Die Vor- und Nachteile von VoIP: Das sollte jedes Unternehmen wissen

Even if you’re using a broadband phone connection, you’ve probably already heard a little about the benefits of VoIP phone systems. Because as things are, VoIP is growing so immensely popular that it’s easily overtaking landline connections in terms of user base.

As of 2022, VoIP is a $40 billion industry, and by 2026 its value is expected to grow to $53.5 billion. Compared to the current $8.28 billion value of landline telephony worldwide, it’s clear this technology is far and away on the way up, to the point that for millions, the advantages of VoIP make it totally eclipse a traditional PBX.

Still, changing to a VoIP setup probably feels like a big step for your business, and a big investment. Even if you’ve heard vaguely about the advantages of VoIP compared to your broadband PBX, jumping off that old reliable technology into the internet can easily be intimidating.

But the fact is that, compared to analog connections, the benefits of VoIP for businesses make switching a total no-brainer. Even once you’ve considered both the pros and cons of VoIP telephony, there’s not much reason to stay anchored to your old analog line.

To give an overview of the biggest VoIP features and benefits, we’ve created this easy list of advantages and disadvantages of VoIP telephony from a business perspective.

What Is VoIP?

“VoIP” is short for “voice over internet protocol” or “voice over IP.” That just means that rather than relaying voice calls over an analog connection, a Voice over IP system relays calls over the internet.

When this technology was created in the late 1990s, the benefits of VoIP were more limited due to slower connections and the industry’s lack of maturity. But with 20 years of development, advancements to VoIP features and benefits have made the technology go far beyond its original novelty of placing phone calls over your computer. Now, the benefits of VoIP for businesses make these systems a must-have. 
Benefits of VoIP

Today, there are countless benefits of a VoIP phone system, to the point that most businesses would have a hard time going back to a plain-old telephone solution.

Here are just a few of the main benefits of voice over IP telephony.
Lower Costs
Easily the biggest benefit of VoIP for businesses is its lower operational expense. VoIP is typically charged at a monthly per-user rate, and because it makes phone calls over your current internet connection, providers can almost always undercut the monthly fee of most broadband phone lines. Better still, VoIP providers rarely charge installation fees, so the immediate switch won’t even cost you an up-front investment.
Since it runs entirely off an internet connection, VoIP benefits from giving users remote access to their PBX and their main office number via any internet connection, whether that’s via laptop, tablet or smartphone. This opens up the potential for smart working, making VoIP a must-have for organizations seeking to modernize their work model.
Instead of waiting hours for physical infrastructure to be changed, as you would with analog telephony, VoIP enables you to make changes to license types, integrations, user details and more right away, usually without even needing a technician on site.
Unlike with analog telephony, adding or removing users on a VoIP system takes a matter of minutes, because making that change is just a matter of editing your PBX’s software settings. You can even connect users to your digital PBX from a different location, so it’s just as easy to connect branch offices or even remote freelancers directly to your main phone system.
Keeping with the philosophy of Unified Communications, VoIP phone systems integrate with multiple other pieces of software. Some of the most popular examples are click-to-call, voicemails delivered via email and even syncing contacts and conversations from your CRM.

One of the most obvious benefits of a VoIP phone system is that, as computer software, it can track, record and even analyze call data. That gives you instant access to a treasure trove of information, including call length, call purpose, IVR inputs and more. For organizations with contact centers or other call-heavy departments in particular, this benefit of VoIP on its own makes it worth switching to.
Advanced Features
When your phone system works through the internet, you’re always just a click away from advanced features like video, link and document sharing, chat, synced contact lists and call recording. Thanks to how much business efficiency they add, these are some of the most highlighted benefits of VoIP for business purposes.
Drawbacks of VoIP
Unfortunately, the advantages of VoIP do come with a set of disadvantages. There aren’t that many when compared to benefits of VoIP for business needs, but no overview of VoIP in comparison to analog telephony would be complete without them.
Like its name suggests, a Voice over IP system only works if it’s using the internet. Because of that, you’ll need a powerful internet connection to use this system at an office, especially if that one connection has to support multiple users. Any lag on that connection can create jitter or even drop calls if the system isn’t configured well enough. If your connection is a concern, talk to your VoIP provider about how to configure a VoIP system specifically for lower speeds.
Although VoIP on the whole has a great record of uptime, analog telephony still has a slight edge on reliability thanks to its use of a dedicated line. Avoid this by looking for a provider with a high record of uptime, especially by using failover servers. These backups work much like an emergency power generator, automatically turning on when the main server fails to keep your system going as normal. Without that degree of protection, you may just enjoy fewer benefits of VoIP and see more of its disadvantages.
Emergency Calls
These days, most countries require location data to be included in outgoing emergency calls. However, this practice — called Enhanced 911/112, or simply E911/E112 — is harder to implement on VoIP phone systems, as unlike landlines they don’t provide location data by default. Fortunately, solutions like Wildix include simple guides to E911/E112 setup to ensure your VoIP system is legally compliant.
Is VoIP Right for My Business?
Almost certainly, it is.

