Telefonia VoIP: Vantaggi e Svantaggi che ogni Azienda Dovrebbe Conoscere

Even if you’re using a broadband phone connection, you’ve probably already heard a little about the benefits of VoIP phone systems. Because as things are, VoIP is growing so immensely popular that it’s easily overtaking landline connections in terms of user base.

As of 2022, VoIP is a $40 billion industry, and by 2026 its value is expected to grow to $53.5 billion. Compared to the current $8.28 billion value of landline telephony worldwide, it’s clear this technology is far and away on the way up, to the point that for millions, the advantages of VoIP make it totally eclipse a traditional PBX.

Still, changing to a VoIP setup probably feels like a big step for your business, and a big investment. Even if you’ve heard vaguely about the advantages of VoIP compared to your broadband PBX, jumping off that old reliable technology into the internet can easily be intimidating.

But the fact is that, compared to analog connections, the benefits of VoIP for businesses make switching a total no-brainer. Even once you’ve considered both the pros and cons of VoIP telephony, there’s not much reason to stay anchored to your old analog line.

To give an overview of the biggest VoIP features and benefits, we’ve created this easy list of advantages and disadvantages of VoIP telephony from a business perspective.

What Is VoIP?

“VoIP” is short for “voice over internet protocol” or “voice over IP.” That just means that rather than relaying voice calls over an analog connection, a Voice over IP system relays calls over the internet.

When this technology was created in the late 1990s, the benefits of VoIP were more limited due to slower connections and the industry’s lack of maturity. But with 20 years of development, advancements to VoIP features and benefits have made the technology go far beyond its original novelty of placing phone calls over your computer. Now, the benefits of VoIP for businesses make these systems a must-have. 
Benefits of VoIP

Today, there are countless benefits of a VoIP phone system, to the point that most businesses would have a hard time going back to a plain-old telephone solution.

Here are just a few of the main benefits of voice over IP telephony.
Lower Costs
Easily the biggest benefit of VoIP for businesses is its lower operational expense. VoIP is typically charged at a monthly per-user rate, and because it makes phone calls over your current internet connection, providers can almost always undercut the monthly fee of most broadband phone lines. Better still, VoIP providers rarely charge installation fees, so the immediate switch won’t even cost you an up-front investment.
Since it runs entirely off an internet connection, VoIP benefits from giving users remote access to their PBX and their main office number via any internet connection, whether that’s via laptop, tablet or smartphone. This opens up the potential for smart working, making VoIP a must-have for organizations seeking to modernize their work model.
Instead of waiting hours for physical infrastructure to be changed, as you would with analog telephony, VoIP enables you to make changes to license types, integrations, user details and more right away, usually without even needing a technician on site.
Unlike with analog telephony, adding or removing users on a VoIP system takes a matter of minutes, because making that change is just a matter of editing your PBX’s software settings. You can even connect users to your digital PBX from a different location, so it’s just as easy to connect branch offices or even remote freelancers directly to your main phone system.
Keeping with the philosophy of Unified Communications, VoIP phone systems integrate with multiple other pieces of software. Some of the most popular examples are click-to-call, voicemails delivered via email and even syncing contacts and conversations from your CRM.

