Planen Sie in Ihrer Business-Kommunikation nicht nur für den Katastrophenfall: Planen Sie für Kontinuität

Business Continuity Plan by Robert Cooper

Ganz gleich, ob bei den Pfadfindern oder im Geschäftsleben, es gibt gute Gründe, gut vorbereitet zu sein. Zwar bedeutet die Leitung eines Unternehmens nicht zwangsläufig, dass Sie Gefahr laufen, sich zu verirren. Dennoch sehen sich Geschäftsleute immer mit Risiken konfrontiert, die schwerwiegend sind und ihre Unternehmung gefährden können. Darunter fallen Pandemien, Überschwemmungen, Brände oder auch Cyberangriffe, die eine Organisation außer Gefecht setzen können.

Was etwa bedeutet „vorbereitet sein“ im Hinblick auf eine drohende Schließung der eigenen Geschäftsräume? Im Wesentlichen geht es dabei darum, einem Faktor in Ihrem Unternehmen Vorrang vor allen anderen zu geben: der Kommunikation.

Mehr noch als interne Daten oder teure Hardware ist es die Aufrechterhaltung der Kommunikationssysteme, die eine Organisation am Laufen hält. Besonders in Krisenzeiten ist Ihr Kommunikationssystem essenziell. Zu viele Geschäftsabläufe hängen davon ab, dass Ihr Team sowohl intern als auch extern in Verbindung bleibt.

Um für den Ernstfall gerüstet zu sein, reicht es nicht aus, sich bei Ihrem Kommunikationssystem rein auf Sicherungskopien und Wiederherstellungspunkte zu verlassen. Vielmehr müssen Firmen die Geschäftskontinuität vorausplanen. Das bedeutet, sie müssen eine Vorgehensweise festlegen, mit der die normale Geschäftskommunikation unter allen Umständen aufrechterhalten werden kann.

Kommunikation ist das A und O, gerade in einer Krise

So unspektakulär das Thema auch erscheinen mag, Kommunikation ist eine tragende Säule eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Im Katastrophenfall sind es nicht nur Ihre Daten oder Ihre Hardware, auf die Sie unbedingt zugreifen müssen. Sie müssen mit Ihrem Team weiterhin zusammenarbeiten, um die Notlage zu überwinden. Das macht den internen Informationsaustausch dringend erforderlich.

Die externe Kommunikation ist ebenso relevant. Im Falle einer Krise möchten auch die Kundschaft beruhigt werden. Der Kundenkontakt in der Not ist ein wichtiger Bestandteil der Kundenbindung. Ein Totalausfall Ihrer Telefonleitungen gefährdet diese wichtigen Partnerschaften.

Stellen Sie sich vor, dass Ihr Unternehmen von einer ernsten Notlage heimgesucht wird. Nehmen wir an, in Ihrem Büro bricht ein Feuer aus und das Gebäude brennt bis auf die Grundmauern nieder. Glücklicherweise wurden keine Mitarbeiter verletzt, aber die gesamte Hardware und Ausrüstung auf dem Gelände sind vernichtet.

Jetzt werden Sie natürlich umgehend anfangen zu kommunizieren. Vielleicht werden Sie Versicherungsansprüche stellen oder nach einem anderen Arbeitsort Ausschau halten. Aber genauso wichtig ist es, Ihr Team umzuorganisieren und zu planen, wie und wo Sie weiterarbeiten. Dabei müssen Sie mit Ihren Kunden in Kontakt bleiben.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, reicht es in einer Krise nicht aus, einfach auf private Geräte und öffentliche Netzwerke umzusteigen. Es gibt einen Unterschied zwischen einer nahtlosen Kommunikation und dem Stopfen von Löchern, die eine Panne in Ihre Telekommunikation gerissen hat. Und Ihre Kunden wie auch Ihre Mitarbeiter werden es merken.

Wechseln reicht nicht aus für Kontinuität

Ich sage das, um einer Antwort zuvorzukommen, die viele Firmeninhaber für Katastrophenszenarien parat haben: „Wir lassen die Mitarbeiter einfach ihre Handys benutzen.“

Daran ist eine ganze Menge falsch, allem voran die Frage der Investition. Sie haben für Ihr Kommunikationssystem viel Geld investiert, um es aufzubauen und zu warten. Es ist ein Kernstück der Wertschöpfung Ihres Unternehmens. Eine plötzliche Umstellung auf private Handys wird niemals einen vergleichbaren Nutzen bringen, ganz gleich, wie gut Ihre Mitarbeiter in Sachen Kommunikation aufgestellt sind.

Eine solche Umstellung wird sich unweigerlich in vielerlei Hinsicht auf Ihr Unternehmen auswirken.

