Aunque uses una conexión telefónica fija, seguramente has oído algo de los beneficios del VoIP y sus sistemas telefónicos. Tal y como están las cosas, la telefonía VoIP está aumentando tanto su popularidad que sus base de usuarios está superando rápidamente a las conexiones tradicionales.
En 2022, VoIP era un sector de 40$ mil millones y en 2026 se espera que su valor crezca hasta los 53,5$ mil millones. En comparación con el actual valor de 8,28$ mil millones de la telefonía fija en todo el mundo, está claro que esta tecnología está creciendo sin parar y ya son millones de usuarios que consideran que las ventajas del VoIP eclipsan totalmente a las PBX tradicionales.
Sin embargo, cambiar a una configuración VoIP te puede parecer un paso muy grande para tu negocio… y una gran inversión. Aunque solo hayas oído campanas sobre las ventajas del VoIP en comparación con tu centralita, dejar atrás está tecnología tan clásica y fiable y pasar a internet puede asustar un poco.
Pero lo cierto es que, en comparación con las conexiones analógicas, los beneficios del VoIP para empresas hacen que el cambio se haga sin complicaciones. Lo mejor es valora los pros y contras de la telefonía VoIP, seguro que te convences de que no hay motivos para quedarse anclado en tu antigua línea analógica.
Para lograr una visión general de las principales prestaciones y beneficios del VoIP hemos preparado esta sencilla lista de ventajas y desventajas de la telefonía VoIP desde el punto de vista de las empresas.
¿Qué es el VoIP?
“VoIP” es la abreviatura de “voice over internet protocol” o “voice over IP” (a veces traducido como protocolo VoIP o voz sobre protocolo de internet). Es decir: en lugar de retransmitir las llamadas de voz con una conexión analógica, un sistema de voz sobre IP las retransmite a través de internet.
Cuando se creó esta tecnología a finales de los años noventa, los beneficios del VoIP eran mucho más limitados debido a la lentitud de las conexiones y a la falta de madurez del sector. Sin embargo, tras 20 años de desarrollo, los avances en las prestaciones y beneficios del VoIP han logrado que la tecnología vaya mucho más allá de su innovación inicial, que consistía en realizar llamadas desde el ordenador. Ahora, los actuales beneficios del VoIP para empresas hacen que contar con este sistema sea casi imprescindible.
Beneficios del VoIP
Podemos enumerar un sinfín de beneficios del sistema telefónico VoIP, y lo cierto es que la mayoría de las empresas tendría serios problemas si se viera obligada a volver a una solución telefónica convencional.
Aquí van solo algunos de los principales beneficios de la telefonía voz sobre IP.
Reducción de costes
Seguramente el principal beneficio del VoIP para las empresas es su menor coste operativo. El VoIP se factura normalmente con una cuota mensual por usuario. Como realiza las llamadas aprovechando la conexión a internet que ya tienes, los proveedores casi siempre son capaces de reducir la cuota mensual de la mayoría de líneas telefónicas fijas. Y hay algo mejor: los proveedores VoIP pocas veces facturan por costes de instalación, así que el cambio inmediato ni siquiera requiere una inversión inicial.
Movilidad
Como funciona exclusivamente mediante una conexión a internet, entre los beneficios del VoIP destaca que los usuarios pueden acceder a distancia a sus PBX y su número principal de la oficina mediante cualquier dispositivo con conexión a internet (ordenador portátil, tablet o smartphone). Esto libera todo el potencial para el teletrabajo, haciendo que el VoIP sea un must-have en las organizaciones que aspiran a modernizar su modelo de trabajo.
Flexibilidad
En lugar de esperar horas y horas para cambiar la instalación física (como ocurre con la telefonía analógica), el VoIP te permite hacer cambios directos en el tipo de licencia, los detalles de los usuarios y mucho más. Además, normalmente ni siquiera es necesario que un técnico se desplace hasta la sede.
Escalabilidad
A diferencia de la telefonía analógica, añadir o eliminar usuarios en un sistema VoIP requiere solo unos minutos porque el cambio se realiza editando la configuración software de tu PBX. Incluso puedes conectar usuarios a tu PBX digital desde una ubicación diferente, así que resulta muy fácil conectar distintas oficinas o incluso a freelancers que trabajen en remoto directamente a tu sistema telefónico principal.
Integraciones
Manteniendo la filosofía de las Comunicaciones Unificadas, los sistemas telefónicos VoIP se integran con múltiples elementos de software. Algunos de los ejemplos más populares son la opción click-to-call, el envío de los mensajes del buzón de voz por correo electrónico e incluso la sincronización de contactos y conversaciones desde tu CRM.