To recap, when you take advantage of the benefits of VoIP, you’ll get:

Lower costs
Advanced features

Of course there are a handful of drawbacks to a VoIP phone system, and when weighing both the pros and cons of VoIP you may find this technology isn’t a good fit for you. In particular, organizations with slow or limited internet connections may still be better off with a landline connection for now. Others may benefit from using an analog line alongside VoIP as a backup way of taking calls.

However, remember that one of the biggest VoIP benefits is that it effectively does everything that traditional telephony can — it just also does a lot more than traditional phones can, too, and always at a lower cost.

Even at a glance, the basic ease of using your office number from any internet connection on earth means the benefits of Voice over IP systems put them far ahead of their analog alternatives. Combine that with added benefits and lower costs, and it’s easy to see why for millions, VoIP has fully replaced analog telephony at their business. 

And if it sounds like a stretch to call analog systems obsolete, consider that the UK and Spain will switch off their copper connections by 2025, with plenty others following suit later. Looking at the full advantages and disadvantages of VoIP, it’s not so much a question of if VoIP will fully overtake analog systems — it’s a question of when.

If you’re looking to switch to VoIP with a purpose-built solution that’s 100% secure by design, Wildix may be a good fit for your business. Discover more about what a Wildix phone system delivers to businesses.

Auch wenn Sie eine Breitband-Telefonverbindung verwenden, dürften Sie vermutlich schon einige Kenntnisse über die Vorteile der VoIP-Telefonsysteme gesammelt haben. VoIP ist so populär geworden, dass es herkömmliche Festnetzanschlüsse hinsichtlich der Nutzerzahl überholt hat. Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile von VoIP.

Im Jahr 2022 betrug der Wirtschaftswert von VoIP 40 Milliarden Dollar und wird voraussichtlich bis 2026 auf 53,5 Milliarden Dollar ansteigen. Im Vergleich zu den derzeit weltweit geschätzten 8,28 Milliarden Dollar der Festnetztelefonie zeigt sich deutlich, dass diese Technologie auf dem Vormarsch ist und die Vorzüge von VoIP für Millionen von Menschen herkömmliche Telefonsysteme übertreffen.

Dennoch kann der Wechsel zu einem VoIP-System für Ihr Unternehmen als bedeutender Schritt und große Investition erscheinen. Selbst wenn Sie nur oberflächliche Kenntnisse über die Vorteile von VoIP im Vergleich zu Ihrer Breitband-Telefonanlage haben, könnte der Sprung von dieser bewährten Technologie ins Internet einschüchternd wirken.

Die Wahrheit ist jedoch, dass die Vorteile von VoIP für Unternehmen im Vergleich zu analogen Verbindungen den Umstieg zu einer selbstverständlichen Wahl machen. Selbst nachdem Sie die Vor- und Nachteile der VoIP-Telefonie berücksichtigt haben, gibt es kaum Gründe, an Ihrem alten analogen Anschluss festzuhalten.

Um Ihnen einen Überblick über die wichtigsten VoIP-Funktionen und -Vorteile zu geben, haben wir diese übersichtliche Liste der Vor- und Nachteile der VoIP-Telefonie aus der Unternehmensperspektive zusammengestellt.

Was ist VoIP?

„VoIP“ steht für „Voice-over Internet Protocol“ oder „Voice-over-IP“. Das bedeutet, dass ein Voice-over IP-System Anrufe nicht über eine analoge, sondern über eine Internetverbindung leitet.