1. Nutzerfreundlichkeit für Mitarbeiter

Auch wenn Ihr Personal daran gewöhnt ist, über ihre eigenen Geräte zu telefonieren und Nachrichten zu versenden, Geschäftskommunikation ist eine ganz andere Sache. Wenn Mitarbeiter plötzlich mit ihrem Privathandy – oder anderen Kommunikationsmethoden – arbeiten müssen, sind sie mit anderen Schnittstellen und Arbeitsumgebungen konfrontiert, was zu einer deutlich geringeren Arbeitseffizienz führt.

2. Sicherheit

Im Zusammenhang mit der Nutzerfreundlichkeit, aber nicht weniger wichtig, steht die Frage der Sicherheit. Die meisten gängigen Konsumgeräte verfügen über gewisse Sicherheitsmechanismen, wie z. B. VPN. Für die Gewährleistung der Datensicherheit in Unternehmen sind jedoch wesentlich umfangreichere Maßnahmen erforderlich als die, die diese Geräte bieten. Außerdem sind die Optionen für Privatanwender umständlicher und schwieriger zu bedienen als die professionellen Lösungen. Nicht nur, dass diese Vorkehrungen kaum etwas gegen Cyberbedrohungen ausrichten, sie führen auch zu einer langsameren, weniger intuitiven Nutzererfahrung.

3. Kundenerlebnis

Was geschieht, wenn Kunden versuchen anzurufen? Selbst wenn Sie Kontaktpartner über Ihre Situation informieren und ihnen die persönlichen Nummern der Mitarbeiter geben (oder eine andere Lösung finden), ist es für sie mühsam, ihre Abläufe vorübergehend anzupassen oder die Kontaktnummern sämtlicher Datenbanken zu aktualisieren. Einige Kunden werden Sie nicht informiert haben, andere versuchen, Sie über Ihre alten Kontakte zu erreichen, die Sie in Anzeigen oder auf Ihrer Website angegeben haben.

4. Business Intelligence & Daten

Die beiden letzten Punkte führen zu einem noch größeren Nachteil: Persönliche Kommunikationssysteme sind einfach nicht für geschäftliche Entscheidungsprozesse geeignet. Selbst wenn sich Ihre Mitarbeiter auf eine Kommunikationsmethode über das Telefon oder andere Behelfssysteme verständigen, können diese Lösungen nicht die erforderlichen Daten über die Aktivitäten protokollieren, wie es ein effektives Geschäftskommunikationssystem kann. Das macht die gesamte Zeitspanne, in der Sie mit diesen Systemen arbeiten, zu einer Art „Dunkelperiode“ in Ihrer Business Intelligence, in der es keine verwertbaren Informationen darüber gibt, wie Mitarbeiter und Kunden interagiert haben.

Erfolgt nach einem Stromausfall lediglich eine rudimentäre Umstellung auf Privatgeräte, ohne dass ein robustes Kommunikationssystem dafür sorgt, wird Ihr „Business as usual“ nicht wirklich „wie gewöhnlich“ sein. Tatsächlich werden Sie enorme Rückschläge erleiden, die sich negativ auf den Betrieb, die Kundenbeziehungen und Ihre zukünftige Geschäftsplanung auswirken werden.

Die wahre Lösung für die Notfallplanung ist einfach in der Idee, aber komplexer in der Ausführung: die Verwendung eines Systems, das gar nicht erst ausfällt.

Kontinuität ist Trumpf

Sie sollten vorrangig einen Plan für die kontinuierliche Nutzung Ihres bestehenden Kommunikationssystems haben.

Zur Vorsorge bezüglich Ihrer Kommunikationsmittel gehört mehr als nur die Wiederherstellung eines Backups oder die Umstellung auf persönliche Mobilfunknetze. Ein robustes Kommunikationssystem beinhaltet Maßnahmen, die einen Ausfall von vornherein verhindern – auch, wenn Ihr ganzes Büro abbrennt.

Kontinuität funktioniert genau nach diesem Konzept, und das ist auch das Prinzip, das Ihre Kommunikationsinfrastruktur bestimmen sollte. Damit meine ich das vollständige Aufrechterhalten der Betriebsfähigkeit, selbst im Katastrophenfall. Anstelle einer Wiederherstellung oder eines überstürzten Wechsels auf private Handys bedeutet eine effektive Vorbereitung, dass Sie Ihr System mit Blick auf eine ständige Betriebsbereitschaft aufbauen.

Gehen Sie zurück zu dem früheren Beispiel: Ihr Büro ist niedergebrannt. Wie geht es jetzt weiter?