One of the most obvious benefits of a VoIP phone system is that, as computer software, it can track, record and even analyze call data. That gives you instant access to a treasure trove of information, including call length, call purpose, IVR inputs and more. For organizations with contact centers or other call-heavy departments in particular, this benefit of VoIP on its own makes it worth switching to.
Advanced Features
When your phone system works through the internet, you’re always just a click away from advanced features like video, link and document sharing, chat, synced contact lists and call recording. Thanks to how much business efficiency they add, these are some of the most highlighted benefits of VoIP for business purposes.
Drawbacks of VoIP
Unfortunately, the advantages of VoIP do come with a set of disadvantages. There aren’t that many when compared to benefits of VoIP for business needs, but no overview of VoIP in comparison to analog telephony would be complete without them.
Like its name suggests, a Voice over IP system only works if it’s using the internet. Because of that, you’ll need a powerful internet connection to use this system at an office, especially if that one connection has to support multiple users. Any lag on that connection can create jitter or even drop calls if the system isn’t configured well enough. If your connection is a concern, talk to your VoIP provider about how to configure a VoIP system specifically for lower speeds.
Although VoIP on the whole has a great record of uptime, analog telephony still has a slight edge on reliability thanks to its use of a dedicated line. Avoid this by looking for a provider with a high record of uptime, especially by using failover servers. These backups work much like an emergency power generator, automatically turning on when the main server fails to keep your system going as normal. Without that degree of protection, you may just enjoy fewer benefits of VoIP and see more of its disadvantages.
Emergency Calls
These days, most countries require location data to be included in outgoing emergency calls. However, this practice — called Enhanced 911/112, or simply E911/E112 — is harder to implement on VoIP phone systems, as unlike landlines they don’t provide location data by default. Fortunately, solutions like Wildix include simple guides to E911/E112 setup to ensure your VoIP system is legally compliant.
Is VoIP Right for My Business?
Almost certainly, it is.

To recap, when you take advantage of the benefits of VoIP, you’ll get:

Lower costs
Advanced features

Of course there are a handful of drawbacks to a VoIP phone system, and when weighing both the pros and cons of VoIP you may find this technology isn’t a good fit for you. In particular, organizations with slow or limited internet connections may still be better off with a landline connection for now. Others may benefit from using an analog line alongside VoIP as a backup way of taking calls.

However, remember that one of the biggest VoIP benefits is that it effectively does everything that traditional telephony can — it just also does a lot more than traditional phones can, too, and always at a lower cost.

Even at a glance, the basic ease of using your office number from any internet connection on earth means the benefits of Voice over IP systems put them far ahead of their analog alternatives. Combine that with added benefits and lower costs, and it’s easy to see why for millions, VoIP has fully replaced analog telephony at their business. 

And if it sounds like a stretch to call analog systems obsolete, consider that the UK and Spain will switch off their copper connections by 2025, with plenty others following suit later. Looking at the full advantages and disadvantages of VoIP, it’s not so much a question of if VoIP will fully overtake analog systems — it’s a question of when.

If you’re looking to switch to VoIP with a purpose-built solution that’s 100% secure by design, Wildix may be a good fit for your business. Discover more about what a Wildix phone system delivers to businesses.

Anche se utilizzate una connessione telefonica a banda larga, probabilmente avete già sentito parlare dei vantaggi offerti dai sistemi telefonici VoIP. La telefonia VoIP, infatti, si sta diffondendo così tanto da superare le linee tradizionali in termini di utenti.

Nel 2022, il VoIP è un’industria da 40 miliardi di dollari e si prevede che entro il 2026 il suo valore cresca fino a 53,5 miliardi di dollari. Se facciamo un paragone con il giro d’affari a livello globale della telefonia fissa, che si attesta sugli 8,28 miliardi di dollari, è chiaro che questa tecnologia è in forte crescita, al punto che per milioni di persone i vantaggi del VoIP sono tali da non prendere nemmeno in considerazione il PBX tradizionale.

Ad ogni modo, il passaggio a una configurazione VoIP è probabilmente un passo importante per la vostra azienda e un grande investimento. Anche se avete sentito parlare vagamente dei vantaggi del VoIP rispetto al PBX a banda larga, il passaggio da una tecnologia obsoleta, ma affidabile, a Internet può intimidire.

Una cosa è certa: i vantaggi che il VoIP offre alle aziende rendono ovvia la scelta. Anche dopo aver passato in rassegna i vantaggi e gli svantaggi telefonia VoIP, non ci sono molte ragioni per rimanere legati alla vecchia linea analogica.

Abbiamo creato questo semplice elenco di vantaggi e svantaggi della telefonia VoIP dal punto di vista aziendale, in modo da fornire una panoramica relativa alle principali caratteristiche e benefici del VoIP.

Che cos’è il VoIP?

