen Aufgaben gemessen werden. Sie sind nicht den ganzen Tag vor Ort, um den Arbeitsfortschritt zu überwachen. Daher ist es sinnvoll, tägliche Ziele, Meilensteine oder eine Aufgabenliste zu vereinbaren, damit Ihr Mitarbeiter fokussiert bleibt.
Basis für Bezahlung festlegen
Die Bezahlung im Home Office ist eigentlich relativ einfach, da sie nahezu genauso funktioniert wie bei einem Arbeitsplatz im Büro.
Für freie Mitarbeiter bedeutet das, dass die Bezahlung auf Basis ihrer zuletzt festgeschriebenen Vereinbarung erfolgt. Bei tariflich Angestellten müssen Sie jeden Tag exakt verzeichnen, wann Sie mit der Arbeit beginnen, wann Sie Feierabend machen, sowie die Pausenzeiten. Dabei kann Ihnen beispielsweise ein elektronisches Zeiterfassungssystem helfen.
Bedenken Sie dabei, dass Sie, wenn die Zeiterfassung zeigt, dass Ihr Mitarbeiter mehr als die vertraglich festgelegten Stunden pro Woche gearbeitet hat, die Überstunden auch bezahlen müssen. Ja, auch wenn diese Überstunden nicht angeordnet waren. Um hier Diskussionen zu vermeiden, können Sie bereits in Ihrer Policy klare Richtlinien festlegen, unter welchen Umständen Überstunden erlaubt sind und wie damit verfahren wird, wenn sich der Arbeitnehmer nicht daran hält.
Zusagen, wofür Sie bezahlen werden
Klären Sie vorab, welche Kosten für die Home Office-Ausstattung Ihres Mitarbeiters Sie übernehmen werden. Werden Sie ihm einen Computer zur Verfügung stellen? Ein Telefon? Sollen die Mitarbeiter ihr eigenes Endgerät nutzen? Werden Sie sich an den Kosten für Internet und Strom beteiligen?
Das scheint jetzt vielleicht schon zu detailliert zu sein. Aber es ist sehr wichtig festzulegen, wie viel Geld Sie Ihrem Home Office-Mitarbeiter zahlen und wofür. Stellen Sie also sicher, dass in der Vereinbarung genau definiert ist, welche Tools und Aufwendungen vom Unternehmen übernommen werden.
Arbeitsumfeld schaffen
Ja, diese Policy nennt sich „Work-from-Home“ – aber ist das Home Office wirklich der einzige Ort, von dem aus Ihr Mitarbeiter arbeitet?
Stellen Sie sich vor, er möchte von einem Café aus arbeiten, von der Wohnung eines Freundes oder von einem Pool, wo er einen Internetzugang hat. Ist das auch gestattet?
Egal ob die Antwort „ja“ oder „nein“ ist, sollte sie in der Vereinbarung festgehalten sein. Lassen Sie keinen Spielraum, welche Orte als Arbeitsplatz akzeptabel sind, auch wenn die Policy es weit fasst, wie beispielsweise „wo immer es bequem für Sie ist.“
Sicherheit als Priorität
Eine weit verbreitete Sorge bezüglich Home Office ist die Datensicherheit. Wenn man bedenkt, wie viel schlechte Presse und Schaden Datenlecks für Unternehmen bedeuten können, ist das leicht nachvollziehbar.
Glücklicherweise ist es möglich, die Daten zu schützen, auch wenn außerhalb des abgeschotteten Büros gearbeitet wird. Hauptsächlich durch entsprechende Technologien. Auch wenn VPNs meist als probate Lösung angesehen werden, ist es in der Tat relativ einfach für Hacker, diese zu knacken. Eine wesentlich verlässlichere Variante ist eine Kommunikationsplattform, die WebRTC nutzt und damit eine direkte User-to-User-Verbindung aufbaut. Denn eine direkte Verbindung lässt keinen Raum für Dritte sich einzuklinken, Daten zu entschlüsseln und zu klauen.
Welche Option Sie auch nutzen, um die Sicherheit zu gewährleisten – sorgen Sie dafür, dass Ihre Policy die Anordnung enthält, dass geschäftliche Kommunikation nur über diese gesicherte Plattform stattfinden darf. Sie sollten auch in Erwägung ziehen, ob Ihre Mitarbeiter eine zusätzliche Schulung zu (Daten-)Sicherheit belegen müssen. Beispielsweise, dass Sie Geräte des Unternehmens nicht an öffentlichen Orten unbeaufsichtigt lassen oder wie sie Phishing Attacken vermeiden können.
In Kontakt bleiben
Auch wenn Home Office-Mitarbeiter natürlich seltener präsent sind als die, die im Büro arbeiten, ist das kein Grund, sie zu ignorieren, weniger mit ihnen zu kommunizieren oder ihnen weniger Schulungen zu ermöglichen. Genau genommen könnten hier sogar Anti-Diskriminierungs-Gesetze greifen, wenn Sie Home Office-Mitarbeiter anders behandeln und dies als Diskriminierung angesehen wird.
Denken Sie daran, dass auch Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, ab und zu Hilfe brauchen. Zum einen, damit sie wissen, in welche Richtung ihre Arbeit gehen soll. Zum anderen, damit auch Sie als Arbeitsgeber den Mehrwert ihrer Arbeit für das Unternehmen sehen. Deshalb: Inkludieren Sie in Ihrer Work-from-Home-Policy regelmäßige 1-zu-1 Meetings, um den Arbeitsfortschritt zu besprechen. Bestenfalls finden diese vor Ort oder zumindest als Videokonferenz statt, um Präsenz zu zeigen und einen persönlichen Draht zu bewahren.
Raum für Spaß lassen
Wenn wir gerade vom persönlichen Kontakt sprechen: Was wäre Arbeit ohne einen kleinen Spaß am Rande?
Neben all den Vorteilen von Smart Working ist ein Nachteil, dass Mitarbeiter sich isoliert fühlen könnten. Es ist nicht schwer, zu verstehen, warum: Nicht physisch bei den Kollegen vor Ort zu sein, kann eine gewisse Distanz schaffen. Das ist nicht nur schlecht für das Teambuilding, sondern kann auch Einfluss auf den mentalen Zustand des Mitarbeiters haben.
Um dem entgegen zu wirken, ist es elementar, dass Ihre Work-from-Home-Policy auch Raum für persönliche Gespräche lässt zusätzlich zu den geschäftlichen. Es gibt verschiedenste Wege, das umzusetzen – von „Spaß“-Chatgruppen bis zum Aufsetzen von virtuellen „Happy Hours“ via Videokonferenz. Aber egal, für welche Variante Sie sich entscheiden, ist es wichtig, dass es in Ihrer Work-from-Home-Policy nicht nur um die Arbeit geht. Sie werden wesentlich glücklichere Mitarbeiter haben, wenn Sie ab und zu Gelegenheit für etwas Spaß haben.
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