Anche se utilizzate una connessione telefonica a banda larga, probabilmente avete già sentito parlare dei vantaggi offerti dai sistemi telefonici VoIP. La telefonia VoIP, infatti, si sta diffondendo così tanto da superare le linee tradizionali in termini di utenti.
Nel 2022, il VoIP è un’industria da 40 miliardi di dollari e si prevede che entro il 2026 il suo valore cresca fino a 53,5 miliardi di dollari. Se facciamo un paragone con il giro d’affari a livello globale della telefonia fissa, che si attesta sugli 8,28 miliardi di dollari, è chiaro che questa tecnologia è in forte crescita, al punto che per milioni di persone i vantaggi del VoIP sono tali da non prendere nemmeno in considerazione il PBX tradizionale.
Ad ogni modo, il passaggio a una configurazione VoIP è probabilmente un passo importante per la vostra azienda e un grande investimento. Anche se avete sentito parlare vagamente dei vantaggi del VoIP rispetto al PBX a banda larga, il passaggio da una tecnologia obsoleta, ma affidabile, a Internet può intimidire.
Una cosa è certa: i vantaggi che il VoIP offre alle aziende rendono ovvia la scelta. Anche dopo aver passato in rassegna i vantaggi e gli svantaggi telefonia VoIP, non ci sono molte ragioni per rimanere legati alla vecchia linea analogica.
Abbiamo creato questo semplice elenco di vantaggi e svantaggi della telefonia VoIP dal punto di vista aziendale, in modo da fornire una panoramica relativa alle principali caratteristiche e benefici del VoIP.
Che cos’è il VoIP?
“VoIP” è l’abbreviazione di ” Voice Over Internet Protocol” o “Voice Over IP”. Un sistema Voice Over IP trasmette le chiamate vocali tramite Internet, e non tramite una connessione analogica.
La nascita di questa tecnologia risale alla fine degli anni ’90, epoca in cui i vantaggi del VoIP erano più limitati a causa di connessioni più lente e della mancanza di maturità del settore. Dopo 20 anni di sviluppo, i progressi delle funzionalità e dei vantaggi del VoIP hanno fatto sì che la tecnologia andasse ben oltre la sua originaria novità di effettuare telefonate attraverso il computer. Oggi, i vantaggi del VoIP per le aziende rendono questi sistemi indispensabili.
Vantaggi del VoIP
Oggi i vantaggi di un sistema telefonico VoIP sono innumerevoli, al punto che per la maggior parte delle aziende sarebbe difficile tornare a una soluzione telefonica tradizionale.
Ecco alcuni dei principali vantaggi della telefonia Voice Over IP.
Costi inferiori
Il più grande vantaggio del VoIP per le aziende è la riduzione dei costi operativi. Il sistema VoIP funziona generalmente con una tariffa mensile per utente e, poiché le chiamate vengono effettuate tramite la connessione Internet già esistente, i provider riescono quasi sempre ridurre il costo mensile della maggior parte delle linee telefoniche a banda larga. I provider VoIP, inoltre, raramente addebitano costi di installazione; quindi, il passaggio immediato non comporta nemmeno un investimento iniziale.
Mobilità
Funzionando interamente tramite una connessione Internet, il VoIP consente agli utenti di accedere da remoto al proprio centralino e al numero dell’ufficio principale tramite qualsiasi connessione Internet, che sia tramite laptop, tablet o smartphone. Questo apre il potenziale per lo smart working, rendendo il VoIP indispensabile per le aziende che cercano di modernizzare il loro modello di lavoro.
Flessibilità
Non occorre attendere ore per la modifica dell’infrastruttura fisica, come nel caso della telefonia analogica: il VoIP consente di apportare modifiche immediate alle licenze, alle integrazioni, ai dettagli relativi agli utenti e altro ancora, di solito senza che il tecnico si rechi in sede.
Scalabilità
A differenza della telefonia analogica, l’aggiunta o la rimozione di utenti in un sistema VoIP è questione di minuti, dato che è sufficiente modificare le impostazioni del software del PBX. È anche possibile collegare gli utenti al centralino digitale da un’altra postazione, ed è altrettanto facile collegare filiali o persino liberi professionisti che lavorano da remoto al sistema telefonico principale.
Integrazioni
Seguendo la filosofia delle Unified Communications, i sistemi telefonici VoIP si integrano con molti altri software. Alcuni degli esempi più diffusi sono il click-to-call, i messaggi vocali inviati via e-mail e persino la sincronizzazione di contatti e conversazioni dal vostro CRM.