Análisis
Uno de los beneficios más evidentes de un sistema telefónico VoIP es que, como software de ordenador, puede hacer un seguimiento, registrar e incluso analizar los datos de las llamadas. Así, tienes acceso instantáneo a una mina de información que incluye la duración de las llamadas, el propósito de las llamadas, datos IVR y mucho más. Para organizaciones con centros de contactos o departamentos con un gran volumen de llamadas, solo este beneficio del VoIP hace que el cambio valga la pena.
Características avanzadas
Cuando tu sistema telefónico funciona mediante internet, siempre estás a un clic de distancia de otras características avanzadas como vídeo, documentos y enlaces compartidos, chat, listas de contactos sincronizadas y grabación de llamadas. Gracias a la eficiencia que aportan al funcionamiento cotidiano de los negocios, estos son algunos de los beneficios del VoIP para empresas más valorados.
Inconvenientes del VoIP
Por desgracia, las ventajas del VoIP también van acompañadas de una serie de desventajas. No son muchas, en comparación con los beneficios del VoIP para las necesidades comerciales, pero es necesario mencionarlas para que la comparación del VoIP con la telefonía analógica sea completa.
Dependencia de internet
Como su nombre indica, un sistema de Voice over IP solo funciona con internet. Por eso, necesitarás una conexión a internet potente para usar este sistema en una oficina, especialmente si esa misma conexión tiene que dar servicio a muchos usuarios. Cualquier retraso en esa conexión puede crear jitter o incluso afectar a las llamadas si el sistema no está configurado a la perfección. Si te preocupa tu conexión, habla con tu proveedor VoIP sobre cómo configurar un sistema VoIP para conexiones lentas.
Tiempo de inactividad
Aunque el VoIP en su conjunto tiene una estupenda tasa de disponibilidad, la telefonía analógica supera ligeramente su fiabilidad gracias al uso de una línea dedicada. Este inconveniente se puede evitar buscando un proveedor con una sólida trayectoria de alta disponibilidad, especialmente usando servidores que funcionen con conmutación por error (failover). Estos backup funcionan como un generador de emergencia que se enciende automáticamente cuando el servidor principal no logra que el sistema siga funcionando con normalidad. Si no cuentas con ese nivel de protección, puede que no disfrutes al máximo de todos los beneficios del VoIP y que sus inconvenientes pesen más.
Llamadas de emergencia
Hoy en día, la mayoría de los países exige que las llamadas de emergencia salientes incluyan los datos de ubicación. Sin embargo, esta práctica —llamada en Norte América Enhanced 911/112 o solo E911/E112— es difícil de implementar en los sistemas telefónicos con VoIP porque, al contrario que las líneas fijas, no aportan datos de ubicación por defecto. Por suerte, soluciones como Wildix incluyen sencillos trucos para la configuración E911/E112 que garantizan que tu sistema VoIP cumpla con la normativa.
¿El VoIP es adecuado para mi negocio?
Casi con toda certeza, sí.
Recapitulando, cuando aprovechas todos los beneficios del VoIP, tienes:
- Reducción de costes
- Movilidad
- Flexibilidad
- Escalabilidad
- Integraciones
- Análisis
- Características avanzadas
Sin duda hay también inconvenientes que afectan a un sistema telefónico VoIP. Al valorar los pros y contras del VoIP, quizás te parezca que esta tecnología no es adecuada para ti. En especial, las organizaciones con conexiones a internet problemáticas o demasiado lentas pueden ser candidatas para mantener las conexiones fijas (de momento). Otros negocios se pueden beneficiar del uso de una línea analógica junto al VoIP como método de respaldo para las llamadas.
En cualquier caso, recuerda que uno de los principales beneficios del VoIP es que hace todo lo que hace la telefonía tradicional y además hace mucho más que los teléfonos tradicionales con un menor coste.
Incluso valorando solo lo más sencillo, como la comodidad de usar el número de la oficina con una conexión a internet desde cualquier lugar de la Tierra, vemos que los beneficios de los sistemas Voice over IP les sacan mucha ventaja a las alternativas analógicas. En combinación con los beneficios adicionales y la reducción de costes, es fácil comprender por qué el VoIP ha reemplazado por completo a la telefonía analógica en millones de empresas.
Si a alguien le parece exagerado decir que los sistemas analógicos están obsoletos, solo hay que tener en cuenta que Reino Unido y España abandonarán sus conexiones de cobre para 2025 y serán muchos otros los que seguirán después con esta medida. A la vista de las ventajas y desventajas del VoIP, la pregunta no es si el VoIP reemplazará por completo a los sistemas analógicos, la pregunta es cuándo ocurrirá esto.
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