Wie Sie bei der Wahl Ihrer Smart Working-Plattform typische Fehler vermeiden

Heutzutage kennt jeder die Vorteile des “Smart Working”-Arbeitsmodells.

Smart Working bedeutet, auch außerhalb des Büros von jedem Ort aus arbeiten zu können, solange dieser eine Internetverbindung bietet.

Inzwischen haben die meisten Unternehmen die Vorteile dieses Arbeitsmodells erkannt. Die Konsequenz ist: Mit steigender Nachfrage steigt auch das Angebot.

Nie zuvor war der Markt so überschwemmt mit “Smart Working”-Systemen.

Ich bin der CEO eines Unternehmens, bei dem die Mitarbeiter seit jeher von zu Hause aus arbeiten konnten – auch schon zu Zeiten als es noch keine “Smart Working“-Systeme gab und keine Pandemie die Büros leer gefegt hat.

Dieser Artikel zielt nicht darauf ab, Ihnen unsere Systeme zu verkaufen. Vielmehr möchte ich Ihnen einige Tipps geben, was Sie auf keinen Fall kaufen sollten, wenn Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter wirklich produktiv von zu Hause aus arbeiten können.

Bei der Auswahl der richtigen Plattform sollten Sie drei Kategorien von Fehlern nicht machen. Sie sollten…

  • die Lösung nicht nur aufgrund eines PREISVORTEILS wählen
  • einer Lösung nicht nur deshalb den Zuschlag geben, weil “JEDER DIESE LÖSUNG VERWENDET”
  • nicht aufgrund einer ZU OBERFLÄCHLICHEN ANALYSE zur falschen Lösung greifen

Alle drei Kategorien werden von uns als “schwerwiegende Fehler” betrachtet, da die Wahl eines “Smart Working”-Systems, letztlich genauso viel Sensibilität erfordert, wie die Wahl aller anderer Anwendungen, die Sie in Ihrem Büro-Umfeld verwenden.

Eines ist Fakt: Eine ungeeignete Lösung wird Sie definitiv nicht in den “Smart Working”-Modus versetzen. Stattdessen könnten Sie damit Ihr gesamtes Geschäft in den Ruin treiben.

Und meist landen Sie genau dann bei einer ungeeigneten Lösung, wenn Sie entweder Geld sparen wollen, der Herde hinterher traben oder die Entscheidung zu eilig und unbedacht treffen. 

Hauptsache billig

Lassen Sie uns nun einen Blick auf die erste Art von fatale Fehler werfen: Entscheidungen, die aufgrund von EINSPARUNGEN getroffen wurden.

Wie würde es Ihnen gefallen, wenn sich Fremde in Ihre Besprechungen einwählen können. Wenn sie Ihre Gespräche mithören, während Sie eine Videokonferenzen abhalten? Solche Dinge passieren durchaus.

Schlimmer noch: Hacker könnten Zugriff auf Ihr Netzwerk erlangen und Ihre Daten abgreifen – und all das, nur weil Sie etwas Geld sparen wollten.

Vielleicht war die Lösung sogar kostenlos. Wunderbar! Aber sie funktioniert nicht auf dem Smartphone und läuft selbst auf Desktop-Systemen nicht wirklich stabil. Kurz gesagt, an irgendetwas hapert es immer.

Das geht oft schon los, wenn Sie die Handhabung bestimmter Anrufarten anpassen wollen oder Ihr VoIP-Telefonsystem mit Ihrem ERP-System, z.B. SAP B1, kommunizieren soll. Wer weiß. Da Sie alleine keine Lösung finden, rufen Sie den technischen Support an, der Sie in der Warteschlange versauern lässt.

Die Nutzung eines kostenlosen Systems hat noch viele weitere lähmende Nachteile, aber wir wollen es erstmal darauf beruhen lassen.

Jeder nutzt es

Sollten Sie sich für eine Lösung entscheiden, nur weil ein Teamkollege aus Ihrer Fußballmannschaft Ihnen erzählt hat, dass sein Unternehmen dieses System einsetzt, ist dies ein weiterer schwerwiegender Fehler der Kategorie: JEDER NUTZT DAS.

Oft hinken die traditionellen Lösungen der sogenannten großen Marken in technologischer Hinsicht Lichtjahre hinterher.