“VoIP” è l’abbreviazione di ” Voice Over Internet Protocol” o “Voice Over IP”. Un sistema Voice Over IP trasmette le chiamate vocali tramite Internet, e non tramite una connessione analogica.

La nascita di questa tecnologia risale alla fine degli anni ’90, epoca in cui i vantaggi del VoIP erano più limitati a causa di connessioni più lente e della mancanza di maturità del settore. Dopo 20 anni di sviluppo, i progressi delle funzionalità e dei vantaggi del VoIP hanno fatto sì che la tecnologia andasse ben oltre la sua originaria novità di effettuare telefonate attraverso il computer. Oggi, i vantaggi del VoIP per le aziende rendono questi sistemi indispensabili.

Vantaggi del VoIP

Oggi i vantaggi di un sistema telefonico VoIP sono innumerevoli, al punto che per la maggior parte delle aziende sarebbe difficile tornare a una soluzione telefonica tradizionale.

Ecco alcuni dei principali vantaggi della telefonia Voice Over IP.

Costi inferiori

Il più grande vantaggio del VoIP per le aziende è la riduzione dei costi operativi. Il sistema VoIP funziona generalmente con una tariffa mensile per utente e, poiché le chiamate vengono effettuate tramite la connessione Internet già esistente, i provider riescono quasi sempre ridurre il costo mensile della maggior parte delle linee telefoniche a banda larga. I provider VoIP, inoltre, raramente addebitano costi di installazione; quindi, il passaggio immediato non comporta nemmeno un investimento iniziale.


Funzionando interamente tramite una connessione Internet, il VoIP consente agli utenti di accedere da remoto al proprio centralino e al numero dell’ufficio principale tramite qualsiasi connessione Internet, che sia tramite laptop, tablet o smartphone. Questo apre il potenziale per lo smart working, rendendo il VoIP indispensabile per le aziende che cercano di modernizzare il loro modello di lavoro.


Non occorre attendere ore per la modifica dell’infrastruttura fisica, come nel caso della telefonia analogica: il VoIP consente di apportare modifiche immediate alle licenze, alle integrazioni, ai dettagli relativi agli utenti e altro ancora, di solito senza che il tecnico si rechi in sede.


A differenza della telefonia analogica, l’aggiunta o la rimozione di utenti in un sistema VoIP è questione di minuti, dato che è sufficiente modificare le impostazioni del software del PBX. È anche possibile collegare gli utenti al centralino digitale da un’altra postazione, ed è altrettanto facile collegare filiali o persino liberi professionisti che lavorano da remoto al sistema telefonico principale.


Seguendo la filosofia delle Unified Communications, i sistemi telefonici VoIP si integrano con molti altri software. Alcuni degli esempi più diffusi sono il click-to-call, i messaggi vocali inviati via e-mail e persino la sincronizzazione di contatti e conversazioni dal vostro CRM.


Uno dei vantaggi più evidenti di un sistema telefonico VoIP è che, in quanto software informatico, può tracciare, registrare e persino analizzare i dati delle chiamate. Ciò consente di accedere immediatamente a molte informazioni preziose, tra cui la durata della chiamata, lo scopo della chiamata, gli IVR e altro ancora. Per aziende con contact center o dipartimenti che effettuano un gran numero di chiamate, questo vantaggio del VoIP giustifica di per sé il passaggio al sistema.

Funzionalità avanzate

Quando il sistema telefonico funziona tramite Internet, è possibile avere facile accesso alla condivisione di video, link e documenti, alla chat, alla sincronizzazione degli elenchi di contatti e alla registrazione delle chiamate. Questi sono solo alcuni dei vantaggi più evidenti della tecnologia VoIP che contribuiscono ad aumentare l’efficienza aziendale.

Svantaggi del VoIP

Purtroppo, ai vantaggi del VoIP si affianca anche una serie di svantaggi. Non sono molti se paragonati agli aspetti positivi del VoIP in ambito aziendale, ma nessun confronto sarebbe completo senza un paragrafo sui punti a sfavore.