Statistiche
Uno dei vantaggi più evidenti di un sistema telefonico VoIP è che, in quanto software informatico, può tracciare, registrare e persino analizzare i dati delle chiamate. Ciò consente di accedere immediatamente a molte informazioni preziose, tra cui la durata della chiamata, lo scopo della chiamata, gli IVR e altro ancora. Per aziende con contact center o dipartimenti che effettuano un gran numero di chiamate, questo vantaggio del VoIP giustifica di per sé il passaggio al sistema.
Funzionalità avanzate
Quando il sistema telefonico funziona tramite Internet, è possibile avere facile accesso alla condivisione di video, link e documenti, alla chat, alla sincronizzazione degli elenchi di contatti e alla registrazione delle chiamate. Questi sono solo alcuni dei vantaggi più evidenti della tecnologia VoIP che contribuiscono ad aumentare l’efficienza aziendale.
Svantaggi del VoIP
Purtroppo, ai vantaggi del VoIP si affianca anche una serie di svantaggi. Non sono molti se paragonati agli aspetti positivi del VoIP in ambito aziendale, ma nessun confronto sarebbe completo senza un paragrafo sui punti a sfavore.
Dipendente da Internet
Come suggerisce il nome, un sistema Voice over IP funziona solo se utilizza Internet. Per questo motivo, per utilizzare questo sistema in un ufficio è necessaria una connessione Internet potente, soprattutto se questa connessione deve supportare più utenti. Se il sistema non è configurato in modo adeguato, eventuali ritardi nella connessione possono creare jitter o addirittura interruzioni delle chiamate. Se la vostra connessione è un problema, parlate con il vostro provider VoIP per sapere come configurare un sistema VoIP specifico per velocità inferiori.
Tempi di inattività
Sebbene il VoIP nel complesso abbia un ottimo record di uptime, la telefonia analogica ha ancora un leggero vantaggio in termini di affidabilità, grazie all’uso di una linea dedicata. Per evitare che ciò accada, cercate un provider con un’alta percentuale di uptime, e verificate che venga utilizzato un server di failover. Questi backup funzionano come un generatore di emergenza, attivandosi automaticamente quando il server principale si guasta, in modo da far funzionare il sistema normalmente. Senza questo grado di protezione, i vantaggi del VoIP potrebbero essere ridotti e gli svantaggi potrebbero aumentare.
Chiamate di emergenza
Oggi, la maggior parte dei Paesi richiede l’inclusione dei dati di localizzazione nelle chiamate di emergenza in uscita. Questa pratica, definita “Enhanced 911/112” o “E911/E112”, è più difficile da implementare sui sistemi telefonici VoIP, in quanto, a differenza dei telefoni fissi, questi non forniscono di default dati sulla posizione. Fortunatamente, soluzioni come Wildix includono semplici guide all’impostazione dell’E911/E112 per garantire che il vostro sistema VoIP sia conforme alle normative vigenti.
Il VoIP è adatto alla mia azienda?
Quasi certamente lo è.
Riassumendo, grazie ai vantaggi del VoIP si ottengono:
- Costi inferiori
- Mobilità
- Flessibilità
- Scalabilità
- Integrazioni
- Statistiche
- Funzionalità avanzate
Un sistema telefonico VoIP presenta naturalmente anche una serie di svantaggi e, valutando l’insieme delle caratteristiche offerte dal VoIP, potreste scoprire che questa tecnologia non è adatta alla vostra azienda. Attività con connessioni Internet lente o limitate potrebbero, per il momento, trarre maggior vantaggio da una connessione fissa, mentre atri potrebbero trarre vantaggio dall’uso combinato di una linea analogica con il VoIP come metodo di riserva per rispondere alle chiamate.
Ricordate che uno dei maggiori vantaggi del VoIP è che fa effettivamente tutto quello che può fare la telefonia tradizionale, ma fa anche molto di più di quello che possono fare i telefoni tradizionali, e sempre a un costo inferiore.
Già a una prima analisi, la facilità di utilizzare il proprio numero d’ufficio da qualsiasi connessione Internet comporta che i vantaggi dei sistemi Voice over IP sono di gran lunga superiori a quelli delle alternative analogiche. Se a ciò si aggiungono ulteriori vantaggi e costi inferiori, è facile capire perché per milioni di persone il VoIP ha sostituito completamente la telefonia analogica in azienda.
E se vi sembra esagerato definire i sistemi analogici obsoleti, considerate che il Regno Unito e la Spagna spegneranno le loro connessioni in rame entro il 2025, e molti altri seguiranno il loro esempio. Considerando tutti i vantaggi e gli svantaggi del VoIP, non si tratta tanto di stabilire se il VoIP supererà completamente i sistemi analogici, quanto piuttosto di definire quando questo accadrà.
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