Der übliche Plan sieht vor, dass jeder auf sein privates Smartphone wechselt und seine Rufnummer überall verteilt, die die oben beschriebene Konfusion und Ineffizienz erst erzeugt. Hinzu kommt die verlorene Arbeitszeit, die dadurch entsteht, dass Sie die Kontaktdaten in Ihre persönlichen Telefone neu laden müssen oder nach einem Systemausfall nicht mehr zur Hand haben.

Was wäre, wenn dieser Wechsel gar nicht nötig ist? Was wäre, wenn die Mitarbeiter stattdessen einfach auf andere Geräte wechseln und dort weitermachen könnten, wo sie aufgehört haben, als ob das Büro noch da wäre?

Das ist kein Hirngespinst, sondern praktizierte Geschäftskontinuität. Und sie kann auf sehr einfache Weise in die Praxis umgesetzt werden.

Ein solides Fundament

Ein solides, resilientes Kommunikationskonzept beruht auf drei Grundsätzen:

  • Unabhängiger Zugang: Das System sollte Cloud-Funktionen nutzen, damit Sie von jedem Ort aus auf das System zugreifen können, ohne an einen bestimmten Ort oder eine bestimmte Hardware gebunden zu sein.
  • Bring-Your-Own-Device-(BYOD)-Ansatz: Das System sollte von jedem Gerät aus jederzeit und überall erreichbar sein – und zwar nach Möglichkeit ohne Downloads, für eine reibungslose Nutzung.
  • Secure-by-Design: Das System sollte von Haus aus sicher sein, ohne dass der Benutzer zusätzliche Schutzmechanismen aktivieren muss.

Im Zusammenspiel ermöglichen diese Prinzipien eine zuverlässige Geschäftskommunikation – jederzeit und überall. Das ist wahre Kontinuität. Der unabhängige Zugang stellt sicher, dass das System verfügbar und weltweit zugänglich ist, während die Benutzer dank des BYOD-Ansatzes das betreffende System ungehindert nutzen können. Und schließlich gibt Ihnen Secure-by-Design die Gewissheit, dass Sie weder Ihr Unternehmen noch Ihre Kunden einem Risiko aussetzen, während Sie zugleich von der benutzerfreundlichen Oberfläche profitieren.

Nun gehen Sie mit einem solchen System noch einmal zurück in das niedergebrannte Büro: Sie haben Versicherungsansprüche angemeldet, alle Mitarbeiter sind versorgt, aber Ihre gesamte Hardware ist in Flammen aufgegangen. Wie geht es jetzt weiter?

Jetzt, wo die Kontinuität gewährleistet ist, bleibt alles beim Alten. Die Mitarbeiter wechseln auf ein beliebiges Gerät – Laptop, Telefon, was auch immer – loggen sich in ihre Konten ein, und schon ist Ihr Arbeitsplatz wieder betriebsbereit. Abgesehen von den Versicherungsvertretern ist es so, als ob Ihr Büro gar nicht erst in Brand geraten wäre.

Wildix, gebaut für Kontinuität

Dieser Vorteil kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden, und genau deshalb setzt Wildix von Beginn an auf Kontinuität. Geschäftskontinuität ist gleichbedeutend mit Smart Working, für das Wildix seit langem perfekt ausgelegt ist. Die beiden Prinzipien gehen Hand in Hand und ermöglichen, jederzeit und überall Zugriff auf die Geschäftskommunikation zu haben.
Genau diese Design-Philosophie macht Wildix zu einer Lösung, die für den Ernstfall wie geschaffen ist: Da das Wildix-System vollständig in der Cloud gehostet ist und der Zugriff über den Browser erfolgt, ist es auch dann ein Grundpfeiler Ihres Geschäftserfolgs, wenn die Welt Ihrem Unternehmen übel mitspielt.

Die Vorstellung, in einem dieser Verlustszenarien zu enden, ist nie angenehm. Doch wenn der Ernstfall eintritt, werden Sie umso froher sein, dass Sie vorgesorgt haben – vorausgesetzt, Sie haben das richtige Maß an Krisenprävention getroffen. Ein System wie Wildix, das auf die Gewährleistung der Kontinuität Ihres Business’ ausgelegt ist, wird Ihnen dabei helfen, die Voraussetzungen für eine solche Resilienz zu schaffen.

Steckt man mitten in einer Krise, macht es die Situation bloß noch schlimmer, wenn man keine Möglichkeit hat, sich zu organisieren und rückzuversichern. Geschäftskontinuität ist heutzutage ein hochrelevanter Bestandteil der Business-Kommunikation, darf sich aber nicht nur auf Daten und Einzelsysteme beschränken. Dieses Prinzip der operativen Einsatzbereitschaft und Kontinuität muss in Ihre gesamte Business-Kommunikationsplattform direkt integriert sein.

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