Dipendente da Internet

Come suggerisce il nome, un sistema Voice over IP funziona solo se utilizza Internet. Per questo motivo, per utilizzare questo sistema in un ufficio è necessaria una connessione Internet potente, soprattutto se questa connessione deve supportare più utenti. Se il sistema non è configurato in modo adeguato, eventuali ritardi nella connessione possono creare jitter o addirittura interruzioni delle chiamate. Se la vostra connessione è un problema, parlate con il vostro provider VoIP per sapere come configurare un sistema VoIP specifico per velocità inferiori.

Tempi di inattività

Sebbene il VoIP nel complesso abbia un ottimo record di uptime, la telefonia analogica ha ancora un leggero vantaggio in termini di affidabilità, grazie all’uso di una linea dedicata. Per evitare che ciò accada, cercate un provider con un’alta percentuale di uptime, e verificate che venga utilizzato un server di failover. Questi backup funzionano come un generatore di emergenza, attivandosi automaticamente quando il server principale si guasta, in modo da far funzionare il sistema normalmente. Senza questo grado di protezione, i vantaggi del VoIP potrebbero essere ridotti e gli svantaggi potrebbero aumentare.

Chiamate di emergenza

Oggi, la maggior parte dei Paesi richiede l’inclusione dei dati di localizzazione nelle chiamate di emergenza in uscita. Questa pratica, definita “Enhanced 911/112” o “E911/E112”, è più difficile da implementare sui sistemi telefonici VoIP, in quanto, a differenza dei telefoni fissi, questi non forniscono di default dati sulla posizione. Fortunatamente, soluzioni come Wildix includono semplici guide all’impostazione dell’E911/E112 per garantire che il vostro sistema VoIP sia conforme alle normative vigenti.

Il VoIP è adatto alla mia azienda?

Quasi certamente lo è.

Riassumendo, grazie ai vantaggi del VoIP si ottengono:

  • Costi inferiori
  • Mobilità
  • Flessibilità
  • Scalabilità
  • Integrazioni
  • Statistiche
  • Funzionalità avanzate

Un sistema telefonico VoIP presenta naturalmente anche una serie di svantaggi e, valutando l’insieme delle caratteristiche offerte dal VoIP, potreste scoprire che questa tecnologia non è adatta alla vostra azienda. Attività con connessioni Internet lente o limitate potrebbero, per il momento, trarre maggior vantaggio da una connessione fissa, mentre atri potrebbero trarre vantaggio dall’uso combinato di una linea analogica con il VoIP come metodo di riserva per rispondere alle chiamate.

Ricordate che uno dei maggiori vantaggi del VoIP è che fa effettivamente tutto quello che può fare la telefonia tradizionale, ma fa anche molto di più di quello che possono fare i telefoni tradizionali, e sempre a un costo inferiore.

Già a una prima analisi, la facilità di utilizzare il proprio numero d’ufficio da qualsiasi connessione Internet comporta che i vantaggi dei sistemi Voice over IP sono di gran lunga superiori a quelli delle alternative analogiche. Se a ciò si aggiungono ulteriori vantaggi e costi inferiori, è facile capire perché per milioni di persone il VoIP ha sostituito completamente la telefonia analogica in azienda.

E se vi sembra esagerato definire i sistemi analogici obsoleti, considerate che il Regno Unito e la Spagna spegneranno le loro connessioni in rame entro il 2025, e molti altri seguiranno il loro esempio. Considerando tutti i vantaggi e gli svantaggi del VoIP, non si tratta tanto di stabilire se il VoIP supererà completamente i sistemi analogici, quanto piuttosto di definire quando questo accadrà.

Se state cercando di passare al VoIP con una soluzione appositamente costruita e sicura al 100%, Wildix potrebbe essere la soluzione giusta per la vostra azienda. Scoprite cosa offre alle aziende un sistema telefonico Wildix.

Per altri consigli di marketing, registrati per ricevere gratuitamente il nostro magazine!

Social Sharing

Lascia un commento