Auch wenn Sie eine Breitband-Telefonverbindung verwenden, dürften Sie vermutlich schon einige Kenntnisse über die Vorteile der VoIP-Telefonsysteme gesammelt haben. VoIP ist so populär geworden, dass es herkömmliche Festnetzanschlüsse hinsichtlich der Nutzerzahl überholt hat. Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile von VoIP.
Im Jahr 2022 betrug der Wirtschaftswert von VoIP 40 Milliarden Dollar und wird voraussichtlich bis 2026 auf 53,5 Milliarden Dollar ansteigen. Im Vergleich zu den derzeit weltweit geschätzten 8,28 Milliarden Dollar der Festnetztelefonie zeigt sich deutlich, dass diese Technologie auf dem Vormarsch ist und die Vorzüge von VoIP für Millionen von Menschen herkömmliche Telefonsysteme übertreffen.
Dennoch kann der Wechsel zu einem VoIP-System für Ihr Unternehmen als bedeutender Schritt und große Investition erscheinen. Selbst wenn Sie nur oberflächliche Kenntnisse über die Vorteile von VoIP im Vergleich zu Ihrer Breitband-Telefonanlage haben, könnte der Sprung von dieser bewährten Technologie ins Internet einschüchternd wirken.
Die Wahrheit ist jedoch, dass die Vorteile von VoIP für Unternehmen im Vergleich zu analogen Verbindungen den Umstieg zu einer selbstverständlichen Wahl machen. Selbst nachdem Sie die Vor- und Nachteile der VoIP-Telefonie berücksichtigt haben, gibt es kaum Gründe, an Ihrem alten analogen Anschluss festzuhalten.
Um Ihnen einen Überblick über die wichtigsten VoIP-Funktionen und -Vorteile zu geben, haben wir diese übersichtliche Liste der Vor- und Nachteile der VoIP-Telefonie aus der Unternehmensperspektive zusammengestellt.
Was ist VoIP?
„VoIP“ steht für „Voice-over Internet Protocol“ oder „Voice-over-IP“. Das bedeutet, dass ein Voice-over IP-System Anrufe nicht über eine analoge, sondern über eine Internetverbindung leitet.
Als diese Technologie in den späten 1990er-Jahren entwickelt wurde, waren die Vorteile von VoIP aufgrund der langsameren Verbindungen und der noch jungen Branche begrenzt. Doch im Laufe der 20 Jahre ihrer Entwicklung haben Fortschritte in den VoIP-Funktionen und -Vorteilen dazu geführt, dass die Technologie weit über ihre ursprüngliche Funktion, nämlich das Weiterleiten von Telefongesprächen über Ihren Computer, hinausgegangen ist. Nun sind die Vorteile von VoIP für Unternehmen so umfangreich, dass diese Systeme unabdingbar geworden sind.
Vorteile von VoIP
Die Vorteile eines VoIP-Telefonsystems sind heute so vielfältig, dass es den meisten Unternehmen schwerfallen würde, zu einer herkömmlichen Telefonlösung zurückzukehren.
Hier sind nur einige der wichtigsten Vorteile der VoIP-Telefonie:
Niedrigere Kosten
Der herausragendste Vorteil von VoIP für Unternehmen sind die reduzierten Betriebskosten. Typischerweise berechnet VoIP einen monatlichen Preis pro Benutzer. Da Anrufe über Ihre bestehende Internetverbindung durchgeführt werden, können Anbieter fast immer die monatlichen Kosten der meisten Breitband-Telefonanschlüsse unterbieten. Noch besser: VoIP-Anbieter berechnen selten Installationsgebühren, sodass ein sofortiger Umstieg Sie nicht einmal eine Vorabinvestition kostet.
Mobilität
Da VoIP vollständig über eine Internetverbindung funktioniert, profitieren Sie von der Möglichkeit, Fernzugriff auf Ihre Telefonanlage und Ihre Hauptnummer im Büro zu haben, sei es über einen Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone. Dies eröffnet das Potenzial für flexible Arbeitsmodelle und macht VoIP zu einer Notwendigkeit für Unternehmen, die ihre Arbeitsweisen modernisieren möchten.
Flexibilität
Anstatt stundenlang auf die Änderung der physischen Infrastruktur warten zu müssen, (wie es bei der analogen Telefonie der Fall ist), können Sie mit VoIP Änderungen an Lizenztypen, Integrationen, Benutzerdetails und mehr sofort vornehmen. Für gewöhnlich sogar, ohne dass ein Techniker vor Ort sein muss.
Skalierbarkeit
Im Gegensatz zur analogen Telefonie dauert das Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern in einem VoIP-System nur wenige Minuten, denn diese Änderung ist lediglich eine Frage der Anpassung der Softwareeinstellungen Ihrer Telefonanlage. Sie können sogar Benutzer von einem anderen Standort aus mit Ihrer digitalen Telefonanlage verbinden, sodass es genauso einfach ist, Zweigstellen oder sogar entfernte Freelancer direkt mit Ihrem Haupttelefonsystem zu verbinden.
Integrationen
Im Einklang mit der Philosophie der Unified Communications können VoIP-Telefonsysteme mit zahlreichen anderen Softwareprodukten integriert werden. Einige der beliebtesten Beispiele sind Click-to-Call, Sprachnachrichten, die per E-Mail zugestellt werden, und sogar die Synchronisierung von Kontakten und Gesprächen aus Ihrem CRM.
