Videoconferenza: ecco perché i manager dovrebbero iniziare ad usarla
Esiste un detto diffuso e comune a tutti gli impiegati:
“Questo meeting poteva benissimo essere riassunto in una semplice e-mail.”
Ciò che spesso si cela alla base di questo messaggio è il senso di frustrazione nella gestione del tempo. Il detto viene usato da quei dipendenti che desidererebbero semplicemente svolgere il proprio lavoro, senza essere continuamente obbligati a lasciare la propria scrivania per ascoltare informazioni che potrebbero essere date in modo molto più immediato.
Ad esempio, potrebbero essere gestite tramite videoconferenza.
In un mondo sempre più dominato dallo smart working, le aziende non possono più permettersi di trascurare i vantaggi dati da questo strumento (ancora più evidenti per tutti quei dipendenti che non riescono a stare seduti durante una conferenza di persona).
I vantaggi dei (video) meeting da remoto
Il fatto che la videoconferenza sia uno strumento messo a disposizione dall’azienda, oltre alla mera comunicazione via e-mail, dimostra l’importanza che i manager danno alle riunioni.
I manager spesso sostengono che si perdono le e-mail nella posta in arrivo, che ascoltare le stesse informazioni dette a voce le fa imprimere meglio nella loro memoria, che riunire l’intera squadra crea unità e che è importante consentire ai dipendenti di porre domande o proporre nuove idee.
La videoconferenza offre tutti questi vantaggi. Questo strumento permette ai dipendenti di ottenere la stessa sensazione di presenza di una riunione fisica e di comunicare a voce con gli altri partecipanti. Inoltre, durante una videoconferenza si possono ricevere nuovi input.
Il fatto più sorprendente è che, tramite le conferenze Web, i dipendenti possono godere di tutti questi benefici dalla comodità delle proprie case.
In un certo senso, la videoconferenza rappresenta una via di mezzo tra lo svolgimento di riunioni fisiche e l’invio di un’e-mail, offrendo ai dipendenti un modo più comodo e meno invasivo di partecipare ad una riunione ed ai Manager di avere lo stesso impatto di una conferenza.
Un futuro smart
Prendendo in considerazione tutto questo, i Manager non dovrebbero pensare che i lavoratori rinuncino a questo strumento di comunicazione una volta rientrati in ufficio.
Secondo un sondaggio di IBM, ben il 75% degli smart workers americani vorrebbe continuare a lavorare da casa almeno alcuni giorni della settimana. Anche Gallup conferma questi dati. Secondo la sua ricerca, il 55% dei manager consentirà ai propri dipendenti di continuare a lavorare da casa dopo la fine delle restrizioni della quarantena.
Alla luce di questi dati, possiamo affermare con certezza che lo smart working sia qui per restare.
E’ importante considerare che adottare una politica di lavoro di questo tipo permette anche di attirare talenti. Rifiutarla, potrebbe significare non rendere la propria azienda appetibile a nuovi talenti.
Naturalmente, affinché la videoconferenza sia un’alternativa realmente praticabile alle riunioni di persona, il sistema sul quale si basa deve essere sicuro, altamente connettivo ed user-friendly.
Anche così, sarebbe comunque assurdo affermare che il video dovrebbe sostituire ogni incontro di persona.
Il punto è più semplicemente che, anche se il personale non vede l’ora di interagire nuovamente con i colleghi, sarà sempre meno probabile che questo accada ogni giorno della settimana lavorativa, anche per i manager sostenitori dei meeting face-to-face.
In questo momento, anche se i dipendenti venissero obbligati a lavorare sempre in ufficio qualsiasi cosa accada, li potremmo benissimo sentir dire sempre più spesso: “Questo meeting avrebbe dovuto essere una videoconferenza!”