Ich werde keine Namen nennen, aber einige große börsennotierte Firmengruppen haben schon vor einigen Jahren aufgehört, ihre Systeme weiterzuentwickeln und widmen sich jetzt lieber Finanzgeschäften statt technologischen Herausforderungen.

Sie werden unter anderem Lösung finden, die in Installation, Wartung und Verwendung viel zu komplex sind. Viele der Lösungen funktionieren nicht auf mobilen Endgeräten. Zudem erfordern sie zusätzliche Firewalls und Software zum Schutz vor Hackern, die Sie separat kaufen müssen.

Häufig können diese Lösungen auch nicht aus der Ferne installiert werden. Die Migration Ihrer Leitungen dauert mitunter Tage.

Aufgeblähte Hardware-Lösungen mit komplizierten Schnittstellen demotivieren den Benutzer von Anfang an.

Diese Brontosaurus (in der Welt der Smart-Working-Lösungen muss man sie tatsächlich als solche bezeichnen) unter den Unified Communication-Systemen machen eine oft tagelang dauernde Schulung der Endnutzer notwendig. Insbesondere bei zeitkritischen Situationen ist das kaum noch zu rechtfertigen.

Bedarfsanalyse

Kommen wir nun zur dritten Fehlerkategorie: Fehler, die auf eine OBERFLÄCHLICHE BEDARFSANALYSE zurückzuführen sind.

Sie werden sicherlich auch dann Fehler bei der Suche nach dem passenden “Smart Working”-System machen, wenn Sie die Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens nicht ausreichend analysieren.

Was sollen meine Mitarbeiter von zu Hause aus tun? Was sind ihre Bedürfnisse? Können sie ihre eigenen Computer verwenden, wenn sie arbeiten? Werden sie dank Smart Working auch wirklich wie versprochen produktiver arbeiten?

Wenn Sie sich diese Fragen nicht beantworten, wird jeder Anbieter Sie überzeugen können, dass seine Lösung die beste ist. Sie werden in diesem Fall nicht beurteilen können, ob die Marketing-Versprechen des Verkäufers auch wirklich Ihre Anforderungen adressieren.

Es geht schneller als man denkt und schon hat man sich für eine veraltete, unsichere und kostenlose Lösung mit komplexen Schnittstellen entschieden. Diese bietet keine mobilen Funktionen und kann nicht in das vorhandene Verwaltungssystem integriert werden. Nicht weil der Käufer ein Idiot ist, sondern weil die Wirtschaft auf der ganzen Welt heute nach schnellen und effektiven Antworten sucht, um voranzukommen. Deshalb entscheiden sich viele Käufer zu schnell für eine Lösung und bereuen diese Entscheidung dann schon nach wenigen Tagen. 

Oft entscheiden sie sich dann, die Aktivitäten lieber komplett einzustellen, statt mühselig über Tage hinweg herauszufinden, wie sich eine Konferenz starten lässt.

Beratung

Aus diesem Grund möchte ich Ihnen heute den Rat geben, sich mit dem Installateur Ihres Vertrauens in Verbindung zu setzen, um gemeinsam nach dem passenden System zu suchen, anstatt direkt beim Anbieter zu kaufen.

Und wenn Sie ihn um Rat fragen, sollten Sie ihn vorab auch ganz genau über Ihre Anforderungen aufklären.

Fragen Sie nach einem System, das die folgenden Kriterien erfüllt:

  • 100% sicher und keine Notwendigkeit zur Anschaffung zusätzlicher Firewalls;
  • “benutzerfreundlich”, mit einer “analogen” und im Arbeitsalltag bewährten Oberfläche;
  • die Lösung sollte tatsächlich auf jedem PC oder Smartphone aus funktionieren, sodass der Mitarbeiter mit einem Klick oder einem Fingertipp auf dem Smartphone auf sein “virtuelles Büro” zugreifen kann und Geschwindigkeit sowie Synchronität zwischen Smartphone und Desktop-PC sichergestellt ist;
  • das System sollte perfekt mit der vom Unternehmen verwendeten Verwaltungssoftware harmonieren, d.h. sie sollte integriert sein.

Entdecken Sie die für Sie passende Lösung: Smart Working

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