Analytik
Einer der offensichtlichsten Vorteile eines VoIP-Telefonsystems ist, dass es als Computersoftware Anrufdaten verfolgen, aufzeichnen und sogar analysieren kann. Damit haben Sie sofortigen Zugriff auf eine Fülle von Informationen, wie die Länge des Anrufs, den Zweck des Anrufs, IVR-Eingaben und mehr. Vor allem für Unternehmen mit Kontaktzentren oder anderen Anruf-intensiven Abteilungen lohnt sich der Umstieg auf VoIP allein schon wegen dieses Vorteils.
Advanced Features
Wenn Ihr Telefonsystem über das Internet funktioniert, sind Sie immer nur einen Klick von fortschrittlichen Funktionen wie Video-, Link- und Dokumentenaustausch, Chat, synchronisierten Kontaktlisten und Anrufaufzeichnung entfernt. Diese gehören zu den am häufigsten hervorgehobenen Vorteilen von VoIP für geschäftliche Zwecke, da sie die Effizienz Ihres Unternehmens erheblich steigern.
Nachteile von VoIP
Leider bringt VoIP nicht nur Vorteile, sondern auch einige Nachteile. Im Vergleich zu den Vorteilen von VoIP für geschäftliche Zwecke sind diese zwar weniger, aber eine vollständige Übersicht über VoIP im Vergleich zur analogen Telefonie wäre ohne sie nicht vollständig.
Internet-Abhängigkeit
Wie der Name schon sagt, funktioniert ein Voice-over IP-System nur, wenn es das Internet nutzt. Daher benötigen Sie eine stabile Internetverbindung, um dieses System in einem Büro zu verwenden, insbesondere wenn diese Verbindung mehrere Benutzer unterstützen muss. Jede Verzögerung in dieser Verbindung kann zu ruckeln oder sogar zu unterbrochenen Gesprächen führen, wenn das System nicht gut genug konfiguriert ist. Wenn Ihre Verbindung ein Problem darstellt, sprechen Sie mit Ihrem VoIP-Anbieter darüber, wie Sie ein VoIP-System speziell für niedrigere Geschwindigkeiten konfigurieren können.
Ausfallzeiten
Obwohl VoIP in der Regel eine hohe Verfügbarkeit aufweist, hat die analoge Telefonie durch die Nutzung einer dedizierten Leitung immer noch einen leichten Nachteil der Zuverlässigkeit. Um dieses Problem zu umgehen, ist es ratsam, einen Anbieter mit hoher Verfügbarkeit auszuwählen, insbesondere solche, die Failover-Server einsetzen. Diese Backup-Server agieren wie eine Notstromversorgung, die automatisch aktiviert wird, wenn der Hauptserver ausfällt, um den normalen Betrieb Ihres Systems zu gewährleisten. Ohne einen solchen Schutz könnten Sie sich mit den weniger vorteilhaften Aspekten von VoIP auseinandersetzen müssen.
Notrufe
Die meisten Länder fordern heutzutage, dass bei abgehenden Notrufen Standortdaten übermittelt werden. Diese Praxis, auch als Enhanced 911/112 oder E911/E112 bezeichnet, ist bei VoIP-Telefonsystemen schwieriger zu implementieren, da diese im Gegensatz zu Festnetzanschlüssen standardmäßig keine Standortdaten bereitstellen. Glücklicherweise gibt es Lösungen wie Wildix, die eine einfache Anleitung zur Einrichtung von E911/E112 bieten, um die Konformität Ihres VoIP-Systems zu gewährleisten.
Ist VoIP das Richtige für mein Unternehmen?
Die Antwort lautet höchstwahrscheinlich: Ja.
Die Nutzung von VoIP bringt viele Vorteile mit sich, darunter:
- Niedrigere Kosten
- Mobilität
- Anpassungsfähigkeit
- Skalierbarkeit
- Integrationen
- Analysefunktionen
- Erweiterte Funktionen
Natürlich hat VoIP auch einige Nachteile. Wenn Sie die Vor- und Nachteile von VoIP abwägen, kommen Sie vielleicht zu dem Schluss, dass diese Technologie nicht für Ihr Unternehmen geeignet ist. Vor allem Unternehmen mit eingeschränkten oder langsamen Internetverbindungen könnten feststellen, dass sie vorerst besser mit einem traditionellen Festnetzanschluss bedient sind. Für einige könnte es auch vorteilhaft sein, neben VoIP eine traditionelle Telefonleitung als Ersatz zur Annahme von Anrufen zu behalten.
Aber denken Sie daran, dass einer der größten Vorteile von VoIP darin besteht, dass es grundsätzlich alles kann, was eine traditionelle Telefonleitung kann – nur noch viel mehr und zu deutlich geringeren Kosten.
Bereits die einfache Möglichkeit, Ihre Büronummer von jedem Internetanschluss weltweit nutzen zu können, zeigt, dass VoIP-Systeme ihren analogen Gegenstücken weit überlegen sind. Kombiniert man dies mit weiteren Vorteilen und geringeren Kosten, wird deutlich, warum VoIP für Millionen von Menschen die analoge Telefonie in ihren Unternehmen vollständig ersetzt hat.
Falls es übertrieben erscheint, analoge Systeme als veraltet zu bezeichnen, beachten Sie, dass Großbritannien und Spanien bis 2025 ihre Kupferleitungen abschalten und viele andere Länder voraussichtlich folgen werden. Angesichts der Gesamtheit der Vor- und Nachteile von VoIP ist es weniger eine Frage, ob VoIP die analogen Systeme vollständig ablösen wird, sondern eher wann.
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