Als diese Technologie in den späten 1990er-Jahren entwickelt wurde, waren die Vorteile von VoIP aufgrund der langsameren Verbindungen und der noch jungen Branche begrenzt. Doch im Laufe der 20 Jahre ihrer Entwicklung haben Fortschritte in den VoIP-Funktionen und -Vorteilen dazu geführt, dass die Technologie weit über ihre ursprüngliche Funktion, nämlich das Weiterleiten von Telefongesprächen über Ihren Computer, hinausgegangen ist. Nun sind die Vorteile von VoIP für Unternehmen so umfangreich, dass diese Systeme unabdingbar geworden sind.

Vorteile von VoIP

Die Vorteile eines VoIP-Telefonsystems sind heute so vielfältig, dass es den meisten Unternehmen schwerfallen würde, zu einer herkömmlichen Telefonlösung zurückzukehren.

Hier sind nur einige der wichtigsten Vorteile der VoIP-Telefonie:

Niedrigere Kosten

Der herausragendste Vorteil von VoIP für Unternehmen sind die reduzierten Betriebskosten. Typischerweise berechnet VoIP einen monatlichen Preis pro Benutzer. Da Anrufe über Ihre bestehende Internetverbindung durchgeführt werden, können Anbieter fast immer die monatlichen Kosten der meisten Breitband-Telefonanschlüsse unterbieten. Noch besser: VoIP-Anbieter berechnen selten Installationsgebühren, sodass ein sofortiger Umstieg Sie nicht einmal eine Vorabinvestition kostet.


Da VoIP vollständig über eine Internetverbindung funktioniert, profitieren Sie von der Möglichkeit, Fernzugriff auf Ihre Telefonanlage und Ihre Hauptnummer im Büro zu haben, sei es über einen Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone. Dies eröffnet das Potenzial für flexible Arbeitsmodelle und macht VoIP zu einer Notwendigkeit für Unternehmen, die ihre Arbeitsweisen modernisieren möchten.


Anstatt stundenlang auf die Änderung der physischen Infrastruktur warten zu müssen, (wie es bei der analogen Telefonie der Fall ist), können Sie mit VoIP Änderungen an Lizenztypen, Integrationen, Benutzerdetails und mehr sofort vornehmen. Für gewöhnlich sogar, ohne dass ein Techniker vor Ort sein muss.


Im Gegensatz zur analogen Telefonie dauert das Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern in einem VoIP-System nur wenige Minuten, denn diese Änderung ist lediglich eine Frage der Anpassung der Softwareeinstellungen Ihrer Telefonanlage. Sie können sogar Benutzer von einem anderen Standort aus mit Ihrer digitalen Telefonanlage verbinden, sodass es genauso einfach ist, Zweigstellen oder sogar entfernte Freelancer direkt mit Ihrem Haupttelefonsystem zu verbinden.


Im Einklang mit der Philosophie der Unified Communications können VoIP-Telefonsysteme mit zahlreichen anderen Softwareprodukten integriert werden. Einige der beliebtesten Beispiele sind Click-to-Call, Sprachnachrichten, die per E-Mail zugestellt werden, und sogar die Synchronisierung von Kontakten und Gesprächen aus Ihrem CRM.


Einer der offensichtlichsten Vorteile eines VoIP-Telefonsystems ist, dass es als Computersoftware Anrufdaten verfolgen, aufzeichnen und sogar analysieren kann. Damit haben Sie sofortigen Zugriff auf eine Fülle von Informationen, wie die Länge des Anrufs, den Zweck des Anrufs, IVR-Eingaben und mehr. Vor allem für Unternehmen mit Kontaktzentren oder anderen Anruf-intensiven Abteilungen lohnt sich der Umstieg auf VoIP allein schon wegen dieses Vorteils.

Advanced Features

Wenn Ihr Telefonsystem über das Internet funktioniert, sind Sie immer nur einen Klick von fortschrittlichen Funktionen wie Video-, Link- und Dokumentenaustausch, Chat, synchronisierten Kontaktlisten und Anrufaufzeichnung entfernt. Diese gehören zu den am häufigsten hervorgehobenen Vorteilen von VoIP für geschäftliche Zwecke, da sie die Effizienz Ihres Unternehmens erheblich steigern.

Nachteile von VoIP

Leider bringt VoIP nicht nur Vorteile, sondern auch einige Nachteile. Im Vergleich zu den Vorteilen von VoIP für geschäftliche Zwecke sind diese zwar weniger, aber eine vollständige Übersicht über VoIP im Vergleich zur analogen Telefonie wäre ohne sie nicht vollständig.


Wie der Name schon sagt, funktioniert ein Voice-over IP-System nur, wenn es das Internet nutzt. Daher benötigen Sie eine stabile Internetverbindung, um dieses System in einem Büro zu verwenden, insbesondere wenn diese Verbindung mehrere Benutzer unterstützen muss. Jede Verzögerung in dieser Verbindung kann zu ruckeln oder sogar zu unterbrochenen Gesprächen führen, wenn das System nicht gut genug konfiguriert ist. Wenn Ihre Verbindung ein Problem darstellt, sprechen Sie mit Ihrem VoIP-Anbieter darüber, wie Sie ein VoIP-System speziell für niedrigere Geschwindigkeiten konfigurieren können.


Obwohl VoIP in der Regel eine hohe Verfügbarkeit aufweist, hat die analoge Telefonie durch die Nutzung einer dedizierten Leitung immer noch einen leichten Nachteil der Zuverlässigkeit. Um dieses Problem zu umgehen, ist es ratsam, einen Anbieter mit hoher Verfügbarkeit auszuwählen, insbesondere solche, die Failover-Server einsetzen. Diese Backup-Server agieren wie eine Notstromversorgung, die automatisch aktiviert wird, wenn der Hauptserver ausfällt, um den normalen Betrieb Ihres Systems zu gewährleisten. Ohne einen solchen Schutz könnten Sie sich mit den weniger vorteilhaften Aspekten von VoIP auseinandersetzen müssen.


Die meisten Länder fordern heutzutage, dass bei abgehenden Notrufen Standortdaten übermittelt werden. Diese Praxis, auch als Enhanced 911/112 oder E911/E112 bezeichnet, ist bei VoIP-Telefonsystemen schwieriger zu implementieren, da diese im Gegensatz zu Festnetzanschlüssen standardmäßig keine Standortdaten bereitstellen. Glücklicherweise gibt es Lösungen wie Wildix, die eine einfache Anleitung zur Einrichtung von E911/E112 bieten, um die Konformität Ihres VoIP-Systems zu gewährleisten.

Ist VoIP das Richtige für mein Unternehmen?

Die Antwort lautet höchstwahrscheinlich: Ja.

Die Nutzung von VoIP bringt viele Vorteile mit sich, darunter:

  • Niedrigere Kosten
  • Mobilität
  • Anpassungsfähigkeit
  • Skalierbarkeit
  • Integrationen
  • Analysefunktionen
  • Erweiterte Funktionen

Natürlich hat VoIP auch einige Nachteile. Wenn Sie die Vor- und Nachteile von VoIP abwägen, kommen Sie vielleicht zu dem Schluss, dass diese Technologie nicht für Ihr Unternehmen geeignet ist. Vor allem Unternehmen mit eingeschränkten oder langsamen Internetverbindungen könnten feststellen, dass sie vorerst besser mit einem traditionellen Festnetzanschluss bedient sind. Für einige könnte es auch vorteilhaft sein, neben VoIP eine traditionelle Telefonleitung als Ersatz zur Annahme von Anrufen zu behalten.

Aber denken Sie daran, dass einer der größten Vorteile von VoIP darin besteht, dass es grundsätzlich alles kann, was eine traditionelle Telefonleitung kann – nur noch viel mehr und zu deutlich geringeren Kosten.

Bereits die einfache Möglichkeit, Ihre Büronummer von jedem Internetanschluss weltweit nutzen zu können, zeigt, dass VoIP-Systeme ihren analogen Gegenstücken weit überlegen sind. Kombiniert man dies mit weiteren Vorteilen und geringeren Kosten, wird deutlich, warum VoIP für Millionen von Menschen die analoge Telefonie in ihren Unternehmen vollständig ersetzt hat.

Falls es übertrieben erscheint, analoge Systeme als veraltet zu bezeichnen, beachten Sie, dass Großbritannien und Spanien bis 2025 ihre Kupferleitungen abschalten und viele andere Länder voraussichtlich folgen werden. Angesichts der Gesamtheit der Vor- und Nachteile von VoIP ist es weniger eine Frage, ob VoIP die analogen Systeme vollständig ablösen wird, sondern eher wann.

Wenn Sie eine speziell entworfene und vollständig sichere Lösung suchen, könnte Wildix die richtige Wahl für Ihr Unternehmen sein. Informieren Sie sich mehr über die Angebote, die ein Wildix-Telefonsystem für Unternehmen bereithält.

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